湖南協(xié)和家電有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 湖南協(xié)和家電有限公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計 1公司簡介湖南協(xié)和家電有限公司是長沙家電行業(yè)知名企業(yè)，地址位于湖南省長沙市芙蓉區(qū)文藝路街道五一中路129號。公司成立時間2012年，注冊資本800萬人民幣，現(xiàn)有職工約100人。該公司的經(jīng)營范圍是家用電器及配件、通訊產(chǎn)品、中央空調(diào)設(shè)備及配件銷售、安裝、維修等。該公司主要以門店銷售為主，目前產(chǎn)銷平衡。部門機(jī)構(gòu)包括商務(wù)部、人事部、倉儲物流部、業(yè)務(wù)部、市場部、直營部、電商部、售后服務(wù)部、財務(wù)部等九個部門。圖1湖南協(xié)和家電有限公司部門結(jié)構(gòu)圖2公司往來賬款管理存在的主要問題該公司的往來賬款主要分為應(yīng)收款類以及應(yīng)付款類，進(jìn)一步分為應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)付、預(yù)收賬款等。根據(jù)公司的財務(wù)內(nèi)部調(diào)查財務(wù)報表，發(fā)現(xiàn)協(xié)和家電公司在應(yīng)收賬款方面存在的問題較為突出，其次是其他往來賬務(wù)處理不規(guī)范。因此，本方案主要針對應(yīng)收賬款管理問題進(jìn)行優(yōu)化。2.1應(yīng)收賬款賬齡缺少定期分析協(xié)和家電公司自從成立以來一直處于上升的階段，銷售產(chǎn)品越來越多，參與的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也越來越多，收入也是越來越多，隨之而來的問題也出現(xiàn)了。公司為了擴(kuò)大銷售，往往采取的是賒銷手段，從而發(fā)生了很多的應(yīng)收賬款，導(dǎo)致應(yīng)收賬款難以管理。因為會計人員沒有重視對應(yīng)收賬款信息的收集整理，所以很難快速查詢到具體詳細(xì)的信息，更談不上在規(guī)定的時間期限內(nèi)定期對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，如果沒有了分析也就不會及時采取收款行動，這樣就容易造成公司的資金流入現(xiàn)象遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于資金流出現(xiàn)象，同時公司應(yīng)收賬款資金情況也受到很大影響，嚴(yán)重時甚至讓公司資金運轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難。2.2應(yīng)收賬款難以收回在公司的運營過程中，銷售與收款之間存在一定的時間差，導(dǎo)致業(yè)務(wù)的成交時間與收到貨款的時間不一致。在過去的幾年中，協(xié)和家電有限公司沒有在規(guī)定的時間內(nèi)及時結(jié)清應(yīng)收賬款，也沒有采取足夠的措施來收取應(yīng)收賬款，并在很長一段時間內(nèi)沒有與客戶核對往來賬款。導(dǎo)致賬簿上很長一段時間存在壞賬，從而增加了壞賬準(zhǔn)備并影響了資金的返回。2.3往來賬款未及時核對、未定期清理湖南協(xié)和家電公司忽視了往來賬款及時核對的重要性，沒有制定相應(yīng)計劃，也沒有定期或者不定期分類核對往來賬款。財務(wù)人員直接簡化做賬步驟，只有在年底才會對往來賬款進(jìn)行清查核對，這種方式時間跨度太大，單據(jù)不全，清查起來很難找到實際對應(yīng)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致往來賬款余額越來越大，形成一種惡性循環(huán)，發(fā)生壞賬、亂賬。由于財務(wù)人員沒有做到定期清查，有些有名無實的往來賬款久掛賬上，使得壞賬沒有得到及時報損、處理，最終導(dǎo)致壞賬無法有效清理，后續(xù)催款難度增加。2.4財務(wù)人員分工不明確湖南協(xié)和家電公司的財務(wù)部對于往來賬款沒有設(shè)置專人專管，經(jīng)常會隨意指派財務(wù)人員去負(fù)責(zé)往來賬戶收款。對于崗位職責(zé)不明確，分工不明確，經(jīng)常發(fā)生崗位交叉，沒有明確到哪一部分該由誰來負(fù)責(zé)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)交接處理沒做到位。