《采購與付款管理辦法》-文書模板

會(huì)計(jì)實(shí)操《采購與付款管理辦法》-文書模板一、總則1.目的為規(guī)范公司采購與付款行為，加強(qiáng)采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格合理，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及采購與付款業(yè)務(wù)的部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購與付款活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度。公平公正原則：采購過程應(yīng)公平競爭，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，付款應(yīng)依據(jù)合同和驗(yàn)收結(jié)果公正進(jìn)行。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和效益最大化。制衡性原則：采購與付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)相互監(jiān)督、相互制約，避免權(quán)力集中和舞弊行為。二、采購管理（一）采購計(jì)劃1.需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、庫存情況等，定期編制采購需求計(jì)劃，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息。2.采購部門對(duì)各需求部門的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合市場供應(yīng)情況、價(jià)格趨勢等因素，制定公司的采購預(yù)算和采購計(jì)劃，并報(bào)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對(duì)于新增供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明、產(chǎn)品樣品等資料，進(jìn)行初步篩選。對(duì)符合基本條件的供應(yīng)商，組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、交貨能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商維護(hù)采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品或服務(wù)變化情況等，及時(shí)更新供應(yīng)商信息庫。對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行定期考核和評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先采購、增加采購量等獎(jiǎng)勵(lì)措施；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)從合格供應(yīng)商名單中剔除，并采取相應(yīng)措施，如追回已采購物資、追究其違約責(zé)任等。（三）采購方式1.招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)方式進(jìn)行采購。招標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)招標(biāo)法規(guī)和公司招標(biāo)管理制度，確保招標(biāo)的公平、公正、公開。2.詢價(jià)采購：對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)明確的物資或服務(wù)，可采用詢價(jià)采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)，經(jīng)比較后選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.競爭性談判采購：對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊或有特殊要求的采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判方式。采購部門組織相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購物資或服務(wù)的技術(shù)要求、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商，確定最終供應(yīng)商。4.單一來源采購：在符合特定條件下，如只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等，可采用單一來源采購方式。但采用單一來源采購前，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，說明采用單一來源采購的原因和必要性。（四）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)由采購部門會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同起草或?qū)徍?，確保合同條款完整、合法、有效，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交貨時(shí)間和地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)至相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、需求部門、驗(yàn)收部門等，以便各部門了解合同內(nèi)容并履行相應(yīng)職責(zé)。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求和交付時(shí)間，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.在采購過程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨、質(zhì)量不符合要求等問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施，如要求供應(yīng)商限期整改、調(diào)整交貨時(shí)間、更換供應(yīng)商等，并及時(shí)向相關(guān)部門通報(bào)情況。三、驗(yàn)收管理1.采購物資到貨后，由驗(yàn)收部門依據(jù)采購合同、采購訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、包裝等方面。對(duì)于需要檢驗(yàn)檢疫的物資，應(yīng)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫。2.驗(yàn)收部門應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收結(jié)果。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)按照合同約定和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、索賠等。3.對(duì)于服務(wù)類采購項(xiàng)目，由需求部門或相關(guān)專業(yè)部門根據(jù)服務(wù)合同的要求進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收證明。四、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票及相關(guān)驗(yàn)收合格證明后，填寫付款申請(qǐng)單，注明付款單位、付款金額、付款用途、付款依據(jù)（如合同編號(hào)、采購訂單編號(hào)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編號(hào)等）等信息，并附上相關(guān)原始憑證。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門審核。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單及相關(guān)原始憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，付款金額是否與合同約定一致，付款依據(jù)是否齊全，是否符合公司財(cái)務(wù)制度等。2.對(duì)于審核通過的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況和付款審批權(quán)限，報(bào)經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大或涉及重大資金支出的付款申請(qǐng)，應(yīng)提交公司管理層集體審議。（三）付款支付1.經(jīng)審批同意的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)，向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。2.付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記相關(guān)賬務(wù)，做好付款記錄，并將付款憑證歸檔保存。五、監(jiān)督與審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度是否健全有效，采購流程是否合規(guī)，合同執(zhí)行情況是否良好，付款是否合理合法等，并出具審計(jì)報(bào)告。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，公司管理層應(yīng)跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.公司員工有權(quán)對(duì)采購與付款業(yè)務(wù)