辦公OA系統(tǒng)培訓(xùn)手冊

西安外國語大學(xué)協(xié)作辦公管理系統(tǒng)-培訓(xùn)手冊第55頁西安外國語大學(xué)辦公管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊長沙中力大方信息技術(shù)有限公司2016年4月13日目 錄第一章前期準(zhǔn)備 21.1 安裝office控件 21.2 安裝office升級包 41.3 設(shè)置信任站點 4第二章系統(tǒng)基本操作 72.1 登陸系統(tǒng) 72.2 主界面介紹 82.3 文檔頁面介紹 102.4 功能模塊 112.5 設(shè)置正文查看方式 112.6 修改密碼 122.7 退出系統(tǒng) 13第三章學(xué)校發(fā)文操作案例 143.1 學(xué)校發(fā)文流程 143.2 文件起草 153.3 文件提交 173.4 文件處理 183.5 排版簽章 213.6 文件下發(fā) 243.7 跟蹤查詢文件 25第四章會議室申請操作案例 284.1 會議室申請流程 284.2 會議室申請 294.3 提交申請 314.4 處理申請 32第五章辦公郵件 345.1 寫郵件 345.2 郵件管理 345.3 通訊錄 36第六章操作說明 366.1 操作理念 366.2 其他特殊操作 376.3 業(yè)務(wù)流程圖 40第一章前期準(zhǔn)備推薦使用IE瀏覽器（8.0版本以上）。使用前的必要條件：1、計算機(jī)已安裝Office2003完全版（或更高版本）或WPS；2、OA系統(tǒng)的地址：/;3、OA系統(tǒng)的登陸賬號及密碼（登陸賬號為工號，與一卡通一致，初始密碼為123456）；安裝office控件第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址“http:///”訪問OA；第二步：在登陸界面點擊“二維碼與備用軟件”，點擊“Office控件”下載并安裝文件，如下圖：第三步：運行“NtkoOfficeControlSetup.msi”文件開始安裝，如下圖：第四步：單擊“下一步”，選擇安裝文件夾，按照提示完成安裝，如下圖：安裝office升級包如計算機(jī)Office版本為2003，則必須安裝該office2007兼容補(bǔ)丁。第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http:///訪問OA；第二步：點擊“二維碼與備用軟件”，點擊“Office2007兼容補(bǔ)丁”下載安裝文件；第三步：運行“FileFormatConverters.exe”，按照提示完成安裝。設(shè)置信任站點第一步：打開IE瀏覽器，點擊菜單欄的“工具”—“Internet選項”，如圖：第二步：選擇“安全”—“受信任站點”—“站點”，添加OA地址為信任站點.完成后關(guān)閉頁面，并“確定”，如圖：（說明：“對該區(qū)域中的所有站點要求服務(wù)器驗證（https）”必須取消。）

第二章系統(tǒng)基本操作登陸系統(tǒng)第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http://,按“回車鍵”進(jìn)入OA登陸界面，如圖：第二步：輸入用戶名、密碼、驗證碼（用戶名為工號，與一卡通一致，初始密碼為123456）。點擊“登錄”即可成功登陸OA。如圖：主界面介紹快捷菜單：用戶可在此區(qū)域點擊快捷按鈕進(jìn)行修改密碼，登陸辦公郵件，報送系統(tǒng)問題以及系統(tǒng)注銷等操作。首頁：點擊可回到系統(tǒng)主頁面；辦公郵件：點擊進(jìn)入郵件頁面；問題報送：點擊進(jìn)入系統(tǒng)維護(hù)平臺，可報送系統(tǒng)使用中遇到的問題；用戶設(shè)置：點擊進(jìn)入修改個人基本信息；導(dǎo)航菜單：用戶可以快速進(jìn)入各功能模塊；數(shù)據(jù)視窗：用戶在功能菜單中點擊相對應(yīng)的功能模塊，直接出現(xiàn)對應(yīng)功能模塊的信息數(shù)據(jù)；新建：在數(shù)據(jù)視窗中新建一條數(shù)據(jù)；刪除：在數(shù)據(jù)視窗中以選中一條記錄后，可以刪除所選擇的記錄；修改：在數(shù)據(jù)視窗中選中一條記錄后，可以修改所選擇的記錄；搜索：點擊此處可以指定搜索符合特定條件的記錄；幫助：打開系統(tǒng)幫助文檔；文檔頁面介紹退出：不保存，直接退出；保存退出：保存并退出；正文：進(jìn)入文件編輯頁面，可編輯文件內(nèi)容；提交：講編輯好的文件提交給對應(yīng)的用戶；處理：簽署意見；意見修改：修改已經(jīng)簽署的意見；辦結(jié)：終止流程，辦結(jié)該文件；流程記錄：查看該文件的流轉(zhuǎn)過程和處理情況；取回：取回已經(jīng)提交的文件；打?。捍蛴‘?dāng)前對象；收藏：收藏該文件；幫助：點擊“幫助”獲取操作提示；特殊提交：可將文件跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)直接提交給指定的用戶；功能模塊個人辦公：涉及與本人工作相關(guān)的內(nèi)容。具體包括：待辦事宜、待閱事宜、已辦事宜、督辦管理、個人文件、辦公郵件、日程安排、個人收藏、用戶設(shè)置。公文管理：涉及各收文單位、發(fā)文單位的文件，會議紀(jì)要和請示報告的管理。具體包括：收文管理、學(xué)校發(fā)文、部門發(fā)文、會議紀(jì)要、請示報告。會議管理：涉及各部門申請議題、會議、活動場館等業(yè)務(wù)。具體包括：議題管理、會議室申請、活動場館、周會議表。綜合辦公：涉及各部門日常綜合性辦公業(yè)務(wù)。具體包括：匯報預(yù)約、通知公告、工作督辦、合同審批、章證管理、信訪管理、外出報備、值班管理、資料報送、信息報送、信息簡報、立項審批、接待審批。公共資源：涉及日常辦公公共資源統(tǒng)一管理與維護(hù)。具體包括：規(guī)章制度、培訓(xùn)資料、辦公電話。設(shè)置正文查看方式登陸OA后，點擊“個人辦公—用戶設(shè)置”，設(shè)置查看辦結(jié)文件的方式。Word查看：需安裝office控件，以控件方式查看辦結(jié)文件。PDF查看：無需安裝控件，以PDF查看辦結(jié)文件。為避免安裝控件的麻煩，建議一般行政人員及老師設(shè)置成該查看模式。如圖：修改密碼為提高安全性，建議修改成不少于8位的字母數(shù)字組合密碼。登陸OA后，點擊“個人辦公—用戶設(shè)置--修改密碼”，修改密碼后，點擊“確定”即修改成功。如圖：退出系統(tǒng)OA首頁，點擊右上方的“退出”按鈕即可退出OA系統(tǒng)。

