湖南精益電機(jī)制造有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1湖南精益電機(jī)制造有限公司簡介 湖南精益電機(jī)制造有限公司采購制度優(yōu)化設(shè)計湖南精益電機(jī)制造有限公司簡介湖南精益電機(jī)制造有限公司成立于2002年，注冊資本150萬，公司地址位于湖南省長沙市雨花區(qū)萬家麗中路二段539號1110號房，公司經(jīng)營范圍包括農(nóng)業(yè)機(jī)械服務(wù)、銷售;機(jī)械配件的零售;玻璃鋼材料、電線、電纜的批發(fā);金屬材料、機(jī)電設(shè)備、機(jī)電產(chǎn)品的銷售;普通貨物運(yùn)輸。公司主導(dǎo)產(chǎn)品有Y系列、Y2系列、YCT系列、YVF系列、YEJ系列、Y2EJ、MS系列、MC系列電磁制動等三相異步電動機(jī)及齒輪減速專用電動機(jī)和各種派生電動機(jī)，榮獲農(nóng)業(yè)部全面質(zhì)量管理合格證書，經(jīng)省級監(jiān)督檢驗合格，暢銷全國各地，遠(yuǎn)銷中東、歐洲以及東南亞地區(qū)。湖南精益電機(jī)制造有限公司現(xiàn)有采購制度存在的問題作為制造類企業(yè)，原材料是必不可少的，原材料的質(zhì)量關(guān)乎產(chǎn)品的質(zhì)量，價格則關(guān)乎企業(yè)利潤的大小。在原材料采購上，湖南精益電機(jī)制造有限公司在采購制度上存在以下四點(diǎn)問題：1.采購計劃編制不合理。2.采購審批周期過長。3.供應(yīng)商選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)。4.采購人員結(jié)構(gòu)不合理。2.1采購計劃編制不合理湖南精益電機(jī)制造有限公司的采購計劃制定不夠周密合理，沒有細(xì)化到各個環(huán)節(jié)的任務(wù)，年度采購計劃沒有依據(jù)公司年度經(jīng)營計劃來制定。其次，相關(guān)的工作人員未結(jié)合具體的市場信息，而是以個人的主觀思想來制定采購計劃，因此制定的計劃往往比較落后，以致在采購工作中常常處于一個被動的地位，尤其是當(dāng)訂貨周期較短、交貨日期較為緊張時，會造成在采購價格、采購材料質(zhì)量、采購材料交貨日期等方面在與供應(yīng)商的談判中缺乏優(yōu)勢，讓企業(yè)自身處于不利的地位。湖南精益電機(jī)制造有限公司制定的年度總采購計劃是較為簡略的，并且沒有對季度采購、月度采購以及日常采購展開計劃的制定，所以公司經(jīng)常存在原材料庫存過剩以及材料跟不上生產(chǎn)、造成生產(chǎn)滯后的情況。湖南精益電機(jī)制造有限公司以年度計劃為主，像精益這樣的生產(chǎn)制造類型的企業(yè)，對產(chǎn)品的更新?lián)Q代有一定的要求，按年制定的生產(chǎn)計劃、采購計劃時間跨度太長，難以滿足生產(chǎn)的需要，就會造成產(chǎn)品以及原材料的庫存積壓，賣不出市場。2.2采購審批周期過長湖南精益電機(jī)制造有限公司在采購實施過程中存在一些效率不高的問題。在現(xiàn)行的供貨流程中，只要有采購，就需要經(jīng)過層層審批，采購員與供應(yīng)商協(xié)商后，聯(lián)系采購經(jīng)理、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、副總干事審批，最后再向總經(jīng)理做一個流程匯報，導(dǎo)致工作效率極低，特別是審批人員出差的時候，這樣一個周期是特別長的。一方面，這一過程帶來的問題是公司的運(yùn)營效率太低，這一問題在湖南精益電機(jī)制造有限公司里面有著很嚴(yán)重的表現(xiàn)形式。另一方面，企業(yè)往往會失去最佳的供應(yīng)機(jī)會，從而導(dǎo)致供應(yīng)成本的增加，進(jìn)一步對企業(yè)的生產(chǎn)造成影響。這樣缺乏系統(tǒng)籌劃的采購制度帶來的后果就是工作效率低下，極大地耗費(fèi)時間和人力成本。湖南精益電機(jī)制造有限公司目前的審批流程如圖1所示：圖圖SEQ圖\*ARABIC1湖南精益電機(jī)制造有限公司目前的審批流程圖2.3供應(yīng)商選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)湖南精益電機(jī)制造有限公司作為一個制造類型的企業(yè)，所需要采購的原材料非常之多，并且涉及到的供應(yīng)商的數(shù)目也很多。但是公司對供應(yīng)商的管理和評價制度是不完善的，對供應(yīng)商的選擇更多的是通過與公司管理層關(guān)系的好壞來決定或者是片面選擇價格更低的供應(yīng)商。采購人員只注重到了比價和壓價，缺乏對公司本身真正的采購需求的深入了解，并且沒有與這些供應(yīng)商建立長期和穩(wěn)定的合作關(guān)系的想法，這實際上這都是非常不科學(xué)、不合理的行為。