湖南德通物流股份有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南德通物流股份有限公司公司簡(jiǎn)介....................................1

1.1公司概況......................................................1

1.2公司業(yè)務(wù)開(kāi)展流程..............................................1

2湖南德通物流股份有限公司付款審批流程現(xiàn)狀............................2

3湖南德通物流股份有限公司付款審批環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題......................3

3.1部門(mén)審批時(shí)間太長(zhǎng)..............................................3

3.2付款審批流程冗長(zhǎng)..............................................4

3.3新項(xiàng)目資金籌備時(shí)間倉(cāng)促........................................5

4湖南德通物流股份有限公司付款審批環(huán)節(jié)優(yōu)化對(duì)策........................5

4.1部門(mén)審批時(shí)間縮短..............................................5

4.2增設(shè)加急付款審批流程..........................................5

4.3審批流程優(yōu)化..................................................6

4.4實(shí)施過(guò)程監(jiān)控..................................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南德通物流股份有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1湖南德通物流股份有限公司簡(jiǎn)介

1.1公司概況

湖南德通物流股份有限公司成立于2014年12月29日，經(jīng)營(yíng)范圍包括許可

項(xiàng)目：道路貨物運(yùn)輸（不含危險(xiǎn)貨物）（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批

準(zhǔn)后方可開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具體經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目以相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)文件或許可證件為準(zhǔn)）

一般項(xiàng)目：國(guó)內(nèi)貨物運(yùn)輸代理；國(guó)內(nèi)集裝箱貨物運(yùn)輸代理；運(yùn)輸貨物打包服務(wù)；

裝卸搬運(yùn)；普通貨物倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)（不含危險(xiǎn)化學(xué)品等需許可審批的項(xiàng)目）（除依

法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目外，憑營(yíng)業(yè)執(zhí)照依法自主開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)）。德通物流股份有

限公司組織框架如圖1-1。

圖1-1湖南德通物流股份有限公司構(gòu)架圖

1.2公司業(yè)務(wù)開(kāi)展流程

德通物流股份有限公司業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中的主要流程如下：

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圖1-2湖南德通物流股份有限公司業(yè)務(wù)開(kāi)展流程圖

從上述流程圖中可以看出，基本的流程是德通公司與上下部門(mén)交互完成的，

而大部分的流程，是公司內(nèi)部的流程。然而，即使是只涉及公司內(nèi)部部門(mén)間的

流程，客戶(hù)的關(guān)注度也并未減少。因?yàn)榈峦ü镜膬?nèi)部流程，雖然只是直接體

現(xiàn)出德通公司的內(nèi)部管理，卻間接地影響著上下部門(mén)子公司的切身利益，進(jìn)而

影響它們與德通公司的良好合作。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，對(duì)德通公司與客戶(hù)關(guān)系影響最大的就是德通公司的付款流程。

一旦客戶(hù)付了款，而德通公司因企業(yè)內(nèi)部流程問(wèn)題未及時(shí)按合同執(zhí)行對(duì)下游企

業(yè)的付款，下游企業(yè)又因收不到貨款放慢生產(chǎn)速度或者延遲發(fā)貨，便會(huì)大幅度

地降低客戶(hù)對(duì)德通公司的滿(mǎn)意度，進(jìn)而降低德通公司的銷(xiāo)售額及利潤(rùn)。其他流

程雖然也會(huì)造成影響，但問(wèn)題較小。之前德通公司在付款審批流程上的問(wèn)題在

于：付款流程拖沓，時(shí)間長(zhǎng)，效率低，嚴(yán)重影響客戶(hù)對(duì)德通公司的滿(mǎn)意度。更

有甚者決定改變合作對(duì)象，從而使德通公司訂單量減少。因此，德通公司的付

款流程急需被優(yōu)化。

2湖南德通物流股份有限公司付款審批流程現(xiàn)狀

目前德通公司有限公司外部付款主要包括集團(tuán)日常費(fèi)用開(kāi)支、稅金、固定

資產(chǎn)購(gòu)置、材料、人工、各類(lèi)保證金等款項(xiàng)。如圖2.1，德通物流有限公司的外

部付款流程主要包括經(jīng)辦人申請(qǐng)、業(yè)務(wù)部門(mén)審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、總經(jīng)理或分

