廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1廣東三藝有限公司簡介.....................................................................................2

1.1公司概括.................................................................................................2

1.2公司組織架構(gòu).........................................................................................2

2廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制現(xiàn)狀.............................................................3

3廣東三藝有限公司存在的問題.........................................................................4

3.1規(guī)范化的流程缺失.................................................................................4

3.2供應(yīng)商選擇不合理.................................................................................4

3.3庫存管理存在賬實(shí)不符.........................................................................5

4廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制方案優(yōu)化設(shè)計.............................................5

4.1完善進(jìn)貨流程.........................................................................................5

4.2供應(yīng)商選擇流程化.................................................................................6

4.3合理管理庫存.........................................................................................9

5總結(jié)...................................................................................................................10

參考資料.................................................................................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制制度優(yōu)化設(shè)計

1廣東三藝有限公司簡介

1.1公司概括

廣東三藝有限公司在2021年4月21日廣州市增城區(qū)新塘國際牛仔服裝紡

織城3012工作室注冊成立。該公司是一家跨境電商公司主要是以真維斯和潮

流前線等品牌為主。同時擁有六家店鋪，經(jīng)營范圍包括衛(wèi)衣、T恤、襯衫、牛

仔褲、毛衣、外套等。注冊資本為三百萬人民幣，店鋪主要分布在京東、淘寶、

天貓三大領(lǐng)域。主打人群為年輕人一族，公司理念為創(chuàng)新進(jìn)取、全心服務(wù)。

1.2公司組織架構(gòu)

廣東三藝有限公司主要由兩層高管和三個部門組成，其中董事長和總經(jīng)理

各設(shè)有2人，財務(wù)部有4人，采購人員共兩人，倉管人員共8人，市場部調(diào)研

人員共12人，總共擁有30多名員工。

圖1-1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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2廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制現(xiàn)狀

隨著互聯(lián)網(wǎng)的崛起，人們的生活水平顯著提升，電商行業(yè)已經(jīng)家喻戶曉，

行業(yè)規(guī)模的迅速擴(kuò)張以及市場集中發(fā)展，服裝行業(yè)的競爭越來越激烈，降低進(jìn)

貨成本提高公司的盈利能力是關(guān)鍵問題。經(jīng)調(diào)查廣東三藝有限公司進(jìn)貨基本流

程為：進(jìn)貨單審批、供應(yīng)商確定、簽訂進(jìn)貨合同、貨物驗(yàn)收和財務(wù)結(jié)算等。根

據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的進(jìn)貨流程制定進(jìn)貨流程圖如下：

圖2-1公司進(jìn)貨流程圖

上圖是廣東三藝有限公司進(jìn)貨的基本流程圖。第一步是進(jìn)貨需求的提出，

將公司生產(chǎn)需要的某種或幾種原材料，由采購部門按照申請單的格式要求填寫

各數(shù)據(jù)，然后交由部門經(jīng)理進(jìn)行審核，對進(jìn)貨的原材料、數(shù)量進(jìn)行審核確認(rèn)，

簽字后由采購部門進(jìn)行進(jìn)貨。根據(jù)進(jìn)貨周期的規(guī)定，每月必需的原材料采購部

門提前申請采購單的審批流程，以便采購部門能按時完成采購。然后是供應(yīng)商

的確定，選擇供應(yīng)商時先預(yù)估本次的采購金額對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間

以及產(chǎn)品的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行比價，其次進(jìn)行詢價議價，選擇出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。第

二步簽訂進(jìn)貨合同，合同應(yīng)包含的基本要素：合同名稱、原材料規(guī)格、數(shù)量、

單價、金額以及合同付款時間。擬定合同條款時應(yīng)將各種風(fēng)險降到最低。最后

是貨物的驗(yàn)收，采購部負(fù)責(zé)人確定到貨時間，由檢驗(yàn)人員對原材料規(guī)格、數(shù)量

以及質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，檢驗(yàn)合格進(jìn)行驗(yàn)收入庫，不合格的由采購人員與供應(yīng)商進(jìn)

行協(xié)商，辦理退、換貨。原材料驗(yàn)收入庫后，根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的期限，采購