湖南精益電機(jī)制造有限公司沒有對供應(yīng)商進(jìn)行合理的分類和評價，缺乏對供應(yīng)商原材料質(zhì)量的考核與監(jiān)督。公司對原材料市場價格并沒有嚴(yán)格的調(diào)查，但是在目前的市場下，絕大多數(shù)的材料種類多，材料的質(zhì)量也同樣參差不齊，供應(yīng)商的資信等級也有很大的差異。這一系列不明確的戰(zhàn)略因素以及對供應(yīng)商選擇不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋憩F(xiàn)，導(dǎo)致湖南精益電機(jī)制造有限公司面臨著極大的采購風(fēng)險，公司內(nèi)部出現(xiàn)采購商品交貨不及時、沒有售后服務(wù)、產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量與采購合同不一致等問題。2.4采購人員結(jié)構(gòu)不合理湖南精益電機(jī)制造有限公司的采購人員嚴(yán)重不足，采購部門只配備5人，與強(qiáng)大的采購工作量相比，即使采購人員的個人能力很強(qiáng)，也無法保證高質(zhì)量的完成采購任務(wù)。并且公司的采購崗位職責(zé)總體看來是較為粗略的，公司的采購人員職責(zé)十分籠統(tǒng)，沒有將采購主管、采購計劃人員與普通采購員的崗位職責(zé)區(qū)分開來，往往是采購部門每個人都需要對所有職責(zé)統(tǒng)一包攬，這樣做的后果是采購效率會大幅度降低，不利于采購部門各人員的統(tǒng)籌協(xié)作。湖南精益電機(jī)制造有限公司關(guān)于采購人員結(jié)構(gòu)的安排如表1所示：表SEQ表\*ARABIC1湖南精益電機(jī)制造有限公司采購人員結(jié)構(gòu)表采購人員供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作對新供應(yīng)商品質(zhì)體系狀況的評估及認(rèn)證與供應(yīng)商的比價、議價談判對舊供應(yīng)商進(jìn)行評估，確定其穩(wěn)定供貨能力及時跟蹤原材料市場價格行情，提升采購品質(zhì)和成本采購計劃編排．物料訂購及交期控制部門員工的管理培訓(xùn)工作與供應(yīng)商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)制度采購計劃其他工作湖南精益電機(jī)制造有限公司的采購制度優(yōu)化設(shè)計3.1合理制定采購計劃對于采購計劃的制定，首先要利用好往年或者往季的歷史數(shù)據(jù)信息，分析出明確的銷售計劃，為采購計劃提供參考。其次是明確好生產(chǎn)計劃，其中包括所需物料的類別、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、規(guī)格型號等，確認(rèn)詳細(xì)的采購要素。最后是制定采購計劃，依據(jù)采購要素做出采購預(yù)算，并且征求相關(guān)部門的意見，如果沒有問題，領(lǐng)導(dǎo)就可以簽字批準(zhǔn)采購部門執(zhí)行此計劃。在整個采購計劃的過程中和采購?fù)瓿珊?，采購部都要進(jìn)行跟蹤，如果出現(xiàn)任何問題，需更正采購計劃并及時補(bǔ)救。在條件允許的情況下，湖南精益電機(jī)制造有限公司可以創(chuàng)建一個市場調(diào)研采購部門。市場調(diào)研采購部門需要每月對市場進(jìn)行考察，對于最新的市場資料和情況做出基本的調(diào)查，充分了解最新的產(chǎn)品以及原材料情況。根據(jù)市場對產(chǎn)品的需求來更新，按月制定詳細(xì)的采購計劃，不拉過長的周期戰(zhàn)線，保證公司生產(chǎn)銷售與市場同步，減少原材料不必要的庫存積壓，分部門完成采購的每一步。在月度計劃完善的情況下，統(tǒng)籌年度采購計劃，并且制定靈活的日采購計劃，日常的經(jīng)營需求計劃是為了應(yīng)變臨時之需。按月制定采購計劃可能會在一定程度上加大市場調(diào)研采購部的工作量，但在制造類企業(yè)里，產(chǎn)品的更新?lián)Q代是非?？斓模挥泄镜纳a(chǎn)跟上市場的需求，才能提高企業(yè)的競爭能力，減少盲目的原材料采購，降低虧損，減少成本。湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的采購計劃圖2所示：圖圖SEQ圖\*ARABIC2湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的采購計劃圖3.2完善采購審批圖SEQ圖\*ARABIC3湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的原材料審批圖湖南精益電機(jī)制造有限公司現(xiàn)有的采購審批周期過長并且在目前公司的實際情況下是難以執(zhí)行的。