湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 湖南君恩科技有限公司簡介 湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)湖南君恩科技有限公司簡介湖南君恩科技有限公司是一家集醫(yī)療器械研發(fā)經(jīng)營、醫(yī)療服務(wù)、健康管理、健康咨詢、心理學(xué)產(chǎn)品開發(fā)與應(yīng)用為一體的健康產(chǎn)業(yè)綜合服務(wù)平臺(tái)，公司以身體健康和心理健康兩大核心為主體，致力于完善和彌補(bǔ)當(dāng)前亞健康人群的治療缺陷，為全球各類亞健康人群提供高品質(zhì)的身心健康的產(chǎn)品和服務(wù)。

君恩科技以“夢想、團(tuán)隊(duì)、家庭、相信、尊重、博愛”為企業(yè)文化核心，立志培養(yǎng)出一支現(xiàn)代化、年輕化、知識(shí)化的高效管理隊(duì)伍。公司器械部目前在職員工百余人，平均年齡25歲，是一家極富創(chuàng)造力、熱情飽滿的現(xiàn)代化企業(yè)。圖1湖南君恩科技有限公司組織結(jié)構(gòu)湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀公司管理費(fèi)用的構(gòu)成及變動(dòng)趨勢湖南君恩科技有限公司其管理費(fèi)用主要構(gòu)成有:工資，職工福利費(fèi)，研發(fā)費(fèi)，差旅費(fèi)，辦公費(fèi)，折舊費(fèi)，修理費(fèi)，業(yè)務(wù)招待費(fèi)，水電費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)，稅金等等。具體構(gòu)成情況如下:表1管理費(fèi)用年度表管理費(fèi)用年度表項(xiàng)目/年份201720182019銷售收入225.00246.00280.00工資20.0021.0023.00職工福利費(fèi)6.507.008.50研發(fā)費(fèi)12.0013.0016.00差旅費(fèi)5.0010.0016.00辦公費(fèi)3.006.0010.00折舊費(fèi)3.003.504.00修理費(fèi)4.004.504.00業(yè)務(wù)招待費(fèi)9.0014.0020.00水電費(fèi)6.005.506.00保險(xiǎn)費(fèi)5.006.005.50稅金4.505.008.00合計(jì)78.0095.50121.00收入占比34.67%38.82%43.21%金額：萬元從上表可以看出，湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用的上升趨勢是非常大的，收入占比從2017年的34.67%上升到了2019年的43.21%，其中差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)三項(xiàng)上升的最快，若不加以控制，將會(huì)嚴(yán)重降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，影響企業(yè)利潤的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而妨礙了企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。公司管理費(fèi)用控制制度現(xiàn)狀湖南君恩科技有限公司的管理費(fèi)用制度由預(yù)算管理和核算執(zhí)行兩部分組成。預(yù)算管理采用增量預(yù)算法，各部門負(fù)責(zé)人制定本部門下一年的預(yù)算總額，經(jīng)過總經(jīng)理的審批，再由財(cái)務(wù)部收集匯總為公司的年度預(yù)算，只有一個(gè)預(yù)算總額，并沒有明細(xì)的預(yù)算。核算執(zhí)行包括差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等費(fèi)用的報(bào)銷，由于市場人員財(cái)務(wù)知識(shí)的不足，在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，會(huì)因?yàn)橘Y料不夠齊全而被財(cái)務(wù)人員拒絕報(bào)銷，要回去整理好資料才能夠報(bào)銷，長此以往，不僅工作效率低，還讓雙方人員都心存不滿。同時(shí)，只要是在預(yù)算總額以內(nèi)的費(fèi)用，資料齊全，財(cái)務(wù)人員都給予報(bào)銷，有些費(fèi)用的發(fā)生合不合理、能否為公司帶來經(jīng)濟(jì)效益，我們不得而知。湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用控制制度存在的問題從湖南君恩科技有限公司現(xiàn)有管理費(fèi)用制度來看，公司雖然制定了較為完整的管理費(fèi)用制度，但還存在以下問題：3.1預(yù)算管理不科學(xué)表2管理費(fèi)用預(yù)算年度表管理費(fèi)用預(yù)算年度表年度/部門合計(jì)財(cái)務(wù)部人事部技術(shù)部設(shè)計(jì)部銷售部支持部2017總預(yù)算781263010146年度完成率100%100%88%86%100%100%2018總預(yù)算95.514.57.5361217.58年度完成率100%100%85%84%100%100%2019總預(yù)算1212010.14315.42210.5年度完成率100%100%86%82%100%100%金額：萬元湖南君恩科技有限公司預(yù)算管理采用增量預(yù)算法，參照上一年度實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為基礎(chǔ),結(jié)合當(dāng)年經(jīng)營的目標(biāo)增加或減少一定比例，確定當(dāng)年預(yù)算管理費(fèi)用的總額。這種方法只有總量控制目標(biāo)，沒有相對的控制目標(biāo),不能有效發(fā)揮預(yù)算管理的預(yù)防性作用。沒有將費(fèi)用金額與收入規(guī)模進(jìn)行對比，難以評估費(fèi)用控制目標(biāo)的合理性，脫離了企業(yè)管理的實(shí)際需求。從表2可以看出這種預(yù)算方法會(huì)出現(xiàn)部分項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算不足,而不能完成年度計(jì)劃,嚴(yán)重影響企業(yè)當(dāng)年經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí),這種編制方法間接鼓勵(lì)企業(yè)各部門盡可能地用足預(yù)算指標(biāo),以抬高下一年度的預(yù)算額度,能夠讓本部門的費(fèi)用壓力小,但是會(huì)浪費(fèi)企業(yè)的財(cái)務(wù)資源。3.2管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程不合理湖南君恩科技有限公司的費(fèi)用報(bào)銷采取紙質(zhì)報(bào)銷,只要是報(bào)銷管理費(fèi)用,無論金額的大小,經(jīng)辦人員都要填寫很多的報(bào)銷單,找各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，碰上節(jié)假日或者領(lǐng)導(dǎo)出差，報(bào)銷時(shí)間還得往后拖幾天，長此以往，市場人員心懷不滿，報(bào)銷費(fèi)用時(shí)十分懶散，覺得財(cái)務(wù)人員要求多，存心為難，往往和財(cái)務(wù)人員爭論一番才完成報(bào)銷，雙方都鬧得很不愉快。正因?yàn)檫@樣，公司費(fèi)用的報(bào)銷程序比較混亂，而且效率也不高。3.3管理費(fèi)用支出過高管理費(fèi)用支出過高的后果就是嚴(yán)重影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)，從表1可以看出，差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)三項(xiàng)的支出占比最大，分析其支出過大發(fā)現(xiàn)以下問題：1.差旅費(fèi)。從表1可以看到公司差旅費(fèi)的支出由2017年的5萬增長到了2019年的16萬，其不斷增長的原因是公司對于差旅費(fèi)沒有一個(gè)特別規(guī)范的制度，很多出差人員在出差時(shí)的費(fèi)用通常沒有具體的明細(xì)，報(bào)銷費(fèi)用時(shí)只寫差旅費(fèi)，而公司財(cái)務(wù)人員也不會(huì)特意核查是否屬實(shí)，久而久之，出差在大家眼里已經(jīng)是一項(xiàng)隱藏的福利了。所以公司差旅費(fèi)的支出才會(huì)這么高。2.辦公費(fèi)。公司員工在工作時(shí)需要各種物品，大到辦公桌、電腦，小到寫字用的紙和筆，都屬于辦公費(fèi)，很多員工在采購的時(shí)候不會(huì)貨比三家，沒有買性價(jià)比最高的商家，而公司領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)管這種小事，到了后來，員工會(huì)鉆空子，在進(jìn)行采購的時(shí)候會(huì)低價(jià)買入，而到財(cái)務(wù)人員處高價(jià)報(bào)銷，以賺取差價(jià)。