杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司業(yè)務基本情況....................................................1

3公司付款審批流程現(xiàn)狀................................................2

3.1供應商代碼新建................................................2

3.2供應商代碼信息維護............................................3

3.3發(fā)票接收及入賬流程............................................3

3.4發(fā)票入賬獲取審批流程..........................................4

4公司付款審批流程存在的問題..........................................5

4.1供應商信息管理流程效能低......................................5

4.2發(fā)票信息入賬流程精確性不高....................................6

4.3審批權責不清晰不規(guī)范..........................................7

5杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司付款流程優(yōu)化設計..........................8

5.1重建供應商信息提交及維護流程..................................8

5.2完善發(fā)票入賬審查流程..........................................9

5.3規(guī)范供應商付款審批權責........................................9

6設計評價...........................................................10

參考資料............................................................11

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司

財務付款審批流程優(yōu)化設計

1公司簡介

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司成立于2015年，企業(yè)地址位于浙江省杭州

市余杭區(qū)倉前街道，所屬行業(yè)為軟件和信息技術服務業(yè)。從其擁有的數(shù)據(jù)中獲

取商業(yè)洞察，簡化業(yè)務流程，降低成本，并獲得行業(yè)競爭優(yōu)勢。

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司相關業(yè)務產(chǎn)品線以云技術及認知中心、全球

企業(yè)咨詢服務、全球信息科技服務、系統(tǒng)開發(fā)及維護、全球融資等為主。業(yè)務

單元范圍廣闊，涉及采購、供應鏈、人力資源、供應鏈及戰(zhàn)略等各個方面。業(yè)

務覆蓋全球各個地區(qū)，如亞太地區(qū)，澳洲，歐洲，北美地區(qū)等。如圖1所示：

圖1公司組織架構圖

2公司業(yè)務基本情況

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司全球企業(yè)咨詢服務，包括財務外包服務、金

融轉型服務和人力資源服務，其財務外包服務主要對財務相關流程進行運營外

包交付。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包部門是其外包業(yè)務的主要部分。

其業(yè)務包括應付賬款，應收賬款，總賬，報告等。不僅為國內客戶提供服務，

也為日本，韓國，東南亞地區(qū)國家，歐美國家地區(qū)客戶提供多語言支持財務外

包服務。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心將繼續(xù)運用全球領先的創(chuàng)

1

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

新和服務力量，更好地支持大連的發(fā)展，實現(xiàn)互利共贏。其組織架構如圖2所

示：

圖2公司組織架構圖

3公司付款審批流程現(xiàn)狀

3.1供應商代碼新建

供應商代碼是SAP系統(tǒng)用來管理客戶檔案的數(shù)據(jù)，它是唯一的[28]，也就

是一個公司只能在系統(tǒng)中建立一個供應商代碼。

無論是客戶方采購訂單，還是杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心

應付賬款作業(yè)，亦或對供應商庫存數(shù)據(jù)的查詢時，都可能需要用到供應商代碼。

如通過供應商代碼查詢某個供應商的采購訂單未結案還有多少；或通過供應商

代碼查詢該供應商的應付賬款，當月還需付款的金額等。所以，在SAP系統(tǒng)中

正確建立供應商代碼和維護供應商信息是非常重要的。供應商信息新建及維護

現(xiàn)狀流程如圖3所示：

圖3公司財務外包中心應付賬款流程供應商信息新建及維護現(xiàn)狀流程圖

2

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

3.2供應商代碼信息維護

供應商若欲修改其在杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款

流程中供應商代碼的收款銀行賬戶信息。供應商需嚴格按照要求填寫“電子資

金轉賬信息登記表”，提供其公司相關負責人需簽字及印章，并加蓋公司印章

后，以郵件的形式提供給杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款

專員。電子資金轉帳信息登記表如下圖4所示。

圖4電子資金轉帳信息登記表圖

3.3發(fā)票接收及入賬流程

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包部門需接收到供應商寄送過來的發(fā)

票后，會將發(fā)票信息入賬至系統(tǒng)中，其發(fā)票接收及入賬現(xiàn)狀流程如圖5所示。

3

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖5公司財務外包中心應付賬款流程發(fā)票接收及入賬現(xiàn)狀流程圖

3.4發(fā)票入賬獲取審批流程

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款流程的客戶方采購部

門首先與供應商確認需要的貨物或服務，并在系統(tǒng)中建立訂單，生成訂單號碼。

待供應商提供貨物或服務后，采購部門應與庫房或使用單位確認驗收情況，并

在系統(tǒng)中做收貨記錄。同時，供應商可開立發(fā)票并寄送給杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技

