秘書學(xué)第五章 秘書團(tuán)隊(duì)管理

海爾成就一次海爾公司接到一個(gè)德國經(jīng)銷商打來的，要求海爾必須在兩天內(nèi)發(fā)貨，否那么訂單自動失效。接到的時(shí)間是星期五下午2點(diǎn)，而海關(guān)、商檢等相關(guān)部門下午下班時(shí)間是5點(diǎn)半，留給他們的時(shí)間只有3個(gè)半小時(shí)。依照正常的工作程序是無法完成的。但是海爾公司迅速行動起來，團(tuán)隊(duì)成員抓緊每一分鐘，全身心地投入到工作中，各項(xiàng)工作同步展開，有人調(diào)貨，有人報(bào)關(guān)，有人聯(lián)系船只，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都順利完成。當(dāng)天下午5點(diǎn)半，海爾公司已經(jīng)發(fā)貨，比德國經(jīng)銷商要求的期限提前兩天完成。海爾團(tuán)隊(duì)在突發(fā)事件來臨的時(shí)候表現(xiàn)出了超強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行能力，團(tuán)隊(duì)中每一名成員目標(biāo)明確、彼此配合、各司其職，卓有成效地完成了幾乎不能完成的任務(wù)，顯示出巨大的工作能量。秘書工作綜合性、臨時(shí)性強(qiáng)，對團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力要求理應(yīng)更高。第五章秘書團(tuán)隊(duì)管理第一節(jié)

秘書團(tuán)隊(duì)概述

第二節(jié)秘書團(tuán)隊(duì)的建立

第三節(jié)秘書績效測評

第一節(jié)

秘書團(tuán)隊(duì)概述一、秘書團(tuán)隊(duì)的含義秘書團(tuán)隊(duì)是指不同年齡、層次，具有不同知識背景、能力結(jié)構(gòu)的群體。他們共同效勞于一級組織機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)，具有共同責(zé)任和同一目標(biāo)。秘書團(tuán)隊(duì)通常被稱做“秘書班子〞。

二、秘書團(tuán)隊(duì)形成的條件〔一〕共同的目標(biāo)1.明確的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)能激發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情、活力和創(chuàng)造力，使得團(tuán)隊(duì)的存在有了價(jià)值。2.共同的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)有助于團(tuán)隊(duì)成員設(shè)定個(gè)人目標(biāo)，從而使團(tuán)隊(duì)成員在執(zhí)行方案的過程中始終處于最正確工作狀態(tài)，并能盡量使實(shí)際進(jìn)度略微領(lǐng)先于目標(biāo)進(jìn)度，進(jìn)而幫助團(tuán)隊(duì)獲得最正確工作績效?！捕郴バ诺膮f(xié)作1.應(yīng)把具有各種不同素質(zhì)、知識、能力的成員組合成一個(gè)彼此互補(bǔ)、優(yōu)化的秘書團(tuán)隊(duì)，才能產(chǎn)生整體搭配的協(xié)同效應(yīng)。2.團(tuán)隊(duì)成員情感上相互認(rèn)同也是團(tuán)隊(duì)成功的重要因素?！踩趁鞔_的職責(zé)1.一個(gè)高效的秘書團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)每個(gè)成員的個(gè)體特質(zhì)安排其在團(tuán)隊(duì)中擔(dān)任相應(yīng)的角色并進(jìn)行明確的分工。2.秘書工作應(yīng)講究工作程序并明確團(tuán)隊(duì)每位成員的職責(zé)?！菜摹齿^強(qiáng)的執(zhí)行力所謂執(zhí)行力，指將目標(biāo)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的能力，將不可能變?yōu)榭赡艿哪芰?。三、秘書團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)〔一〕團(tuán)隊(duì)規(guī)模1.秘書團(tuán)隊(duì)人數(shù)以2—7人為宜秘書團(tuán)隊(duì)要根據(jù)“精簡的原那么〞，根據(jù)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、層級、規(guī)模、工作性質(zhì)、工作量等參數(shù)加以綜合考量，設(shè)置合理的團(tuán)隊(duì)規(guī)模。2.團(tuán)隊(duì)規(guī)模過大，團(tuán)隊(duì)的績效有可能下降〔1〕團(tuán)隊(duì)規(guī)模過大，成員無法深度溝通，團(tuán)隊(duì)較難形成凝聚力〔2〕團(tuán)隊(duì)規(guī)模過大，個(gè)人投入被沖淡，工作積極性就會降低〔3〕人數(shù)越多，公平問題越難處理3.團(tuán)隊(duì)規(guī)模過小，將影響秘書工作質(zhì)量如果團(tuán)隊(duì)成員過少而工作任務(wù)繁重，那么團(tuán)隊(duì)成員疲于應(yīng)付，工作效率必然降低。

