湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南印味食品有限公司簡(jiǎn)介........................................................................................1

2湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀............................................1

3湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題................................2

3.1采購(gòu)流程不合理.................................................................................................2

3.2采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué).................................................................................................3

3.3原材料驗(yàn)收工作存在缺陷.................................................................................3

3.4往來賬款對(duì)賬不明晰.........................................................................................4

4湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)....................................4

4.1制定合理的采購(gòu)流程.........................................................................................4

4.2制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃.........................................................................................5

4.3完善商品入庫(kù)管理.............................................................................................6

4.4及時(shí)進(jìn)行往來賬款對(duì)賬工作.............................................................................6

5小結(jié)................................................................................................................................7

參考資料...........................................................................................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)

化設(shè)計(jì)

1湖南印味食品有限公司簡(jiǎn)介

湖南印味食品有限公司成立時(shí)間為2017年6月，注冊(cè)資金為200萬元，注

冊(cè)地址在湖南省長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)東岸街道人民東路676號(hào)，鄭運(yùn)龍先生是公司的

法定代表人。公司主要從事的業(yè)務(wù)活動(dòng)是面包、餅干類食品的生產(chǎn)與銷售，也

經(jīng)營(yíng)散裝食品、預(yù)包裝食品和農(nóng)產(chǎn)品的批發(fā)業(yè)務(wù)。公司自成立以來，一直緊跟

時(shí)代的步伐，在生產(chǎn)上運(yùn)用的都是比較先進(jìn)的技術(shù)手段，致力于生產(chǎn)干凈衛(wèi)生、

口感良好的面包、餅干類食品。

湖南印味食品有限公司的規(guī)模比較小，公司的實(shí)際決策人為總經(jīng)理，在總

經(jīng)理之下設(shè)有采購(gòu)部、銷售部、行政部、財(cái)務(wù)部以及生產(chǎn)部五個(gè)部門，生產(chǎn)部

下設(shè)生產(chǎn)車間與倉(cāng)庫(kù)兩個(gè)下屬機(jī)構(gòu)，行政部兼管人力以及各項(xiàng)后勤工作，公司

的組織架構(gòu)如下圖1-1所示。

總經(jīng)理

采購(gòu)部銷售部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部行政部

生產(chǎn)車間倉(cāng)庫(kù)

圖1-1湖南印味食品有限公司組織架構(gòu)圖

2湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

湖南印味食品有限公司主要生產(chǎn)的是面包以及各類餅干，所需要采購(gòu)的原

材料主要有面粉、黃油、牛奶、白砂糖、雞蛋等。這些原料的保質(zhì)期一般都不

長(zhǎng)，所以對(duì)采購(gòu)的預(yù)估數(shù)量要求非常高，要是買多了用不完，很容易出現(xiàn)過期、

變質(zhì)現(xiàn)象。所以對(duì)于湖南印味食品有限公司來說，合理安排原材料的采購(gòu)工作

非常重要。

雖然湖南印味食品有限公司成立至今已有四年多的時(shí)間，但是其在采購(gòu)業(yè)

務(wù)的開展上并不是非常成熟。目前公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)主要是由生產(chǎn)部下設(shè)的生產(chǎn)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

車間負(fù)責(zé)人告知采購(gòu)部門需要的原材料數(shù)量，采購(gòu)部門工作人員填寫采購(gòu)單后

直接進(jìn)行采購(gòu)，其中沒有專業(yè)人員對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，只要不是特別

不合理，一般采購(gòu)人員都會(huì)直接聽取生產(chǎn)車間的要求，這樣的后果就是可能會(huì)

造成原材料采購(gòu)不合理而產(chǎn)生浪費(fèi)情況。實(shí)際上，公司在成立以來這樣的情況

并不少見，但是由于采購(gòu)業(yè)務(wù)沒有專人負(fù)責(zé)數(shù)量的把控，這項(xiàng)工作就一直模糊

地進(jìn)行了下來。公司在進(jìn)行原材料采購(gòu)的時(shí)候，付款模式是根據(jù)與供應(yīng)商簽訂

的合同進(jìn)行，有全款預(yù)付、定金+尾款、貨到付款三種方式，公司內(nèi)部每半年會(huì)

