湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司簡(jiǎn)介.........................................1

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬款管理制度的現(xiàn)狀.......................1

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度存在的問題.....................3

應(yīng)收賬款催收制度不健全............................................3

應(yīng)付賬款付款流程不完善............................................3

財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力薄弱..............................................4

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì).....................4

健全應(yīng)收賬款催收制度..............................................4

建立供應(yīng)商信息系統(tǒng)并定期對(duì)賬......................................5

提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力..............................................6

總結(jié).................................................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化

設(shè)計(jì)

1湖南億程創(chuàng)意科技有限公司簡(jiǎn)介

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司，成立于2019年11月18日，企業(yè)位于湖南省

長(zhǎng)沙縣泉塘街道長(zhǎng)橋社區(qū)泉塘三期安置區(qū)34棟3號(hào)，是一家以從事批發(fā)業(yè)為主

的企業(yè),屬于小微企業(yè)。企業(yè)注冊(cè)資本200萬人民幣，性質(zhì)為有限責(zé)任公司，經(jīng)

營(yíng)狀態(tài)為存續(xù)，其人員規(guī)模小于50人，公司股東2名，高管2名，公司法定代

表人為劉淵。企業(yè)秉承著誠(chéng)信、創(chuàng)新、效率、共享的企業(yè)文化經(jīng)營(yíng)，其經(jīng)營(yíng)范

圍包括：金屬制品、玻璃制品、橡膠制品等的研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷策劃服務(wù)、辦公

用品、體育用品、文化用品、五金產(chǎn)品、辦公設(shè)備、服裝、玩具鞋帽、箱包的

銷售、皮革及皮革制品的批發(fā)、家用電器、紡織品及針織品的零售。公司組織

架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1-公司組織架構(gòu)圖

2湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬款管理制度的現(xiàn)狀

從營(yíng)業(yè)收入與從業(yè)人員數(shù)量來看，湖南億程創(chuàng)意科技有限公司屬于小微企

業(yè)，企業(yè)的往來賬也并不頻繁，主要包括應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款。其中各部門成

員主要為：總經(jīng)理劉淵、生產(chǎn)部劉剛、銷售主管江濤、銷售人員張?chǎng)?、采?gòu)主

管肖亮、采購(gòu)人員趙宇、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)王麗以及技術(shù)人員李清。其中財(cái)務(wù)部會(huì)王

麗為中專畢業(yè)，非財(cái)經(jīng)專業(yè)，是總經(jīng)理的表妹，2019年被聘任為公司的會(huì)計(jì)，

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

次年取得初級(jí)會(huì)計(jì)職稱資格證書，但并非每年參加繼續(xù)教育。

首先，公司主要以批發(fā)業(yè)為主，企業(yè)為了與老客戶建立長(zhǎng)期合作關(guān)系以及

吸引回頭客，一般采用賒銷制度。因此應(yīng)收賬款產(chǎn)生于銷售員張?chǎng)?duì)老客戶賒

銷產(chǎn)品的過程中。當(dāng)發(fā)生賒銷業(yè)務(wù)時(shí)，按照公司賒銷審批制度，按客戶與公司

每年交易的平均次數(shù)劃分客戶信用等級(jí)，具體內(nèi)容為：將每年交易平均6次以

上的客戶評(píng)為一等，給予30天的賒銷期以及50000元信用額度；將每年交易平

均在3至6次的客戶評(píng)為二等，給予20天賒銷期以及35000元信用額度；每年

交易平均在1至3次的客戶評(píng)為三等10天的賒銷期以及20000元信用額度；每

年交易平均1次以下的客戶評(píng)為四等，且不給予賒銷。客戶確認(rèn)賒銷業(yè)務(wù)時(shí)，

由銷售主管江濤與客戶簽訂銷售合同，確定賒銷期以及信用額度，銷售人員張

雯則將賒銷業(yè)務(wù)按照發(fā)生的時(shí)間記錄在專用工作本上，同時(shí)注明客戶名稱，發(fā)

生的金額、客戶聯(lián)系電話。每周五將工作本連同銷售發(fā)票、銷售單、銷售合同

等資料交給會(huì)計(jì)王麗進(jìn)行記賬。王麗首先審核銷售發(fā)票等原始憑證，根據(jù)審核

完畢且無誤的銷售發(fā)票手工填制記賬憑證，對(duì)于發(fā)生了賒銷的業(yè)務(wù)增加應(yīng)收賬

款同時(shí)下設(shè)對(duì)應(yīng)公司的明細(xì)科目，對(duì)于已入賬的應(yīng)收帳款于賒銷期之內(nèi)收到客

戶回款則沖減對(duì)該公司的應(yīng)收賬款，同時(shí)登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬。月末，按照賬

