外貿(mào)公司跟單基本工作流程

外貿(mào)公司跟單基本工作流程一、制定目的及范圍為提高外貿(mào)公司的跟單效率，確保訂單處理的規(guī)范化和高效化，特制定本工作流程。該流程適用于所有外貿(mào)訂單的跟單工作，包括客戶訂單的接收、處理、生產(chǎn)跟蹤、物流安排及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。二、跟單原則1.跟單工作應(yīng)遵循“客戶至上”的原則，確保客戶需求得到及時(shí)響應(yīng)和滿足。2.所有訂單信息必須準(zhǔn)確無誤，確保各環(huán)節(jié)的順暢銜接。3.跟單人員需保持與客戶、生產(chǎn)部門及物流部門的有效溝通，確保信息透明。三、跟單流程1.訂單接收與確認(rèn)1.1客戶訂單接收：跟單人員通過郵件、電話或其他方式接收客戶訂單，記錄訂單基本信息，包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、交貨日期等。1.2訂單確認(rèn)：對客戶訂單進(jìn)行審核，確認(rèn)訂單信息的準(zhǔn)確性，并及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)。1.3系統(tǒng)錄入：將確認(rèn)后的訂單信息錄入公司管理系統(tǒng)，生成訂單編號，便于后續(xù)跟蹤。2.生產(chǎn)安排2.1生產(chǎn)計(jì)劃制定：根據(jù)訂單的交貨日期和生產(chǎn)能力，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，確保按時(shí)交貨。2.2生產(chǎn)協(xié)調(diào)：與生產(chǎn)部門溝通，確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度，確保生產(chǎn)計(jì)劃的順利實(shí)施。2.3生產(chǎn)跟蹤：定期跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，及時(shí)處理生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，確保生產(chǎn)按計(jì)劃進(jìn)行。3.物流安排3.1物流方案制定：根據(jù)訂單的交貨地點(diǎn)和客戶要求，制定合理的物流方案，選擇合適的物流公司。3.2發(fā)貨通知：在產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，及時(shí)通知物流公司安排發(fā)貨，并與客戶確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間。3.3物流跟蹤：跟蹤物流狀態(tài)，確保貨物按時(shí)送達(dá)，并及時(shí)向客戶反饋物流信息。4.售后服務(wù)4.1客戶反饋收集：在貨物送達(dá)后，主動(dòng)聯(lián)系客戶，收集客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的反饋。4.2問題處理：針對客戶反饋的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理，確?？蛻魸M意。4.3售后記錄：將客戶反饋及處理結(jié)果記錄在案，作為后續(xù)改進(jìn)的依據(jù)。四、備案與文檔管理所有訂單的跟單記錄、生產(chǎn)進(jìn)度、物流信息及客戶反饋需進(jìn)行系統(tǒng)化管理，確保信息的完整性和可追溯性。跟單人員應(yīng)定期整理相關(guān)文檔，備份重要信息，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。五、跟單人員職責(zé)1.信息溝通：跟單人員需保持與客戶、生產(chǎn)及物流部門的密切溝通，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.問題解決：在跟單過程中，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保訂單的順利執(zhí)行。3.持續(xù)改進(jìn)：定期總結(jié)跟單工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，提升工作效率。六、流程優(yōu)化與反饋機(jī)制為確保跟單流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機(jī)制。定期召開跟單工作總結(jié)會議，收集各方意見，分析流程中存在的問題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。通過不斷優(yōu)化流程，提高跟單工作的效率和客戶滿意度。七、培訓(xùn)與考核對跟單人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能和溝通能力。建立考核機(jī)制，根據(jù)跟單工作的完成情況、客戶反饋及問題處理能力進(jìn)行評估，激勵(lì)員工不