這就是表1中辦公費(fèi)從2017年的3萬到2019年增長到10萬的原因。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)。業(yè)務(wù)招待費(fèi)通常是公司用來招待外來人員所發(fā)生的管理費(fèi)用，由于業(yè)務(wù)招待費(fèi)的特殊性，員工常常會(huì)把自己的開銷也計(jì)入公司的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，但其實(shí)這些費(fèi)用和公司沒有任何關(guān)系，這種行為讓公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)從2017年的9萬暴漲到2019年的20萬。3.4市場人員缺乏基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)公司市場人員由于缺乏基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)，所以在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)候，通常會(huì)有以下情況發(fā)生：費(fèi)用報(bào)銷的憑證信息不全，申請人沒寫明具體的費(fèi)用項(xiàng)目。例如報(bào)銷住宿費(fèi)用時(shí)，只有一個(gè)總的金額，而沒有具體的時(shí)間以及天數(shù)，甚至還有人連住宿人的姓名都不寫；報(bào)銷的金額數(shù)目也會(huì)出現(xiàn)只有小寫數(shù)字、沒有大寫文字，或者大寫和小寫的金額對不上；報(bào)銷憑證上蓋章處也沒有收款方的蓋章等。因?yàn)槭袌鋈藛T不懂財(cái)務(wù)方面的知識(shí)，才會(huì)有這些問題的發(fā)生。4湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)有效的管理費(fèi)用制度能夠讓企業(yè)快速發(fā)展。從湖南君恩科技有限公司現(xiàn)有管理費(fèi)用制度來看，還存在一些不足，要修正其管理費(fèi)用制度的不足之處并加以改進(jìn),才能降低成本，提高效益。進(jìn)而提升企業(yè)的市場競爭力。4.1加強(qiáng)預(yù)算控制湖南君恩科技有限公司管理費(fèi)用預(yù)算應(yīng)采用零基預(yù)算編制方法。在開展成本費(fèi)用預(yù)算工作的時(shí)候，不參考以前期間發(fā)生的費(fèi)用金額，而是從本期的實(shí)際需要出發(fā)進(jìn)行編制，可以合理有效的進(jìn)行資源分配。企業(yè)各部門各項(xiàng)目應(yīng)通過制定季度目標(biāo)的計(jì)劃來完成年度經(jīng)營目標(biāo),根據(jù)行動(dòng)計(jì)劃確定所需要投入的財(cái)務(wù)資源，進(jìn)而擬定該期所需要的費(fèi)用支出預(yù)算。企業(yè)管理層應(yīng)對每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行“成本和效益”的預(yù)算分析,分析這項(xiàng)支出的必要性和合理性,并按重要性原則對各個(gè)行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行分層排序，當(dāng)企業(yè)的可用資源不足以支撐全部的費(fèi)用支出計(jì)劃或企業(yè)的利潤目標(biāo)限制了可安排的費(fèi)用預(yù)算金額,應(yīng)按重要性調(diào)整費(fèi)用項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。零基預(yù)算編制方法可以讓企業(yè)的財(cái)務(wù)資源合理分配；同時(shí)零期預(yù)算以擬定的行動(dòng)計(jì)劃為編制基礎(chǔ),為預(yù)算執(zhí)行的差異分析和效果評價(jià)提供了依據(jù)。費(fèi)用預(yù)算如表3所示：表32021年度第1季度管理費(fèi)用預(yù)算2021年度第1季度管理費(fèi)用預(yù)算項(xiàng)目合計(jì)財(cái)務(wù)部人事部技術(shù)部設(shè)計(jì)部銷售部支持部工資7.61.20.6212.20.6職工福利費(fèi)2.80.60.20.60.210.2研發(fā)費(fèi)5005000差旅費(fèi)4.51.20.510.61.20辦公費(fèi)2.70.30.30.60.60.60.3折舊費(fèi)1.20.20.20.40.20.10.1修理費(fèi)1.4001.2000.