玲瓏王國際大酒店采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1玲瓏王國際大酒店基本情況介紹 玲瓏王國際大酒店采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1玲瓏王國際大酒店基本情況介紹玲瓏王國際大酒店,由玲瓏王集團(tuán)按照國家特色旅游高星級飯店服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)精雕細(xì)琢而打造的集中式餐飲、商務(wù)住宿、康體休閑文娛、商務(wù)會(huì)議、休閑度假旅游以及特產(chǎn)售賣等服務(wù)設(shè)施一體的最具現(xiàn)代人性化和豐富文化底蘊(yùn)的大型度假休閑養(yǎng)生商務(wù)酒店。酒店坐落于湖南桂東桂花大道南大門商業(yè)廣場,緊臨106國道及炎汝高速路,地理位置極其優(yōu)越。酒店建筑面積3萬余平方米,主樓17層,內(nèi)設(shè)總經(jīng)理室、行政部、餐飲部、房務(wù)部、康體娛樂部、財(cái)務(wù)部等多個(gè)部門;目前酒店8-17層設(shè)置多間極富現(xiàn)代感和時(shí)尚典雅格調(diào)的總統(tǒng)套房、商務(wù)套房、情侶房、休閑度假房等多種類型，不同格調(diào)房間;餐飲廳內(nèi)環(huán)境雅致、格調(diào)獨(dú)特,可同時(shí)開放1000余人就餐;酒店設(shè)有KTV娛樂中心、推拿足浴、茶藝休閑等綜合服務(wù)項(xiàng)目。2玲瓏王國際大酒店采購制度存在的問題2.1采購流程設(shè)計(jì)不合理玲瓏王國際大酒店采購管理流程是:首先各個(gè)部門自行提出前期采購需求采購管理部門制定采購計(jì)劃,然后再上報(bào)采購管理部門各崗位責(zé)任人進(jìn)行審核,采購部門要進(jìn)行前期市場跟蹤調(diào)查,接著挑選采購供應(yīng)商，進(jìn)行洽談，訂立供貨合同；最后供貨單位送貨驗(yàn)收入庫。如下圖：圖1玲瓏王國際大酒店采購流程圖玲瓏王國際大酒店，發(fā)展目標(biāo)是打造成高檔次且多功能的休閑娛樂場，酒店運(yùn)轉(zhuǎn)依靠內(nèi)部各個(gè)部門相互銜接分工合作，物資采購在不同部門中要求全然不同，但是酒店以偏概照搬以上這五個(gè)步驟。餐飲部有許多的原材料需要當(dāng)天采購，庫存不能有過多積壓否則就會(huì)造成資源浪費(fèi)。但是由于各個(gè)部門同時(shí)采購，造成供過于求，無法充分使用使其變質(zhì)浪費(fèi)（鮮果，蔬菜）。客房部門采購物資可以有一定量的庫存。但是統(tǒng)一采購，操作頻繁，市場產(chǎn)品更新快，與原有庫存產(chǎn)品無法銜接使用，致使原有庫存資源浪費(fèi)。由此看出酒店在該采購流程的設(shè)計(jì)中沒有考慮部門實(shí)際需求，每個(gè)部門依葫蘆畫瓢導(dǎo)致存在許多漏洞：采購周期、產(chǎn)品使用新舊銜接有困難等。2.2采購驗(yàn)收制度不完整玲瓏王國際大酒店分為前廳部門、客房部門、餐飲部門、娛樂部門等，日常采購范圍大，各個(gè)部門采購需求差異大。驗(yàn)收門檻低，餐飲部原材料一般都是各類蔬菜、肉類、調(diào)味品等，它在要求上要求新鮮度高，安全性高；且采購非常頻繁，種類復(fù)雜，因此在驗(yàn)收上也繁瑣。采購?fù)獠繂栴}多，存在供應(yīng)商保管不善導(dǎo)致干貨受潮（干腐竹、干菌菇等），造成供應(yīng)商交貨原材料質(zhì)量遠(yuǎn)低于采購部挑選供應(yīng)商質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，客房部房間用品更新快，要求舒適衛(wèi)生、品質(zhì)好，供貨商三分真三分假供貨質(zhì)量不統(tǒng)一。