第三章學(xué)校發(fā)文操作案例學(xué)校發(fā)文流程用于處理學(xué)校黨委、學(xué)校行政和學(xué)校黨委、行政聯(lián)合發(fā)文。發(fā)文管理具體步驟包括：擬稿人起草、部門審核、部門會簽、黨政辦核稿、黨政辦主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批示、簽發(fā)人批示、排版編號、文件校對、文件簽章、文件下發(fā)，在整個處理過程中，擬稿人和辦公室能對所有文件進(jìn)行跟蹤、督辦。流程如下：說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為發(fā)文管理的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。文件起草第一步：點擊“公文管理—學(xué)校發(fā)文”，在工具欄點擊“新建”，如圖：第二步：填寫發(fā)文處理箋，文件標(biāo)題和主送單位為必填內(nèi)容，如圖：第三步：點擊“正文”打開word，編輯正文內(nèi)容，也可點擊“打開”直接導(dǎo)入已經(jīng)編輯好的文件。點擊正文頁面的“附件”上傳附件，如圖：第四步：寫完正文，上傳附件后，點擊“保存退出”，如圖：文件提交第一步：點擊“提交”按鈕，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如圖：第二步：在彈出的對話框，選擇部門領(lǐng)導(dǎo)并添加，點擊“確定”，如圖：文件處理第一步：部門領(lǐng)導(dǎo)登陸OA，在待辦事宜中點擊待處理的文件標(biāo)題，如圖：第二步：點擊處理箋頁面的“正文”按鈕，查看正文，如圖：第三步：點擊“顯示痕跡”可查看他人修改的內(nèi)容。看完正文和附件后，點擊“保存退出”，如圖：第四步：點擊“處理”，簽署意見，如圖：第五步：在處理對話框中填寫處理意見，默認(rèn)意見為同意。如圖：第六步：部門審核通過后，文件自動返回到起草人，起草人根據(jù)業(yè)務(wù)流程依次提交給“部門會簽，黨政辦核稿”。黨政辦核稿后，由核稿人依次提交給“黨政辦審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批示，簽發(fā)人批示”。操作方法同上。排版簽章第一步：經(jīng)過簽發(fā)人批示的文件，由文秘排版簽章，點擊待辦事宜中的待辦文件標(biāo)題打開處理箋，如圖：第二步：在處理箋頁面點擊“正文”，打開正文，如圖：第三步：，點擊“套用紅頭”，選擇對應(yīng)的紅頭，如圖：第四步：套用紅頭后，點擊“保存退出”，如圖：第五步：點擊“處理”，完成排版，如圖：第六步：排版后由文秘送“文件校對、文件簽章”，簽章的操作同上。文件下發(fā)經(jīng)排版簽章的文件，由文秘提交“文件下發(fā)”，發(fā)送給學(xué)校的聯(lián)絡(luò)員。第一步：在待辦事宜中點擊待下發(fā)文件的標(biāo)題，打開文件處理箋頁面，如圖：第二步：點擊“提交”，在提交對話框中，選擇公共群組中的“聯(lián)絡(luò)員”，全選，點擊“確定”將文件發(fā)送給各部門的OA聯(lián)絡(luò)員，如圖：跟蹤查詢文件第一步：點擊“公文管理—學(xué)校發(fā)文”，在該模塊下的搜索框內(nèi)輸入已下發(fā)的文件的標(biāo)題，如圖：或直接使用高級搜索，按條件查詢，如圖：第二步：搜索出的文件如圖所示，點擊“詳細(xì)”，如圖：第三步：打開文件后，點擊“流程記錄”，可查詢到“處理情況，處理意見，流程記錄”，如圖：

