湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1湖南君諾服飾有限公司概況............................................1

1.1公司簡介......................................................1

1.2公司組織結(jié)構(gòu)圖................................................1

2湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案現(xiàn)狀................................2

2.1公司費(fèi)用報銷基本類別..........................................2

2.2公司費(fèi)用報銷流程現(xiàn)狀..........................................2

3湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案存在的問題..........................3

3.1費(fèi)用報銷流程過于簡單..........................................3

3.2費(fèi)用報銷單填寫不規(guī)范..........................................3

3.3費(fèi)用報銷原始憑證審核不規(guī)范....................................3

3.4費(fèi)用報銷管理工作不完善........................................3

3.5部分財務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)能力較差..................................4

4湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案優(yōu)化設(shè)計............................4

4.1優(yōu)化費(fèi)用報銷流程..............................................4

4.2規(guī)范費(fèi)用報銷單填制............................................5

4.2.1費(fèi)用報銷單粘貼要求.......................................5

4.2.2費(fèi)用報銷單填寫要求.......................................5

4.3安排專人審核費(fèi)用報銷原始憑證..................................6

4.4加強(qiáng)費(fèi)用報銷管理工作..........................................7

4.5提高相關(guān)財務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)......................................7

5湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案優(yōu)化設(shè)計總結(jié)........................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案優(yōu)化設(shè)計

1湖南君諾服飾有限公司概況

1.1公司簡介

湖南君諾服飾有限公司是一家集服裝設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)為一體的高

新技術(shù)企業(yè)，成立于2018年10月19日。業(yè)務(wù)范圍主要有：服飾制造；皮革制

品和塑料制品的生產(chǎn)和銷售；箱包、體育用品及器材、電子產(chǎn)品、金屬制品、

通用設(shè)備等銷售；專業(yè)設(shè)計服務(wù)；進(jìn)出口貿(mào)易。

表1-1公司基本概況表

公司名稱湖南君諾服飾有限公司

法定代表人袁帥企業(yè)類型有限責(zé)任公司

注冊資金1008萬元人民幣所屬行業(yè)紡織服裝、服飾業(yè)

湖南省常德經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)龍梅街22號（中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)園Ａ樓

注冊地址

4層408室）

1.2公司組織結(jié)構(gòu)圖

市場部

營銷總監(jiān)

采購部

研發(fā)總監(jiān)設(shè)計部

董事長

總經(jīng)理財務(wù)總監(jiān)

生產(chǎn)部

監(jiān)事生產(chǎn)總監(jiān)

質(zhì)檢部

人力資源

行政總監(jiān)

行政后勤

圖1-1湖南君諾服飾有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

2湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用報銷基本類別

湖南君諾服飾有限公司的日常費(fèi)用報銷主要由辦公費(fèi)用、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差

旅費(fèi)組成，具體內(nèi)容如下表2-1所示。

表2-1湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷類別

費(fèi)用類別所含內(nèi)容

辦公用品(書籍、文具、生活用品等)、郵寄費(fèi)、電話通訊費(fèi)、

辦公費(fèi)用

日常文印費(fèi)、保潔費(fèi)等

指因業(yè)務(wù)需要向客人、客戶贈送紀(jì)念品，以及因工作關(guān)系招

業(yè)務(wù)招待費(fèi)待有關(guān)人員發(fā)生的就餐費(fèi)、娛樂費(fèi)以及宴請客人、客戶（含

工作餐）的煙、酒以及食品等費(fèi)用

出差過程中所發(fā)生的各種費(fèi)用如交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、車

差旅費(fèi)

輛費(fèi)用、公雜費(fèi)等各項費(fèi)用

2.2公司費(fèi)用報銷流程現(xiàn)狀

經(jīng)辦人根據(jù)需經(jīng)辦人填寫費(fèi)部門負(fù)責(zé)人審

要申請費(fèi)用報用報銷單批

銷單

經(jīng)辦人簽字領(lǐng)出納審核并付財務(wù)負(fù)責(zé)人審

款款批

圖2-1湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷流程現(xiàn)狀

如圖2-1所示，目前湖南君諾服飾有限公司采用最基本的費(fèi)用報銷流程，

需要報銷的人員只需自行申請報銷單，填寫完之后，報銷人員去找部門負(fù)責(zé)人

和財務(wù)負(fù)責(zé)人審批簽字，之后就可以找出納領(lǐng)款了，這種費(fèi)用報銷流程雖然簡

便，但是長期執(zhí)行之后，可能出現(xiàn)各類問題。

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3湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷方案存在的問題

3.1費(fèi)用報銷流程過于簡單

企業(yè)現(xiàn)在的報銷流程太過簡單，會存在很多的問題，隨著公司的發(fā)展壯大，

以后的員工會日益漸增，業(yè)務(wù)量也會不斷增加，費(fèi)用報銷的流程中出現(xiàn)的問題

也會越來越多，不斷的被放大，所以費(fèi)用報銷流程應(yīng)當(dāng)盡快進(jìn)行優(yōu)化。

3.2費(fèi)用報銷單填寫不規(guī)范

第一，報銷單的各類要素填寫不完整或者不正確，比如報銷部門、時間、

金額和附件的張數(shù)等；

第二，報銷的事由填寫不正確，例如報銷人員需要取得原來的發(fā)票很困難，

所以選擇使用其他符合要求的正規(guī)發(fā)票替代，那么就會出現(xiàn)所取得的發(fā)票與實(shí)