進(jìn)行一次大規(guī)模的對(duì)賬活動(dòng)。在驗(yàn)收入庫(kù)的環(huán)節(jié)，只有采購(gòu)部門與倉(cāng)庫(kù)人員在

場(chǎng)，原材料是否能夠通過驗(yàn)收的決定權(quán)在采購(gòu)人員的手里。采購(gòu)業(yè)務(wù)以及付款

流程如下圖2-1所示。

生產(chǎn)車間提出原材料采購(gòu)需求

采購(gòu)人員根據(jù)生產(chǎn)車間需求填寫采購(gòu)單

聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)

預(yù)付貨款

/財(cái)務(wù)打款

支付定金

貨到付款

采購(gòu)人員驗(yàn)收、入庫(kù)/

支付尾款

圖2-1湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款流程

3湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購(gòu)流程不合理

湖南印味食品有限公司沒有設(shè)置專人和部門對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，

一直是由生產(chǎn)車間在原材料即將用完的時(shí)候向采購(gòu)部發(fā)起申請(qǐng)采購(gòu)的原材料需

求，數(shù)量也是由生產(chǎn)車間擬定。采購(gòu)部門的員工在收到申請(qǐng)后，直接根據(jù)生產(chǎn)

車間上報(bào)的數(shù)量聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行原材料的采購(gòu)，但是生產(chǎn)車間的負(fù)責(zé)人沒有經(jīng)

過怎樣制定合理的原材料需求學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提出的采購(gòu)需求中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)原

材料購(gòu)買過多或者原材料不夠用的情況。公司使用的原材料大多容易過期與變

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質(zhì)，在沒有科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃加持下，買多的原材料在倉(cāng)庫(kù)放到不能使用是非常

大的浪費(fèi)，原材料購(gòu)買過多，對(duì)于公司來說也會(huì)增加很多的采購(gòu)成本，利潤(rùn)也

就會(huì)因此下降。要是原材料購(gòu)買過少，在生產(chǎn)的時(shí)候就需要緊急補(bǔ)貨，緊急補(bǔ)

貨購(gòu)買原料的價(jià)格會(huì)高一些不說，要是不能及時(shí)購(gòu)買到所需商品，還會(huì)影響公

司的生產(chǎn)計(jì)劃，從兩個(gè)方面來看都不利于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué)

采購(gòu)計(jì)劃是否能夠合理安排關(guān)系到公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是否可以正常進(jìn)行。

湖南印味食品有限公司并沒有安排專門的負(fù)責(zé)人或者部門去制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)

劃，在實(shí)際生產(chǎn)過程中，都是倉(cāng)庫(kù)缺什么原料就去安排購(gòu)買什么原料，而且購(gòu)

買的計(jì)劃還是交給生產(chǎn)車間的人決定的。在實(shí)際的生產(chǎn)過程中，有時(shí)候還會(huì)出

現(xiàn)客戶臨時(shí)調(diào)整需求，發(fā)生這樣的情況相應(yīng)的原材料也會(huì)出現(xiàn)一些小變動(dòng)，要

是沒有制定科學(xué)的計(jì)劃，原材料發(fā)生浪費(fèi)的情況就會(huì)很嚴(yán)重。而且沒有計(jì)劃會(huì)

頻繁出現(xiàn)小規(guī)模的采購(gòu)情況，這種情況會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本更高，對(duì)于一些緊缺的