〔二〕角色1.根據(jù)每位成員的氣質(zhì)〔如膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)〕和專業(yè)背景〔如工科、理科、文科〕以及能力結(jié)構(gòu)〔如行動型、思考型、事務(wù)型〕等個(gè)人特質(zhì)分配其在團(tuán)隊(duì)中的角色。2.必須對團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行崗位分工，定職定責(zé)。3.可從秘書事務(wù)能力、文字能力、溝通能力、表達(dá)能力、公共關(guān)系能力、辦公自動化運(yùn)用能力、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)考慮。〔三〕領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)是高效能秘書團(tuán)隊(duì)的核心人物，承擔(dān)著管理、建設(shè)團(tuán)隊(duì)的重任。聯(lián)合國秘書長人選標(biāo)準(zhǔn)具有領(lǐng)導(dǎo)、籌劃和組織眾多國家職員的管理能力；能流利使用聯(lián)合國兩種以上工作語言；具有作為領(lǐng)導(dǎo)感人的魅力和有效地溝通人際交流思想的能力。安南視頻1@@2@@秘書團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)〔1〕考察團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人特質(zhì)并據(jù)此分配其充任的角色；〔2〕設(shè)置團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)并為此制訂周密、翔實(shí)的工作方案；〔3〕在方案實(shí)施過程中隨時(shí)關(guān)注進(jìn)展與出現(xiàn)的問題；〔4〕爭取必要的經(jīng)費(fèi)，為團(tuán)隊(duì)順利完成任務(wù)提供物質(zhì)保障；〔5〕定期向領(lǐng)導(dǎo)或上級管理部門匯報(bào)團(tuán)隊(duì)工作；〔6〕全程關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員，隨時(shí)與成員溝通，幫助成員解決存在的問題，等等。〔四〕標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)是用于約束團(tuán)隊(duì)成員并被團(tuán)隊(duì)成員共同接受和認(rèn)可的一些行為準(zhǔn)那么。P169-171

?秘書崗位責(zé)任制??檔案管理工作制度??辦公室工作細(xì)那么??文稿審核制度??保密制度??用印制度??查辦工作程序??接待效勞工作程序?

臺灣資深秘書石詠琦堅(jiān)持的理念是：秘書的成敗往往不在效率第一，而在于人緣第一。例：丁宇與孫奇@@

你用盡全力了嗎？@@

胡安娜例@討論中國大學(xué)生不善于合作問題太多自我時(shí)代需要集體主義精神日本建公園例

在集體中生活工作要善于團(tuán)結(jié)合作、與群眾和光同塵***如何培養(yǎng)集體主義精神〔團(tuán)結(jié)合作精神〕***培養(yǎng)集體主義精神〔團(tuán)結(jié)合作精神〕5、支持互助合作的態(tài)度與行動俞敏洪一個(gè)好漢三個(gè)幫@@你用盡全力了嗎？@@6、有福同享有難同當(dāng)?shù)木裼崦艉槔鼲@7、讓功于眾不居功不忘本朱光亞例@@8、多體諒關(guān)心人松下贏得人心@@行有不得反求諸己9、改掉不善合作的壞習(xí)慣：太自我；不為集體及他人著想；對集體漠不關(guān)心；自閉不溝通；個(gè)人英雄主義；愛表現(xiàn)自己；愛對立不合作；愛看人缺點(diǎn)毛?。谎哉Z行為帶有傷害性；?？词篱g非團(tuán)隊(duì)過；常抱怨、發(fā)牢騷；敏感護(hù)短、說不得……等等分裂的習(xí)慣與性格

