員工離職交接與資料歸檔制度

員工離職交接與資料歸檔制度員工離職交接與資料歸檔制度第一章總則第一條為確保公司業(yè)務(wù)連續(xù)性和信息安全，規(guī)范員工離職交接程序，明確交接責(zé)任，提高工作效率，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有離職員工，以及參與離職交接工作的相關(guān)人員。第三條離職交接工作應(yīng)遵循以下原則：1.前置性：提前規(guī)劃，確保交接工作有序進(jìn)行；2.完整性：確保離職員工所有工作責(zé)任和資料得到妥善處理；3.保密性：妥善保管和傳遞員工個(gè)人和公司保密信息；4.可追溯性：確保交接過程有據(jù)可查。第二章離職交接流程第四條離職申請與審批1.員工提出離職申請，填寫《離職申請表》。2.人力資源部門對離職申請進(jìn)行初步審核。3.經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，人力資源部門正式通知員工離職日期。第五條離職通知與準(zhǔn)備1.人力資源部門提前通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，做好交接準(zhǔn)備。2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人安排員工交接工作，并指定專人負(fù)責(zé)。3.離職員工準(zhǔn)備個(gè)人工作總結(jié)、交接清單和重要資料。第六條離職交接會(huì)議1.人力資源部門組織召開離職交接會(huì)議，參會(huì)人員包括離職員工、接收人、部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門代表。2.會(huì)議內(nèi)容包括：（1）離職員工介紹工作內(nèi)容和交接事項(xiàng)；（2）接收人確認(rèn)接收事項(xiàng)；（3）人力資源部門確認(rèn)交接資料完整性和合規(guī)性；（4）雙方簽署《離職交接確認(rèn)單》。第七條資料歸檔1.離職員工應(yīng)將個(gè)人工作總結(jié)、交接清單和重要資料歸檔。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對離職員工個(gè)人檔案進(jìn)行整理和歸檔。第三章資料歸檔管理第八條歸檔資料范圍1.個(gè)人工作總結(jié)；2.交接清單；3.重要文件和資料；4.保密協(xié)議和其他相關(guān)文件。第九條歸檔資料要求1.資料應(yīng)完整、真實(shí)、清晰；2.資料分類存放，便于查找；3.保密資料應(yīng)采取加密或保密措施。第十條歸檔資料保管1.人力資源部門負(fù)責(zé)歸檔資料的保管；2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保資料安全。第四章離職手續(xù)辦理第十一條辦理離職手續(xù)1.離職員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理離職手續(xù)；2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核離職手續(xù)，包括：（1）離職申請表；（2）離職交接確認(rèn)單；（3）工資結(jié)算證明；（4）社會(huì)保險(xiǎn)和公積金結(jié)算證明。第十二條離職證明發(fā)放1.人力資源部門在離職手續(xù)辦理完畢后，為離職員工發(fā)放離職證明；2.離職證明應(yīng)包含員工姓名、工號、離職時(shí)間、離職原因等信息。第五章附則第十三條本制度由人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。第十四條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。附錄：1.《離職申請表》2.《離職交接確認(rèn)單》3.《員工個(gè)人檔案整理歸檔清單》以上制度內(nèi)容涵蓋了員工離職交接與資料歸檔的主要方面，包括總則