湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理股份有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理有限公司簡介864 湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理股份有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理有限公司簡介湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理股份有限公司，成立于2002年，業(yè)務(wù)遍及湖南、貴州、山東、浙江、安徽、重慶等省市，物業(yè)服務(wù)類型包括：高檔住宅、商業(yè)綜合體、寫字樓、政府辦公樓、物流園、學(xué)校等，在行業(yè)內(nèi)同時(shí)通過了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證。鴻運(yùn)物業(yè)成立以來不斷銳意進(jìn)取，高層核心團(tuán)隊(duì)均來自于深圳從業(yè)十多年的全國知名物業(yè)企業(yè)，大膽借鑒、吸收深圳和香港兩地先進(jìn)的物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，探索適合中國國情的物業(yè)管理模式，開創(chuàng)專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的物業(yè)管理新思路，先后推出“管家式服務(wù)”的服務(wù)模式，鴻運(yùn)物業(yè)的品牌效應(yīng)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，得到了社會(huì)各界的一致認(rèn)可。鴻運(yùn)物業(yè)立足核心服務(wù)產(chǎn)品的同時(shí)，積極根據(jù)客戶需求，通過有效整合資源，快速推進(jìn)增值業(yè)務(wù)，鴻運(yùn)物業(yè)的成員企業(yè)包括：湖南歌德智能科技有限公司、湖南鴻運(yùn)商業(yè)管理有限公司、山東鴻運(yùn)康居物業(yè)服務(wù)有限公司、重慶歌德物業(yè)管理有限公司，涉足樓宇設(shè)備設(shè)施全壽命周期管理、資產(chǎn)管理、智慧物業(yè)、社區(qū)商務(wù)、餐飲服務(wù)、智能化工程等。2湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理有限公司員工借支管理存在的問題2.1員工備用金借支管理不嚴(yán)鴻運(yùn)物業(yè)管理的物業(yè)項(xiàng)目分布范圍較大，主要經(jīng)營對(duì)象為高檔住宅物業(yè),寫字樓物業(yè)，辦公樓物業(yè)等，企業(yè)的員工人數(shù)有100-1000人，經(jīng)了解，鴻運(yùn)物業(yè)項(xiàng)目接手較多是由小團(tuán)體和個(gè)人去完成，各項(xiàng)目都單獨(dú)借用備用金，備用金借支較頻繁，借用人數(shù)多增加了資金的占用，加大了備用金管理的難度。同時(shí)經(jīng)辦人員較多，提取備用金的審批流程沒有統(tǒng)一規(guī)定，導(dǎo)致控制不嚴(yán)，借用金額不合理。另一方面，由于管理松散，不少員工占用備用金除了用于工作開支外，還存在“公款私存”和“公款私用”現(xiàn)象，借用后長期不進(jìn)行清賬歸還，不利于公司對(duì)資金和費(fèi)用的管控。2.2員工借支和報(bào)銷審批管理混亂鴻運(yùn)物業(yè)范圍涉及較多，公司接手項(xiàng)目多且雜，公司在審核報(bào)銷單時(shí)員工提交的單據(jù)很雜亂，填寫也不規(guī)范，單據(jù)整理很亂，公司也沒有相關(guān)的制度規(guī)范。比如在某個(gè)業(yè)務(wù)出現(xiàn)急需處理的情況下一般是由項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人來處理所發(fā)生的突發(fā)情況，以便于及時(shí)止損，但是了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常外出處理項(xiàng)目或跟進(jìn)項(xiàng)目也就導(dǎo)致了審批的借支單據(jù)滯留或者核銷審批滯留。