自我完善請身邊人給自己提意見改掉自我感覺不到什么〔或自我感覺很好〕，但不能被社會和他人接受的習(xí)慣?，F(xiàn)代社會一局部人脫離實(shí)際，生活在自己的喜好與自己的價(jià)值取向空間，尤其是局部現(xiàn)代大學(xué)生，仿佛生活在象牙塔里，思想觀念、待人方式、審美標(biāo)準(zhǔn)、言語行為、生活習(xí)慣、著裝打扮受網(wǎng)絡(luò)與不適宜的周圍環(huán)境影響，脫離社會實(shí)際，障礙自己人生。自己意識不到自己的行為會走出什么樣的人生結(jié)果，這需要周圍的人給予提醒與幫助，以免走到無奈或痛苦的人生境界。應(yīng)聘視頻：張藝源@清華女才子伶牙俐齒不善聽@留學(xué)女生體態(tài)動作@切記21分--25分35秒自我完善請身邊人給自己提意見改掉不適宜的行為習(xí)慣的活動，請周圍同學(xué)、老師提意見、建議〔至少5人，越是你不喜歡的人越要聽取其意見，如能請表達(dá)具有準(zhǔn)確、鋒利、到位特點(diǎn)的人更好，培養(yǎng)耐受力，防止今后聽不進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)同事批評的問題〕一定要認(rèn)真改掉不適合自己長遠(yuǎn)開展的習(xí)慣，以免自己障礙自己人生一定養(yǎng)成接受批評的好習(xí)慣感謝批評@***培養(yǎng)集體主義精神〔團(tuán)結(jié)合作精神〕自我完善請身邊人給自己提意見感謝批評@余世維例

臺灣資深秘書石詠琦堅(jiān)持的理念是：秘書的成敗往往不在效率第一，而在于人緣第一。第二節(jié)秘書團(tuán)隊(duì)的組織管理效率

128

一、組織效率128

二、提高組織效率的管理方法128

三、秘書與組織管理效率133

提升學(xué)習(xí)效率全優(yōu)學(xué)生@

第三節(jié)秘書工作績效測評173--178一、績效測評的含義二、績效測評的內(nèi)容三、績效測評的方法四、績效測評的原那么第四節(jié)秘書與領(lǐng)導(dǎo)決策134--138一、秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作的價(jià)值表達(dá)二、秘書工作與領(lǐng)導(dǎo)決策一、秘書團(tuán)隊(duì)的建立步驟〔一〕秘書團(tuán)隊(duì)組建期1.形成團(tuán)隊(duì)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)框架〔1〕設(shè)置團(tuán)隊(duì)終極目標(biāo)、長期目標(biāo)、階段性目標(biāo)；〔2〕確定團(tuán)隊(duì)在整個(gè)機(jī)構(gòu)中獨(dú)特的地位、作用，并據(jù)此設(shè)置團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)承擔(dān)的日常工作任務(wù)；〔3〕確定團(tuán)隊(duì)的最正確人數(shù)配比，即規(guī)模；根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)體特質(zhì)決定其在團(tuán)隊(duì)中的角色；〔4〕制定約束、鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的各種標(biāo)準(zhǔn)；〔5〕遴選團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)。

2.建立秘書團(tuán)隊(duì)與外界的初步聯(lián)系〔1〕建立團(tuán)隊(duì)與組織系統(tǒng)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的聯(lián)系；〔2〕建立團(tuán)隊(duì)與組織系統(tǒng)外部的聯(lián)系與協(xié)調(diào)的關(guān)系。

3.培養(yǎng)秘書團(tuán)隊(duì)成員對團(tuán)隊(duì)初步的認(rèn)同感并形成一定的凝聚力〔1〕幫助團(tuán)隊(duì)成員盡快熟悉工作內(nèi)容、適應(yīng)所擔(dān)任的角色?！?〕幫助團(tuán)隊(duì)成員彼此認(rèn)識，并知悉每個(gè)人擔(dān)任的角色與承擔(dān)的工作任務(wù)，建立互相協(xié)作的關(guān)系。〔3〕幫助團(tuán)隊(duì)成員了解團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)等。

