湖南星富通科技有限公司差旅費報銷制度的優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u209561湖南星富通科技有限公司公司簡介 湖南星富通科技有限公司差旅費報銷制度的優(yōu)化設計1湖南星富通科技有限公司簡介湖南星富通科技有限公司二〇一七年在上海正式成立,注冊資本約二千萬人民幣,在長沙設立總部，在上海、武漢和深圳成立了一個分支機構(gòu)。星富通憑借金融創(chuàng)業(yè)管理團隊在多個金融行業(yè)慢慢積累的經(jīng)驗，和對中國移動金融支付運營業(yè)務深深的了解和自己嚴格的服務，并致力于為廣大金融機構(gòu)及中小企業(yè)用戶搭建移動支付運營管理服務平臺、提供金融行業(yè)支付解決方案、拓展行業(yè)合作伙伴渠道并為其提供更加專業(yè)化的支付運營支持服務,同時為各位公民免費提供基于金融移動端和互聯(lián)網(wǎng)的智慧城市金融生活支付應用。湖南星富通科技有限公司管理層設有一名總經(jīng)理、質(zhì)量負責人和副總經(jīng)理。質(zhì)量負責人管理質(zhì)管部、加工車間，負責產(chǎn)品加工與檢測工作，嚴格控制產(chǎn)品質(zhì)量對生產(chǎn)的產(chǎn)品負主要連帶責任。副總經(jīng)理兼任財務總監(jiān)一職，不僅管理公司日常發(fā)生的一切財務業(yè)務還管理采購部倉儲部和財務部。通?？偨?jīng)理組織管理層共同完成對事務的決策。圖1湖南星富通科技有限公司管理結(jié)構(gòu)狀況2湖南星富通科技有限公司差旅報銷制度的現(xiàn)狀及存在的問題2.1制度落實不徹底表1湖南星富通科技有限公司差旅報銷制度序號具體制度1公司的員工因為公事出差，按照公司差旅費報銷制度規(guī)定，統(tǒng)一購買火車。如果有特殊情況需要乘坐其他出行工具時，要按要求報副總經(jīng)理批準。2在出差補助上，市外出差出行工具按每人100元每天進行報銷。3在住的方面，按每個人每天限額150元進行報銷，副總經(jīng)理及副總經(jīng)理以上領導進行實報實銷，但不允許過度奢侈。4在吃方面，按照每個人每天限額40元進行報銷。5在公交、滴滴等市內(nèi)出行上，按照每人每天20進行報銷。6出差的人員報銷差旅費，得按規(guī)定，在規(guī)定的時間里面進行報銷。湖南星富通科技有限公司在差旅費申報問題上有一定的明文規(guī)定，但是公司對出差審批并沒有制定完整的制度，就總有人利用其不完善的地方以公濟私。比如有時上級領導對批準出差并不在意，有員工跟他提議或者匯報要出差然后遞交申請單，領導手頭忙碌也未仔細考慮就簽字同意了其出差申請，也沒有注意其出差的具體原因，造成了許多員工虛假請假，使得公司出差外派人員數(shù)量得不到控制，從而出差人數(shù)直線上升。2.2差旅費報銷不及時根據(jù)我的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，星富通公司的出差地點都比較近，除了需要去外地學習的技術人員外，湖南星富通科技有限公司員工常有需要去距離較近的地方幫助客戶調(diào)試產(chǎn)品的設備程序，像這一類的出差報銷通常為交通費和伙食費，因為發(fā)生數(shù)額較小，發(fā)票多，且經(jīng)常發(fā)生，會有員工因為怕麻煩而選擇將發(fā)票報銷單堆積起來，等到數(shù)額較大時再去補一張差旅費報銷單找領導簽字，才去財務部報銷。這也導致了發(fā)票丟失，或者發(fā)票上字跡不清晰，金額模糊的情況經(jīng)常出現(xiàn)，阻礙了發(fā)票報銷的審核監(jiān)督。2.3傳統(tǒng)的差旅費報銷模式，工作效率低目前湖南星富通科技有限公司采用的是傳統(tǒng)手工報銷的模式。