湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1.公司簡(jiǎn)介湖南凱潤(rùn)家具制造有限公司（以下簡(jiǎn)稱“凱潤(rùn)家具公司”）成立于2006年07月04日，注冊(cè)地位于岳陽市屈原管理區(qū)營田鎮(zhèn)推山咀船埠。注冊(cè)資本為960萬元，占地面積近百畝，現(xiàn)有員工200余人。經(jīng)營范圍包括各種木制工藝品的制造、銷售；家具的制造、銷售。主要原材料有各種松木、杉木、樟木、樺木、水曲柳、白蠟?zāi)?、楠木、檀木、桃木、椴木、水曲柳、免漆板、膠合板、纖維板、夾板、細(xì)木工板、中纖板、防火板、金屬鋁塑板、塑膠板、PVC封邊帶、牛皮、環(huán)保皮、仿真皮、海綿、布料、PU漆、玻璃、鋁材屏風(fēng)、門框、鋁封邊、矩管、鋼板等,主要產(chǎn)品包括木制沙發(fā)、皮革沙發(fā)、木制桌椅等家具、木制工藝品等一系列家具產(chǎn)品。2.凱潤(rùn)家具公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題2.1公司材料采購的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖凱潤(rùn)家具公司主要通過洽購和客戶指定介紹的兩種方式來尋找供應(yīng)商，已有63家合作過的供應(yīng)商，但真正開展了長(zhǎng)期深入合作的并不多。公司的采購現(xiàn)狀歸納起來有以下幾點(diǎn)：1、所需原材料大部分是就近采購，能在本地市場(chǎng)內(nèi)找尋到價(jià)格差異不大且合適的供應(yīng)商，都在本地市場(chǎng)進(jìn)行采購。2、采取“直接供應(yīng)”的方法，減少采購環(huán)節(jié)，直接與供應(yīng)商和一級(jí)代理創(chuàng)建供求關(guān)系。3、小工具和一些輔料、五金小配件為臨用的，數(shù)額在1000元以下的由生產(chǎn)部自行采購。如釘子、螺絲、鐵絲、鎖、合葉、彈簧、柜腿、萬向輪、門鼻、風(fēng)管、門鏡、卷尺、護(hù)角、玻璃膠等。4、及時(shí)掌握物資的到達(dá)情況，保證信息轉(zhuǎn)達(dá)的及時(shí)性，好安排后續(xù)的生產(chǎn)。5、采購員拿到訂單后，必須仔細(xì)閱讀訂單的內(nèi)容，及時(shí)將相關(guān)資料、材料卡提供給相關(guān)部門。6、嚴(yán)格控制所采購的物料的質(zhì)量，由采購員和倉管員驗(yàn)收。7、對(duì)于一些主要材料，公司采用供應(yīng)商直接供應(yīng)或者建材市場(chǎng)進(jìn)行集中采購，不允許自行采購，有特殊情況必須向上級(jí)提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后才能采購。8、所有資料要分類歸檔整理。目前公司材料采購主要分為兩大類，分別是生產(chǎn)材料和輔助材料。生產(chǎn)材料有生產(chǎn)家具、木制品的木材、板材等。詳細(xì)資料見表1：表1凱潤(rùn)家具公司原材料種類分布原材料類型用途所占采購比重生產(chǎn)材料用于家具、木制品生產(chǎn)的木材、板材等65%輔助材料用于裝飾和固定家具、木制品的五金材料等20%家具設(shè)備和零部件生產(chǎn)設(shè)備和零部件10%包裝材料和其他用于家具和木制品的包裝,例如紙箱、泡沫盒、封箱帶等5%從表1可知:凱潤(rùn)家具公司對(duì)原材料的采購所占比重最大,所以作為采購比重最大的原材料采購,原材料的采購成本就直接影響著公司的成本和利潤(rùn)。采購比重占第二位的是家具設(shè)備和零部件,大件家具設(shè)備的采購需求和訂單數(shù)量都是由生產(chǎn)部和采購部先核對(duì)、確定數(shù)量，再制定出采購清單,經(jīng)由負(fù)責(zé)人審批后再由專人負(fù)責(zé)購買。而小部件和數(shù)額在1000元以下的可由采購員自行控制,決定購買數(shù)量。包裝材料和其他所占的比重最小,僅為5%。公司所用的包裝材料一般就是密封箱、泡沫盒和硬紙箱等,主要是方便運(yùn)輸途中對(duì)于產(chǎn)品的保護(hù)。通過對(duì)凱潤(rùn)家具公司原材料種類的分布分析，針對(duì)于這些原材料的主要制品以及供應(yīng)商數(shù)量也做出了考量分析。