原材料可能出現(xiàn)短時(shí)間沒辦法進(jìn)行補(bǔ)充的情況，導(dǎo)致公司生產(chǎn)計(jì)劃暫停，暫停

生產(chǎn)就會(huì)耽誤工期進(jìn)度，這樣的情況一旦發(fā)生，對(duì)于公司來說損失是很大的。

3.3原材料驗(yàn)收工作存在缺陷

采購(gòu)的商品到達(dá)公司倉(cāng)庫(kù)之后，驗(yàn)收工作是由采購(gòu)部門的人員自行組織，

這樣一來采購(gòu)部門的權(quán)力就非常大，幾乎公司的采購(gòu)資金與原材料的質(zhì)量都把

控在采購(gòu)的身上，沒有公司其他部門進(jìn)行監(jiān)督，驗(yàn)收商品入庫(kù)的流程如下圖3-1

所示。

采購(gòu)聯(lián)系供商品到達(dá)采購(gòu)人員原材料入

應(yīng)商送貨倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行驗(yàn)收庫(kù)

圖3-1湖南印味食品有限公司原材料驗(yàn)收入庫(kù)流程

在驗(yàn)收的過程中，一般來說采購(gòu)人員只會(huì)核對(duì)商品的種類和數(shù)量，基本上

不會(huì)進(jìn)行對(duì)于商品質(zhì)量的檢驗(yàn)，導(dǎo)致驗(yàn)收過程中經(jīng)常讓不合格的原材料也直接

進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)中。倒了使用原材料的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)不合格的材料，采購(gòu)部門就會(huì)將責(zé)

任推卸給倉(cāng)庫(kù)管理人員，認(rèn)為是他們保管不合格，倉(cāng)庫(kù)管理人員則咬定是采購(gòu)

的問題，不利于公司的日常生產(chǎn)與內(nèi)部團(tuán)結(jié)。

而且將整個(gè)采購(gòu)和驗(yàn)收的工作都交給采購(gòu)部門的人員完成，還很容易出現(xiàn)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

采購(gòu)人員以權(quán)謀私的情況，比如湖南印味食品有限公司以前就發(fā)生過采購(gòu)人員

收取供應(yīng)商的回扣，采購(gòu)價(jià)格比較高且不合格的原材料并且正常入庫(kù)，使得公

司蒙受巨大虧損的情況。

3.4往來賬款對(duì)賬不明晰

湖南印味食品有限公司核實(shí)采購(gòu)支出款項(xiàng)的工作每半年才進(jìn)行一次，半年

中發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)非常多，半年進(jìn)行一次對(duì)賬時(shí)間間隔太長(zhǎng)而且工作量很大，

很多的賬務(wù)由于當(dāng)時(shí)沒有理清楚，導(dǎo)致在對(duì)賬的時(shí)候出現(xiàn)賬款記錄不清晰的情

況，這樣下來公司的很多關(guān)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的賬款都沒辦法進(jìn)行嚴(yán)格的梳理。

并且在半年一次的對(duì)賬工作中，財(cái)務(wù)人員的工作量是非常大的，一年中一

般進(jìn)行對(duì)賬的月份是6月和12月，12月接近年底，更是有很多的工作需要財(cái)務(wù)

人員進(jìn)行處理，這時(shí)候還要對(duì)半年的采購(gòu)業(yè)務(wù)賬款進(jìn)行詳細(xì)的核對(duì)，公司的財(cái)

務(wù)人員每到這個(gè)時(shí)候就經(jīng)常存在加班也干不完工作的情況，所以半年進(jìn)行一次

采購(gòu)對(duì)賬的這種模式非常不可取，制度需要進(jìn)行整改。

4湖南印味食品有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1制定合理的采購(gòu)流程

湖南印味食品有限公司原來采用的生產(chǎn)車間報(bào)送采購(gòu)數(shù)量的方式并不合理，

由于生產(chǎn)部門員工對(duì)采購(gòu)數(shù)量估計(jì)不準(zhǔn)確，時(shí)常會(huì)造成材料積壓。所以，公司

應(yīng)該采用生產(chǎn)車間申請(qǐng)采購(gòu)，采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際情況確定采購(gòu)數(shù)量的模式。在

