湖南省昭南食品有限公司存貨管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1湖南省昭南食品有限公司簡介..........................................1

2昭南食品有限公司存貨管理的現(xiàn)狀分析..................................1

2.1存貨的采購入庫流程............................................1

2.2存貨的保管....................................................2

2.3存貨的記錄....................................................2

2.4存貨的清查與期末計量..........................................2

3昭南食品有限公司存貨管理存在的問題及原因............................3

3.1存貨的采購計劃缺乏科學(xué)性......................................3

3.2存貨的保管制度不合理，管理混亂................................3

3.3存貨管理的信息化建設(shè)緩慢......................................3

3.4盤點不夠及時..................................................4

4存貨管理制度優(yōu)化設(shè)計................................................4

4.1存貨采購管理制度優(yōu)化設(shè)計......................................4

4.1.1完善采購計劃，優(yōu)化供應(yīng)商.................................4

4.1.2完善存貨驗收管理.........................................4

4.2存貨保管制度優(yōu)化設(shè)計..........................................5

4.2.1崗位分工.................................................5

4.2.2授權(quán)批準(zhǔn).................................................5

4.3存貨管理的信息化建設(shè)緩慢優(yōu)化設(shè)計..............................6

4.3.1建立存貨管理信息系統(tǒng).....................................6

4.3.2材料入庫單...............................................6

4.4存貨盤點優(yōu)化設(shè)計..............................................7

5優(yōu)化設(shè)計后成效......................................................7

參考資料.............................................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

湖南省昭南食品有限公司存貨管理制度優(yōu)化設(shè)計

1湖南省昭南食品有限公司簡介

湖南省昭南食品有限公司位于湖南省邵陽市雙清區(qū)釀溪路，于2019年03

月31日在工商局注冊成立，它的注冊資本為50萬元，該公司主要經(jīng)營米粉、

面條和餃子皮制作，并進(jìn)行線上線下的銷售。該食品公司以“堅持為客戶提供

好的產(chǎn)品，良好的技術(shù)支持，并做好健全的售后服務(wù)”為宗旨。

2昭南食品有限公司存貨管理的現(xiàn)狀分析

2.1存貨的采購入庫流程

采購部根據(jù)倉庫剩余數(shù)量的多少來確定采購的數(shù)量，結(jié)合自身的預(yù)算和實

際情況選擇合適的供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同，明確其采購材料的數(shù)量、規(guī)

格、價格以及交貨的時間。

供應(yīng)商需按照合同約定的時間將貨物送到指定的地點，并及時通知倉庫。

收貨人對其質(zhì)量，數(shù)量和價格進(jìn)行核對檢查，核對其數(shù)量是否存在差錯，檢查

材料的包裝是否有破損，材料是否有發(fā)霉等現(xiàn)象。確認(rèn)材料沒有問題后，在采

購單上確認(rèn)簽字，辦理入庫手續(xù)，填制相關(guān)的憑證，并對材料進(jìn)行整理擺放，

對不符合要求的材料，拒收并及時向采購部報告。具體步驟如圖1所示。

確定采購需求尋求供應(yīng)商采購洽談

交貨驗收下采購訂單簽訂采購合同

清點數(shù)量，質(zhì)量是否合格

驗收合格驗收不合格

退貨

入庫登記

圖1昭南食品有限公司存貨采購入庫流程圖

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2.2存貨的保管

入庫時，倉管員需要根據(jù)材料的類別來進(jìn)行分類擺放，并用貼標(biāo)簽的方式

區(qū)分材料的種類，對于那些比較容易變質(zhì)的材料放置專門的地方進(jìn)行保管，將

先購進(jìn)來的材料放置前面，后購買的放置在后面，并標(biāo)明這是什么時候購進(jìn)的，

領(lǐng)用的時候，先領(lǐng)前面的，同時還要注意材料的保質(zhì)期。由于很多材料都是放

在同一貨架上保管的，且標(biāo)簽容易脫落，造成那些難以區(qū)分的材料混亂，領(lǐng)料

時無法準(zhǔn)確的找到材料的位置，不利于材料的保管。

2.3存貨的記錄

當(dāng)材料入庫時，歸集好物料卡，并根據(jù)單價和數(shù)量計算好金額，以正確的

計算原材料的成本，并做好臺賬的記錄，每一種材料都做好記錄，防止后期不

記得，材料混亂。

當(dāng)材料出庫時，各個部門將自己所需要的原材料名稱、數(shù)量填寫在“領(lǐng)料

單”上，倉庫的人員根據(jù)“領(lǐng)料單”進(jìn)行發(fā)料。領(lǐng)料人在外等候，倉庫人員進(jìn)