公司是由一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)體或者單位團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人管理著手下員工，在平時(shí)需要辦理業(yè)務(wù)中需要借款時(shí)一般借款人是要先找項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字然后財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理簽字才能放款，但是實(shí)際情況卻是經(jīng)常出現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不在而又急需用錢的情況，員工一般自行提交借款單據(jù)就提取了公司的庫存現(xiàn)金。2.3缺乏員工差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)湖南鴻運(yùn)物業(yè)作為一個(gè)物業(yè)公司員工的差旅費(fèi)在財(cái)務(wù)工作中是一項(xiàng)比較重要的工作，且工作量大，同時(shí)也會(huì)影響到公司庫存現(xiàn)金的使用。據(jù)了解，公司所報(bào)銷的差旅費(fèi)中住宿費(fèi)用和交通費(fèi)在差旅費(fèi)中金額比例較大，員工根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目的需要進(jìn)行出差，在出差期間內(nèi)發(fā)生的費(fèi)用是由公司報(bào)銷，存在員工為了更好的出差條件在住宿和交通方面為了更加舒適一般擇優(yōu)選擇，這也就造成了差旅費(fèi)報(bào)銷金額較大。在出差期間可能會(huì)發(fā)生招待費(fèi)用，但報(bào)銷時(shí)未出具相關(guān)消費(fèi)數(shù)據(jù)和寫明發(fā)生費(fèi)用的原因和被招待對(duì)象及其具體金額。其次公司在差旅費(fèi)借支的過程中標(biāo)并未明確規(guī)定相關(guān)的金額限額，對(duì)住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食費(fèi)、招待費(fèi)等并未有明確的規(guī)定，公司報(bào)銷按照員工自行填寫的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷，也就導(dǎo)致了差旅費(fèi)金額較大。2.4員工借支逾期處罰問題湖南鴻運(yùn)物業(yè)公司為了更快的吸收市場(chǎng)上的人才，在每季度前和季度末都增強(qiáng)了招聘力度，滿足了公司對(duì)人員的需求。公司是以團(tuán)體項(xiàng)目的形式進(jìn)行管理，人力資源過快的更新導(dǎo)致了項(xiàng)目內(nèi)員工調(diào)崗和離職。據(jù)了解公司在對(duì)于員工因公借支和因私借支方面并未有相關(guān)的要求，在員工因公發(fā)生的費(fèi)用上容易出現(xiàn)前款不清，后款繼續(xù)借的情況，借款人對(duì)先前的借款沒有進(jìn)行核銷處理便再次向公司申請(qǐng)借款。在員工因私發(fā)生的費(fèi)用上公司出于對(duì)員工的關(guān)照在員工因私人問題存在一定困難時(shí)準(zhǔn)予借款，但存在員工未能及時(shí)還款和拖欠情況。其次存在員工為清償名下所有的借款便辦理了員工離職手續(xù)。3湖南鴻運(yùn)物業(yè)管理員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1規(guī)范員工備用金管理3.1.1制定員工備用金借支管理制度鴻運(yùn)物業(yè)經(jīng)營范圍較廣，企業(yè)內(nèi)部是以各個(gè)小組為一個(gè)單位來接手物業(yè)項(xiàng)目，每組都有該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人來對(duì)各組的人員進(jìn)行分配任務(wù)。在小組中采取內(nèi)部備用金審核通過一審再上交給物業(yè)負(fù)責(zé)人審核，然后后交財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理審批。借用備用金必須專款專用，不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。各小組之間備用金獨(dú)立使用，不能小組之間相互使用，混淆備用金。借支備用金必須寫明款項(xiàng)的用途，報(bào)賬沖銷的內(nèi)容要和借款時(shí)填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，要及時(shí)到財(cái)務(wù)部報(bào)賬沖銷。在備用金借支的使用中需要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待以防止出現(xiàn)“公款私存”和“公款私用”。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因可由借支人本部門的其他員工代為辦理，須由借支人本人在備用金借款單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。