齡分析法對(duì)應(yīng)收帳款實(shí)際發(fā)生和收回款項(xiàng)的時(shí)間確認(rèn)帳齡，超過3個(gè)月按應(yīng)收

賬款金額計(jì)提5%壞賬準(zhǔn)備；3個(gè)月至6個(gè)月計(jì)提10%；6個(gè)月至1年計(jì)提20%，

超過1年計(jì)提50%。每月末，會(huì)計(jì)王麗進(jìn)行應(yīng)收賬款對(duì)賬工作，王麗根據(jù)各個(gè)公

司應(yīng)收賬款明細(xì)賬的金額與銷售人員專用工作本記錄的金額進(jìn)行核對(duì)，明確未

還金額、已還金額。如果出現(xiàn)已還金額與賬上記錄的金額不一致的情況，計(jì)算

兩者之間的差額，查看是否有與差額相同金額的業(yè)務(wù)發(fā)生。對(duì)于已到合同約定

收款期還未收回的應(yīng)收賬款王麗不忙時(shí)會(huì)打電話進(jìn)行催收，但是當(dāng)月業(yè)務(wù)繁忙

時(shí)僅口頭告訴張?chǎng)┠男┕拘枰M(jìn)行催收，這樣催收工作分工不明確，導(dǎo)致責(zé)

任不明確，員工們對(duì)催收工作的沒有緊迫性。

其次，由于湖南億程創(chuàng)意有限責(zé)任公司成立不久，急需擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模，則

生產(chǎn)所需的原材料也會(huì)增加。但公司出于資金方面考慮，為了保證正常的生產(chǎn)，

公司不會(huì)將全部資金都用于購(gòu)買原材料，所以公司會(huì)與供應(yīng)商協(xié)商賒購(gòu)的問題，

這時(shí)就會(huì)產(chǎn)生應(yīng)付賬款。在公司的生產(chǎn)環(huán)節(jié)，首先由總經(jīng)理劉淵制定經(jīng)營(yíng)策略，

確定生產(chǎn)計(jì)劃，技術(shù)人員李清設(shè)計(jì)出產(chǎn)品的樣品圖，交給生產(chǎn)部匯總生產(chǎn)所需

的原材料，采購(gòu)主管肖亮拿到由生產(chǎn)部匯總的原材料種類進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于需求

量較大且采購(gòu)額達(dá)到20000的原材料選定經(jīng)常合作能接受付款期為45天的供

應(yīng)商，對(duì)于需求量不多且采購(gòu)額為2000至4000的材料選定有現(xiàn)金折扣的供應(yīng)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

商合作。接下來，采購(gòu)主管肖亮與供應(yīng)商洽談付款期限，當(dāng)采購(gòu)額為20000以

上給予付款期為45天，當(dāng)采購(gòu)額為2000至4000時(shí)洽談現(xiàn)金折扣，約定現(xiàn)金折

扣為2/10，1/20，n/30。洽談成功后，由肖亮與供應(yīng)商確定采購(gòu)業(yè)務(wù)，簽訂采

購(gòu)合同，采購(gòu)人員趙宇負(fù)責(zé)收集合同和發(fā)票等單據(jù)交由王麗記賬。王麗則根據(jù)

原始憑證填制記賬憑證，將發(fā)生的賒購(gòu)業(yè)務(wù)增加公司的應(yīng)付賬款與原材料，但

時(shí)常由于工作繁忙，沒有對(duì)應(yīng)付賬款定期進(jìn)行對(duì)賬，導(dǎo)致合同中約定的現(xiàn)金折

扣未予以合理利用，另外未進(jìn)行對(duì)賬還導(dǎo)致公司的應(yīng)付賬款逾期支付，在一定

程度上影響公司信用。

3湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度存在的問題

3.1應(yīng)收賬款催收制度不健全

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司成立只有3年，尚處于企業(yè)初創(chuàng)期，相關(guān)制度