詳細(xì)資料見表2：表2凱潤(rùn)家具公司主要產(chǎn)品及供應(yīng)商數(shù)量分布表原材料制品原料地區(qū)數(shù)量木制家具杉木、樟木、樺木等深圳28金屬家具鋼板、三腳架廣州12真皮家具仿真皮、牛皮浙江10木工藝品檀木、桃木、杉木、椴木、紅木等江西13由表2可知：凱潤(rùn)家具公司一直以制作并銷售各種木制品、家具為主，公司供應(yīng)商地區(qū)分布廣，且大多是一線城市，有效地提高了采購的效率。湖南凱潤(rùn)家具主要是以各種木材加工為主，目前材料采購計(jì)劃一般由采購部制定，由采購部與供應(yīng)商商洽談判，采購部簽訂采購合同，然后供應(yīng)商送貨，原材料到貨時(shí)由倉管員一人進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收后通知財(cái)務(wù)部付款。公司現(xiàn)有詳細(xì)材料采購流程圖如圖1所示：生產(chǎn)部門請(qǐng)購選擇供應(yīng)商采購訂單采購部門生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)部門請(qǐng)購選擇供應(yīng)商采購訂單采購部門生產(chǎn)計(jì)劃倉管員倉管員財(cái)務(wù)收付款驗(yàn)收入庫財(cái)務(wù)收付款驗(yàn)收入庫圖1:凱潤(rùn)家具現(xiàn)有采購流程圖2.2目前凱潤(rùn)家具公司材料采購存在的問題2.2.1供應(yīng)商管理制度不科學(xué)1.供應(yīng)商多而且分布很廣，加上公司本身資源限制且沒有建立詳細(xì)的供應(yīng)商檔案，所以不可能對(duì)每家供應(yīng)商都進(jìn)行管理。采購員只是按照需采購的原料的類型對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理。雖對(duì)每一家供應(yīng)商都會(huì)定期進(jìn)行考評(píng)，但只在有問題發(fā)生時(shí)才對(duì)有問題的供應(yīng)商進(jìn)行簡(jiǎn)單的電話和短信盤問，這導(dǎo)致問題發(fā)生的隱患大大增加，而且讓公司處于一個(gè)被動(dòng)狀態(tài)。2.供應(yīng)商的選擇有局限性。對(duì)于供應(yīng)商直接供應(yīng)的，占了公司總采購額的最大比例，而且所用的木料來源都是由幾家固定的供應(yīng)商供應(yīng)，這使得公司處于被動(dòng)狀態(tài)，也讓公司在價(jià)格的商議上受到了市場(chǎng)的影響。因?yàn)椴牧系墓?yīng)需要他們的支撐，這就會(huì)導(dǎo)致在一些緊急情況下供應(yīng)商會(huì)坐地起價(jià)，對(duì)公司產(chǎn)生的采購成本造成一定的影響。3.與供應(yīng)商缺乏長(zhǎng)期深入的合作。凱潤(rùn)家具公司雖已和60多家供應(yīng)商合作過，但在與供應(yīng)商的合作與合作中，對(duì)供應(yīng)商管理缺少科學(xué)性和針對(duì)性。對(duì)于供應(yīng)商的評(píng)定大都是根據(jù)采購人員的主觀評(píng)價(jià)為主，所以評(píng)價(jià)的結(jié)果容易受到主觀因素的影響，不能全面的反映所合作供應(yīng)商的綜合實(shí)力，也不利于公司選擇最合適的長(zhǎng)期合作伙伴。4.在日常采購中，采購人員的關(guān)注點(diǎn)放在了與多家供應(yīng)商的價(jià)格比較上，而忽略了對(duì)木料的質(zhì)量比較。比如采購員往往都是在本地市場(chǎng)內(nèi)尋找合適的供應(yīng)商，事后再對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行控制管理。這樣雖然降低了采購成本，但不能讓供應(yīng)商有想長(zhǎng)期合作的考慮，不能讓他們提供增值服務(wù)，也容易造成木料運(yùn)送延遲、缺貨或質(zhì)量不合格等問題，會(huì)對(duì)公司的生產(chǎn)運(yùn)作帶來影響。2.2.2采購計(jì)劃與流程管理不合理1.采購人員在材料采購的過程中，雖保證了訂單的完成，卻忽略了對(duì)供應(yīng)商必要的控制和監(jiān)督，而過后再進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)不但影響到生產(chǎn)的時(shí)間，更是增加了大量的檢測(cè)成本。2．采購部?jī)?nèi)沒有派專業(yè)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行跟蹤以及協(xié)議的管理，采購員工作繁忙，不利于他集中精力去了解市場(chǎng)的行情以降低采購的成本。