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)610.5112.50水電費(fèi)2.20.30.30.50.50.30.3保險(xiǎn)費(fèi)2002000稅金2200000合計(jì)37.46.82.614.34.17.91.7金額：萬元4.2優(yōu)化管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程湖南君恩科技有限公司應(yīng)該簡化管理費(fèi)用報(bào)銷程序,并加強(qiáng)對每筆管理費(fèi)用的監(jiān)督,這樣才能讓財(cái)務(wù)人員的審批效率更高。費(fèi)用報(bào)銷前,經(jīng)辦人員填寫好《管理費(fèi)用報(bào)銷單》給部門主管審批簽名,部門主管收到郵件后3個(gè)小時(shí)內(nèi)要給予回復(fù),同時(shí)抄報(bào)至總經(jīng)理審批,總經(jīng)理審批通過后，發(fā)送至公司會(huì)計(jì),進(jìn)行報(bào)銷費(fèi)用合理性與真實(shí)性的審核,審核過關(guān)，《管理費(fèi)用費(fèi)報(bào)銷單》則移交出納，由出納進(jìn)行審核付款并存檔。管理費(fèi)用的報(bào)銷流程如圖2所示:出納報(bào)銷業(yè)務(wù)人員填寫費(fèi)用報(bào)銷單并附帶業(yè)務(wù)材料部門主管審核真實(shí)性和合理性會(huì)計(jì)人員出納報(bào)銷業(yè)務(wù)人員填寫費(fèi)用報(bào)銷單并附帶業(yè)務(wù)材料部門主管審核真實(shí)性和合理性會(huì)計(jì)人員審核制單總經(jīng)理審批 圖2管理費(fèi)用審批流程優(yōu)化圖雖然費(fèi)用報(bào)銷流程提倡簡化,但是費(fèi)用審批程序中的監(jiān)督與實(shí)施也要到位。公司財(cái)務(wù)人員要嚴(yán)格審核以下幾項(xiàng)，費(fèi)用支出的合理性和有效性才能得到保證:1.管理費(fèi)用發(fā)票的審核。報(bào)銷費(fèi)用必須提供相應(yīng)的發(fā)票,如果收款方不能開具發(fā)票，則開具收據(jù)并在備注說明實(shí)際情況,確保費(fèi)用的真實(shí)性。2.簽名與審批手續(xù)的審核。必須要按照公司所規(guī)定的流程，經(jīng)過相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的簽字審批才可以報(bào)銷，這樣可以規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷的憑證簽署手續(xù)。3.本公司以外的人員前來進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷不予受理。4.當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用,應(yīng)該在當(dāng)月報(bào)銷。如果不能按時(shí)報(bào)銷要提前申請并說明原因。4.3 控制管理費(fèi)用的支出由于湖南君恩科技有限公司的管理費(fèi)用預(yù)算沒有明細(xì)的項(xiàng)目，只有一個(gè)估算的總數(shù)，所有的費(fèi)用開銷在里面扣除，所以差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出才會(huì)這么高。要對其進(jìn)行具體的預(yù)算控制：1.差旅費(fèi)。要嚴(yán)格控制差旅費(fèi)的發(fā)生，分析其發(fā)生的必要性，能不能為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。員工出差需提前三天填寫《出差申請單》提交到部門主管審核，《出差申請單》上寫明出差目的和工作內(nèi)容，并且注明出差天數(shù)、費(fèi)用項(xiàng)目、預(yù)計(jì)差旅費(fèi)等，部門主管要在收到申請單的一天內(nèi)回復(fù)是否批準(zhǔn)，部門主管批準(zhǔn)方可出差。同時(shí)分級(jí)制定預(yù)算，出差實(shí)際發(fā)生費(fèi)用不得超過限額預(yù)算。表4差旅費(fèi)限額預(yù)算表差旅費(fèi)限額預(yù)算表項(xiàng)目差旅費(fèi)級(jí)別1-3天4-7天7天以上員工10001800視具體情況而定部門主管12002200視具體情況而定經(jīng)理15002600視具體情況而定金額：元2.