特別是催收制度不夠完善。主要體現(xiàn)在，第一沒有將催收的任務(wù)具體到人，目

前是王麗和張?chǎng)﹥扇素?fù)責(zé)催收，并且兩人的職責(zé)范圍有交叉。這樣催收工作分

工不明確，導(dǎo)致責(zé)任不明確。第二，沒有針對(duì)不同情況的客戶做出不同的催收

措施，而僅僅只有電話催收這一手段，導(dǎo)致催收效果不理想。例如：2020年6

月15，湖南九色文化有限公司在湖南億程創(chuàng)意科技有限公司訂購(gòu)了一批辦公用

品，該項(xiàng)業(yè)務(wù)為賒銷，依照合同湖南九色文化有限公司應(yīng)于7月15日交付貨款

25000元，但由于兩家公司經(jīng)常合作，湖南九色文化有限公司屬于老客戶。當(dāng)月，

王麗工作繁忙，口頭告知張?chǎng)┬枰M(jìn)行催賬。張?chǎng)┩ㄟ^電話進(jìn)行催款，但效果

不明顯。湖南九色文化有限公司說明原因是由于其客戶拖欠貨款30天，資金流

轉(zhuǎn)出現(xiàn)了問題，最終該筆應(yīng)收賬款2月后才收回。

3.2應(yīng)付賬款付款流程不完善

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司在發(fā)生賒購(gòu)時(shí)，由于業(yè)務(wù)繁多，王麗忽視了應(yīng)

付賬款定期對(duì)賬，導(dǎo)致應(yīng)付賬款未及時(shí)付款以及拖欠貨款的情況，例如2020年

8月6日與湖南煉捷金屬科技有限公司簽訂合同，賒購(gòu)一批有色金屬原材料，款

項(xiàng)為45000，付款期為30天，約定現(xiàn)金折扣為2/10，1/20，n/30。但是由于當(dāng)

月業(yè)務(wù)繁多，企業(yè)管理也不嚴(yán)格，在發(fā)生賒購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)王麗只是粗略地看了購(gòu)貨

合同，進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)增加了公司的應(yīng)付賬款，而未在當(dāng)月末進(jìn)行對(duì)賬。等到

在9月15日供應(yīng)商致電催款時(shí)才發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)貨款已經(jīng)拖欠10天，不僅沒有提前

付款享受現(xiàn)金折扣分別為2%、1%時(shí)貨款為44100、44550的折扣，而且在一定程

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

度上損失了公司信用，拖欠貨款過長(zhǎng)還可能造成與供應(yīng)商關(guān)系惡化。主要原因

是公司未建立供應(yīng)商信息庫(kù)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員對(duì)供應(yīng)商的信息了解不夠全面，不

能很好地了解到供應(yīng)商的合同條款，如具體的付款時(shí)間、付款方式、是否可進(jìn)

行應(yīng)付票據(jù)支付貨款等一列問題，繼而財(cái)務(wù)人員便隨意付款，沒有享受到相應(yīng)

的現(xiàn)金折扣，沒有實(shí)現(xiàn)貨幣價(jià)值最大化。

3.3財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力薄弱

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)王麗非財(cái)經(jīng)專業(yè)，雖取得初級(jí)會(huì)計(jì)

證書但未按時(shí)參加繼續(xù)教育，沒有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，也沒有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，只