出差人員接到出差任務時需要通過提交出差申請，選擇適當?shù)慕煌üぞ撸A訂合適的住宿地，然后出發(fā)前往出差。出差人員返回后需要把出差時所發(fā)生的差旅費整理并完成審批流程表。例如:付款申請單;星富通公司出差審批表;差旅報銷單;原始票據(jù)粘貼單。相關單據(jù)填寫完后交給本部門領導審核，經(jīng)領導審核后交至會計核報，再有財務部審批對報銷單據(jù)審核，并填制記賬憑證，審核無誤后將單據(jù)提交出納審核并付款，完成后經(jīng)辦人領款簽字。在這個發(fā)展迅速的時代，手工報銷的模式是落后的，差旅費報銷的人員每天需要浪費很多時間等著報銷單據(jù)被上級領導審批完成，有的時候公司人員因為忙或其它原因自己不能去報銷的就會委托他人代為報銷差旅費。紙質(zhì)的原始憑證較多不利于保存并容易弄丟，當出現(xiàn)緊急情況出差的時候也會很麻煩，要填寫出差申請單并找領導簽字,所以紙質(zhì)的報銷辦理手續(xù)比較麻煩而且效率低。領導每天也浪費很多精力等待報銷人員的單據(jù)進行簽字審批。財務人員不僅要記賬，還要對出差人員的原始單據(jù)一一進行檢查，檢查其真實性、完整性。耗用時間較長，工作量大且效率低。出差人員提出申請整理并完成審批流程表出差人員提出申請整理并完成審批流程表本部門領導審核會計核報財務部審批出納審核并付款經(jīng)辦人領款簽字2.4財務審核不嚴謹湖南星富通科技有限公司在差旅費報銷審核的時候，財務人員不嚴格把控，不同人員標準不一樣，同時審計不夠細致，沒有發(fā)現(xiàn)虛假、不明的發(fā)票。使得不應報銷的費用也被報銷。在填寫報銷申請單時，有些員工的出差事項和出差地點、出差時間寫的很含糊，不明確。出現(xiàn)的差旅費用沒有及時去報銷，把一段時間內(nèi)的差旅費放在一起填寫，機票和住宿費又沒有按要求粘貼在報銷單上。還有一些人員出差時，還會出現(xiàn)一些補辦發(fā)票的現(xiàn)象，報銷的住宿發(fā)票和出差日期不一樣。在費用報銷方面都是憑票報銷的，但是久而久之，差旅費報銷方面存在的問題就開始日益顯現(xiàn)。有些領導和員工出差，在以及報銷，給完差旅費之后，回公司還會將伙食費、市內(nèi)交通費和住宿費用又重復再次報銷。因為公司對等級消費方面沒有明確的消費規(guī)定，在出差過程中，有些普通員工就為了享受因公司帶來的便利，什么都是最好的，坐超過等級的交通工具、住高檔式酒店、每一餐都要在上檔次的店里解決，甚至有些員工將在外地自己購買的紀念品和土特產(chǎn)的私人費用都用來公司報銷。對于差旅費報銷，報銷單據(jù)與憑證往往不一致，甚至有造假成分，影響行程的真實性。此外，一些單據(jù)還是手撕開發(fā)票，甚至在發(fā)票上涂改價格。使差旅費用報銷審批質(zhì)量跟公司的規(guī)定不一樣，從而加大了公司的經(jīng)濟負擔。3湖南星富通科技有限公司差旅費報銷管理制度的優(yōu)化設計3.1制定合理的差旅費報銷制度首先對湖南星富通科技有限公司差旅食宿費用的財政開支實際使用情況及時申報進行合理的劃分類,做到合理切割。其次對于不同的出差情況，進行不一樣的管理,并實行了對公務人員經(jīng)費分頭監(jiān)管包干,責任制的落實涉及到到每位個人,權(quán)利使用經(jīng)費分頭下放,超支使用經(jīng)費只退不補,節(jié)余使用經(jīng)費只退不收。最后建立群體監(jiān)管制度，使大家間的責任、權(quán)利、利益充分得到整籌統(tǒng)一地相結(jié)合管理起來。采取新的差旅費報銷制度如下所示：基本差旅費=出差天數(shù)*銷售地域系數(shù)*（本地普通住宿平均費用/日+本地就餐標準*0.5+午餐費）+長途基本交通費用+出差天數(shù)*城市基本交通費。表2湖南星富通科技有限公司新的差旅報銷制度序號具體制度1當公司的人員需要出差的時候，需要在出差之前填寫“出差申請單”,將要出差的各種信息如實填寫清楚，再由本部門領導審核簽字。