項(xiàng)目指定經(jīng)辦人填寫備用金申請(qǐng)單核定具體項(xiàng)目備用金金額明確項(xiàng)目備用金經(jīng)辦人項(xiàng)目指定經(jīng)辦人填寫備用金申請(qǐng)單核定具體項(xiàng)目備用金金額明確項(xiàng)目備用金經(jīng)辦人財(cái)務(wù)審核物業(yè)部負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)審核物業(yè)部負(fù)責(zé)人審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核在規(guī)定日期內(nèi)報(bào)賬并歸還備用金借出備用金總經(jīng)理審批在規(guī)定日期內(nèi)報(bào)賬并歸還備用金借出備用金總經(jīng)理審批圖1備用金借支審批流程財(cái)務(wù)部作為備用金管理的主控部門，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)審核備用金借支項(xiàng)目，杜絕出現(xiàn)費(fèi)用和借支存在金額的差異。在某一備用金借支項(xiàng)目中財(cái)務(wù)人員相應(yīng)的進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)目審核，確定借支備用金的金額與實(shí)際估算項(xiàng)目產(chǎn)生的支出，通過財(cái)務(wù)人員的核對(duì)后上報(bào)給財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)辦人員必須妥善保管備用金的有關(guān)報(bào)銷憑證，每月報(bào)銷/核銷備用金，對(duì)備用金的領(lǐng)用、中途報(bào)銷和開支情況須書面解釋。各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門備用金開支的合理性、合法性、去向負(fù)責(zé)。備用金的開支范圍如調(diào)整須總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后向執(zhí)行董事批準(zhǔn)。3.1.2定期歸還備用金員工借支的備用金應(yīng)定期報(bào)賬歸還。若財(cái)務(wù)人員發(fā)生崗位變動(dòng)，必須將所核算的借款人備用金情況予以核實(shí)并辦理移交手續(xù)，不得私自轉(zhuǎn)他人保管。對(duì)逾期不按規(guī)定退回所持有備用金的，除強(qiáng)行從有關(guān)往來、抵押金、工資等款項(xiàng)扣回外，按銀行同期貸款利率收取占用費(fèi)，必要時(shí)通過訴訟索取權(quán)利。欠款單位或個(gè)人還款須通過銀行轉(zhuǎn)賬劃入公司賬戶或直接交回公司，嚴(yán)禁發(fā)生截留做備用金或其他舞弊行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)全額追回款項(xiàng)外，給予當(dāng)事人一定的行政及經(jīng)濟(jì)處罰，必要時(shí)訴諸法律。備用金應(yīng)由專人保管，不能互相轉(zhuǎn)借，財(cái)務(wù)部按“誰借款，誰清欠”的原則，只對(duì)在財(cái)務(wù)的直接借款人清欠。備用金賬戶一個(gè)月無業(yè)務(wù)發(fā)生的，收回備用金。3.2規(guī)范員工借支報(bào)銷管理3.2.1制定員工借支和報(bào)銷審批流程為了規(guī)范員工借支和報(bào)銷程序，員工在填制借款單和費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)需要確定單據(jù)的合法性與合理性，報(bào)銷人或者借支人整理好單據(jù)并填寫對(duì)應(yīng)所需要的借款單或者報(bào)銷表單。借支事由需要填寫清晰，完整，借款金額大小要一致不得有涂改痕跡。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要審核借支或者費(fèi)用發(fā)生的必要性以及真實(shí)性并簽字；財(cái)務(wù)部復(fù)核時(shí)需要確定報(bào)銷或者借支單據(jù)填寫的金額與后附發(fā)票金額的一致性；總經(jīng)理最后審批。財(cái)務(wù)部應(yīng)核準(zhǔn)上報(bào)的單據(jù)，履行借款或者報(bào)銷審批手續(xù)是否完整；最后發(fā)放金額或者核銷所發(fā)生的費(fèi)用?？偨?jīng)理審批財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核合理性借款人填制申請(qǐng)單總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核合理性借款人填制申請(qǐng)單項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核借款人填制報(bào)銷單項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核借款人填制報(bào)銷單總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部審核審批總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部審核審批圖2員工借支及報(bào)銷審批流程3.2.2加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)報(bào)銷單據(jù)的審核財(cái)務(wù)部對(duì)公司日常費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)承擔(dān)著審核的責(zé)任，應(yīng)當(dāng)注意員工上報(bào)的單據(jù)中的單位名稱與日期，金額大小是否一致，所上報(bào)的發(fā)票不得有任何的涂改，單據(jù)填寫的內(nèi)容的真實(shí)性印章加蓋是否齊全，與開具發(fā)票的真?zhèn)?。