能進(jìn)行簡(jiǎn)單記賬、登賬等基礎(chǔ)工作，對(duì)于公司財(cái)務(wù)管理沒有經(jīng)驗(yàn)，不知道從哪

方面管理、控制財(cái)務(wù)工作。另外公司財(cái)務(wù)人員較少，對(duì)于繁瑣的財(cái)務(wù)工作來說，

在一定程度上影響財(cái)務(wù)工作有條理的、準(zhǔn)確、真實(shí)、合理地進(jìn)行。在業(yè)務(wù)繁多

且復(fù)雜的情況，王麗不愿主動(dòng)解決問題，遇到不合規(guī)的情況只能被動(dòng)接受。比

如在銷售業(yè)務(wù)中公司與五礦物業(yè)服務(wù)（湖南）有限公司簽訂了一個(gè)銷售合同，

發(fā)貨時(shí)客戶要求把60%的貨物發(fā)給母公司五礦物業(yè)服務(wù)（湖南）有限公司，把另

外40%的貨物發(fā)給子公司五礦物業(yè)服務(wù)（湖南）有限公司湘潭分公司，最后開具

發(fā)票和結(jié)算貨款時(shí)，客戶要求把發(fā)票全開給母公司，但是回款卻是分開的，母

公司匯款60%，子公司匯款40%。由于合同簽訂人、發(fā)票開具人、匯款人原則上

是一致的，但這種情況就亂了套，導(dǎo)致銷售合同和記賬憑證不相匹配的現(xiàn)象。

此外有些往來賬之所以出現(xiàn)錯(cuò)誤，大多數(shù)的原因是有一些特殊原因王麗沒

有弄清楚。例如：2021年9月23日湖南蘋果裝飾設(shè)計(jì)工程有限公司（簡(jiǎn)稱：湖

南蘋果工程公司）提前預(yù)付了一批五金產(chǎn)品貨款，入賬時(shí)，王麗將往來帳掛在

了湖南蘋果工程公司下。在2022年3月2日湖南蘋果裝飾設(shè)計(jì)工程有限公司賒

購(gòu)了一批文化用品，但入賬時(shí)，王麗將往來賬掛在了湖南蘋果裝飾設(shè)計(jì)工程有

限公司，發(fā)現(xiàn)后問題后，王麗并沒有盡可能的調(diào)制同一科目下。這種處理容易

形成虛增資產(chǎn)，造成評(píng)估指標(biāo)異常。

4湖南億程創(chuàng)意科技有限公司往來賬管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1健全應(yīng)收賬款催收制度

對(duì)于企業(yè)的貨款遲遲未到和湖南億程創(chuàng)意科技有限公司傳統(tǒng)的催收方式不

奏效的問題，可以考慮完善催收系統(tǒng)并且嚴(yán)格執(zhí)行，降低壞賬的可能性。首先

應(yīng)收賬款的催收流程：核對(duì)合同規(guī)定的收款時(shí)間、金額，凡是符合回款條件的

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及時(shí)關(guān)注回款情況，未及時(shí)回款的執(zhí)行如下催收程序。催收流程如表1所示。

表1-應(yīng)收賬款催收流程

到期前5天未付

銷售人員電話通知提醒客戶付款。

款

到期前1天未付

銷售人員發(fā)出第一封收賬郵件，并打電話給采購(gòu)員詢問情況。

款

過期10天未付款銷售人員發(fā)出第二封收賬郵件，打電話給采購(gòu)主管進(jìn)行催收。

過期30天未付款銷售主管發(fā)出第三封收賬郵件，并對(duì)客戶進(jìn)行巡訪。

銷售主管上報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理出面上門催收。若仍無效則聯(lián)

超過60天未付款

系專業(yè)追賬機(jī)構(gòu)進(jìn)行催收。

同時(shí)每個(gè)階段負(fù)責(zé)催收的人員應(yīng)該與王麗隨時(shí)溝通，做到每周更新應(yīng)回而

未回的催收明細(xì)，最大限度的收回款項(xiàng)，及時(shí)催收，及時(shí)報(bào)告可能產(chǎn)生的壞賬。

另外對(duì)于企業(yè)形成應(yīng)收賬款也需根據(jù)賬齡分析法制定更加合理的計(jì)提比例，應(yīng)

收賬款壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例如表2所示。

表2-應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備計(jì)提比例表

應(yīng)收賬款賬齡比例（%）

30天以內(nèi)（不包括30天）5

30天到60天（包括30天，不包括60天）20

60天到90天（包括60天，不包括90天）50

90天以上（包括90天）100

4.2建立供應(yīng)商信息系統(tǒng)并定期對(duì)賬

首先公司通過收集購(gòu)貨的種類及欠款時(shí)間、金額、供應(yīng)商聯(lián)系人等具體信

息，然后使用EXCEL表格以及運(yùn)用函數(shù)關(guān)系制作成表格如：供應(yīng)商信息、應(yīng)付

賬款和付款明細(xì)表等（如下表3-5），接下來錄入收集到的信息，即可形成一套

完整的供應(yīng)商信息系統(tǒng)。這樣有助于財(cái)務(wù)人員快速準(zhǔn)確地分析出當(dāng)前應(yīng)付賬款

狀況和下一步應(yīng)該進(jìn)行地付款計(jì)劃，清晰明了地了解企業(yè)應(yīng)付賬款的狀況。建

立信息系統(tǒng)后財(cái)務(wù)人員要定期對(duì)賬，尤其要關(guān)注相對(duì)賬齡較長(zhǎng)的，且長(zhǎng)時(shí)間無

供應(yīng)商進(jìn)行催收的款項(xiàng)，將該類款項(xiàng)明細(xì)上報(bào)給總經(jīng)理，如果相關(guān)部門核實(shí)為

