工資條制作方法

其實用Excel打印工資條，歸根結(jié)底就是讓Excel制作的工資表格中，一行工資細目數(shù)據(jù)，一行員工的記錄。如果在每一個員工數(shù)據(jù)的上面插入一行工資細目數(shù)據(jù)顯然我們的要求也就完成了，當然純手工的一行一行插入顯然是個“不可能完成的任務”，這里需要有點小技巧。

第一步：在工資細目的右側(cè)兩列中，交叉輸入任意數(shù)字（主要是為了后面的“空位”空值，所以數(shù)字可任意輸），然后選中交叉的四個單元格，雙擊右下角的“填充柄”，使這種格式一直填充至工資表的結(jié)束行（如圖5）。

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圖5填充數(shù)據(jù)

第二步：執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕（如圖6）。

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圖6定位空行

第三步：執(zhí)行“插入”→“行”命令，這時便會從第三行開始，每一行的前面插入了一個空行。

第四步：復制表頭的工資細目數(shù)據(jù)，選中工資表A列的數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“編輯”→“定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，在打開的“定位條件”對話框中，選擇“空值”，然后單擊“確定”按鈕，這時會選中剛插入的空行，執(zhí)行“編輯”→“粘貼”命令，這時工資條就算制作完成了（如圖7）。

關閉編輯器，將自動返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對話框：（見圖３）圖3添加宏點擊“執(zhí)行”，將在Sheet2生成如Gz-2所示的轉(zhuǎn)換成工資條，怎樣，不復雜吧。當然，如果你的表總Sheet2已經(jīng)輸入了別的內(nèi)容，就可以將他復制到Sheet3來生成，代碼修改也很簡單，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代碼不變。方法二：公式填充法相比宏命令，公式填充法更便于理解，不過需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛好了。首先打開要操作的Excel工資表，為了不破壞原表（Sheet1）結(jié)構(gòu)，我們?nèi)匀徊捎迷赟heet2中進行操作的方法。由于這個工資表一共有L列，18行，要復制的表頭項目在第二行，所以在第一個單元格中輸入如下公式：=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)接下來的工作就簡單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。因為在不同的表格中這個公式需要修改的地方比較多，所以這里做一下解釋：由于工資條中的奇數(shù)行都是表頭，偶數(shù)行是數(shù)據(jù)，所以在這個公式中首先進行奇偶行判斷，若是奇數(shù)行，直接取工資表的A2單元格數(shù)據(jù)（即公式中的sheet1!A$2，如果表頭數(shù)據(jù)在第4行第三列則修改為sheet1!C$4）。若是偶數(shù)行，則用INDEX()函數(shù)來取數(shù)。該函數(shù)的第一個參數(shù)是指定工資表中的一個取數(shù)區(qū)域（即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那么可以修改這個參數(shù)，如修改為sheet1!$B$P，就表示在B到P列之間取數(shù)）。當然，如果你想把轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)放在Sheet3而不是Sheet2中，那么，只要在Sheet3中執(zhí)行以上操作就可以了，并不需要修改公式的內(nèi)容（見圖４）。

圖4公式填充法采用這種方法不能自動插入空行，給打印后的裁減帶來了一定的麻煩，所以，建議在做完后在全選所有單元格，通過調(diào)整行高和列寬來解決這個問題。方法三：Word郵件合并法對于宏和公式運用不太熟練的朋友別著急，這里還有一招等著你。首先我們確定好主文檔（工資條表格）和數(shù)據(jù)源（Excel或Access格式的記錄表），然后通過“郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進來。點擊“工具→信函與郵件→郵件合并”，然后在屏幕右側(cè)進入“郵件合并”向?qū)А５谝徊剑哼x擇文檔類型。選擇“信函”。第二步：選擇開始文檔。選擇默認的“使用當前文檔”。第三步：選取收件人。單擊“使用現(xiàn)有列表”區(qū)的“瀏覽”按鈕，通過“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，定位格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開。接著彈出“郵件合并收件人”對話框，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，選擇默認的“全部”，確定返回Word編輯窗口。第四步：撰寫信函。將插入點定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊“郵件合并”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選中“域”下方列表框中的“序號”字段，并單擊“插入”按鈕，即可把“序號”字段合并到主文檔中。然后用同樣的方法把其余字段插入到主文檔表格中對應的位置即可。第五步：預覽信函。在這里我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調(diào)整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內(nèi)顯示。然后選中“姓名”后的表格區(qū)域，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分布各列”，讓這些列具有相同的寬度，使工資條更美觀。如果這樣直接進入打印操作，一頁紙只能打印一個工資條，所以選中整個工資條表格，復制，粘貼到原表格下方空一行后的地方，把插入點定位于主文檔中第一和第二個表格之間的空行處，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁紙上多排幾個工資表，充分利用資源了。最后進入第六步：完成合并。然后把工資條打印出來，