管領(lǐng)導(dǎo)審批、出納付款等環(huán)節(jié)。

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圖2-1湖南德通物流股份有限公司付款審批流程現(xiàn)狀圖

3湖南德通物流股份有限公司付款審批環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題

3.1部門(mén)審批時(shí)間太長(zhǎng)

在公司的一些繁瑣的老舊的付款審批制度中嚴(yán)重影響了公司付款審批的流

程和時(shí)間。相應(yīng)部門(mén)的審批時(shí)間太長(zhǎng)，造成一級(jí)拖一級(jí)從而整個(gè)付款審批的進(jìn)

度拖延太久。如表3-1。

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表3-1湖南德通物流股份有限公司各部門(mén)審批時(shí)間

3.2付款審批流程冗長(zhǎng)

目前，德通物流有限公司對(duì)集團(tuán)以及各分公司的費(fèi)用實(shí)行按月預(yù)算，其目

的是為了公司做好未來(lái)一個(gè)月的資金使用規(guī)劃，為公司正常的運(yùn)作提供資金支

持。與此同時(shí)，決策層領(lǐng)導(dǎo)可以有效判斷正常和非正常的支出、預(yù)算外和預(yù)算

內(nèi)的支出，從大量的日常管理、宙批中解放出來(lái)，把主要精力放在企業(yè)的全面

發(fā)展、戰(zhàn)略規(guī)劃上面來(lái)。因此，很多制度健全的公司在實(shí)施預(yù)算的同時(shí)，對(duì)后

期實(shí)際使用資金時(shí)的審批程序做了相應(yīng)的調(diào)整，簡(jiǎn)化了管理層對(duì)預(yù)算內(nèi)資金使

用的審批流程。因?yàn)樵谶M(jìn)行預(yù)算時(shí)，預(yù)算內(nèi)的資金使用已經(jīng)獲得了高層管理的

許可。

但是，通過(guò)訪談得知，德通物流有限公司在資金使用過(guò)程中，并沒(méi)有充分

發(fā)揮預(yù)算的作用:對(duì)預(yù)算內(nèi)的付款和預(yù)算外的付款依然保持同樣的審批流程，導(dǎo)

致審批權(quán)限過(guò)于集中，這并不能把管理層從繁瑣的審批程序中解放出來(lái)把精力

投放到更有意義的事情上來(lái)，同時(shí)，也不利于整個(gè)外部付款流程效率的提高。

各流程節(jié)點(diǎn)的大多數(shù)受訪者都表示，目前外部付款審批比較嚴(yán)格，審批流程長(zhǎng)，

環(huán)節(jié)多，涉及的人員范圍廣，加之不是每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)都能得到按時(shí)審批，因此

從整體上增加了外部付款業(yè)務(wù)的耗時(shí)。另一方面，部分中高層管理人員表示，

有些金額較小的的款項(xiàng)根本沒(méi)有必要讓他們?nèi)徟恍枰嬷纯?，然而?/p>

目前的付款審批流程中，所有單據(jù)的審核千篇一律，沒(méi)有按照重要性進(jìn)行精簡(jiǎn)、

優(yōu)化。

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3.3新項(xiàng)目資金籌備時(shí)間倉(cāng)促

根據(jù)公司的規(guī)定，每個(gè)月預(yù)算完成之后，財(cái)務(wù)中心資金管理組工作人員會(huì)

根據(jù)預(yù)算情況籌集資金,如果現(xiàn)金盈余,理財(cái)專(zhuān)員會(huì)選擇購(gòu)買(mǎi)一些低風(fēng)險(xiǎn)的理財(cái)

產(chǎn)品，如果現(xiàn)金短缺，則會(huì)選擇對(duì)外融資，滿(mǎn)足日常經(jīng)營(yíng)的需要?？此坪虾醭?/p>

理的規(guī)定，但是在實(shí)際操作中往往會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

資金管理組工作人員抱怨其在接收到的付款申請(qǐng)當(dāng)中，偶爾會(huì)接收到大額

的預(yù)算外的支付申請(qǐng)。這些大多是由于新增項(xiàng)目施工而新增的成本費(fèi)用。遇到

此種情況，資金管理組工作人員往往有兩種做法:第一是提前贖回理財(cái)產(chǎn)品。此

種做法往往會(huì)讓公司損失部分投資收益。第二是針對(duì)該筆付款對(duì)外融資，此種

方法耗時(shí)長(zhǎng)，程序復(fù)雜。

4湖南德通物流股份有限公司付款審批環(huán)節(jié)優(yōu)化對(duì)策

4.1部門(mén)審批時(shí)間縮短

德通公司付款審批流程的操作部門(mén)、操作人員、操作方式、規(guī)定用時(shí)（用

時(shí)上限）假如說(shuō)上面的表格還無(wú)法讓人看出德通公司付款流程的繁瑣及付款時(shí)