玲瓏王酒店在驗(yàn)收上默認(rèn)到貨就收，驗(yàn)收員不會(huì)參照標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)檢查，過分依賴前期的采購標(biāo)準(zhǔn)。購貨與收貨不相符也不重視，只重視對原材料的采購期初選貨，而忽視對驗(yàn)貨的控制。入庫不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的原材料，直接影響酒店信譽(yù)跟形象，也造成酒店經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。2.3采購成本控制力度小酒店在進(jìn)行采購前沒有仔細(xì)進(jìn)行測算,采購準(zhǔn)備馬虎。采購估算差異大,報(bào)送的預(yù)算與實(shí)際相差大，有照搬舊例或不報(bào)預(yù)算的特殊情形。造成多批量訂貨,存貨大量地被積壓,資金被占用,花費(fèi)過多的產(chǎn)品保管費(fèi);或者少批量訂貨,出現(xiàn)產(chǎn)品原料大量短缺(新鮮原料食材不夠),影響營業(yè)效益、減少利潤，導(dǎo)致成本上升。酒店在日常采購中，采購材料人員在采購時(shí)經(jīng)常與供應(yīng)商“合作”收供應(yīng)商的“好處”：餐飲部成本居高，食物原料采購由于經(jīng)營效益大，原料需求多，采購員會(huì)找熟人收購，致使采購物品價(jià)格偏高。原料通常跌價(jià)不降，漲價(jià)跟著漲，在無形中采購成本就會(huì)增加了許多。在沒有提前預(yù)定，酒店臨時(shí)接到客戶訂單時(shí)，計(jì)劃外臨時(shí)決定的“小批量”采購；時(shí)間緊，任務(wù)急，在審批增購中不確定因素多（缺貨、抬價(jià)等）容易被有心人鉆空子。餐飲部問題最為突出：新鮮蔬菜、肉類等，臨時(shí)需要時(shí)采購數(shù)量少，要求高，價(jià)格一般高于大批量的計(jì)劃采購價(jià)格。受風(fēng)俗節(jié)氣、時(shí)間段影響嚴(yán)重（地方特色：在傳統(tǒng)節(jié)日、正午之前價(jià)格一般偏高一點(diǎn)），價(jià)格起伏大導(dǎo)致預(yù)算困難，成本控制力度小，容易招“蛀蟲”。2.4采購人員崗位設(shè)置不合理玲瓏王國際大酒店采購部人員少，一人兼任多個(gè)崗位。一方面經(jīng)?？梢姷牟僮魇蔷频瓴少彿降闹鞴苋藛T或其他相關(guān)負(fù)責(zé)人或二者相互"合作"為對方索取個(gè)人利益而不惜犧牲其所在酒店的整體利益,購入商品價(jià)格偏高。舍近求遠(yuǎn),舍低就高。另一方面該采購部門的管理人員配備比較濃的"家族"色彩,因此這些采購管理人員在采購管理以及執(zhí)行上總是瞻前顧后,引發(fā)“并發(fā)癥”面對酒店突發(fā)情況相關(guān)工作人員能力與任職崗位，不能勝任，如緊急采購中購買貨物不對應(yīng)需要，娛樂部所需要酒水包裝規(guī)格與餐飲部有不同需求規(guī)格，采購混淆。所需采購物資提請采購羅列不明確，存在“添亂”行為，越是急需，越是不對應(yīng)需求。造成酒店計(jì)劃采購預(yù)算編制不準(zhǔn)，間接導(dǎo)致酒店采購管理人員無法及時(shí)組織實(shí)施有效采購。3玲瓏王國際大酒店采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1優(yōu)化采購流程采購部門工作按照流程走,采購部門一系列的財(cái)務(wù)操作必須做到有有始有終,無任何漏洞,層層有序遞延財(cái)務(wù)監(jiān)督:各部門負(fù)責(zé)人提出需求-采購部制訂采購計(jì)劃-積極尋找供應(yīng)商-詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)確定采購對象-計(jì)劃洽商-合約的正式簽訂(預(yù)先確定付款條件、配送聯(lián)系方式、售后服務(wù))-交貨驗(yàn)收程序(倉管)-質(zhì)檢(不檢驗(yàn)合格的可退貨)-合格入庫-對賬結(jié)算。