〔二〕秘書團(tuán)隊(duì)磨合期1.構(gòu)建和諧的團(tuán)隊(duì)文化2.通過團(tuán)隊(duì)的“愿景和目標(biāo)〞來凝聚人心，激發(fā)成員“因公忘私〞的崇高感3.通過滲透“一致對外〞的意識增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的向心力……〔三〕秘書團(tuán)隊(duì)標(biāo)準(zhǔn)期標(biāo)準(zhǔn)期有可能變成創(chuàng)造力蛻化的平庸期。因此這一階段在異中求同的同時(shí)還應(yīng)特別強(qiáng)調(diào)同中求異，既有多元的工作理念、工作個(gè)性、工作思路，又能和諧共處、彼此尊重?！菜摹趁貢鴪F(tuán)隊(duì)成熟期團(tuán)隊(duì)開始成為獨(dú)特的“這一個(gè)〞。這是秘書團(tuán)隊(duì)形成后的最優(yōu)化時(shí)期，這一時(shí)期的團(tuán)隊(duì)顯示出巨大的能量，產(chǎn)生出巨大的工作績效。

二、秘書團(tuán)隊(duì)的組建方法〔一〕人際交往法〔二〕角色界定法〔三〕價(jià)值觀法〔四〕社會認(rèn)同法

第三節(jié)秘書績效測評一、績效測評的含義二、秘書績效測評要素三、秘書績效測評的方法和原那么四、秘書績效測評的步驟

一、績效測評的含義1.績效指團(tuán)隊(duì)成員在單位時(shí)間內(nèi)所完成的工作任務(wù)以及完成該項(xiàng)任務(wù)的效率與任務(wù)完成的質(zhì)量狀況。2.績效測評指運(yùn)用特定的指標(biāo)，比照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采取規(guī)定的方法對團(tuán)隊(duì)或個(gè)人在單位時(shí)間內(nèi)承擔(dān)的工作及完成狀況進(jìn)行定期檢查測量，包括對其完成的工作質(zhì)量和到達(dá)的工作效果進(jìn)行評價(jià)，從而提高團(tuán)隊(duì)工作效率的方法和手段。

3.秘書績效指秘書團(tuán)隊(duì)成員在單位時(shí)間內(nèi)所完成的工作任務(wù)以及完成該項(xiàng)任務(wù)的效率與任務(wù)完成的質(zhì)量狀況。

4.秘書績效測評指運(yùn)用特定的指標(biāo)，采取與秘書工作要求相適應(yīng)的方法對秘書團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的工作完成情況進(jìn)行評價(jià)，從而提高秘書團(tuán)隊(duì)工作效率的方法和手段。二、秘書績效測評要素1.工作態(tài)度主要指思想品德、紀(jì)律性、協(xié)作精神、主動性、責(zé)任感、團(tuán)隊(duì)精神、誠信感、心理素質(zhì)等。通常占測評權(quán)重的20%。2.工作能力指與秘書所擔(dān)任的職位相匹配的知識水平等，是秘書個(gè)體業(yè)績的根底。通常占權(quán)重的20％。

3.工作業(yè)績秘書個(gè)體完成工作的最終成果，包括秘書完成工作的數(shù)量、質(zhì)量和效率，以及工作成果的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會效益。該項(xiàng)要素在績效測評中通常占權(quán)重的60％。提示：無論多么科學(xué)合理的測評指標(biāo)體系，都難以涵蓋、窮盡現(xiàn)實(shí)生活中的復(fù)雜狀況，測評結(jié)果在被測評者“現(xiàn)形〞的同時(shí)，也可能對其造成一定的遮蔽。三、秘書績效測評的方法和原那么〔一〕秘書績效測評的方法1．領(lǐng)導(dǎo)者判斷測評法2.等級評定法3．序列法4．關(guān)鍵事件法〔二〕秘書績效測評的原那么1.制度化原那么2.定量與定性相結(jié)合原那么3．民主集中制原那么4．精確原那么四、秘書績效測評的步驟

〔一〕工作分析〔二〕工作流程分析〔三〕績效特征分析〔四〕理論驗(yàn)證〔五〕修訂工作流