際發(fā)生的業(yè)務(wù)信息不相符的情況，但是報銷人員卻還是按照實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)

容寫，這樣會影響報銷業(yè)務(wù)的真實(shí)性；

第三，報銷憑證的粘貼不規(guī)范，不僅影響美觀，還不利于審批人員進(jìn)行審

批和財務(wù)人員進(jìn)行清點(diǎn)和保存。

3.3費(fèi)用報銷原始憑證審核不規(guī)范

第一，企業(yè)對報銷的過程審核意識不夠強(qiáng)，如果報銷單據(jù)中有不規(guī)范的地

方，比如單據(jù)內(nèi)容不規(guī)范、字跡潦草、金額錯誤、發(fā)票開具不規(guī)范、簽字不完

整等，那么財務(wù)人員就應(yīng)該在審核過程中嚴(yán)格管控，及時查驗發(fā)票；

第二，如果財務(wù)人員缺乏審核常識或未進(jìn)行審核發(fā)票，那么這種情況很容

易導(dǎo)致報銷業(yè)務(wù)中出現(xiàn)虛假重復(fù)費(fèi)用，長期以來，會導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的損失。

3.4費(fèi)用報銷管理工作不完善

首先，公司通常都會建立一個內(nèi)部報銷審核系統(tǒng)，但隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大，

它的經(jīng)營范圍也隨之?dāng)U大，報銷審批系統(tǒng)已無法滿足企業(yè)各種經(jīng)營活動的需要；

其次，不完善的報銷制度可能導(dǎo)致管理混亂；簽字審批制度不完善，會造

成財務(wù)核算工作量增加、效率降低；

最后，由于現(xiàn)行的報銷審批制度落后，審批人員如果遇到新的業(yè)務(wù)需求可

能會沒有相配套的制度標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致財務(wù)管理的效率下降，一旦出現(xiàn)疏漏就

會造成各種大小損失，同時也將對公司的正常發(fā)展造成負(fù)面影響。

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3.5部分財務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)能力較差

第一，財務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)會對企業(yè)工作質(zhì)量與發(fā)展的長久造成很大的影

響，現(xiàn)在部分財務(wù)人員對于職業(yè)道德不重視，主要是由于財務(wù)人員對于工作中

的相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)知識的匱乏、業(yè)務(wù)能力不高、風(fēng)險意識不高等造成的，

這也大大影響了整體的工作質(zhì)量；

第二，在現(xiàn)行的財務(wù)報銷工作中，可能會有存在過期發(fā)票、虛假發(fā)票等無

效報銷憑據(jù)的現(xiàn)象，而財務(wù)報銷人員由于自身專業(yè)水平有限，無法識別出其中

的部分，對財務(wù)報銷的效率和規(guī)范性造成嚴(yán)重影響。

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4.1優(yōu)化費(fèi)用報銷流程

如下圖4-1所示，優(yōu)化后的費(fèi)用報銷流程比優(yōu)化之前的更加完善和嚴(yán)謹(jǐn)，

需要經(jīng)過多重審批和復(fù)核，中途需要交由會計主管審核報銷憑證，可以有效的

防止弄虛作假的狀況，在報銷途中就可以審核報銷單的完整性和真實(shí)性，在后

續(xù)還能讓會計部門賬務(wù)處理更高效。雖然優(yōu)化后的流程更加繁瑣，但是在實(shí)際

工作中利用之后，是可以提高企業(yè)的工作效率的，并且這套流程也更加的規(guī)范。

報銷人部門領(lǐng)導(dǎo)會計主管財務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理出納

整理報銷

單據(jù)

根據(jù)需要審批簽字審核

審批審核并

申請費(fèi)用報銷審批簽字

簽字付款

報銷單憑證

審核未通過

填寫費(fèi)用退回報銷人

報銷單申

請報銷

簽字領(lǐng)款

圖4-1湖南君諾服飾有限公司費(fèi)用報銷流程優(yōu)化圖

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4.2規(guī)范費(fèi)用報銷單填制

4.2.1費(fèi)用報銷單粘貼要求

第一，對于票據(jù)比較多的時候，報銷人員應(yīng)該按照內(nèi)容進(jìn)行分類，比如辦

公費(fèi)用、電話費(fèi)、差旅費(fèi)、餐費(fèi)等等，需要按照票據(jù)類型分別進(jìn)行粘貼，并且

把相同經(jīng)費(fèi)項目和相同面值的原始憑證粘貼在一起；

第二，報銷單和原始憑證粘貼單的大小應(yīng)相同，應(yīng)在報銷單據(jù)大小范圍內(nèi)