如下圖：圖2優(yōu)化后的玲瓏王國際大酒店采購流程圖同時(shí)考慮到酒店部門需求差異大，在這采購整體的流程上根據(jù)各個(gè)實(shí)際需要更加具體的流程設(shè)計(jì)。餐飲部門是玲瓏王國際大酒店的核心部門，一份詳細(xì)的采購作業(yè)指導(dǎo)書，對采購人員具有指導(dǎo)工作和約束行為的作用。如下圖：單位主管負(fù)責(zé)人分管負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部采購部餐飲部節(jié)點(diǎn)開始判斷采購類別 提請采購計(jì)劃內(nèi)審批審核計(jì)劃外辦理采購手續(xù)控制采購數(shù)量選擇采購方式選擇供應(yīng)商確定采購價(jià)格審批審核擬定采購方案發(fā)送采購單組織驗(yàn)收配合匯總收貨報(bào)告檢驗(yàn)審批審批審核申請辦理貨款辦理貨款檢討分析總結(jié)結(jié)束圖3玲瓏王國際酒店餐飲部采購流程圖3.2酒店采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)化采購驗(yàn)收從嚴(yán)要求，對玲瓏王國際大酒店的長遠(yuǎn)發(fā)展是關(guān)鍵的一道關(guān)卡。玲瓏王國際大酒店里的驗(yàn)收責(zé)任員工還應(yīng)該對物資的采購數(shù)目、質(zhì)量與采購計(jì)劃對比，通過嚴(yán)格的采購驗(yàn)收操作程序進(jìn)行把關(guān)。對于貨物有超量逾期進(jìn)貨、質(zhì)量拙劣、規(guī)格數(shù)量不符及未經(jīng)酒店審批的各類物資拒絕接收,對于采購價(jià)格和進(jìn)貨數(shù)量與公司采購單上規(guī)格不相符的及時(shí)退款退貨。對于餐飲部的急需食材采購驗(yàn)收要重點(diǎn)管理,部門分管的責(zé)任人員要負(fù)責(zé)所有各類急需食材的合理采購,從嚴(yán)驗(yàn)收保障衛(wèi)生、安全、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉。特別指出對于大米、白面、食用油、調(diào)味料、肉類五大主糧類食品,酒水和牛奶類、日常用品的主要供貨商,還必須同時(shí)保證具備符合國家相關(guān)要求，擁有的食品相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、衛(wèi)生檢疫許可證、防疫檢驗(yàn)合格報(bào)告、動(dòng)物入境檢疫檢驗(yàn)合格證等。對于不完全持有具備入行相關(guān)從業(yè)證照的某些市場供貨原料、輔料食品供貨供應(yīng)商(包括蔬菜類食品供應(yīng)商)拒絕進(jìn)行合作,必須始終堅(jiān)持從那些持有合法經(jīng)營管理資格的二級市場供貨商手中進(jìn)行采購,以便于保證所應(yīng)商采購的物資質(zhì)量可以順利追溯回到源頭。禁止非法采購無法追查溯源的生產(chǎn)原料。對于酒店日用用品,如沐浴毛巾、毯子、洗漱沐浴用品等日常采購的驗(yàn)收在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格也要從嚴(yán)要求,協(xié)同各監(jiān)管部門,對供應(yīng)商長期所負(fù)責(zé)配送的各類食品;生活用品全部進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收,嚴(yán)格把關(guān)。