去拿原材料，拿好之后將材料交給領(lǐng)料人，不能多領(lǐng)，需要用多少就領(lǐng)多少，

避免造成材料的浪費等現(xiàn)象，領(lǐng)料同時倉管員填寫出庫單，倉庫人員和領(lǐng)料人

在出庫單上進(jìn)行簽字。

2.4存貨的清查與期末計量

由于該廠的材料品種較多，數(shù)量較大，收發(fā)領(lǐng)退較頻繁，在日常的管理上

可能存在收發(fā)計量上的計算錯誤，或者其他原因造成了賬實不符，導(dǎo)致材料盤

虧、盤盈和毀損的現(xiàn)象，企業(yè)要及時查明原因，做出處理。為了反映這一現(xiàn)象，

企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置“待處理財產(chǎn)損溢”科目，其借方登記材料的盤虧和毀損金額，

貸方登記材料的盤盈金額，該科目在期末結(jié)賬前處理完畢，處理后本科目應(yīng)無

余額。期末，財務(wù)人員應(yīng)計算本公司的材料價值是否高于當(dāng)期材料的可變現(xiàn)凈

值，當(dāng)材料成本高于其可變現(xiàn)凈值時，應(yīng)計提存貨跌價準(zhǔn)備，作為資產(chǎn)減值損

失，計入當(dāng)期的損益。

3昭南食品有限公司存貨管理存在的問題及原因

3.1存貨的采購計劃缺乏科學(xué)性

采購員沒能及時地對市場進(jìn)行預(yù)測與監(jiān)控，沒有預(yù)算在什么時候該購入哪

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種材料以及對采購的數(shù)量進(jìn)行合理的推算和安排，等到倉庫的材料快耗盡時，

才去進(jìn)行采購，這樣的現(xiàn)象會造成該公司生產(chǎn)的原材料不能及時得到供應(yīng)，需

要進(jìn)行緊急采購，這時，有些供應(yīng)商就會抓住這樣的機(jī)會，抬高材料的價格，

以之前的好幾倍價格出售該種材料，該公司為了能夠及時交訂單，而不得不進(jìn)

行購買，這忽視了存貨的成本，也造成了資金的浪費，原材料的質(zhì)量也得不到

保障。

3.2存貨的保管制度不合理，管理混亂

該公司有一套專門的原材料管理體系，但是這套管理體系只是一個表面形

式，用來應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)，并沒有把它落實到實處，也沒有認(rèn)真執(zhí)行，導(dǎo)致了原

材料在管理方面出現(xiàn)了困難。在領(lǐng)用材料方面沒有執(zhí)行盤查與監(jiān)督制度，缺乏

利用先進(jìn)的存貨管理方法，也缺少專業(yè)的管理人員，這都可能會導(dǎo)致該公司因

為材料的不足而無法生產(chǎn)足夠的產(chǎn)品，或者因為材料大量的堆積在倉庫而占用

公司大量的資金，從而降低了資金的使用率。對于一些不易保管的，容易變質(zhì)

發(fā)霉的材料，增加了材料的管理成本，進(jìn)一步增加了產(chǎn)品的成本。材料的品種

較多，導(dǎo)致了原材料的存儲量過大，管理不到位，也增加了管理的難度，降低

了工作效率，使領(lǐng)用材料時沒有能夠及時登記入賬。

3.3存貨管理的信息化建設(shè)緩慢

該公司目前仍使用傳統(tǒng)模式下的管理方法，對信息技術(shù)的利用程度不高，

沒有建立有效的存貨信息管理系統(tǒng)。落后的管理模式也造成了很多的問題：一、

由于材料的品種過于繁多，增加了倉庫管理員核算的工作量，在核算過程中也

容易出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致賬實不符的現(xiàn)象；二、該公司入庫、領(lǐng)用材料也比較頻繁，

財務(wù)部門沒能及時對其進(jìn)行記錄，導(dǎo)致管理層缺乏對材料的采購、入庫、領(lǐng)用

和結(jié)存情況等多個環(huán)節(jié)的實時監(jiān)控，不能夠及時地掌握材料的相關(guān)信息，無法

做出正確地決策，從而給企業(yè)帶來一定的損失；三在時間上存在著一定的差異，

各個部門之間不能及時的獲得材料的品種、規(guī)格、質(zhì)量等相關(guān)信息，容易導(dǎo)致

材料過?；驍嘭洭F(xiàn)象。這些都會影響該公司的發(fā)展，給公司帶來不利的影響。

3.4盤點不夠及時

該公司的材料流動性比較快，且材料的保質(zhì)期不長，公司不僅要考慮其庫

存量，是否能保證每天生產(chǎn)的正常需要，還要考慮材料的保質(zhì)期，什么時候過

期。該公司的材料品種、數(shù)量較多，堆積的材料不僅會占用該公司倉庫的空間，

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也會占用該公司的資金。材料過多會因為沒有及時用于生產(chǎn)而造成材料過期導(dǎo)