比如，前一個人剛對賬完沒有主動去催收，也沒有將相關(guān)信息交給負(fù)責(zé)的財務(wù)人員，也未能跟進(jìn)，如此惡性循環(huán)，沒有連續(xù)性，交接手續(xù)不健全，并且沒有形成合法、完整有效的對賬憑據(jù)，也可能導(dǎo)致相關(guān)資料流失，最后壞賬也不斷增多。此外，由于應(yīng)付款和應(yīng)收款涉及的流程環(huán)節(jié)多，如果在不完整的獎懲機(jī)制中，容易導(dǎo)致財務(wù)人員結(jié)清往來賬目的積極性降低。2.5忽視對客戶信用的調(diào)查和管理公司在客戶信用方面，預(yù)防意識相對較弱，并且忽視了對客戶信用的調(diào)查和信用信息的管理。同時，協(xié)和家電公司合作的客戶會使用各種賒銷方法來獲取市場份額，如賒銷或推遲付款。往來賬款的所占時間比越長，公司的壞賬機(jī)率越高，公司占用資金也越容易存在損失。無法評估和分析客戶的信用狀況和信譽，通常會給公司的賬目帶來重大風(fēng)險。3公司往來賬款管理優(yōu)化設(shè)計3.1運用Excel軟件定期、動態(tài)地進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡表分析湖南協(xié)和家電公司須非常認(rèn)真地對待應(yīng)收賬款，因為拖欠的時間越長，收回成功率就越低，壞賬損失也就越大。所以應(yīng)該做好應(yīng)收賬款的賬齡的分析，切切實實的關(guān)注應(yīng)收賬款回收的變化。為此創(chuàng)建了應(yīng)收賬款表單，其中包括交易日期、客戶名稱、應(yīng)收金額、本期已收金額、期末應(yīng)收金額、付款期限、到期日期、逾期天數(shù)。通過表1所示，可以快速、清晰、具體的明確應(yīng)收賬款信息，準(zhǔn)確地反映出每一個客戶回款時間和內(nèi)容，降低應(yīng)收賬款發(fā)生的風(fēng)險，為應(yīng)收賬款及時收回做好準(zhǔn)備，也為其管理提供有效的依據(jù)。表1應(yīng)收賬款賬單（2020.1.31）通過Excel中的匯總功能進(jìn)行計算，得出精確結(jié)果，建立“應(yīng)收賬款賬齡分析”表，表格內(nèi)容包括了賬齡、應(yīng)收賬款金額、所占比例等。由表2所示。表2湖南協(xié)和有限公司應(yīng)收賬款賬齡分析表從該表了解到協(xié)和家電公司未到期的應(yīng)收賬款為6500萬元、所占比例為19.7%，逾期0至30天的應(yīng)收賬款為0萬元，逾期30天至60天的應(yīng)收賬款為0萬元，逾期60天至90天的應(yīng)收賬款為134萬元，所占比例為4.07%,逾期在90天以上的應(yīng)收賬款為2509萬元、所占比例為76.23%，由表內(nèi)數(shù)據(jù)得出公司逾期天數(shù)處于90天以上所占比例最高。通過對表格詳細(xì)的分析，可以有計劃的對逾期款項進(jìn)行催收，降低回款風(fēng)險。3.2建立并完善公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度湖南協(xié)和家電公司為了加大應(yīng)收賬款收款力度，加快應(yīng)收賬款收款速度，公司建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度，首先要規(guī)范應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程（如下圖2），其次明確應(yīng)收賬款部控制目標(biāo)：賒銷符合企業(yè)的銷售政策，并進(jìn)行經(jīng)適當(dāng)審批；發(fā)票上載明的價格、數(shù)量和付款條件與貸方通知單和訂單合同一致；發(fā)生的賒銷及時記錄入賬；應(yīng)收賬款得到及時恰當(dāng)催收等。最后，在“應(yīng)收賬款”部分中制定控制點：發(fā)貨單、銷售發(fā)票、運輸單據(jù)和信用額度；呆賬核銷由有經(jīng)授權(quán)的人員批準(zhǔn)；定期創(chuàng)建賬齡分析計劃，并及時收集應(yīng)收賬款。特制此制度還可以保證公司資金的安全性，防止操作風(fēng)險，盡可能的縮短應(yīng)收賬款占用時間，加快資金周轉(zhuǎn)。