公司和供應(yīng)商的往來基本是采購部在進(jìn)行，而其他部門缺少與供應(yīng)商的直接交流，這使得供應(yīng)商對(duì)公司提出的采購要求很難在整個(gè)公司進(jìn)行積極響應(yīng)。3.凱潤(rùn)家具公司最主要的材料采購都源于木材，而木材因天氣、保管等原因都極易出現(xiàn)品質(zhì)問題，如脆性、夾皮、油眼、節(jié)子、開裂、翹曲、變色、腐壞、蟲害等。所以公司應(yīng)注重庫存情況，如果出現(xiàn)采購過剩，這些木材極易堆積，使得成本費(fèi)用增加，這種情況會(huì)給公司的經(jīng)濟(jì)效益帶來損失，這些質(zhì)量上的把關(guān)沒做好也極易影響到后續(xù)產(chǎn)品的生產(chǎn)。2.2.3材料入庫驗(yàn)收制度不完善由于凱潤(rùn)家具公司的原材料大多以木材為主，而天氣、堆積、保管等原因都極易造成木材品質(zhì)出現(xiàn)問題，大多時(shí)候材料到達(dá)都由倉管員核對(duì)驗(yàn)收，缺少專業(yè)質(zhì)檢員質(zhì)檢，以致于在后續(xù)產(chǎn)品制造過程中出現(xiàn)節(jié)子、外觀不佳、木材損壞等問題，這時(shí)又需要重新訂購材料并返工，并造成材料的浪費(fèi)，降低了工作效率也增高了公司成本。數(shù)額在1000元以下和通過審核可自行采購的原材料每次都是由采購員填寫采購申請(qǐng)書，隨后再經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字同意訂購。申請(qǐng)書上表明公司所需原材料，但并未確定好供應(yīng)商。3.公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案及優(yōu)化后的流程圖3.1材料采購管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案3.1.1提高供應(yīng)商管理的科學(xué)性多開發(fā)新的供應(yīng)商。對(duì)于大批大量材料的采購，應(yīng)該采購前就制定好計(jì)劃，把握好市場(chǎng)行情。盡可能的做到價(jià)低多購，不能單純的為了便利，應(yīng)該把材料質(zhì)量放在第一位，盡量地去節(jié)約資金，降低成本。應(yīng)加強(qiáng)自身的采購管理。每次提出采購申請(qǐng)之后，如果申請(qǐng)采購的材料價(jià)格公司已有記錄，則不需要再去市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格盤查工作；反之就需要。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的培訓(xùn)和技術(shù)支持，幫助他們快速提高已達(dá)到公司要求，保持與供應(yīng)商的穩(wěn)定性。加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)的考察。以便于公司進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)的開發(fā)，尋找更有實(shí)力和主動(dòng)的供應(yīng)商，和他們建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，有了強(qiáng)有力的供應(yīng)商更便于公司應(yīng)對(duì)客戶多樣化的需求和市場(chǎng)的各種風(fēng)險(xiǎn)，為公司的穩(wěn)步發(fā)展提供了強(qiáng)有力的保障。3.1.2合理規(guī)劃采購計(jì)劃以及流程1.加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理和提升，助于流程的進(jìn)展。因?yàn)橛行枰孕胁少彽脑牧?，所以公司?yīng)加強(qiáng)對(duì)采購人員的管理，提高員工的整體素質(zhì)。對(duì)于不同的原材料采購，采購人員所需的素質(zhì)和能力培養(yǎng)也不同，在與客戶進(jìn)行采購洽談時(shí)，不僅要儀態(tài)端正彬彬有禮，還要具備優(yōu)秀的談辯能力，爭(zhēng)取能做到讓公司采購成本最小化。2.公司各部門之間應(yīng)緊密聯(lián)系。采購部和業(yè)務(wù)部應(yīng)該你幫我助，互相照應(yīng)。公司采購部的計(jì)劃雖然都來源于產(chǎn)品制作的需求，但最終還是要落實(shí)到每位客戶的訂單上，而且，采購部在市場(chǎng)上獲取的信息可以為業(yè)務(wù)部掌握市場(chǎng)行情、了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)起到很大的幫助。