長(zhǎng)的冗繁的話，下面的這段分析將讓問(wèn)題更加明晰：從客戶(hù)打定金，業(yè)務(wù)部門(mén)

業(yè)務(wù)員提起支付定金至下游供貨商，到款項(xiàng)順利付出，德通公司一個(gè)簡(jiǎn)單的付

款流程需要經(jīng)過(guò)5個(gè)部門(mén)10個(gè)環(huán)節(jié)操作，規(guī)定用時(shí)上限累計(jì)30個(gè)小時(shí)，按德

通公司每日上班時(shí)長(zhǎng)7.5小時(shí)計(jì)，從提起申請(qǐng)到付出定金，集團(tuán)公司給出了4天

的時(shí)間跨度。而且在極端的情況下，還可能出現(xiàn)用時(shí)多于4天的情況，雖然概

率很低。這對(duì)于客戶(hù)來(lái)說(shuō)是不可接受的，因?yàn)檫@表示資金從客戶(hù)手上轉(zhuǎn)出要在

德通公司內(nèi)部滯留一周左右，才能流轉(zhuǎn)到下游供應(yīng)商手中。下游供應(yīng)商必定是

在收到定金后生產(chǎn)備貨或者在收到尾款后才開(kāi)始發(fā)貨。這也是導(dǎo)致客戶(hù)對(duì)德通

公司各合同節(jié)點(diǎn)中付款流程節(jié)點(diǎn)滿(mǎn)意度一直低迷的直接原因。

4.2增設(shè)加急付款審批流程

設(shè)置加急付款通道。目的是為了減少不必要的等待時(shí)間或精簡(jiǎn)不必要的審

批環(huán)節(jié)，進(jìn)一步縮短加急付款的審批時(shí)間，對(duì)加急付款通道的應(yīng)用，針對(duì)不后

的情況會(huì)有不同的處理方式:

(1)對(duì)于首次申請(qǐng)付款的單據(jù)，這種情況主要包括毫無(wú)征兆的、需要緊急付

款的單據(jù)。經(jīng)辦人在OA系統(tǒng)里填寫(xiě)付款申請(qǐng)單時(shí)，需要選擇“加急付款”按鈕，

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在后續(xù)的審批過(guò)程中，該付款由請(qǐng)會(huì)自動(dòng)置頂在各審批人的“待宙批單據(jù)”列表內(nèi)，

并通過(guò)短信提醒各宙批人及時(shí)審批，如果在一定時(shí)間內(nèi)仍然沒(méi)有審批的，付款

申請(qǐng)會(huì)自動(dòng)到達(dá)下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人。一般情況下，在每個(gè)審批人所在審批環(huán)

節(jié)出停留不超過(guò)2小時(shí)，可保證該筆付款由請(qǐng)?jiān)谝惶熘畠?nèi)完成審。批并完成付

款操作。

(2)對(duì)于二次付款自請(qǐng)，這種情形主要包括付款由請(qǐng)單錯(cuò)誤，駁回修改的單

據(jù)。由于二次申請(qǐng)涉及到信息修改，因此需要更加謹(jǐn)慎，把控風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)金額，

收款人等關(guān)鍵信息錯(cuò)誤時(shí)，不適用于加急付款通道，需要經(jīng)辦人重新申請(qǐng)，重

新審批。當(dāng)銀行賬號(hào)、補(bǔ)充資料等非關(guān)鍵信息錯(cuò)誤時(shí)，由當(dāng)前審批人駁回經(jīng)辦

人，待修改完善后再重新回到當(dāng)前審批人繼續(xù)審批。

4.3審批流程優(yōu)化

既然從“減少時(shí)間”能幫助優(yōu)化我們的審批流程時(shí)間，那么接下來(lái)我們就要從

“流程優(yōu)化”的切入點(diǎn)進(jìn)行改善。我們通過(guò)討論對(duì)比和研究分析，發(fā)現(xiàn)原有流程的

問(wèn)題如下圖4-1：

圖4-1湖南德通物流股份有限公司現(xiàn)行人員審批付款流程圖

（1）流程節(jié)點(diǎn)2“資金部專(zhuān)員確認(rèn)收款”環(huán)節(jié)為多余環(huán)節(jié)，因?yàn)樨?cái)務(wù)系統(tǒng)

