紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 紅旗食品有限公司簡介 紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計紅旗食品有限公司簡介紅旗食品有限公司成立于2013年，注冊于湖南省長沙市，注冊資本100萬元，是一家致力于堅果、干果零食研發(fā)、生產、銷售于一體的綜合性食品企業(yè)。公司現(xiàn)有2個生產基地，銷售網絡達全國12個省市，公司營銷隊伍團結高效，正在快速發(fā)展、穩(wěn)步推進，開發(fā)全國各地區(qū)域市場。企業(yè)堅持“以德為營，以人為本，精誠團結”的經營理念，擁有“紅彤彤”、“齊飄飄”等注冊商標，逐漸形成擁有自主知識產權的新產品，將陸續(xù)投放市場，以保障市場的永續(xù)經營和創(chuàng)新領先優(yōu)勢。紅旗食品有限公司現(xiàn)有員工108人，公司共有6個部門，包括綜合部、生產部、采購部、營銷部、財務部、質檢部。圖1紅旗食品有限公司組織結構紅旗食品有限公司采購業(yè)務賬務管理現(xiàn)狀紅旗食品有限公司采購業(yè)務管理主要包括對采購業(yè)務過程進行組織、實施和控制等一系列過程。紅旗食品有限公司制度規(guī)定，20萬元以上的采購須由采購部負責，主要包括蔬菜、水果、堅果等原材料、生產配料、生產輔料等生產材料的采購。根據2020年度的采購統(tǒng)計，原材料、生產配料、生產輔料等采購種類超過65種，年度采購費用超過200萬元?？梢娂t旗食品有限公司采購類型多而復雜，采購部在材料采購方面的工作非常重要。具體采購情況見表1。表12020年度紅旗食品有限公司材料采購一覽表類別材料種類種類比例年度費用（萬元）費用比例原材料2741.54%168.577.36%生產配料3046.15%38.717.77%生產輔料812.31%10.64.87%合計65100.00%217.8100.00%紅旗食品有限公司采購業(yè)務由副總經理分管，采購部每年會根據下一年的生產計劃，制定年度采購計劃，經副總經理、總經理審批通過后執(zhí)行。生產過程中，生產部在材料需求方面有額外需求，將由生產部提交采購任務書和需求清單，經總經理助理審批通過后，提交采購部。采購部根據采購任務書和需求清單，編制采購計劃書，由副總經理、總經理審批通過后實施，最后由財務根據采購合同進行付款。圖2紅旗食品有限公司采購審批流程紅旗食品有限公司在實施采購以后，在驗收階段也由采購部負責。一般由供應商將貨品送至生產倉庫，由采購部根據合同清點貨品種類和數量，并填寫2份驗收單，一份提交給生產部入庫，另一份提交給財務部進行結算。最后，由財務部根據采購部提交的驗收單和合同發(fā)票進行付款。圖3紅旗食品有限公司材料采購驗收流程紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務存在的問題采購計劃管理不完善紅旗食品有限公司采購部每年會根據下一年的生產計劃，制定采購計劃，經公司領導審批后進行實施，保障下年度的生產所需的原材料。然而，在實際生產過程中，由于客戶的需求調整，會出現(xiàn)新的小額原材料需求。在此情況下，需要生產部根據生產需求制定材料需求清單和任務書，主要包括材料、設備和人員需求，當材料需求成本超過20萬則由采購部負責采購，若需求成本低于20萬元則由生產部自行采購。2020年度紅旗食品有限公司采購合同200萬元，然而全年投入生產的材料價值超過300萬元，也就是說超過100萬元的材料采購沒有經過采購部進行采購。據了解，生產部全年因生產需要，自行采購8次，單次采購金額在10-18萬元之間。生產部自行采購的流程需要經過總經理助理、總經理審批，最后由財務根據生產部的發(fā)票進行付款。