辦公室會議費管理制度范本

辦公室會議費管理制度范本第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)辦公室會議費管理，提高會議效率，確保會議資源合理利用，根據(jù)《中華人民共和國預(yù)算法》、《中華人民共和國政府采購法》及公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于公司辦公室召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、項目評審會等。

第三條會議分類：會議分為定期會議和臨時會議。定期會議是指按照一定周期或頻率召開的會議；臨時會議是指根據(jù)工作需要臨時決定召開的會議。

第四條會議原則：

1.精簡、高效原則：提倡精簡、高效的會議組織與管理，減少不必要會議，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和時間；

2.節(jié)約、環(huán)保原則：合理利用會議資源，提倡無紙化辦公，降低會議成本；

3.公開、透明原則：會議費用支出應(yīng)當(dāng)公開透明，接受監(jiān)督。

第五條責(zé)任主體：

1.會議組織部門負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實施；

2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)會議費用的預(yù)算編制、報銷審核和支付；

3.各參會部門負(fù)責(zé)遵守會議紀(jì)律，按時提交會議材料。

第六條會議費預(yù)算管理：會議組織部門應(yīng)按照公司財務(wù)預(yù)算管理要求，編制會議費用預(yù)算，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。

第七條違規(guī)處理：違反本制度的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，追究法律責(zé)任。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題和預(yù)期目標(biāo)，制定會議議程。

2.選擇會議時間：合理選擇會議時間，盡量避免影響正常工作。定期會議應(yīng)提前通知，臨時會議視情況而定。

3.確定會議地點：根據(jù)會議規(guī)模、參會人員等因素選擇合適的會議室，并確保會議設(shè)備設(shè)施齊全。

4.發(fā)送會議通知：會議組織部門應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

5.準(zhǔn)備會議材料：會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需材料，包括會議議程、報告、討論稿等，并發(fā)送至各參會部門。

第二條會議召開：

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，會議組織部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持：會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按議程進(jìn)行。

3.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括會議討論、決策、任務(wù)分配等。

4.會議發(fā)言：參會人員應(yīng)依次發(fā)言，表達(dá)自己的觀點和建議，注意發(fā)言時間控制。

第三條會議決策與任務(wù)分配：

1.會議決策：根據(jù)會議討論情況，形成會議決策，明確責(zé)任部門和完成時間。

2.任務(wù)分配：會議主持人根據(jù)會議決策，向各參會部門分配任務(wù)，并明確責(zé)任人。

3.決策公示：會議決策和任務(wù)分配結(jié)果應(yīng)在會議結(jié)束后及時公示，以便各相關(guān)部門了解并執(zhí)行。

第四條會議總結(jié)與反饋：

1.會議總結(jié)：會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后，對會議內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，提煉關(guān)鍵信息，形成會議紀(jì)要。

2.反饋意見：會議紀(jì)要發(fā)送至各參會部門，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見，如有異議，可提出修改建議。

3.確認(rèn)會議紀(jì)要：會議組織部門根據(jù)反饋意見，對會議紀(jì)要進(jìn)行調(diào)整，并再次發(fā)送至各參會部門確認(rèn)。

第五條會議歸檔：

1.會議紀(jì)要歸檔：會議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，由會議組織部門進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會議材料歸檔：會議組織部門應(yīng)對會議相關(guān)材料進(jìn)行歸檔，包括會議通知、會議議程、發(fā)言稿等。

3.歸檔管理：會議歸檔材料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)：

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并由會議主持人或指定責(zé)任人進(jìn)行審核。

2.審核無誤后，會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，同時通過電子郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式傳達(dá)給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.會議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會議決策、任務(wù)分配、責(zé)任人和完成時限等信息。

第二條任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督：

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的任務(wù)分配，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并立即著手實施。

2.會議組織部門應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤和督促。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時上報，會議組織部門應(yīng)協(xié)助解決或調(diào)整計劃。

第三條進(jìn)度報告與評估：

1.責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定的時間節(jié)點向會議組織部門提交任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度報告。

2.會議組織部門應(yīng)定期組織評估會議，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行評估，確保會議決策得到有效落實。

3.評估結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為對相關(guān)部門和責(zé)任人績效考核的依據(jù)。

第四條變更管理：

1.如因特殊情況需對會議決策進(jìn)行變更，責(zé)任部門應(yīng)提出書面申請，說明變更原因和方案。

2.會議組織部門應(yīng)對變更申請進(jìn)行審核，必要時召開臨時會議進(jìn)行討論決策。

3.變更決策應(yīng)重新發(fā)布會議紀(jì)要，并通知所有相關(guān)方。

第五條反饋與持續(xù)改進(jìn)：

1.會議組織部門應(yīng)建立反饋機(jī)制，收集參會人員對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的意見和建議。

2.根據(jù)反饋信息，會議組織部門應(yīng)不斷完善會議管理制度，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

3.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行回顧總結(jié)，為今后的會議管理提供經(jīng)驗和參考。

第六條歸檔與查閱：

1.會議紀(jì)要及其執(zhí)行情況報告應(yīng)作為重要文件歸檔保存。

2.歸檔的會議紀(jì)要應(yīng)便于查閱，確保公司內(nèi)部人員在需要時能夠快速獲取相關(guān)信息。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂：

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織部門或參會人員提前向行政管理部門提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門應(yīng)及時回復(fù)預(yù)訂申請，確認(rèn)會議室安排，并在公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)上公示會議室使用情況。

第二條會議室配置：

1.行政管理部門應(yīng)根據(jù)會議室大小和功能需求，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、白板等。

2.會議室應(yīng)保持清潔、整潔，設(shè)施設(shè)備完好，確保會議順利進(jìn)行。

第三條會議室使用規(guī)范：

1.會議召開前，參會人員應(yīng)提前進(jìn)入會議室，自覺維護(hù)會場秩序。

2.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進(jìn)行。

3.嚴(yán)禁在會議室吸煙、亂丟雜物，保持會議室環(huán)境整潔。

第四條會議室安全管理：

1.會議室使用期間，參會人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜、防泄密。

2.會議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保關(guān)閉會議室內(nèi)的電源、水源、投影儀等設(shè)備，防止事故發(fā)生。

第五條會議室維護(hù)與保養(yǎng)：

1.行政管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保設(shè)備正常運行。

2.對于高損耗設(shè)備，應(yīng)制定更換和升級計劃，提高會議室使用效率。

第六條會議室資源優(yōu)化：

1.行政管理部門應(yīng)不斷優(yōu)化會議室資源配置，提高利用率，減少空置現(xiàn)象。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等遠(yuǎn)程會議形式，節(jié)省會議室資源。

第七條違規(guī)處理：

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，行政管理部門有權(quán)予以制止，并依據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行處理。

2.情節(jié)嚴(yán)重者，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，直至移交司法機(jī)關(guān)處理。

第五章