調(diào)研基本商品市場質(zhì)量水平、零售價(jià)格,第一時(shí)間進(jìn)行基本市場跟蹤調(diào)查及時(shí)了解基本市場主要商品規(guī)格行情近期國內(nèi)浮動(dòng)變化幅度。驗(yàn)收管理制度的執(zhí)行可以很好的保障采購物資的質(zhì)量，是保障玲瓏王國際大酒店采購物資符合標(biāo)準(zhǔn)的重要環(huán)節(jié)之一。使采購物質(zhì)符合玲瓏王國際大酒店的營業(yè)需求，有效防止采購過程以次充好，次品入庫。執(zhí)行驗(yàn)收提升了資金的使用效益。同時(shí)驗(yàn)收也可以有效防止采購人員與供應(yīng)商串通以公謀私，高配低供的惡意行為。如下圖：到貨開始清點(diǎn)貨物到貨開始清點(diǎn)貨物合格入庫登記物品入庫質(zhì)量檢查供應(yīng)商不合格拒收填制入庫單更新庫存統(tǒng)計(jì)表入庫付款送貨單物品3.3加強(qiáng)采購成本的控制想要達(dá)到玲瓏王國際大酒店總體成本的優(yōu)化使用，必然要控制各環(huán)節(jié)的成本。玲瓏王國際大酒店應(yīng)該建立合理審批報(bào)賬的流程，不管采購什么都有依據(jù)，有賬目可查，這樣才能防止部分采購人員私吞資金的現(xiàn)狀。倉管部要跟蹤各采購部的相關(guān)負(fù)責(zé)人實(shí)時(shí)根據(jù)本酒店的實(shí)際經(jīng)營投入收支、公布采購物資儲(chǔ)備數(shù)目;并督促各相關(guān)部門對應(yīng)公布情況及時(shí)確定需要采購的數(shù)量，杜絕虛報(bào)浪費(fèi)，填制相關(guān)采購單據(jù)報(bào)送酒店采購管理部門。制定計(jì)劃上報(bào)責(zé)任人審批,方便及時(shí)向采購供貨商下達(dá)的訂單。采購價(jià)格評估管理體系進(jìn)一步建立完善,酒店內(nèi)部設(shè)立專門的采購物價(jià)管理員，由酒店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)管,按時(shí)對日常生活消耗的各種物資價(jià)格進(jìn)行廣泛的市場資料整理分析評估,堅(jiān)持對比擇優(yōu)報(bào)價(jià)原則,及時(shí)匯總數(shù)據(jù)反饋問題,找尋問題及時(shí)予以督促進(jìn)行糾正。對于每天需要使用的生鮮食材、酒水、日用品等各類頻繁物資,定期召開采購定價(jià)管理例會(huì),由物資使用管理部門相關(guān)負(fù)責(zé)人、采購員、財(cái)務(wù)部責(zé)任人、庫管人員共同形成采購定價(jià)管理人員,對每個(gè)供貨商供給物料質(zhì)量、價(jià)格等方面因素進(jìn)行公開、公正的訂價(jià)選擇。對于有新增急大宗物資、零星緊急需要采購物料,因該獨(dú)立填寫緊急采購單審批，這才能準(zhǔn)確予以及時(shí)報(bào)賬。對存貨庫存數(shù)目進(jìn)行嚴(yán)格控制,玲瓏王國際大酒店經(jīng)理應(yīng)根據(jù)自己的酒店經(jīng)營實(shí)際情況，合理安排產(chǎn)品庫存量的限額,酒店庫存數(shù)目實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理,由計(jì)算機(jī)自動(dòng)發(fā)出短缺預(yù)警,及時(shí)補(bǔ)貨;對于酒店滯銷售的菜品、酒水、客房日用品等分別按類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),分析數(shù)據(jù)及時(shí)控制減少酒店采購產(chǎn)品庫存量,用以有效避免產(chǎn)品庫存長期積壓后所造成的經(jīng)濟(jì)損失。