有限公司財務外包中心應付賬款專員。

應付賬款專員在發(fā)票的入賬過程中，需要拿到請款部門主管的郵件審批，

否則發(fā)票將不會入賬或將發(fā)票退還給廠商。拿到審批后，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技

有限公司應付賬款專員即可在SAP中進行入賬并上傳其審批郵件。

在固定付款日內，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款專

員需準備付款清單并寄送給客戶方經(jīng)理進行審批，若未拿到審批，不能安排進

一步的付款。只有在客戶方經(jīng)理查閱并審批之后，才可對供應商進行付款。

下圖6為杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心發(fā)票入賬及付款流程

獲取審批現(xiàn)狀流程圖：

4

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖6公司財務外包中心發(fā)票入賬及付款流程獲取審批現(xiàn)狀流程圖

4公司付款審批流程存在的問題

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款基本業(yè)務主要包括發(fā)

票管理和供應商管理。發(fā)票管理通常包括：訂單收貨記錄審核，發(fā)票信息入賬

及付款，發(fā)票檔案整理。供應商管理流程包括：供應商信息核對與建立，供應

商信息更改。在實際工作中，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付

賬流程現(xiàn)存的主要問題有如下幾個方面：

4.1供應商信息管理流程效能低

供應商通過郵件申請新建或維護代碼基本信息的方式效率低。由于沒有固

定的格式及相關內容要求，供應商往往沒有辦法一次性提供完整的信息給杭州

瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心，通常需要與供應商通過郵件或電話的

形式反復溝通確認，導致新建供應商代碼流程效率低，從而影響后續(xù)采購下訂

單等一系列流程。

5

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

4.2發(fā)票信息入賬流程精確性不高

發(fā)票號碼對于供應商來說是代表該筆費用的唯一的標識。杭州瑞黎雅網(wǎng)絡

科技有限公司財務外包中心的客戶遍布全球各地，且每個客戶的供應商也遍布

全球各地。每個地區(qū)的發(fā)票樣式也不盡相同，發(fā)票號碼也各不一樣。如中國大

陸地區(qū)的發(fā)票號碼是比較規(guī)矩且有固定格式，如增值稅發(fā)票的發(fā)票號碼為固定

8位數(shù)字。臺灣地區(qū)的發(fā)票號碼也比較規(guī)范，其發(fā)票號碼格式為兩位英文字母

加八位數(shù)字。其他國家的發(fā)票相對來說沒有固定的格式，也沒有關于發(fā)票號碼

固定的要求，有的發(fā)票號碼是數(shù)字，有的發(fā)票號碼是英文字母，有的是英文字

母與數(shù)字的組合，有的甚至在發(fā)票號碼中夾帶符號，如“-”、“_”、“/”等。

紅色框標注處為發(fā)票號碼。雖然中國大陸地區(qū)發(fā)票的發(fā)票號碼統(tǒng)一為八位

阿拉伯數(shù)字，相對來說比較標準。但是會有發(fā)票號碼入賬為“NO.03430491”“

NO03430491”“NO03430491”“03430491”四種可能。從而造成同一張發(fā)票

根據(jù)不同發(fā)票號碼入賬格式而被重復入賬多次，進一步導致重復付款。同時，

中國大陸地區(qū)發(fā)票的重復入賬不僅會導致付款的重復，也會影響客戶的增值稅

申報。如下圖7所示，為標準中國大陸地區(qū)發(fā)票樣本。

圖7中國發(fā)票樣本

除了中國國內發(fā)票有可能出現(xiàn)上述問題，對于其他國家或地區(qū)的發(fā)票在日

常作業(yè)中也有可能會出現(xiàn)上述問題。如下圖8所示，為中國臺灣發(fā)票樣本。

6

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖8中國臺灣發(fā)票樣本圖

不僅中文發(fā)票會出現(xiàn)上述問題，外文發(fā)票也會同樣出現(xiàn)上述問題。如下圖

9所示，為國外發(fā)票樣本。

圖9新加坡發(fā)票樣本

4.3審批權責不清晰不規(guī)范

無論是供應商信息管理中，還是在發(fā)票入賬環(huán)節(jié)中，杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技