第四章會議室申請操作案例會議室申請流程主要完成下一周校級會議的提交、安排等事宜。會議申請是由會議主辦單位文書登記會議初步安排（如會議時間、會議室等），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、黨政辦審核、黨政辦安排會議室、最后由申請人進(jìn)行會議通知。流程如下：說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為會議室申請的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。會議室申請第一步：點擊“會議管理--會議室申請”，點擊“新建”如圖：第二步：為避免會議沖突，點擊處理箋頁面的“會議安排”，了解各會議室的狀態(tài)，如圖：第三步：選擇日期查詢各會議室的狀態(tài)，有藍(lán)色標(biāo)記的為已被占用的會議室，如圖：第四步：了解各會議室狀態(tài)后，填寫處理箋申請會議室，會議地點、會議內(nèi)容、主持人、預(yù)計人數(shù)為必填內(nèi)容，如圖：提交申請第一步：在處理箋頁面點擊“提交”，如圖：第二步：在提交對話框中選擇部門領(lǐng)導(dǎo)，點擊“添加--確定”，如圖：處理申請第一步：部門領(lǐng)導(dǎo)在待辦事宜中點開待辦文件的標(biāo)題。如圖：第二步：查看、修改表單內(nèi)容后，點擊“處理”，簽署意見，如圖：第三步：填寫處理意見，默認(rèn)為同意。如圖：第四步：經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，由申請人依次提交給“黨政辦審核、會議室安排”，最后通知參會人員。操作步驟同上。

第五章辦公郵件寫郵件第一步：進(jìn)入“辦公郵件”，點擊“寫郵件”，如圖：第二步：點擊“使用名片簿”添加收件人，填寫主題和正文，上傳附件。（注：單個附件不能大于50兆，附件個數(shù)不限）第三步：勾上“回執(zhí)”，收件人查看后會收到返回信息。點擊“發(fā)送”按鈕，郵件成功發(fā)送并保存；郵件管理收件箱選擇要刪除的文件，單擊“刪除”按鈕，被刪除文件移至垃圾箱，如圖：垃圾箱徹底刪除：刪除的郵件不能恢復(fù)。清空回收站：一鍵清除垃圾箱中的郵件。還原：還原被刪除的郵件。通訊錄添加私有群組點擊“+”添加按鈕，添加自己的私人群組。如圖：刪除通訊錄勾上群組，點擊“刪除”按鈕即可刪除私有群組。第六章操作說明操作理念OA系統(tǒng)內(nèi)所有涉及業(yè)務(wù)流程的操作只有三個動作“起草（新建）、提交、處理”。用戶可參照上文的“學(xué)校發(fā)文操作案例”使用其它業(yè)務(wù)模塊。其他特殊操作修改流程中的文件方法1：第一步：若需要繼續(xù)編輯上次保存的文件，可勾選需要修改的文件標(biāo)題，點擊“修改”，如圖：第二步：打開處理箋頁面后，可修改表單內(nèi)容，也可點擊“正文”繼續(xù)編輯正文內(nèi)容，如圖：方法二：第一步：直接點擊需要編輯的文件標(biāo)題，如圖：第二步：在打開的處理箋頁面，點擊“編輯”，即可修改表單內(nèi)容和正文內(nèi)容，如圖：刪除文件OA聯(lián)絡(luò)員和系統(tǒng)管理員具有相關(guān)業(yè)務(wù)模塊下的管理權(quán)限，可刪除文件。勾上需要刪除的文件標(biāo)題，點擊“刪除”，如圖：業(yè)務(wù)流程圖公文管理收文管理說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為收文管理的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。部門發(fā)文說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為部門發(fā)文的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。會議紀(jì)要說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為會議紀(jì)要的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。請示報告說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為請示報告的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。會議管理議題管理說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為議題管理的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。活動場館說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為活動場館申請的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。周會議表說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為周會議表的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。綜合辦公匯報預(yù)約說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為匯報預(yù)約的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。通知公告說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為通知公告的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。工作督辦說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為工作督辦的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處理文件，處理完后文件自動返回中心用戶。合同審批說明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號”為合同審批的流程先后順序；3、“實框”為中心用戶，具有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為處理用戶，需處