無人索要款項(xiàng)，財(cái)務(wù)人員需要及時(shí)沖減應(yīng)付賬款。

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表3-供應(yīng)商信息表

供應(yīng)商信息表

序號(hào)供應(yīng)商名稱（全稱）聯(lián)系電話郵箱賬齡

表4-應(yīng)付賬款總覽表

應(yīng)付賬款總覽表

序號(hào)供應(yīng)商聯(lián)系方式應(yīng)付金額已付金額未付金額備注

表5-付款明細(xì)表

付款明細(xì)表

匯總金額

序號(hào)日期付款內(nèi)容供應(yīng)商金額經(jīng)辦人備注

項(xiàng)目名稱

營(yíng)業(yè)銷

售/收款

4.3提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力

公司若想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，專業(yè)的財(cái)務(wù)人員的參與是必不可少的，我國(guó)《企業(yè)

會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》中明確規(guī)定會(huì)計(jì)目標(biāo)是向公司管理層提供各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)告和必要的財(cái)

務(wù)分析，由此可見財(cái)務(wù)人員的工作不僅僅是記賬與登賬，更重要的是分析與管

理能力。而湖南億程創(chuàng)意科技有限公司的主要問題是在職會(huì)計(jì)人員為非專業(yè)人

員和財(cái)務(wù)人員短缺。針對(duì)以上問題可以采取以下措施進(jìn)行優(yōu)化管理：

（1）對(duì)內(nèi)：首先，對(duì)原本在公司就職的員工進(jìn)行定期專業(yè)技能培訓(xùn)，若取

得相關(guān)證書的職工需定期參加繼續(xù)教育。其次，公司要鼓勵(lì)職工取得專業(yè)證書

并且對(duì)取得相應(yīng)的證書的職工采取加薪制。如：初級(jí)會(huì)計(jì)職稱證書，薪資提高300；

中級(jí)會(huì)計(jì)職稱證書，薪資提高600；高級(jí)會(huì)計(jì)職稱證書，薪資加1000。注冊(cè)會(huì)

計(jì)師證書，加1500。最后，建議公司每年與其他小微企業(yè)聯(lián)合舉行有關(guān)會(huì)計(jì)知

識(shí)的競(jìng)賽，并提供活動(dòng)獎(jiǎng)金，這有助于發(fā)掘員工的潛能，激發(fā)員工的上進(jìn)心。

（2）對(duì)外：針對(duì)公司財(cái)務(wù)人員不足的問題直接的解決方式就是聘請(qǐng)一名專

業(yè)的財(cái)務(wù)主管從專業(yè)角度管理公司賬務(wù)，招聘信息如下：

湖南億程創(chuàng)意科技有限公司人員招聘信息

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

招聘職位：會(huì)計(jì)主管/財(cái)務(wù)主管

崗位職責(zé)：

1、獨(dú)立負(fù)責(zé)工作小組，給下級(jí)成員提供引導(dǎo)并監(jiān)督他們的日?；顒?dòng)；

2、執(zhí)行、協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)稽核、會(huì)計(jì)工作；

3、維護(hù)公司財(cái)務(wù)管理程序和政策，參與制定年度、季度財(cái)務(wù)計(jì)劃；

4、向公司管理層提供各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)告和必要的財(cái)務(wù)分析；

5、進(jìn)行成本預(yù)測(cè)、控制、核算和分析，確保公司利潤(rùn)指標(biāo)的完成。

任職資格：

1、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、金融、投資、管理等專業(yè)大專以上學(xué)歷，有注冊(cè)會(huì)計(jì)師資

格者優(yōu)先；

2、5年以上財(cái)務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)；

3、熟悉國(guó)家金融政策、企業(yè)財(cái)務(wù)制度及流程、會(huì)計(jì)電算化，精通相關(guān)財(cái)稅

法律法規(guī)；

4、良好的組織、溝通能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，能承受較大工作壓力。

假期、福利：

1、春秋季作息時(shí)間安排：

周一至周五9:00—12:00，14:30—19:00

2、寒暑假（1-2月，7-8月）安排：

周一至周六8:00—12:00，14:00—18:00

薪資待遇：8000-10000元

福利：

1、購(gòu)買五險(xiǎn)，提供食宿；

2、單休；另可享受國(guó)家法定節(jié)假日有額外寒暑假期（5-10