采購部與生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)該做到信息傳送及時(shí)、清晰。由于采購部可以直接接觸到市場(chǎng)，所以對(duì)市場(chǎng)信息十分敏銳，這對(duì)生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、創(chuàng)新方面起到了很好的橋梁作用，生產(chǎn)技術(shù)部對(duì)采購部也有很大的啟迪作用，它具備了家具設(shè)計(jì)的所有專業(yè)知識(shí)，這為采購部的采購指名了方向。3.制定合理的采購規(guī)劃。對(duì)產(chǎn)品的需求以及合適的采購周期和詳細(xì)的原料品種、采購數(shù)量要做好提前規(guī)劃，避免材料的過剩或者短缺。生產(chǎn)計(jì)劃都由生產(chǎn)部門提出，再由主管審核。接著再由采購部門執(zhí)行，采購部門要貨比三家進(jìn)行詢價(jià)比價(jià)議價(jià)，在價(jià)格方面要結(jié)合預(yù)算進(jìn)行控制選取。3.1.3完善驗(yàn)收制度針對(duì)凱潤(rùn)家具公司材料驗(yàn)收制度不完善的問題，我建議公司在完善驗(yàn)收制度時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1.由質(zhì)檢人或指定的人員一起參與材料的質(zhì)檢，根據(jù)采購清單逐個(gè)核對(duì)材料的數(shù)量和規(guī)格，檢查核實(shí)無誤后，再由雙方填寫入庫單并共同簽字后才可作為有效的結(jié)算憑證，并把供應(yīng)商提供的合格證、檢測(cè)報(bào)告等資料統(tǒng)一進(jìn)行整理存檔。對(duì)于不合格的材料，嚴(yán)禁辦理入庫手續(xù)。2.采購金額達(dá)1000元以上的需簽立采購合同，并經(jīng)采購部蓋章后方可視為有效，并要派人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，督促供應(yīng)商按期到貨。1000元以下的訂單也應(yīng)確定好供應(yīng)商，并要求采購部會(huì)同財(cái)務(wù)部、倉管部保證倉庫賬實(shí)相符，帳帳相等，做到一月一盤點(diǎn)。3.對(duì)于后續(xù)出現(xiàn)材料浪費(fèi)和品質(zhì)問題的報(bào)廢，應(yīng)及時(shí)向生產(chǎn)部說明廢舊材料的情況，再由生產(chǎn)部向上級(jí)請(qǐng)示意見。如要出售應(yīng)由生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、倉管員、財(cái)會(huì)共同參與，出售的金額應(yīng)由財(cái)務(wù)人員接收，轉(zhuǎn)交給公司財(cái)務(wù)部。3.2優(yōu)化后的材料采購流程圖針對(duì)湖南凱潤(rùn)家具公司的材料采購現(xiàn)狀，經(jīng)過反復(fù)了解、比較同行業(yè)家具制造企業(yè)情況，我對(duì)凱潤(rùn)家具公司采購制度進(jìn)行優(yōu)化之后，制定了一個(gè)優(yōu)化后的材料采購制度流程圖，如圖2所示：制定采購計(jì)劃采購部提交用料計(jì)劃生產(chǎn)部客戶訂單制定采購計(jì)劃采購部提交用料計(jì)劃生產(chǎn)部客戶訂單采購部采購部財(cái)務(wù)部采購部入庫財(cái)務(wù)部采購部入庫付款付款合合格驗(yàn)貨到貨簽訂采購合同選擇合適的供應(yīng)商驗(yàn)貨到貨簽訂采購合同選擇合適的供應(yīng)商不合格不合格圖2：凱潤(rùn)家具公司優(yōu)化后的材料采購流程圖4.對(duì)凱潤(rùn)家具公司材料采購制度優(yōu)化方案的評(píng)價(jià)針對(duì)于凱潤(rùn)家具公司的材料采購制度優(yōu)化方案，本著從實(shí)際出發(fā)、具體問題具體分析的原則，優(yōu)化后的方案提高了公司的工作效率，降低了采購成本，也避免了采購過程中會(huì)出現(xiàn)的疏漏和檢驗(yàn)規(guī)程的缺失。優(yōu)化后的方案精簡(jiǎn)高效，專業(yè)分工明確，責(zé)權(quán)對(duì)等，適應(yīng)凱潤(rùn)家具公司未來的健康高速發(fā)展。

參考資料[1]王麗.B公司非關(guān)鍵材料采購風(fēng)險(xiǎn)管理分析［J］.