湖南涂學教育科技有限公部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南涂學教育科技有限公司簡介......................................1

2湖南涂學教育科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、存在問題及產生原因分析1

2.1管理現(xiàn)狀....................................................1

2.2存在問題分析................................................1

2.2.1備用金使用額度不合理...................................1

2.2.2備用金監(jiān)管力度不嚴格...................................2

2.2.3部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下...................................2

2.3問題產生原因分析............................................2

2.3.1備用金使用自由度大.....................................2

2.3.2內部控制制度不完善.....................................2

2.3.3相關領導人不太重視.....................................2

3湖南涂學教育科技有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計............3

3.1問題解決方案................................................3

3.1.1限定備用金借款額度.....................................3

3.1.2完善內部控制制度.......................................3

3.1.3建立員工行為準則.......................................3

3.2業(yè)財融合流程設計............................................3

3.2.1流程表設計.............................................3

3.2.2流程圖設計.............................................6

3.3業(yè)財融合流程應用實踐........................................6

3.3.1在申領備用金方面.......................................6

3.3.2在報銷備用金方面.......................................7

3.3.3在賬務處理方面.........................................7

4結束語............................................................8

參考資料............................................................9

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南涂學教育科技有限公司部門備用金

業(yè)務財務融合流程設計

1湖南涂學教育科技有限公司簡介

湖南涂學教育科技有限公司成立于2020年12月29日，是國內一家發(fā)展迅

速、師資力量龐大、課程優(yōu)質的在線教育企業(yè)，公司業(yè)務涵蓋自媒體、新媒體

運營、網絡營銷、網絡推廣、電子商務、影視后期等多個領域。途學講師們有

讓每個學員成為“擁有互聯(lián)網思維”的自媒體人為初衷，幫助學員解析自媒體

和短視頻的收益模式和爆款機制，讓廣大學員實現(xiàn)互聯(lián)網再創(chuàng)業(yè)的平臺。

2湖南涂學教育科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、存在問題

及產生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

湖南涂學教育科技有限公司采用非定額備用金管理制度，主要設有行政部，

采購部，財務部，招生部，教學部以及后勤部。需要使用備用金的方面如：圓

珠筆、打印紙、宣傳紙、紙巾及借支差旅費等。

因為其主要從事教育行業(yè)，相關核算業(yè)務比較少，導致相關領導人對備用

金制度監(jiān)管不重視，出現(xiàn)了許多問題如:備用金使用額度不合理、監(jiān)管力度不嚴

格、部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下等。

2.2存在問題分析

2.2.1備用金使用額度不合理

一方面公司沒有對備用金進行準確、科學的估計，以至于備用金預算不足

或過于充足。另一方面當相關人員需要備用金時，可能存在沒有備用金的情況，

導致采購人員左右為難，一邊需要采購，一邊又沒有備用金。因而貼錢進行采

購然后等到有備用金的時候再進行報銷或者是沒有及時采購而耽誤其他部門工

作的進度。長期以往員工辦事的效率和積極性都大大降低。

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2.2.2備用金監(jiān)管力度不嚴格

備用金的監(jiān)管是企業(yè)資金管理的一項重要內容，湖南涂學教育科技有限公

司一方面是沒有嚴格規(guī)定借款是由、借款歸還期限等，導致出現(xiàn)借款事項以及

完成卻沒有及時辦理還款的手續(xù)的情況，占用了企業(yè)的資金，形成了資金沉淀。

另一方面相關領導人不重視，敷衍了事，只要是領導人簽字就可以批準，沒有

明確到責任人，出現(xiàn)問題又互相推脫。

2.2.3部分員工職業(yè)素養(yǎng)低下

部分員工沒有應該有的職業(yè)素養(yǎng)，拖欠借款歸還日期，企圖占用備用金甚

至隨意涂改備用金，并且存在員工有“挪用公款”“公私不分”的現(xiàn)象，嚴重影

響了公司的風氣。

2.3問題產生原因分析

2.3.1備用金使用自由度大

每項工作內容的不同，需要的人力物力也截然不同，公司沒有根據每項工

作內容的具體情況設置上限，任憑申請人申請的數目給予報銷。例如：楊依依

因工作需求出差三天，住宿在五星酒店，一日三餐都是在高檔飯店，回來給予

報銷5000元。此例子中相關人員沒有合理規(guī)劃好備用金，導致楊依依大幅度占

用了公司備用金以及資金的浪費，阻礙了公司的持續(xù)發(fā)展。

2.3.2內部控制制度不完善

企業(yè)內部控制制度有利于維護企業(yè)資金的安全，防止舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。而