致浪費，材料過少又會滿足不了正常的生產(chǎn)需求，如果頻繁采購材料又會

造成相關(guān)成本費用的增加。該公司每到月末才會對材料進(jìn)行盤點，且盤點不全

面也不仔細(xì)，作為一個食品廠，材料的保質(zhì)期又比較短，保管不好材料也容易

變質(zhì)發(fā)霉，月末盤點的話，會導(dǎo)致不能及時發(fā)現(xiàn)快過期的、變質(zhì)的、發(fā)霉的材

料，增加了企業(yè)的成本以及材料的浪費。

4存貨管理制度優(yōu)化設(shè)計

4.1存貨采購管理制度優(yōu)化設(shè)計

4.1.1完善采購計劃，優(yōu)化供應(yīng)商

倉管員每天都要對材料的耗用數(shù)量情況進(jìn)行清點，計算出材料的結(jié)存數(shù)，

然后通過當(dāng)天制作出的米粉、面條以及餃子皮所需的材料來對明天生產(chǎn)所需要

的材料進(jìn)行一個合理地預(yù)測和安排，控制一定量的材料，確保公司的日常生產(chǎn)

需求。對供應(yīng)商要建立一個完善的信息檔案，確定其是否具有許可證，確保材

料的供應(yīng)以及材料的質(zhì)量，還需要參考其運輸距離，并對供應(yīng)商進(jìn)行一個評估，

把評估報告告知對方，以此來促進(jìn)和提高供應(yīng)商的水平，保證該公司一個供應(yīng)

的穩(wěn)定，降低原材料過期的風(fēng)險，降低交易的成本從而降低產(chǎn)品的成本。

4.1.2完善存貨驗收管理

為了使材料的驗收制度更加的完善和規(guī)范化，保證其生產(chǎn)的質(zhì)量，達(dá)到有

效的控制生產(chǎn)成本，當(dāng)材料入庫時，讓本次的采購人員和倉管員一起對材料進(jìn)

行驗收，相互監(jiān)督，不能讓倉管員單獨驗收，要避免偷拿材料現(xiàn)象和驗收質(zhì)量

不達(dá)標(biāo)的情況。在驗收的過程中，應(yīng)對材料的品種、規(guī)格、質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，不

能放過一點瑕疵，對于不符合要求的材料，拒絕驗收，并當(dāng)場就把情況反映給

采購人員，由采購人員對其進(jìn)行處理，并將填好的單據(jù)交給財務(wù)人員對其進(jìn)行

記賬登賬。材料驗收步驟如下圖所示。

填寫入庫單并辦理入庫手續(xù)倉管員和倉庫主管簽字

登記明細(xì)賬財務(wù)部核對并編制記賬憑證將入庫單交給財務(wù)部

圖2昭南食品有限公司材料驗收圖

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4.2存貨保管制度優(yōu)化設(shè)計

4.2.1崗位分工

該公司要建立健全的內(nèi)部控制制度以及組織機(jī)構(gòu)，并把它落實到各項工作

上，不能為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)而做做樣子，要確保生產(chǎn)經(jīng)營能夠有序的進(jìn)行。明確各

部門之間的崗位分工，對于重要的崗位還需要進(jìn)行定期或不定期的輪崗制度，

防止徇私舞弊情況出現(xiàn)，還要建立相對應(yīng)的崗位監(jiān)督制度，增加財務(wù)監(jiān)管能力，

并定期或不定期的對其進(jìn)行抽查，確保不相容崗位相互分離，相互制約，相互

監(jiān)督，不要出現(xiàn)一人多崗或者相容的崗位由同一個人做的現(xiàn)象。

在管理方面的崗位上，要聘請具有相關(guān)專業(yè)知識，且具備風(fēng)險防范意識以

及管理能力強(qiáng)，有責(zé)任心的人來擔(dān)任管理方面的崗位，對這些人員進(jìn)行系統(tǒng)的

培訓(xùn)，并對他們進(jìn)行定期或不定期的考核，來強(qiáng)化他們的專業(yè)知識能力和技能

儲備，提高這些人員的綜合素質(zhì)，以提高他們的工作效率，企業(yè)還可以對他們

進(jìn)行定期或者不定期的輪崗制度，讓他們熟悉企業(yè)各個崗位，做出更好的決策。

4.2.2授權(quán)批準(zhǔn)

明確各人員對原材料的授權(quán)批準(zhǔn)、負(fù)責(zé)相關(guān)事項的權(quán)限責(zé)任，不得跨級、

越級辦理業(yè)務(wù)，對于一些業(yè)務(wù)事項逾期辦理或者拒不辦理的人員進(jìn)行批評教育，

并要求其改正，對于那些拒不改正的人員，將其上報給上級，由上級領(lǐng)導(dǎo)處理。

要明確各個崗位的職責(zé)和權(quán)限，相互分離，相互制約，相互監(jiān)督，有效的防止

各崗位之間相互包庇，防止他們徇私舞弊，維護(hù)本公司的利益。人員崗位職責(zé)