有限公司財務外包中心需要客戶方協(xié)助審批，有時由于審批人是新任該職責，

不熟悉業(yè)務，可能會出現(xiàn)審批人不清楚自己的權責的問題。例如，審批人不清

楚需要審批的目的，審批的內容甚至審批的范圍等。從而可能會導致出現(xiàn)誤審

批其他審批人的范疇，或審批的信息有紕漏，遺漏審批項目等問題。

7

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

現(xiàn)有流程隨著發(fā)票數(shù)量增多會愈發(fā)費時。雖然這種流程可以一定程度的保

障各種作業(yè)規(guī)范執(zhí)行，但是可能隨著客戶公司的不斷壯大，其供應商增多，需

要新增的供應商也增多，需要新建和維護在SAP系統(tǒng)中的信息也逐漸增多，發(fā)

票數(shù)量也會逐漸增多。單純依靠郵件取得審批的形式，無論是對于客戶方審批

人，還是對杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款的人員來說，

都將會增加其不少的工作量，導致作業(yè)效率低下。

5杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司付款流程優(yōu)化設計

5.1重建供應商信息提交及維護流程

基于前文提到的杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款流程

中出現(xiàn)的供應商主數(shù)據(jù)管理權限分散、信息維護失誤出現(xiàn)重復編碼現(xiàn)象，和現(xiàn)

有審批流程繁瑣，流程效率低等情況，建議杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務

外包中心應付賬款流程對于供應商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、修改、刪除以及審批人權限

等工作，制定以下相應的標準并重建相關流程。

（1）制定供應商信息提交及維護標準

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心應付賬款流程可以利用Ariba

平臺來幫助客戶方制定供應商信息維護的標準。Ariba平臺是ERP系統(tǒng)SAP旗

下的一個產(chǎn)品。該平臺可以用來解決采購方和供應方兩端的事務。該平臺不僅

幫助采購方管理從尋源和采購到發(fā)票和付款的所有流程；并且可以幫助供應商

通過該平臺建立賬戶并隨時追蹤每筆交易的狀態(tài)；所有數(shù)據(jù)可以在SAP系統(tǒng)、

采購流程和供應商之間實現(xiàn)安全地流通。

（2）重建供應商信息提交及維護流程

在杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心與客戶達成供應商數(shù)據(jù)的維

護標準后，需重建供應商信息提交及維護的流程。圖10為改善后的流程圖，

改善的部分以紅色標注。

8

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

圖10供應商信息提交及維護改善后流程圖

5.2完善發(fā)票入賬審查流程

（1）鼓勵供應商提供電子發(fā)票

由于杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心面對的客戶來自世界各地，

由于信息化的不斷發(fā)展，無紙化辦公越來越受到推崇，為了發(fā)票的快速傳輸，

電子發(fā)票不僅越來越受到世界各地政府及供應商的歡迎，而且杭州瑞黎雅網(wǎng)絡

科技有限公司財務外包中心應付賬款流程應鼓勵供應商盡量提供電子發(fā)票。

（2）開發(fā)電腦程序識別并入賬電子發(fā)票

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司財務外包中心可以基于電子發(fā)票種種優(yōu)勢，

與IT部門聯(lián)合開發(fā)電腦程序，自動讀取電子發(fā)票上的重要信息，如發(fā)票號碼，

發(fā)票日期，金額等。對于國外英文的發(fā)票，可以利用OCR在線識別技術。

5.3規(guī)范供應商付款審批權責

對于新上任的員工，要做入職前培訓，待培訓結果合格后才可正式上任。

并重新對付款審批流程進行調整，調整結果如下：董事長和總經(jīng)理對業(yè)務付款

進行最終審批；分管領導和總會計師負責對業(yè)務的真實性、合法性進行審核；

財務總監(jiān)負責監(jiān)督與業(yè)務的真實性，審核合同及協(xié)議的完成質量及進度；財務

管理部門審核原始單據(jù)的完整性、合規(guī)性和有效性、付款金額和工作進度與相

9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

關預算的匹配情況。

6設計評價

杭州瑞黎雅網(wǎng)絡科技有限公司運用Ariba系統(tǒng)的開放性、靈活性的特點，

使無論采購，審批主管還是供應商，都可以根據(jù)該平臺隨時追蹤發(fā)票的動態(tài)。

在Ariba中實現(xiàn)供應商信息采集，發(fā)票的信息錄入及獲取線上審批快速且一目

了然。另外，也充分利用電子發(fā)票特點，利用在線識別技術自動識別提取發(fā)票

中的信息，取代人工入賬的部分工作，降低人工作業(yè)的差錯。在公司付款審批

流程中存在供應