該公司沒有正確認識內部控制制度，內部控制制度不全面，沒有覆蓋到經濟業(yè)

務發(fā)生的各個崗位和環(huán)節(jié)，有些崗位即使分開設置，但在實際工作中并沒有嚴

格執(zhí)行。

2.3.3相關領導人不太重視

作為領導人，要從公司整體利益出發(fā)，管理好備用金這張門。如果沒有及

時發(fā)現(xiàn)問題并對備用金的使用加以規(guī)定、沒有規(guī)范好備用金的使用額度、自己

簽字審批時沒有考慮這筆資金是否合理，都會讓有心之人有可乘之機。所以領

導人是公司的帶頭人，務必要做好整個公司的標桿。

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3湖南涂學教育科技有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設

計

3.1問題解決方案

3.1.1限定備用金借款額度

首先應根據公司實際需要核定三到五天日常零星開支。其次各部門要根據

自己以往的相關經驗，將可能發(fā)生的費用羅列仔細，方便財務人員和領導人對

此項申請金額進行是否合理的判斷。如歸屬于日常辦公用品報銷的，應根據不

高于市場價10%憑發(fā)票報銷。單筆報銷金額超過1500以上的必須由公司部門經

理和財務部經理審批。如歸屬于出差報銷的，住宿費用報銷不得超過300/天，

餐費報銷不得超過150/天等。

3.1.2完善內部控制制度

管理好權責關系，首先要強化公司領導人的內部控制制度意識，讓公司領

導切切實實認識到內部控制制度在單位中的重要性。其次要建立互不相容制度，

避免權責交叉。同時加大宣傳工作，將這一意識落實到全體人員上并定期對員

工完成情況進行合理監(jiān)督。

3.1.3建立員工行為準則

員工的行為準則和道德規(guī)范是企業(yè)考量員工的重要因素，首先公司要從源

頭上避免，選拔合格人才。其次公司要根據實際情況定期開展法律法規(guī)常識的

知識宣傳，讓員工積極參與培訓，熟悉國家有關法律、法規(guī)、規(guī)章和國家統(tǒng)一

會計制度，提高員工的專業(yè)素養(yǎng)和道德意識。

3.2業(yè)財融合流程設計

3.2.1流程表設計

表1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色提示內容

1填寫借款審批單申請人1.由申請人到財務部領取借款審批單。

2.根據現(xiàn)金需要量填寫借款審批單。

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3.將借款審批單交至相關部門經理審核。

2審核借款審批單部門經理1.查明借款審批單的真實性，審核借款審

批單的準確性、合理性并簽字。

2.將借款審批單提交財務部經理審核。

3審核借款審批單財務部經理1.查明借款審批單的真實性，審核借款審

批單的準確性、合理性并簽字。

2.將借款審批單轉給出納支付現(xiàn)金。

1.接收審核無誤的借款審批單。

4填寫兩聯(lián)式借款單出納2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單。

并支付現(xiàn)金（出納拿結算回執(zhí)聯(lián)、會計拿結算憑證聯(lián)）

3.按借款單金額支付現(xiàn)金給申請人。

5編制記賬憑證費用會計1.根據審核無誤的借款審批單編制記賬憑

證。

2.將記賬憑證交財務部經理審核。

7審核記賬憑證財務部經理審核費用會計編制的記賬憑證的合理性。

8登記現(xiàn)金日記賬出納1.根據經審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

2.將記賬憑證交費用會計。

9登記明細賬費用會計登記（其他應收款）科目明細賬。

表2備用金報銷業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟角色提示內容

1整理原始費部門員工整理需要報銷的單據統(tǒng)計報銷金額提供給服務

用單據公司，請服務公司提供費用的原始單據。

2填寫報銷單部門員工1.去財務部領取費用報銷單。

2.依據支出所在部門填寫部門、信息業(yè)務發(fā)生的

時間填寫日期、實際業(yè)務填寫即付款項、實際業(yè)