部進(jìn)行對賬審批后交由上級領(lǐng)導(dǎo)簽字，確認(rèn)無誤后由財務(wù)部執(zhí)行付款。

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3廣東三藝有限公司存在的問題

3.1規(guī)范化的流程缺失

廣東三藝有限公司的進(jìn)貨渠道主要是向供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)貨，隨著中國經(jīng)濟(jì)的

發(fā)展，服裝行業(yè)的市場競爭也隨之越來越殘酷，公司的原有制度已不適應(yīng)于當(dāng)

下的發(fā)展，進(jìn)貨流程存在不完善的地方。

其一進(jìn)貨制度不全面不規(guī)劃，沒有明確的進(jìn)貨制度。公司的進(jìn)貨依據(jù)是按

照店鋪平臺下單的商品信息進(jìn)行進(jìn)貨，進(jìn)貨人員在第二天才收到進(jìn)貨信息，才

進(jìn)行進(jìn)貨有時候物料需要緊急購買，使進(jìn)貨效率降低。在進(jìn)貨過程中采購人員

將商品進(jìn)貨回來驗(yàn)收打包發(fā)貨，將進(jìn)貨單交給財務(wù)登記入賬，財務(wù)人員按照進(jìn)

貨日期登記商品型號數(shù)量，發(fā)貨時卻沒有登記所發(fā)貨的商品信息，在發(fā)生退貨

時店鋪平臺的記錄時間與商品退回時間不一致，只記錄采購員退回或者收到的

數(shù)量，并未嚴(yán)謹(jǐn)記錄平臺上何時退貨到達(dá)，退回檔口多少件。這樣一來個別退

回商品需要退回檔口時無法與店鋪平臺數(shù)量達(dá)成一致。這樣一來無法控制商品

成本會造成公司進(jìn)貨成本的增加，不利于公司的發(fā)展。

其二進(jìn)貨時沒有統(tǒng)一的付款流程。廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用付款期限分

別有月付、現(xiàn)付或者上月結(jié)余款抵扣，在現(xiàn)付時有時候需要采購人員進(jìn)行墊付，

由供應(yīng)商開具進(jìn)貨發(fā)票，但是并未有其他的付款單或者輔助單，只憑供應(yīng)商開

具的進(jìn)貨單有時會出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象。

3.2供應(yīng)商選擇不合理

廣東三藝有限公司對供應(yīng)商的篩選把控不嚴(yán)格。當(dāng)前廣東三藝有限公司的

進(jìn)貨來源主要是廣州增城牛仔城的檔口，供應(yīng)商家多達(dá)五十多家，沒有固定的

供應(yīng)商，貨源供應(yīng)和貨源質(zhì)量不穩(wěn)定。出現(xiàn)供應(yīng)商提供的供貨質(zhì)量比較差時，

往往會導(dǎo)致客戶退貨量的增加。個別供應(yīng)商為了拿到訂單，與采購員打好關(guān)系，

在購買相同款式商品時直接選擇關(guān)系好的一家，沒有進(jìn)行貨比三家和議價，容

易出現(xiàn)合作的供應(yīng)商與公司的要求不相符和出現(xiàn)成本得不到控制的情況，這樣

在質(zhì)量和價格等方面不能和其他企業(yè)平衡。再者進(jìn)貨時供應(yīng)商開具的是紙質(zhì)發(fā)

票沒有蓋章也沒有輔助證明，所以發(fā)票很容易更改，可能出現(xiàn)進(jìn)貨費(fèi)用報銷的

金額與實(shí)際不符，造成公司進(jìn)貨成本的壓力增加。

由于供應(yīng)商錯綜復(fù)雜不穩(wěn)定，在短時間內(nèi)無法對供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)的了解與

商品質(zhì)量的把控，在訂單量較多的情況下后續(xù)的補(bǔ)貨與進(jìn)貨消耗的時間與人力

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成本也比較高，造成不固定的供應(yīng)商拿貨沒能有效降低缺貨風(fēng)險，商品的質(zhì)量

問題也得不到更好的控制。

3.3庫存管理存在賬實(shí)不符

公司庫存管理缺乏預(yù)算體系，為了降低庫存?zhèn)}庫只存放了每件商品的少數(shù)

