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文檔簡介
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府會議室管理制度第一章總則
第一條目的與依據(jù):為加強我鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府會議室的管理,提高會議效率,確保會議的嚴肅性和規(guī)范性,根據(jù)《中華人民共和國行政機關會議制度》及有關規(guī)定,結合我鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況,特制定本管理制度。
第二條適用范圍:本管理制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機關內(nèi)所有會議室的預定、召開、服務和管理活動。
第三條會議性質(zhì)分類:
(一)常規(guī)會議:定期召開,如周例會、月總結會等。
(二)專題會議:針對特定議題或項目召開的會議。
(三)臨時會議:因緊急工作需要臨時召集的會議。
第四條會議目的:
(一)傳達上級指示和政策。
(二)研究解決工作中的重大問題。
(三)部署和總結工作。
(四)交流經(jīng)驗,提高工作效率。
第五條會議紀律:
(一)準時參加會議,不得無故遲到、早退。
(二)會議期間,手機等通訊工具應調(diào)至靜音或振動狀態(tài),不得隨意接打電話。
(三)保守會議秘密,不得泄露會議內(nèi)容和討論情況。
第六條責任分配:
(一)會議的組織與管理由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公室負責。
(二)會議室的設備維護、清潔衛(wèi)生由后勤保障部門負責。
(三)參會人員應遵守會議規(guī)定,履行各自職責。
第七條制度修訂:
本管理制度可根據(jù)工作需要和實際情況的變化,由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府辦公室提出修改意見,經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領導審批后予以修訂。
本章節(jié)僅作為全文的引言部分,后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容,以確保會議管理制度的有效實施。
第二章會議流程
第八條會議籌備:
(一)會議議題的征集與確定:各部門應提前向政府辦公室提交議題申請,包括議題名稱、背景資料、討論重點等,由政府辦公室統(tǒng)籌安排會議議程。
(二)會議通知:政府辦公室應在會議召開前至少三個工作日,向參會人員發(fā)出會議通知,明確會議時間、地點、議程、參會人員及準備工作要求。
(三)會議材料準備:會議組織者應根據(jù)會議議題準備相關材料,并于會議前至少一個工作日分發(fā)至各參會人員。
第九條會議召開:
(一)會議簽到:參會人員應在會議開始前15分鐘到達會場,進行簽到,會議組織者應確保簽到記錄準確無誤。
(二)會議主持:會議由主持人負責引導,主持人應確保會議按照既定議程進行,控制會議時間,維持會議秩序。
(三)會議發(fā)言:參會人員在發(fā)言時應簡明扼要,緊扣議題,尊重他人意見,避免偏離主題。
第十條會議決策:
(一)討論與表決:會議議題應充分討論,參會人員可就議題提出建議和意見,必要時進行表決。
(二)決策記錄:會議決策結果應由專人記錄,明確決策內(nèi)容、責任人和執(zhí)行期限。
第十一條會議總結:
(一)會議總結發(fā)言:主持人應在會議接近尾聲時,對會議討論的要點和決策結果進行總結。
(二)會議紀要的編制:會議結束后,會議組織者應在24小時內(nèi)完成會議紀要的編制,包括會議基本情況、主要討論內(nèi)容、決策事項等。
第十二條會議資料的歸檔:
會議紀要、簽到記錄、會議材料等相關資料,應由政府辦公室負責歸檔,以便日后查詢和使用。
第十三條會議反饋:
參會人員對會議的組織、議題討論、決策執(zhí)行等情況有權提出反饋意見,會議組織者應認真聽取并及時改進。
本章詳細闡述了會議的籌備、召開、決策、總結及反饋等流程,確保會議的有序進行和決策的有效實施。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。
第三章會議紀要的跟蹤落實
第十四條會議紀要的審批與發(fā)布:
(一)會議紀要完成后,應提交給會議主持人或主要領導審批。
(二)審批通過后,會議紀要應盡快發(fā)布給所有參會人員及相關部門,確保相關人員及時了解會議決策內(nèi)容。