開始編制記賬憑證并且登記應(yīng)收賬款明細(xì)開始編制記賬憑證并且登記應(yīng)收賬款明細(xì)根據(jù)分公司報表匯總應(yīng)收賬款根據(jù)分公司報表匯總應(yīng)收賬款簽訂銷售合同并且開具銷售發(fā)票進(jìn)行應(yīng)收賬齡分析簽訂銷售合同并且開具銷售發(fā)票進(jìn)行應(yīng)收賬齡分析依據(jù)應(yīng)收賬款分析提示業(yè)務(wù)經(jīng)辦人催款依據(jù)應(yīng)收賬款分析提示業(yè)務(wù)經(jīng)辦人催款收到貨款提示財務(wù)部二次催款收到貨款提示財務(wù)部二次催款收款 是收款匯總報集高層賬務(wù)處理是匯總報集高層賬務(wù)處理是編制應(yīng)收賬款余額表編制應(yīng)收賬款余額表審批進(jìn)行應(yīng)收賬款分析審批進(jìn)行應(yīng)收賬款分析結(jié)束結(jié)束圖2應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程圖3.3建立定期對賬制度，加強清理工作湖南協(xié)和家電公司在往來賬款管理中，普遍存在長期掛賬，為了解決加強核對力度，解決因清理、對賬不及時，而造成的公司利益損失，建立了往來款項對賬制度流程圖（如下圖3），確定對賬形式可以通過電子郵件、信函等。其次確定好對賬時間，內(nèi)部往來按月對賬，外部往來最少每季與往來客戶對賬一次，與客戶對賬時，要求對方提供對賬單，并填寫對賬單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字歸檔。為此能夠有效的減少公司的對賬時間，提高雙方工作效率，解決公司的問題。確定對賬形式（電子郵件、傳真信函等）確定對賬形式（電子郵件、傳真信函等）確定固定對賬時間內(nèi)部按月對賬 確定固定對賬時間內(nèi)部按月對賬與客戶對賬時，要求對方提供對賬單與客戶對賬時，要求對方提供對賬單外部按季度對賬外部按季度對賬雙方簽字定檔雙方簽字定檔圖3往來對賬制度流程圖此外，為了進(jìn)一步強化公司往來賬款的管理，確保往來賬款清理順利的進(jìn)行，制定了以下方案，其中清理范圍包括內(nèi)部往來和外部往來；對于掛賬時間較長的往來款項(基于2020年1月的會計報表中的交易數(shù)據(jù)）。它包括三個階段。第一是控制和核對清理階段（2月1日至2月20日），創(chuàng)建一個由經(jīng)理和財務(wù)部成員組成的往來款項清理小組，組織并執(zhí)行全面完整的清理任務(wù)。公司的總經(jīng)理是第一責(zé)任人，并且安排相關(guān)人員明確責(zé)任分工。第二是整理和匯總（2月21日至2月25日），對往來賬款進(jìn)行逐一整理，分類并且提出意見；清理后對出現(xiàn)的問題制定有效的措施并認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)。第三，應(yīng)在2月25日之前及時發(fā)送交易的結(jié)算結(jié)果，必須如實報告當(dāng)前問題，不允許延遲。往來賬款清理方案內(nèi)部往來往來賬款清理方案內(nèi)部往來外部往來外部往來第三階段在2月25日前及時報送第二階段整理總結(jié)階段(2月21日-2月25日)第一階段核對清理階段第三階段在2月25日前及時報送第二階段整理總結(jié)階段(2月21日-2月25日)第一階段核對清理階段(2月1日-2月20日)清理信息，如實報送清理結(jié)果逐一整理，分類并提出意見領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部成員組成的往來款項清理小組清理信息，如實報送清理結(jié)果逐一整理，分類并提出意見領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部成員組成的往來款項清理小組 對長期掛賬的款項要查明原因，并提意見對長期掛賬的款項要查明原因，并提意見明確責(zé)任分工明確責(zé)任分工經(jīng)協(xié)議，上報財務(wù)中心否經(jīng)協(xié)議，上報財務(wù)中心清清理工作結(jié)束后，各單位認(rèn)真總結(jié)圖4往來賬款清理方案3.4明確崗位職責(zé)，健全崗位設(shè)置由于湖南協(xié)和家電公司對往來會計沒有明確的分工，因此可以專設(shè)應(yīng)收會計、應(yīng)付會計人員實行對往來賬款的催收和付款，在規(guī)定時間內(nèi)輪換，設(shè)立不相容崗位制度，建立明確的職責(zé)分工制度，防止舞弊發(fā)生。其次公司為了提高工作效率，應(yīng)從明確往來會計人員崗位職責(zé)，工作內(nèi)容來著手分析。如下表3所示。表3往來會計崗位職責(zé)、工作內(nèi)容崗位職責(zé)工作內(nèi)容1.與有關(guān)部門合作，為債權(quán)人和預(yù)付款制定會計和管理方法。