加?qiáng)對(duì)報(bào)銷單的審核需確認(rèn)報(bào)銷內(nèi)容是否之前有請(qǐng)示或者批準(zhǔn)之內(nèi)，不得先斬后奏或者后補(bǔ)；報(bào)銷票據(jù)是否存在連號(hào)，要看清楚情況；檢查核銷票據(jù)有沒有相關(guān)責(zé)任人的簽名。加強(qiáng)對(duì)報(bào)銷單據(jù)的審核時(shí)財(cái)務(wù)部工作的重要環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容，細(xì)致的審核可以有效地提高工作效率，能有效的避免造成員工在報(bào)銷管理上出現(xiàn)混亂情況。3.3制定員工差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

表1住宿費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（單位：元）城市高層領(lǐng)導(dǎo)中層干部一般人員維修人員一線城市800500400300二三線城市500400300200縣級(jí)以下城市300200150100（城市劃分標(biāo)準(zhǔn)參見財(cái)務(wù)部備案）住宿費(fèi)報(bào)銷一般按照出差的實(shí)際天數(shù)憑證計(jì)算報(bào)銷，實(shí)際住宿費(fèi)用超過公司規(guī)定限額的部分由出差人員自行處理不予報(bào)銷，低于限額的部分70%計(jì)算給個(gè)人，沒有住宿單據(jù)的一律按照限額標(biāo)準(zhǔn)的80%計(jì)算給個(gè)人。出差期間發(fā)生的招待費(fèi)用必須單獨(dú)填報(bào)并寫明原因。員工出差期間發(fā)生的交通補(bǔ)貼費(fèi)用需出具相關(guān)的單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷，若無突發(fā)事件和緊急事件員工外出選擇更優(yōu)惠的出行方式，例如出差乘坐火車，符合從晚上7點(diǎn)到次日晨7時(shí)之間，在車上過夜，或連續(xù)乘車超過12小時(shí)的可以購買規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的臥鋪，符合以上規(guī)定未買臥鋪票的，按本人實(shí)際乘坐火車的硬席座位票價(jià)的下列比例發(fā)給補(bǔ)貼：火車按其硬席座位票價(jià)的60%計(jì)發(fā)補(bǔ)貼;特快列車非空調(diào)車按其硬席座位票價(jià)的50%計(jì)發(fā)補(bǔ)貼、空調(diào)車按其硬席座位票價(jià)的30%計(jì)發(fā)補(bǔ)貼。3.4加強(qiáng)員工借支還款的管理公司為了加強(qiáng)員工借支管理，規(guī)范員工借支行為，加強(qiáng)了對(duì)員工借支還款的管理，在面對(duì)員工前款不清，后款繼續(xù)借支的情況，規(guī)定了員工借款應(yīng)前款不清，后款不借。財(cái)務(wù)部根據(jù)借款申請(qǐng)單據(jù)及時(shí)付款、入賬。借款人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未能完成核銷或者借款歸還公司的需要提供書面原因說明。員工因工傷應(yīng)急方面借款除外。借支人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)借款，不準(zhǔn)以任何名義挪用或者長期借用。員工離職時(shí)，財(cái)務(wù)部需要確認(rèn)員工是否已經(jīng)清償名下所有借款后才能辦理離職手續(xù)。表2員工借支逾期處罰規(guī)定分類項(xiàng)目限額金額還款期限逾期處罰因公借款大項(xiàng)目20000元以內(nèi)十個(gè)工作日借款金額5%小項(xiàng)目5000元以內(nèi)七個(gè)工作日借款金額10%應(yīng)急項(xiàng)目10000元以內(nèi)五個(gè)工作日借款金額5%因私借款\3000元以內(nèi)三個(gè)工作日借款金額10%4小結(jié)通過上述關(guān)于湖南鴻運(yùn)管理在員工借支管理制度上存在的問題及提出相關(guān)的解決措施的實(shí)行有利與企業(yè)加強(qiáng)對(duì)公司員工在借支方面的管理。在企業(yè)備用金上建立的規(guī)范制度有利于企業(yè)防范“公款私存”和“公款私用”的問題，減少大量的現(xiàn)金濫用情況。在員工借支差旅費(fèi)上對(duì)于外派人員可以防范員工虛報(bào)報(bào)銷的金額，規(guī)范員工行為。加強(qiáng)員工借支管理制度的完善可以有效的提高員工的工作效率以及現(xiàn)金的處理。新建的員工管理處罰制度可以在行為上強(qiáng)制要求員工按照相應(yīng)