辦公費(fèi)。公司員工在進(jìn)行采購物品時(shí)，必須貨比三家，購買性價(jià)比最高的商家，同時(shí)，建議公司采購員工與商場簽訂采購合同，或者是充值會(huì)員卡，以爭取到最大優(yōu)惠。原始憑證、發(fā)票等資料也要齊全，財(cái)務(wù)人員才予以報(bào)銷。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)。要嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的發(fā)生，應(yīng)該盡可能地在預(yù)算基礎(chǔ)上減少。可以采取“以收定支”的措施，即給公司帶來多少效益，就給多少的管理費(fèi)用額度。員工在報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)時(shí)要明確注明接待時(shí)間、地點(diǎn)、對象、原因等，并且要準(zhǔn)備齊全報(bào)銷材料。如果實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超過標(biāo)準(zhǔn)，需在餐飲發(fā)票上備注原因，經(jīng)過部門主管和財(cái)務(wù)主管審批簽字過后才可報(bào)銷，否則超過部分不予報(bào)銷。表5業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算表業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算表業(yè)務(wù)金額招待費(fèi)上限10萬以下1000元10萬-20萬1600元20萬-50萬2500元50萬-100萬4000元100萬以上8000元以上費(fèi)用實(shí)施連帶責(zé)任，如果報(bào)銷費(fèi)用后出現(xiàn)問題，不光經(jīng)辦人員承擔(dān)責(zé)任，審核簽字過的主管、會(huì)計(jì)也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，這樣相關(guān)人員才會(huì)盡心盡力審核，最小程度出現(xiàn)錯(cuò)誤。4.4定期組織市場人員培訓(xùn)加強(qiáng)對市場人員的培訓(xùn)，公司可以定期組織培訓(xùn)，由公司財(cái)務(wù)人員給市場人員講解具體的報(bào)銷審核流程，各種單據(jù)應(yīng)該怎么填寫，針對具體的費(fèi)用制定相應(yīng)的指導(dǎo)模板。可以每月針對市場人員所上交的費(fèi)用報(bào)銷材料進(jìn)行評比，對其進(jìn)行真實(shí)性、合理性的綜合考評，評出最規(guī)范與最不規(guī)范人員，對其進(jìn)行工資上的獎(jiǎng)懲，形成考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，這樣可以增強(qiáng)市場人員對于費(fèi)用支出的管控意識(shí)。并且還可以對接財(cái)務(wù)人員，加強(qiáng)交流，這樣可以促進(jìn)市場人員和財(cái)務(wù)人員的關(guān)系，雙方都可以順利完成工作。5總結(jié)綜上所述，本設(shè)計(jì)根據(jù)湖南君恩科技有限公司實(shí)際情況分析，發(fā)現(xiàn)該公司管理費(fèi)用控制存在預(yù)算管理不科學(xué)、管理費(fèi)用報(bào)銷流程不合理、管理費(fèi)用支出過高、市場人員缺乏基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)等問題。針對這些問題，制定了以下優(yōu)化設(shè)計(jì)：在預(yù)算管理方面，可以加強(qiáng)預(yù)算控制，做出有效的預(yù)算管理；在報(bào)銷流程方面，可以優(yōu)化管理費(fèi)用報(bào)銷流程來提高工作效率；在管理費(fèi)用支出方面，可以規(guī)范報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，降低公司的管理費(fèi)用；在市場人員缺乏財(cái)務(wù)知識(shí)方面，可以定期組織培訓(xùn)，讓市場人員懂得費(fèi)用報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)流程。公司應(yīng)該制定有效的管理費(fèi)用制度，并將制度落實(shí)，才能有利于公司的長遠(yuǎn)發(fā)展，在激烈的市場競爭中有一席之地。

參考資料