2在出差之前，沒有進行申請的，領導沒有審批通過的，不允許進行差旅費的報銷。3差旅費的報銷，必須在規(guī)定時間里面進行報銷。4當出差申請通過后，按出差情況如實填報《差旅費報銷單》。然后交給本部門領導審核簽字，再交財務部進行審核并且進行簽字，再按規(guī)定進行報銷。5當有其他特殊情況的時候，應該向本部門領導請示并且領導同意后，由副總經(jīng)理簽字，方可進行。3.2督促出差人員及時報銷為了防止湖南星富通科技有限公司出差人員偷懶堆積發(fā)票一次報銷的情況發(fā)生，出差時長為一到兩天的出差人員報銷發(fā)票做到一周一清。根據(jù)發(fā)票上的返程時間，如果距離報銷時間超過一周的發(fā)票，不給予報銷。如有特殊情況，例如由于出差頻率高，導致來不及報銷上次差旅的，需要及時反映給部門主管以及財務人員。3.3引入報銷軟件報銷差旅費湖南星富通科技有限公司可以合理引進金蝶或用友等軟件，用電子版的差旅費報銷與紙質(zhì)差旅費報銷相結(jié)合來代替手工版的差旅費報銷?，F(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時代，大家一般都會用微信、支付寶支付，隨時隨地就可以開電子發(fā)票，也不容易弄丟，可以更大程度上減少虛假發(fā)票的出現(xiàn)。報銷的方式會更方便，省時間。使用電子系統(tǒng)報銷就不用找人代替或替人填寫，只需要你填完后按鍵完成，會計人員經(jīng)過系統(tǒng)提示后可以直接看見并馬上幫你審核簽字后自動流轉(zhuǎn)到下一個需要簽字的人，電子版的報銷單會比紙質(zhì)的報銷單填寫規(guī)范，更干凈整潔并且容易保存，查看起來也更容易，提高了整個報銷過程的效率。為了簡化員工報銷差旅費的流程，保障差旅費報銷單的真實性，可以通過使用差旅費單據(jù)工具軟件的方式填寫差旅費報銷單，同時能夠簡化財務人員的工作，提高報銷費用計算的準確率。如圖3所示，圖3差旅費填單工具流程圖將公司人員姓名及對應的部門及職務填制于工具內(nèi)，在進行報銷的時候，只要打出出差人的姓名，其他的信息自己就會出來。以所在地為起點，按距離以及交通工具發(fā)展程度等，對各個城市進行劃分，然后將各個標準填進去，只要選擇地點，相關信息就會自己出來。當信息自己出來之后，把出差的時間輸進去，就會自己顯示各類費用。第三，在填完報銷單據(jù)之后，程序會自己檢測所有費用有沒有超出規(guī)定的標準，當有問題或者超出公司規(guī)定的標準之后，就會顯示出來，并不允許提交，在檢測沒有錯誤之后，會自動生成單據(jù)，并且后臺自動發(fā)送給負責人。財務人員使用報銷軟件報銷差旅費為了減輕財務人員的工作負擔，同時也能夠及時報銷差旅費，也提高了報銷差率費的效率。首先打開企業(yè)微信選擇報銷類型點擊差旅費報銷，接著輸入費用金額、費用類型、發(fā)生時間、然后上傳附件也就是差旅費報銷單、發(fā)票之類，提交給財務負責人進行審批,如圖3所示。圖3報銷軟件示意圖3.4嚴格規(guī)定審批程序的優(yōu)化設計出差人員出差歸來，一定要及時去財務部進行報銷，不得出現(xiàn)拖延情況，一般情況是要在一周之內(nèi)進行報銷，報銷的費用不能累計疊加或者分次報銷，如果被審核出來，一律視為無效報銷。在出差回來后，所有原始憑證應當補交紙質(zhì)的交與財務部，并且填報的憑證，必須具有完整性，真實性，有效性，其中有一點不符合都視為無效。報銷的單據(jù)背面必須要粘貼所要報銷費用的發(fā)票，所粘貼的發(fā)票一定要按照順序格式貼好，如果缺少的發(fā)票一律不給報銷。財務工作人員對員工來報銷的憑證一定要核對清楚數(shù)據(jù)，還要看憑證是否合法，準確無誤之后再進行審核。具體報銷流程如下：圖4優(yōu)化后的審批程序4總結(jié)優(yōu)化差旅費報銷制度，主要還是