3.4合理設(shè)置采購人員崗位玲瓏王國際大酒店針對酒店采購不同環(huán)節(jié),要求酒店設(shè)置不一樣的采購崗位,整改權(quán)利集中,必須做到互相制約和相互監(jiān)督,同時(shí)又不要影響部門崗位管理人員采購工作上的積極性。如下圖：文員文員圖5玲瓏王國際大酒店采購部崗位設(shè)計(jì)圖表1玲瓏王國際大酒店崗位職責(zé)明細(xì)表采購部崗位職責(zé)明細(xì)序號崗位人數(shù)1總經(jīng)理1全面負(fù)責(zé)原料的采購管理，合理利用部門資源，最終高效低成本地采購到所須求的物資。2文員1協(xié)助采購人員對采購合同及采購訂單的制定;相關(guān)文件資料管理；采購合同執(zhí)行情況跟進(jìn)；完成上級交辦的其他工作任務(wù)。3副總經(jīng)理2協(xié)助監(jiān)管辦理酒店內(nèi)外采購相關(guān)事宜,有效地監(jiān)督及處理出庫、入庫相關(guān)手續(xù)和庫存數(shù)量,優(yōu)化盤點(diǎn)采購資金開支。4詢價(jià)員3及時(shí)打探采購價(jià)格的相關(guān)信息,以收集匯總采購相關(guān)資料，存檔保存以及立檔備案管理。5合同員2保管整理合同文件，隨時(shí)跟進(jìn)合約執(zhí)行程度.6采購員4依據(jù)采購合同,以公司規(guī)定的產(chǎn)品價(jià)錢和采購數(shù)量等來完成每個(gè)采購計(jì)劃。7驗(yàn)收員2保障采購物資的質(zhì)量，使采購物質(zhì)符合玲瓏王國際大酒店的營業(yè)需求，避免次品入庫或者不合理的資金占用及浪費(fèi)。防止高配低供的惡意行為。8庫管員1入庫通過驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料，合理籌算存放和使用，盡量的降低儲(chǔ)存成本，做好倉庫的管理.當(dāng)然崗位間的安排也不是一概而論,要以各個(gè)部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作安排要求等結(jié)合具體情況而確定,主要工作目的就是任人唯賢要搭建好內(nèi)部各部門崗位間的人員權(quán)利義務(wù)配比協(xié)調(diào)機(jī)制。堅(jiān)決反對抵制"家族色彩"采購管理中的通病。還要適當(dāng)避免一些酒店高階層管理者和部門經(jīng)理的直系親屬直接擔(dān)任酒店采購主要財(cái)務(wù)責(zé)任人。要優(yōu)先個(gè)人職業(yè)能力與崗位相符，對企業(yè)原料采購管理的各個(gè)流程環(huán)節(jié)有一個(gè)清晰的職業(yè)認(rèn)識(shí);于在一線的酒店采購管理人員來說,防止各種誘惑,采購人員本身還需要切實(shí)具備廉潔的修養(yǎng)和法律意識(shí)等4方案的預(yù)期效果在對玲瓏王國際大酒店采購制度分析后發(fā)現(xiàn)四大問題并提出優(yōu)化意見：玲瓏王國際大酒店在采購的流程設(shè)計(jì)、采購驗(yàn)收制度的執(zhí)行、采購成本的控制及采購部門崗位安排上存在較為突出的問題，針對相關(guān)的問題提出優(yōu)化：在采購流程的設(shè)計(jì)上細(xì)致劃分,各部門需求差異大，在這采購整體的流程上根據(jù)各個(gè)實(shí)際需要調(diào)整為更加具體的流程設(shè)計(jì)，避免照搬整體的采購流程，不夠嚴(yán)謹(jǐn)造成采購風(fēng)險(xiǎn)。采購驗(yàn)收的執(zhí)行上加強(qiáng)管理，避免供應(yīng)商以次充好，渾水摸魚，以保證所采購的物資可以溯源。采購成本的控制上制訂嚴(yán)格的原料采購計(jì)劃和審批流程，不管采購什么都有理有據(jù)，有憑有