樣板與火爆商品的備貨，每天的進(jìn)貨單明細(xì)來自于前一天的訂單款號明細(xì)，并

沒有根據(jù)商品的流量、庫存狀態(tài)和新品推廣等重要數(shù)據(jù)來制做預(yù)算計劃，在訂

單需求量較大時供應(yīng)商可能出現(xiàn)斷碼缺貨。在商品供不應(yīng)求時，公司會拿相似

款代替發(fā)貨，如果進(jìn)貨單價與庫存量沒有及時的盤點(diǎn)更新庫存量就會出現(xiàn)庫存

數(shù)量與實(shí)際數(shù)存在差異。

其次，每天進(jìn)貨回來時只清點(diǎn)了商品總數(shù)并沒有核對各商品款號碼數(shù)明細(xì)，

可能會出現(xiàn)貼紙貼錯或者掛錯吊牌的情況，在登記入賬時登記的明細(xì)與實(shí)際進(jìn)

貨商品明細(xì)不符。這些不同的款號混合在一起發(fā)錯貨導(dǎo)致退回率增高店鋪權(quán)重

降低。倉管員驗(yàn)收入庫后將入庫單交給主管只是記錄供應(yīng)商與商品的款號明細(xì)

數(shù)量，當(dāng)天下午六點(diǎn)就會進(jìn)行發(fā)貨，在發(fā)生退貨的情況下也只在原始進(jìn)貨單匯

總里登記，每天進(jìn)貨回來的商品并沒有體現(xiàn)在具體的銷售單號上，只是在月底

對所有供應(yīng)商與進(jìn)貨成本進(jìn)行區(qū)分，然后將銷售明細(xì)表中每個訂單的成本計算

出來商品明細(xì)記錄不精確。

4廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用控制方案優(yōu)化設(shè)計

4.1完善進(jìn)貨流程

建立嚴(yán)格有效的進(jìn)貨計劃制度，能夠有效的規(guī)范進(jìn)貨明細(xì)、提高工作效率。

在進(jìn)貨需求下達(dá)時，行政人員需要編制進(jìn)貨計劃表，審批通過后，采購人員進(jìn)

行詢價議價選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商下購訂單。原有的進(jìn)貨入庫流程不規(guī)范，在入庫

時存在缺漏，在采購人員進(jìn)貨回來時，倉庫人員應(yīng)仔細(xì)核對送貨的清單，并上

達(dá)至行政工作人員。登記入庫的數(shù)量并與采購人員進(jìn)行對賬，最后財務(wù)人員進(jìn)

行開具發(fā)票。對于需要退貨的商品，行政人員應(yīng)該填寫退貨清單然后交于采購

人員進(jìn)行退貨，并核對倉庫的商品儲存。

進(jìn)貨流程優(yōu)化設(shè)計如圖4-1所示

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圖4-1進(jìn)貨流程優(yōu)化設(shè)計圖

上圖為完善公司進(jìn)貨流程圖，首先確定采購計劃挑選優(yōu)秀的供應(yīng)商進(jìn)行詢

價議價，選擇性價比最高的供應(yīng)商進(jìn)行下單采購。對于材料驗(yàn)收入庫應(yīng)該嚴(yán)格

檢查，仔細(xì)核對數(shù)目，最后財務(wù)人員進(jìn)行登記入賬。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徲媱澆粌H可以

大大提高工作效率，也可以減少采購過程中非必要的支出，降低進(jìn)貨成本。

4.2供應(yīng)商選擇流程化

首先，廣東三藝有限公司應(yīng)該加強(qiáng)加強(qiáng)對供應(yīng)商審核流程的管理。廣東三

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藝有限公司是有幾個網(wǎng)店組成的小公司，在這個市場競爭激烈的環(huán)境中要想大

展宏圖必須制度一個詳細(xì)的供應(yīng)商選擇制度，達(dá)成優(yōu)越的合作伙伴。雖然有的

供應(yīng)商具備了短期的供應(yīng)條件但整體實(shí)力不足，供應(yīng)鏈管理不成熟，公司應(yīng)該

建立完善的供應(yīng)商選擇制度，建立供應(yīng)商審核制度，確定入選的供應(yīng)商能滿足

公司的基本進(jìn)貨條件要求。對供應(yīng)商的選擇是公司長期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵要素。