(三)會議紀要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文檔、電子文檔或通過內(nèi)部信息系統(tǒng)。
第十五條任務分解與責任落實:
(一)根據(jù)會議紀要,政府辦公室應將決策事項分解為具體的任務,明確任務目標、完成標準和責任主體。
(二)任務責任人應在會議紀要發(fā)布后五個工作日內(nèi),制定詳細的執(zhí)行計劃,并報政府辦公室備案。
(三)政府辦公室負責跟蹤任務的執(zhí)行情況,定期更新任務進度,確保決策事項得到有效落實。
第十六條進度報告與問題反饋:
(一)任務責任人應定期向政府辦公室報告任務執(zhí)行進度,遇到的問題和困難應及時反饋。
(二)政府辦公室應對收集到的信息進行分析,對影響任務完成的重大問題,應及時上報鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領導,并提出解決建議。
第十七條督查與評估:
(一)政府辦公室應設立督查小組,對會議決策的執(zhí)行情況進行督查,確保各項任務按時按質(zhì)完成。
(二)督查小組應定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府領導匯報督查結果,對執(zhí)行不力的部門或個人提出整改要求。
(三)會議決策執(zhí)行結束后,政府辦公室應組織評估會議決策的執(zhí)行效果,總結經(jīng)驗,為今后的決策提供參考。
第十八條信息反饋與公開:
(一)會議紀要的執(zhí)行情況應定期在政府內(nèi)部進行通報,以提高透明度和促進部門間的協(xié)同工作。
(二)對于涉及公眾利益的事項,應根據(jù)相關法律法規(guī),適時對外公開決策執(zhí)行情況,接受社會監(jiān)督。
本章對會議紀要的審批、任務分解、進度報告、督查評估以及信息反饋與公開等方面進行了詳細規(guī)定,旨在確保會議決策的落地生效,提高政府工作的執(zhí)行力和公信力。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)探討會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。
第四章會議室管理規(guī)定
第十九條會議室預訂:
(一)會議室預訂采用預約制度,各部門需提前向政府辦公室提交會議室使用申請,明確會議時間、參會人數(shù)、設備需求等信息。
(二)政府辦公室根據(jù)申請順序和會議性質(zhì)安排會議室,確保會議資源合理分配。
(三)會議室預訂確認后,預訂部門應按時使用,如需變更或取消,應提前通知政府辦公室。
第二十條會議室配置:
(一)會議室應配備必要的設施設備,如會議桌椅、投影儀、音響系統(tǒng)、白板等。
(二)政府辦公室負責定期檢查會議室設備,確保設備正常運行,及時維修或更新?lián)p壞設備。
第二十一條會議室使用規(guī)范:
(一)會議室內(nèi)禁止吸煙、進食,保持室內(nèi)整潔。
(二)使用會議室時,應愛護公共財產(chǎn),不得隨意損壞設備。
(三)會議結束后,使用部門應負責清理會議室,確保場地恢復原狀。
第二十二條會議室安全管理:
(一)會議室使用期間,應確保消防安全通道暢通,消防設施完好。
(二)會議組織者應負責會議期間的安全管理,遇到緊急情況,應及時采取措施并報告政府辦公室。
第二十三條會議室開放時間:
政府辦公室應規(guī)定會議室的開放時間,并根據(jù)實際工作需要適當調(diào)整,確保會議需求得到滿足。
第二十四條違規(guī)處理:
對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人,政府辦公室應視情節(jié)輕重給予通報批評、限制使用會議室等處理,并追究相應責任。
本章對會議室的預訂、配置、使用規(guī)范、安全管理和違規(guī)處理等方面進行了明確規(guī)定,旨在保障會議室的高效利用和良好秩序,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各項工作提供有力支持。后續(xù)章節(jié)將概括性地介紹附則內(nèi)容。
第五章附則
第二十五條解釋權:
本管理制度的解釋權歸鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府所有。
第二十六條實施日期:
本管理制度自發(fā)布之日起實施。
第二十七條補充規(guī)定:
本管理制度的未盡事宜,可根據(jù)
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