務發(fā)生金額填寫費用。

3.將原始單據貼在費用報銷單后面。

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4.將填寫完成的費用報銷單交給直接上級、財務

部經理審核。

3審核報銷單部門經理1.判斷業(yè)務的真實性。

2.核對報銷金額是否為實際發(fā)生額相符,費用報

銷單金額與原始單據金額是否一致，該項經濟業(yè)

務是否已經走過報銷流程，是否存在重復報銷。

3.審核無誤后在差旅費報銷單上簽字。

4審核報銷單費用會計1.審核經濟業(yè)務的真實性。

2.審核發(fā)票的票據填制的內容和加蓋的印章以

及發(fā)票的規(guī)范性、—致性、合理性、正確性。

5付款并簽字出納1.支付現(xiàn)金給報銷人并讓其在費用報銷單上簽

字。

⒉將費用報銷單交給費用會計。

6編制記賬憑費用會計1.根據費用報銷單編制記賬憑證。

證2.將記賬憑證交財務部經理審核。

7審核記賬憑財務部經理1.審核財務會計編制的記賬憑證。

證⒉.審核完成簽字或者蓋章。

3.將單據交費用會計記賬。

8登記現(xiàn)金日出納1.根據經審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬。

記賬2.在記賬憑證上簽字或蓋章。

3.將記賬憑證交給費用會計登賬。

9登記明細賬費用會計1.根據記賬憑證登記明細賬。

2.保存記賬憑證。

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3.2.2流程圖設計

填寫借款審核借款填寫兩聯(lián)式借款單

審批單審批單并支付現(xiàn)金

編制記賬憑證

登記明細登記現(xiàn)金審核記賬憑證

賬日記賬

圖1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計圖

整理原始

填寫報銷審核報銷單

費用單據單

登記明細賬付款并簽字

登記現(xiàn)金日記賬審核記賬憑編制記賬憑證

記賬證證

圖2備用金報銷業(yè)務財務融合流程設計圖證

3.3業(yè)財融合流程應用實踐

3.3.1在申領備用金方面

首先申請人應根據現(xiàn)金需要量填寫借款審批單。一方面申請人部門經理和

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財務經理要對借款審批單的真實性、準確性、合理性進行審核并簽字，另一方

面應憑借此單據由出納填寫三聯(lián)式借款單并支給現(xiàn)金。然后再由費用會計編制

記賬憑證并交由財務部經理審核記賬憑證。最后出納登記現(xiàn)金日記賬，費用會

計登記科目明細賬。

3.3.2在報銷備用金方面

首先由部門員工整理原始費用單據并填寫好報銷單。一方面將原始單據貼

在費用報銷單后面，另一方面將完成的費用報銷單交至部門經理和費用會計審

核經濟業(yè)務的真實性等。然后再由出納支付現(xiàn)金給報銷人并讓其在費用報銷單

上簽字和編制記賬憑證并由財務部經理審核記賬憑證。最后由出納登記現(xiàn)金日

記賬，費用會計登記科目明細賬。

3.3.3在賬務處理方面

湖南涂學教育科技有限公司非定額備用金相關賬務處理如下舉例：

以行政部與2022年10月12日為購買辦公用品借支備用金1300元，借支

備用金時會計分錄如下：

借：其他應收款—行政部1300

貸：庫存現(xiàn)金1300

行政部實際購買辦公用品1000元后憑單據和驗收入庫單到財務部門進行

報銷，交回多余現(xiàn)金300元，其會計分錄如下：

借：管理費用1000

庫存現(xiàn)金300

貸：其他應收款—行政部1300

登記賬簿如下所示：