根據(jù)公司規(guī)模制定供應(yīng)商審核流程如下圖

圖4-2供應(yīng)商選擇流程圖

其次，制定合理的供應(yīng)商考核方案，將供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、發(fā)貨速度、與

售后服務(wù)等進(jìn)行不同等級劃分，分別分為A級、B級、C級、D級等，這樣的方

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式可以讓采購員在進(jìn)行進(jìn)貨的時候了解供應(yīng)商的情況，根據(jù)供應(yīng)商能力的提高、

質(zhì)量服務(wù)的推進(jìn)，也可以逐步提高等級。考核方案如下表所示。

表4-1完善供應(yīng)商評價考核內(nèi)容措施表

等級評價相應(yīng)決定

A級商品批次合格率達(dá)到百分之九各方面都比較優(yōu)秀，可以

十以上，交貨時間及時，售后增大訂單比例，考慮作為

服務(wù)配合度好，付款時間可以長期發(fā)展對象，為以后商

月結(jié)。品進(jìn)貨的首選供應(yīng)商。

B級商品質(zhì)量良好，交貨時間及為正常的供應(yīng)商，根據(jù)供

時，產(chǎn)品可供選擇量多，現(xiàn)應(yīng)商的考核結(jié)果，可以作

付。為穩(wěn)定的進(jìn)貨對象。

C級商品質(zhì)量好，售后服務(wù)配合度一般供應(yīng)商，偶爾可以進(jìn)

也高，只是產(chǎn)品數(shù)量不多，可行進(jìn)貨，作為次選。

供選擇產(chǎn)品較少，現(xiàn)付。

D級商品退貨率較高，產(chǎn)品質(zhì)量不不合格供應(yīng)商，同等條件

行，顧客二次投訴率較高，但下不選擇。如果商品質(zhì)量

是商品種類繁多，交貨速度得到提升可以考慮。

快。

最后，根據(jù)考核內(nèi)容表優(yōu)先選擇等級高的供應(yīng)商，對進(jìn)貨商品進(jìn)行選擇評

價，達(dá)到公司標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商開展長期合作，建立長期穩(wěn)定的合作供應(yīng)商，能提

升進(jìn)貨的工作效率，進(jìn)貨成本和時間成本等隱形成本也會減少。然后將供應(yīng)商

的資料存檔，制作一個供應(yīng)商統(tǒng)計表，方便后續(xù)進(jìn)貨管理。

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4.3合理管理庫存

建立一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膸齑婀芾硐到y(tǒng)，ERP系統(tǒng)就是一個很好的選擇。它將進(jìn)貨

銷售存貨等各個流程完美集成在一起，在商品入庫時登記每件商品的顏色規(guī)格，

在發(fā)生銷售或者退款時，可以根據(jù)訂單號有效的對貨物屬性和分類進(jìn)行管理。

實(shí)時掌握各種庫存信息，然后依據(jù)銷售量以及庫存制定進(jìn)貨預(yù)算。

優(yōu)化商品的分類，將商品分為褲子與上衣兩個大區(qū)域，再將不同的分別放

在一列，列的每層放不同的尺碼，盤點(diǎn)時能夠提高工作效率精確庫存明細(xì)。

庫存管理系統(tǒng)的詳細(xì)規(guī)劃如圖4-3所示

圖4-3庫存管理組織結(jié)構(gòu)圖

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5總結(jié)

在這次的分析中了解到了廣東三藝有限公司進(jìn)貨費(fèi)用管理現(xiàn)狀中存在的問

題，首先針對進(jìn)貨流程的問題，建立一個完善的進(jìn)貨流程制度，可以逐步跟蹤

每件商品的入庫與出庫情況規(guī)范進(jìn)貨明細(xì)，減少進(jìn)貨過程中的非必要支出降低

進(jìn)貨成本。其次對供應(yīng)商的選擇進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，對不

同的供應(yīng)商進(jìn)行考核分類，選擇出優(yōu)秀的供應(yīng)商，保證貨源的供應(yīng)與商品