生產部自行進行臨時生產需求的采購，為確保不出現(xiàn)額外多余的庫存，因此只采購生產需求量的材料。正因如此，生產部的臨時采購沒有長遠的計劃性，沒有進行大宗采購的價格談判，造成了公司的材料成本居高不下。缺乏材料采購驗收監(jiān)管紅旗食品有限公司在采購驗收方面，由采購負責部門自行組織驗收，沒有其他部門進行監(jiān)管。采購負責部門驗收，只是清點貨品的種類和數量，對于貨品的質量并沒有進行檢驗，以至于采購驗收管理不嚴格，出現(xiàn)不合格貨品入庫的情況。當出現(xiàn)采購部驗收合格，生產部入庫后，生產使用過程中發(fā)現(xiàn)材料損毀的情況，采購部與生產部互相推卸責任，一方認為是驗收了不合格的貨品，另一方認為是生產部管理不善導致貨品損壞，無法確認責任歸屬。材料采購方式單一紅旗食品有限公司在材料采購方式方面，主要采用供應商庫、市場比價的方式進行采購。目前，已與4家供應商進行了長期合作，其中2家負責供應蔬菜、水果等原材料，1家負責供應生產配料、1家負責供應生產輔料。紅旗食品有限公司大部分的蔬菜、水果以及生產配料、輔料都由供應商進行采購，其他材料則由采購部根據采購任務書在市場中進行比選。紅旗食品有限公司建立供應商庫是為了大額、長期采購能夠降低采購單價，確保貨品的品質。然而，由于紅旗食品有限公司生產規(guī)模有限，近年來的發(fā)展放緩，沒有更多合適的供應商入庫，原來的供應商逐漸形成了壟斷，在價格和質量方面已經沒有了優(yōu)勢。此外，由于生產部需求的很多生產輔料為特殊材質，存在獨家供應的情況，因此采購部難以在市場進行詢價比選，也造成了采購成本居高不下的情況。業(yè)務和財務系統(tǒng)獨立運行紅旗食品有限公司正處于發(fā)展階段，目前采購部、銷售部、財務部已經陸續(xù)使用電腦系統(tǒng)進行賬務統(tǒng)計，然而由于各系統(tǒng)并沒有統(tǒng)一設計，因此存在銜接性問題，導致了現(xiàn)階段采購部、銷售部、財務部各自使用自己的系統(tǒng)進行統(tǒng)計。正因為日常，各部門在數據統(tǒng)計方面出現(xiàn)了賬實不一致，各部門賬單不銜接的情況。例如，采購部在完成采購后在采購系統(tǒng)中錄入了商品數據，然后根據驗收單和發(fā)票等票據向財務部申請支付貨款。財務部對票據核實后即可完成付款，并在財務系統(tǒng)中錄入數據。然而，有時候采購部在驗收未完全通過的情況下，經請示公司領導同意提前支付貨款，因此采購部在采購系統(tǒng)中備注了部分貨品須重新配貨且已提前結清貨款的具體情況，然而在提交給財務部的票據中沒有注明具體情況，導致了財務數據與采購數據不一致。此外，有時候采購部根據公司生產需要，臨時安排供應商進行送貨，采購部系統(tǒng)中記錄了送貨次數以及數量，而未通知財務部進行賬務錄入，因此導致了財務出現(xiàn)賬實不符的情況，對于公司經營管理存在資金管理風險隱患。紅旗食品有限公司材料采購業(yè)務流程優(yōu)化設計采用定量與定期結合的采購方式制定計劃為改善紅旗食品有限公司在材料采購計劃方面的不足，我認為應該采取ABC分類方法制定采購計劃，對于物料材料中的種類較少但占用金額較大的材料采取定量采購，當庫存量降低至安全值時進行補充采購；對于物料種類大，占用資金量較少的材料采取定期采購，根據倉庫盤點情況進行采購控制存貨量。通過采用定量與定期結合的采購方式，能夠提高單次采購數量和金額，提高單次采購20萬元以上的比例，提高了采購部與供應商談價的空間，降低生產部自行采購頻次，進而降低了采購成本。根據2020年度的材料使用種類與金額的情況，對于生產材料中種類較多，金額較大的蔬菜、水果等原材料劃分為A類，進行定量采購；種類較多金額較少的生產配料劃分為B類，進行定期采購；種類、金額都較少的生產輔料劃分為C類，采用定期采購。