都是統(tǒng)一開(kāi)放的，在節(jié)點(diǎn)5“財(cái)務(wù)部主管審核”節(jié)點(diǎn)上，財(cái)務(wù)部主管第一可以從

銀行系統(tǒng)上查詢(xún)到款情況，第二可以從資金部交過(guò)來(lái)的入賬底單上看到該筆付

款相應(yīng)收取款項(xiàng)的情況。在此刪除流程節(jié)點(diǎn)2。

（2）流程節(jié)點(diǎn)6“財(cái)務(wù)總監(jiān)審核”環(huán)節(jié)與流程節(jié)點(diǎn)7“總會(huì)計(jì)師審核”環(huán)

節(jié)存在重復(fù)的地方。不管是財(cái)務(wù)總監(jiān)還是總會(huì)計(jì)師，批復(fù)流程的基礎(chǔ)都是看資

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金是否到位以及財(cái)務(wù)主管審核批復(fù)情況。而且在財(cái)務(wù)總監(jiān)外出或者集團(tuán)總會(huì)計(jì)

師外出時(shí)，我們都會(huì)跳過(guò)其中一個(gè)環(huán)節(jié)，采取二選一的形式進(jìn)行付款審批。而

且集團(tuán)總會(huì)計(jì)師也是屬于集團(tuán)副總，流程節(jié)點(diǎn)8也是負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)的集團(tuán)副總

審批，明顯存在重復(fù)。因此刪除流程節(jié)點(diǎn)7。

（3）流程節(jié)點(diǎn)3“業(yè)務(wù)經(jīng)理審批”和流程節(jié)點(diǎn)5“財(cái)務(wù)主管審核”兩者不

存在前后關(guān)系，流程節(jié)點(diǎn)3的進(jìn)行僅依賴(lài)于流程節(jié)點(diǎn)1的發(fā)起，而流程節(jié)點(diǎn)5

的發(fā)起只是依賴(lài)于款項(xiàng)的收取和合同條款的符合。兩者沒(méi)有前后依賴(lài)關(guān)系。兩

個(gè)流程可以由串聯(lián)式改為并聯(lián)式同時(shí)進(jìn)行以節(jié)省時(shí)間，即節(jié)點(diǎn)3、4和節(jié)點(diǎn)5、6

同時(shí)進(jìn)行。

綜上，就德通公司付款流程的討論分析，德通公司付款流程由原來(lái)的串聯(lián)

模式，進(jìn)行了刪減、優(yōu)化，改進(jìn)后流程圖如下4-2：

圖4-2湖南德通物流股份有限公司付款流程簡(jiǎn)化后流程圖

4.4實(shí)施過(guò)程監(jiān)控

我們需要保證的是監(jiān)督部門(mén)的獨(dú)立性，即不受限于德通公司的其他部門(mén)，

特別是付款流程最密切相關(guān)的兩個(gè)部門(mén)——業(yè)務(wù)部和財(cái)務(wù)部。假如我們能保證

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過(guò)程監(jiān)督的有效實(shí)施，那流程進(jìn)行過(guò)程中的問(wèn)題就能被及時(shí)地發(fā)現(xiàn)。而唯有對(duì)

推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)的不符合要求的情況及時(shí)做出分析，進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，才能持續(xù)

不斷地推動(dòng)流程向前發(fā)展。查明和監(jiān)督流程的實(shí)際操作，將這些操作和一開(kāi)始

擬定的計(jì)劃進(jìn)行比對(duì)。如果在過(guò)程中出現(xiàn)和原計(jì)劃不相符或者進(jìn)度嚴(yán)重拖后時(shí)，

立刻采取必要措施。自始至終地跟進(jìn)措施的實(shí)行。過(guò)程監(jiān)督人員