進(jìn)行粘貼，如果報銷憑據(jù)太大，應(yīng)根據(jù)報銷單的大小進(jìn)行折疊粘貼票據(jù)；

第三，原始發(fā)票單據(jù)必須由上而下，自右至左、均勻排列粘貼，注意不要

將票據(jù)集中在粘貼紙中間，以免出現(xiàn)中間厚、四周薄、憑證裝訂不齊等現(xiàn)象。

圖4-2費(fèi)用報銷單粘貼示范

4.2.2費(fèi)用報銷單填寫要求

第一，填寫收費(fèi)報銷單要力求美觀，不能隨意涂改，認(rèn)真核對各項目；

第二，報銷單的每一項都要填寫完整，費(fèi)用報銷的金額大小寫要一致，大

寫金額書寫不得有誤，沒有數(shù)字的部分應(yīng)當(dāng)用零或者符號補(bǔ)齊，小寫金額前要

加人民幣符號，與人民幣符號之間不得有空格，小寫的金額要保留兩位數(shù)；

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第三，報銷金額應(yīng)當(dāng)與發(fā)票一致，經(jīng)由各部門領(lǐng)導(dǎo)審批才有效，不得出現(xiàn)

報銷金額比發(fā)票大或者小的情況，影響報銷業(yè)務(wù)的真實(shí)性。

圖4-3費(fèi)用報銷單填寫示范

4.3安排專人審核費(fèi)用報銷原始憑證

為了防止報銷中出現(xiàn)虛假報銷或者重復(fù)報銷等問題，那么原則上公司一切

事項的報銷均必須取得合法的原始憑證。報銷人員填寫報銷單之后，應(yīng)當(dāng)安排

專門人員按照下表4-1所示的所需原始憑證的要求審核，如果有遺漏，應(yīng)當(dāng)要

求報銷人員取得相關(guān)原始憑證才可以進(jìn)行審批簽字（下表中填列的發(fā)票包括：

增值稅專票、增值稅普票、增值稅電子普票、定額發(fā)票，如屬特殊機(jī)構(gòu)的，應(yīng)

取得專用收據(jù)）。

表4-1費(fèi)用報銷需附原始憑證表

項目需附原始憑證

差旅費(fèi)差旅費(fèi)明細(xì)單、發(fā)票（如為滴滴發(fā)票需附行程）

業(yè)務(wù)招待費(fèi)招待費(fèi)申請、發(fā)票

發(fā)票、團(tuán)建申請審批（中心主任），注明時間和

福利費(fèi)

費(fèi)用

租金租賃合同、合同審批表、發(fā)票、付款通知單等

廣告費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等其他費(fèi)用發(fā)票、合同、合同審批表

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4.4加強(qiáng)費(fèi)用報銷管理工作

加強(qiáng)公司費(fèi)用報銷管理，規(guī)范公司費(fèi)用報銷行為，加強(qiáng)成本控制，制定以

下優(yōu)化制度：

第一，報銷人員一定要將各種發(fā)票單據(jù)整理后再報銷，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)將

單據(jù)的類別、時間、項目等進(jìn)行分類，粘帖在費(fèi)用報銷單的后面；

第二，報銷人必須要取得相應(yīng)的合法原始憑證，且報銷單需由本人親自填

寫并簽名，審批人應(yīng)當(dāng)審核發(fā)票的合法性、報銷金額與發(fā)票金額是否一致、報

銷單填寫的事項與發(fā)票是否一致，才可進(jìn)行簽字；

第三，必須要遵循實(shí)事求是，報銷表上面應(yīng)當(dāng)填寫清楚理由、費(fèi)用支出項

目、發(fā)生的時間和地點(diǎn)、金額以及報銷人、審批人；

第四，為了提高費(fèi)用報銷的工作效率，如果個人報銷單單筆金額小于200

元的費(fèi)用，報銷人員可以按月或按照部門匯總申請，每個部門必須在每月10日

后派人將報銷單發(fā)送給財務(wù)部門。

4.5提高相關(guān)財務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)

有些財務(wù)人員的職業(yè)素養(yǎng)比較差，那么企業(yè)可以加強(qiáng)對財務(wù)人員的專業(yè)知

識能力和審核人對發(fā)票的審核鑒別能力。

首先，財務(wù)人員收到報銷單后，應(yīng)立即核對報銷單是否完整填寫、規(guī)范粘

貼，是否經(jīng)有效簽批，所附單據(jù)原件是否合法合規(guī)；

其次，對于符合要求的報銷單應(yīng)當(dāng)及時審核并經(jīng)總經(jīng)理審批后交由出納付

款，規(guī)范整個報銷流程，強(qiáng)化公司的財務(wù)紀(jì)律；

再次，如果公司員工有任何不符合費(fèi)用報銷規(guī)定的原始單據(jù)，財務(wù)部門有

權(quán)拒絕并向費(fèi)用報銷人員說明返回的原因；

最后，各個環(huán)節(jié)人員要清楚自己的職責(zé)和工