為了確保采購計劃滿足生產需求，又不會造成太多的庫存，占用過多的流動資金，應對采購周期進行控制。對于定量采購應采取較長周期的管控，采購周期設置為6個月，而定期采購則設置為3個月。表2紅旗食品有限公司材料采購方式及周期類別材料分類材料種類采購方式采購周期A原材料定量采購6個月油墨6個月B生產配料食品添加劑定期采購3個月C生產輔料包裝3個月完善采購驗收環(huán)節(jié)為改善紅旗食品有限公司在采購驗收方面的不足，我認為應該對采購驗收審批環(huán)節(jié)進行優(yōu)化。首先，確認采購負責部門經理為驗收質量的第一責任人，在原有的驗收環(huán)境中增加“質檢部”作為聯(lián)合驗收部門，質檢部驗收人員作為驗收第二責任人。當供應商運送貨品至廠區(qū)，由采購負責部門和質檢部根據采購合同及需求清單，清點貨品是否滿足合同約定，清點內容包括種類、數量，再進行質量抽檢。聯(lián)合檢驗合格后，填寫驗收單簽名后交給生產部的倉管人員，由倉管人員對照驗收單核點數量后進行入庫，并出具入庫單給采購人員。然后由采購人員提供入庫單、驗收單、合同和發(fā)票，并填寫付款申請單，經總經理助理、總經理審批通過后，提交給財務部申請付款。最后由財務部人員核實票據及審批流程，經財務總監(jiān)審批后進行付款。圖4紅旗食品有限公司材料采購驗收流程材料采購方式和途徑多元化為降低紅旗食品有限公司采購成本，改善供應商庫價格壟斷的現(xiàn)狀，我認為應該進一步擴充戰(zhàn)略合作供應商的數量，確保供應商庫中供應A類別材料的供應商不少于3家。對于供應商庫中的單位進行定期評價，服務質量高、效率高、具有價格優(yōu)勢的供應商優(yōu)先合作，形成良好的采購比價模式。對于B、C類別材料，在多方比價的情況下，優(yōu)先選擇供應商庫內單位，讓更多的單位進入供應商庫，進行動態(tài)評價，末位淘汰制篩選優(yōu)質供應商。為降低紅旗食品有限公司采購成本，通過定期的長沙地區(qū)農貿市場的實地考察，以及網絡查詢等方式，梳理出適合紅旗食品有限公司的季度材料價格信息表，以此作為詢價比選的依據，也可以增加供應商的數量，從而為降低采購成本提供有力支持。同時，在財務處理方面，可以采用商業(yè)匯票對長期合作的供應商進行付款，并計入“應付票據”科目，在供應商選擇方面也應優(yōu)先選擇接受“商業(yè)匯票”的，以此降低公司的現(xiàn)金支出。表32020年長沙地區(qū)材料價格行情咨詢表設計材料類別規(guī)格品牌市場詢價供應商一季度二季度三季度四季度食品添加劑250g密語2.5元/包2.8元/包2.2元/包3元/包長沙糧源有限公司業(yè)務和財務系統(tǒng)銜接運作為改善財務數據與采購、銷售數據存在不一致的情況，我認為應該連通財務、采購、銷售系統(tǒng)，做好銜接工作。紅旗食品有限公司采購部、銷售部錄入數據以后，應推送給財務部進行數據復核，經復核無誤后匯總進公司財務數據，進而實現(xiàn)公司的賬實一致、各部門之間的賬務數據一致。圖5紅旗食品有限公司業(yè)務系統(tǒng)銜接流程總結紅旗食品有限公司在材料采購方面存在材料繁雜、成本難以有效控制的情況，通過對采購業(yè)務賬務處理流程進行優(yōu)化，采取定量和定期相結合的采購形式，保障了庫存量維持在合理水平，在采購審批、驗收以及供應商的選擇方面進行完善，有效降控制了公司的材料費用，降低了公司的成本費用，在業(yè)務和財務系統(tǒng)方面進行了銜接，確保了各部門數據的統(tǒng)一性，實現(xiàn)了賬實一致，也提高了公司的運營能力。

參考資料[1]李軍,霞小薇.企業(yè)庫存管理的具體流程與改善措施[J].國民經濟,2017,4:126-137.