公司采購審批流程要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步改善和優(yōu)化，最重要的是審批流程要精簡，目前的審批是在原材料的大批量采購時，需要層層領(lǐng)導(dǎo)的審核，這樣確實能確保材料采購環(huán)節(jié)的結(jié)構(gòu)合理性，但也耽誤了進(jìn)度，往往只是走一個簽字的過程，可以適當(dāng)減少采購過程中的審批人員，公司的日常采購工作由采購部和財務(wù)部審核即可。采購部門可根據(jù)實際的物資采購需求，填寫采購申請單，報送審批權(quán)限部門或人員進(jìn)行審批。根據(jù)采購金額來進(jìn)行一個簡單地區(qū)分，若采購金額小于1萬元，則只需采購部經(jīng)理直接審批即可；若采購金額在1萬元—5萬元之間，則需要采購部經(jīng)理和公司副總經(jīng)理共同審批；若采購金額在5萬元以上，則需要公司總經(jīng)理審批。采購部根據(jù)每月數(shù)據(jù)統(tǒng)計在每月初做出詳細(xì)采購計劃后，交予副總經(jīng)理審批同意后就可以實施，不需要再經(jīng)過總經(jīng)理這一層審批，減少了審批過程。通過這種扁平式的管理方式大大改變了現(xiàn)有的審批周期過長的問題，采購訂單的審核過程縮短了，原材料購買也會更及時，企業(yè)才能持續(xù)經(jīng)營下去。通過簡化公司的采購審批流程圖SEQ圖\*ARABIC3湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的原材料審批圖3.3嚴(yán)格選擇供應(yīng)商圖SEQ圖\*ARABIC4湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)對所有的供應(yīng)商劃分為戰(zhàn)略合作供應(yīng)商和常規(guī)合作供應(yīng)商，其中戰(zhàn)略合作供應(yīng)商等級是最高的，可以不對其進(jìn)行評價。僅對常規(guī)合作供應(yīng)商進(jìn)行評估，可分為已經(jīng)履約評估的供應(yīng)商和未經(jīng)過履約評估的供應(yīng)商，已經(jīng)履約評估的供應(yīng)商進(jìn)行評估后按照6A.三次評估中兩次及以上為優(yōu)秀、6B.評估合格、6C.確認(rèn)不合格來依次分為優(yōu)秀、合格、不合格，未經(jīng)過履約評估的供應(yīng)商圖SEQ圖\*ARABIC4湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)3.4合理確定采購人員結(jié)構(gòu)針對湖南精益電機(jī)制造有限公司目前存在的采購人員結(jié)構(gòu)不合理的問題，結(jié)合采購工作的實際情況，不同崗位確定好有不同的職責(zé)，對湖南精益電機(jī)制造有限公司采購部門的人員職責(zé)優(yōu)化如表2下：表SEQ表\*ARABIC2湖南精益電機(jī)制造有限公司優(yōu)化后的采購部門人員職責(zé)各崗位人員職責(zé)采購主管（1人）制定和修訂采購制度監(jiān)督和考評采購人員決策購進(jìn)業(yè)務(wù)活動統(tǒng)籌安排采購資金計劃人員（1人）組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員搜集市場信息制定采購計劃指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商工作開展合同的審議和管理普通采購人員（3人）貨源、價格、服務(wù)與供應(yīng)商進(jìn)行談判辦理物品入庫手續(xù)發(fā)票的核對與付款搜集調(diào)撥信息節(jié)省購進(jìn)費(fèi)用支出4總結(jié)通過實際的調(diào)研考察工作發(fā)現(xiàn)湖南精益電機(jī)制造有限公司確實存在很多采購方面的問題，針對這些問題本次畢業(yè)設(shè)計對公司的采購制度從采購計劃編制不合理、采購審批周期過長、供應(yīng)商選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)、采購人員結(jié)構(gòu)不合理這些方面進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計，能夠很大程度的提高公司在采購業(yè)務(wù)上的科學(xué)與合理性，該方案在采購系統(tǒng)中發(fā)揮了更完善的作用，使得公司的采購流程更加規(guī)范有序，大幅度的降低了公司的原材料以及輔料的采購成本，并且完善了公司供應(yīng)商的制度體系管理，極大地提高了公司采購工作的透明度以及工作效率，減少了真正投入生產(chǎn)的成本。公司完成了采購制度的系統(tǒng)性優(yōu)化，下一步必須落實和跟進(jìn)。在日常的采購制度中，這就要求從公司層面能夠?qū)Σ少徶贫冗M(jìn)行大量的宣傳與教育，增強(qiáng)有關(guān)人員對優(yōu)化后的公司采購制度這一方面知識的了解，從而使采購人員對采購制度的具體實施有一個宏觀地管理。參考資料

[1]胡幼綱.論供應(yīng)商庫的建