2.執(zhí)行交易結(jié)算，查看交易通知，并及時執(zhí)行結(jié)算處理。

3.及時與供應(yīng)商對賬，以提供準(zhǔn)確的支票賬戶信息；

4.定期償還債務(wù)和預(yù)付款。

5.正確維護(hù)會計信息并執(zhí)行經(jīng)理分配的各種任務(wù)。1.準(zhǔn)備付款單。根據(jù)訂單，驗收憑證，倉庫訂單等

2.定期與供應(yīng)商核對賬目。

3.整理付款事宜；付款由財務(wù)員完成，而會計則保留帳戶。

4.準(zhǔn)備會計限制和付款明細(xì)。

5.將未付的付款憑證分開。已支付（注銷）的付款憑證。根據(jù)銷售合同對每個客戶建立臺帳管理，做好銷售

合同的管理。在明確公司往來賬款管理崗位職責(zé)分工后，為了提高工作效率，建立規(guī)范應(yīng)收崗位流程（如下圖5所示），對于協(xié)和家電公司往來賬款分工不明確，應(yīng)付及應(yīng)收人員第一要根據(jù)銷售合同對每個客戶建立臺賬管理，做好銷售合同管理；第二，驗證和確認(rèn)客戶轉(zhuǎn)移，準(zhǔn)備會計記錄，收集和記錄客戶賬戶信息；第三做好每天檢查，做好客戶回款的工作；第四在10天內(nèi)向經(jīng)理報告回購計劃統(tǒng)計表；第五付款時間表實時與客戶查對帳戶，以查明原因并通知經(jīng)理；最后負(fù)責(zé)對客戶開具的發(fā)票進(jìn)行審核；根據(jù)銷售合同對每個客戶建立臺帳管理，做好銷售

合同的管理。做好客戶回款的

做好客戶回款的

審核確認(rèn)工作，編制收款會計憑證并登記應(yīng)收帳款明細(xì)做好應(yīng)收帳款日常核對工作，及時將對帳資料歸集做好應(yīng)收帳款日常核對工作，及時將對帳資料歸集

存檔，必要時與銷售員一道外出對帳?；乜钣媱澖y(tǒng)計表，每月10日前向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報送一份回款計劃統(tǒng)計表，每月10日前向部門主管領(lǐng)導(dǎo)報送一份及時與客戶對帳，查明原因并向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。及時與客戶對帳，查明原因并向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。負(fù)責(zé)對客戶開具發(fā)票情況的審核;負(fù)責(zé)對照負(fù)責(zé)對客戶開具發(fā)票情況的審核;負(fù)責(zé)對照款支付進(jìn)行審核。圖5應(yīng)收崗位職責(zé)工作內(nèi)容流程圖3.5明確客戶信用，建立全面的信用檔案為了協(xié)和家電公司的可持續(xù)發(fā)展，也為了其能夠增加市場訂單和銷售收入，需要對客戶信用進(jìn)行考核，同時建立客戶信用檔案（如圖6所示），對客戶的相關(guān)信息進(jìn)行收集并對信用等級進(jìn)行評估。圖6客戶信用檔案該表格建立并補充了與他們實際情況相匹配的客戶信用評級系統(tǒng)。在進(jìn)入市場之前，對公司的客戶進(jìn)行了國內(nèi)范圍的初步調(diào)查，以初步了解客戶的經(jīng)營狀況資產(chǎn)指標(biāo)、產(chǎn)品類型和市場群體、股東客戶及其信用、排名、回收率等，以了解客戶的信譽度，評估客戶的信用風(fēng)險和信用等級；通過對客戶信用進(jìn)行評分的方法，對不同信用評分的客戶采用不同的信用政策，以有效降低管理應(yīng)收賬款的風(fēng)險。4評價本設(shè)計方案，運用了Excel表制作應(yīng)收賬款賬齡表；通過調(diào)查分析得出往來賬款信用客戶檔案表、應(yīng)收賬款基本業(yè)務(wù)流程表、制定了往來賬款清理方案等。根據(jù)表格數(shù)據(jù)詳細(xì)分析了公司在往來賬款中存在的問題，并且提出了一些策略。能夠讓公司的財務(wù)人員明確各自的崗位，并對往來賬款存在的一些問題進(jìn)行有針對性的解決，幫助公司降低應(yīng)收賬款的風(fēng)險，做到有效核查。通過圖片和表格，能夠把問題表達(dá)的更清楚，還能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決公司的一些問題。由于應(yīng)收賬款在公司占重要一席，