權(quán)限如表2所示。

表3昭南食品有限公司人員職責(zé)權(quán)限表

崗位職責(zé)權(quán)限

董事長制定公司發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)，做決策，對重大財務(wù)活動進(jìn)項監(jiān)督

人事部負(fù)責(zé)員工招聘、培訓(xùn)，整理客戶檔案、分析和統(tǒng)計客戶信息等

財務(wù)部負(fù)責(zé)財務(wù)收支、資金管理、工商稅、資金的預(yù)算等

倉儲部生產(chǎn)計劃調(diào)度，物料管理、物料儲存等

生產(chǎn)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品的制造、保證生產(chǎn)有序進(jìn)行

銷售部負(fù)責(zé)產(chǎn)品的銷售以及市場的銷售情況

采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選和物料的采購

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4.3存貨管理的信息化建設(shè)緩慢優(yōu)化設(shè)計

4.3.1建立存貨管理信息系統(tǒng)

公司可以引進(jìn)先進(jìn)的管理模式——業(yè)財一體的ERP軟件。ERP軟件可以將各

個部門所需的管理工作與ERP系統(tǒng)進(jìn)行整合，從而將公司的庫存、采購、銷售

等各個部門工作更加規(guī)范化和流程化，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，管理層還可以對材

料進(jìn)行實時監(jiān)控，可以解決材料管理中信息不對稱等問題造成的浪費。信息化

可以提高員工的工作效率，減少員工的工作量，降低人工成本，也可以為決策

管理提供及時準(zhǔn)確的信息。

4.3.2材料入庫單

對核對無誤的材料，辦理驗收入庫手續(xù)，倉管員登陸ERP系統(tǒng)，在ERP系

統(tǒng)上進(jìn)行入庫單的填寫。入庫單是一式三聯(lián)的，第一聯(lián)作為登記明細(xì)賬的依據(jù)

留在倉庫，第二聯(lián)作為材料的核算依據(jù)和發(fā)票一同送給財務(wù)部門，它是財務(wù)部

門填制記賬憑證的依據(jù)，第三聯(lián)作為備查送交給采購部門。倉管員對這三聯(lián)都

要進(jìn)行填寫，填寫材料的相關(guān)信息，并在入庫單上簽字，確認(rèn)無誤后，點擊完

成，系統(tǒng)將會自動將它傳送到相關(guān)的人員那，待相關(guān)人員簽字后，系統(tǒng)便會將

入庫單分別傳送到倉儲部、采購部、以及財務(wù)部。這提高了工作效率，各個部

門也能及時掌握材料的信息，管理層也能準(zhǔn)確的做出決策。材料入庫單如表3

所示。

表4昭南食品有限公司材料入庫單

材料入庫單

年月日供應(yīng)商：

材料編碼材料名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額附注

304面粉袋90877830

201大米袋501206000

502雞蛋板12011213440

采購人：倉管員：負(fù)責(zé)人：

4.4存貨盤點優(yōu)化設(shè)計

該公司的材料品種繁多，收發(fā)頻繁，因此倉管員要在盤點前要做好預(yù)盤工

作，清查那些已領(lǐng)但未填領(lǐng)料單的貨物，并及時追回相關(guān)單據(jù)，還要將能入庫

歸位的材料全部入庫歸位登記，不能歸位入庫的或者未登賬的進(jìn)行特殊注明不

參加本次盤點，還需對倉庫進(jìn)行整理標(biāo)示，清理出藏在死角的材料，加強(qiáng)對材

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料的日常管理。為了確定材料賬存數(shù)與實存數(shù)是否相符，因此應(yīng)每周末對

材料進(jìn)行實地盤點，來完善材料保管制度。盤點時，盤點人需要做一個材料盤

點表，在倉庫主管的監(jiān)督下，拿著賬簿上的材料數(shù)和倉庫的實物進(jìn)行核對，對

一個打一個鉤，防止漏點或多點，對于賬實不符的情況，要及時查明賬實不符

的原因并對各種不同的情況進(jìn)行處理，必要時，財務(wù)部門可派一名財務(wù)人員進(jìn)

行監(jiān)督，盤點完成后將盤點數(shù)量登記，然后由盤點人、監(jiān)盤人以及使用人（保

管人）在盤點表上簽字。材料盤點表如下圖所示。

表5昭南食品有限公司材料盤點表

材料盤點表

盤點時間：盤點地點：

序號材料名稱規(guī)格單價賬面數(shù)實存數(shù)盤點差異

面粉5050

大米2525

雞蛋6055-5

盤點人：監(jiān)盤人：使用人（保管人）：

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