文件與文件案卷管理制度

文件與文件檀卷管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范企業(yè)文件與文件檀卷管理工作，保證文件的安全、有效、合規(guī)使用，提高工作效率和信息管理水平，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部文件與文件檀卷的管理工作，包含各部門、各崗位和全部員工。第三條術(shù)語定義文件：指企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生的各類書面、電子資料，包含文件、報表、合同、憑證、備忘錄等。文件檀卷：指由相關(guān)文件構(gòu)成的一個整體，依照業(yè)務(wù)或項目進行分類歸檔的文件集合。文件管理：指對文件進行創(chuàng)建、簽發(fā)、傳遞、保管、查閱等操作和掌控的過程。文件檀卷管理：指對文件檀卷進行整理、歸檔和檢索的過程。文件管理員：指負責文件和文件檀卷管理的特地人員或部門。第二章文件管理第四條文件創(chuàng)建文件的創(chuàng)建應(yīng)依照格式規(guī)范進行，包含標題、編號、日期、發(fā)文單位、密級等信息。文件的內(nèi)容應(yīng)真實、準確，不得含有虛假、違法、違規(guī)的內(nèi)容。文件應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責人簽發(fā)并蓋章，確保文件的合法性和真實性。第五條文件傳遞文件傳遞應(yīng)采用書面或電子方式，并記錄傳遞的時間、人員及目的地。緊要文件的傳遞應(yīng)通過正式渠道進行，確保傳遞的準確性和安全性。第六條文件保管文件應(yīng)依照密級、保管期限和文件類型進行分類，并存放在指定的文件柜或電子存儲設(shè)備中。密級為機密及以上的文件應(yīng)存放在專用保險柜中，并實行鑰匙、密碼雙重保密制度。電子文件應(yīng)進行定期備份，并進行防病毒和數(shù)據(jù)安全保護。第七條文件報廢文件保管期滿或不再需要的文件應(yīng)及時報廢。文件報廢應(yīng)依照規(guī)定的程序和流程進行，須由文件管理員核準并做相關(guān)記錄。第八條文件查閱文件的查閱應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責人批準，并在查閱登記表中記錄查閱人、時間和目的。機密級文件的查閱應(yīng)經(jīng)授權(quán)，并簽署保密承諾書，并嚴格限制查閱人員范圍。第三章文件檀卷管理第九條文件檀卷的構(gòu)建文件檀卷應(yīng)依照業(yè)務(wù)或項目進行分類，便于后續(xù)檢索和查閱。文件檀卷的構(gòu)建應(yīng)依照肯定的規(guī)范和流程進行，包含文件的排序、裝訂、編號等。第十條文件檀卷管理流程文件檀卷應(yīng)依照時間次序進行歸檔，并登記到系統(tǒng)或檀卷管理工具中。文件檀卷的移交、借閱、歸還等操作應(yīng)進行登記，并由文件管理員監(jiān)督和掌控。第十一條文件檀卷的保管文件檀卷應(yīng)存放在特地的文件柜或檀卷存儲區(qū)域，確保安全、防火、防潮、防蟲。文件檀卷應(yīng)進行定期檢查和整理，確保文件的完整性和可讀性。第十二條文件檀卷的借閱借閱文件檀卷應(yīng)填寫借閱申請表，并經(jīng)相關(guān)部門負責人批準。文件檀卷借閱期限通常不超出30天，必需時可以申請延期，并經(jīng)相關(guān)審批流程。第十三條文件檀卷的歸還文件檀卷借閱期滿應(yīng)及時歸還，并填寫歸還登記表。檢查歸還的文件檀卷是否完整，如有缺失或損壞，應(yīng)記錄并進行相應(yīng)處理。第四章監(jiān)管和責任第十四條文件管理監(jiān)督文件管理員應(yīng)負責對文件的管理工作進行監(jiān)督和引導，供應(yīng)相應(yīng)的管理支持。相關(guān)部門負責人應(yīng)對本部門文件的管理情況負有監(jiān)督責任，并搭配文件管理員的工作。第十五條違規(guī)處理對違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)制度進行相應(yīng)紀律處分，如警告、記過甚至開除。第五章附則第十六條本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負責人全部。第十七條本制度自公告之日起施行。以上文件與文件檀卷管理制度，經(jīng)企業(yè)負責人審定，自公告之日起正式施行。各部門及員工應(yīng)嚴格遵守，如有違反者