生產(chǎn)車間提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)按照嚴(yán)格的步驟，由生產(chǎn)車間人員填寫如下的材

料物資請(qǐng)購(gòu)單：

表4-1湖南印味食品有限公司生產(chǎn)部門材料物資請(qǐng)購(gòu)單

時(shí)間：年月日訂單編號(hào)：

規(guī)計(jì)量單計(jì)劃單目前庫(kù)存申請(qǐng)采

品名備注

格位價(jià)數(shù)量購(gòu)量

采購(gòu)部門在收到生產(chǎn)部的采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，根據(jù)生產(chǎn)需要的數(shù)量，結(jié)合倉(cāng)庫(kù)中

原有的存貨，以及生產(chǎn)需要的數(shù)量和剩下的合理存貨數(shù)量合理安排數(shù)量。采購(gòu)

審批由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人完成，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人需要根據(jù)請(qǐng)購(gòu)

單審核其數(shù)量是否合理，確定采購(gòu)數(shù)量，并根據(jù)掌握的市場(chǎng)價(jià)格預(yù)估所需資金。

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財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需審核請(qǐng)購(gòu)單是否符合公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，是否按計(jì)劃進(jìn)行，預(yù)

算是否在制定的預(yù)算范圍內(nèi)。二者審批通過后交采購(gòu)部門辦理具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)，

財(cái)務(wù)部門同時(shí)安排采購(gòu)資金以便后期打款，具體流程如下圖4-1所示：

生產(chǎn)車間提出原材料采購(gòu)需求

采購(gòu)部門確定采購(gòu)數(shù)量

采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批

聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)

財(cái)務(wù)部門進(jìn)行打款

收貨、入庫(kù)

圖4-1湖南印味食品有限公司優(yōu)化后采購(gòu)流程圖

4.2制定科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃

科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該是采購(gòu)人員在收到生產(chǎn)車間提交的采購(gòu)申請(qǐng)之后，及

時(shí)對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃與庫(kù)存中剩下的原材料數(shù)量進(jìn)行了解，然后確定合適的采購(gòu)數(shù)量、

時(shí)間以及采購(gòu)價(jià)格，然后在提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，負(fù)責(zé)人覺得沒有問題

之后再進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員需要依照供應(yīng)商先近后遠(yuǎn)、先企業(yè)內(nèi)后企業(yè)外、采

購(gòu)物資符合公司生產(chǎn)需求以及貨比三家選最優(yōu)的原則進(jìn)行原材料的采購(gòu)。

在采購(gòu)計(jì)劃的制定上，除了根據(jù)日常的生產(chǎn)需要之外，還能規(guī)劃出一些定

期、定量采購(gòu)的原材料。比如說生產(chǎn)面包、餅干所需要的面粉，需求量比較大，

就能采用定量采購(gòu)的方式，當(dāng)庫(kù)存量降低到一定水平的時(shí)候再大規(guī)模進(jìn)行補(bǔ)充。

黃油、白砂糖等輔料，種類較多并且需求量沒那么大的原材料，就能采取定期

采購(gòu)的方式，這樣除了能夠避免原材料在倉(cāng)庫(kù)中存放的時(shí)間太長(zhǎng)，也能保證公

司能夠正常進(jìn)行生產(chǎn)活動(dòng)。原材料采購(gòu)的資金也是公司流動(dòng)資金中比較重要的

一個(gè)部分，有科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃也能幫助公司能夠最大限度地利用好流動(dòng)資

金，避免出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)問題。

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4.3完善商品入庫(kù)管理

對(duì)于原材料入庫(kù)過程中采購(gòu)人員權(quán)力過大的缺陷，可以在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中增加

別的部門人員進(jìn)行合作驗(yàn)收，并且增加審批環(huán)節(jié)。在驗(yàn)收的過程中，采購(gòu)部門

的負(fù)責(zé)人是第一責(zé)任人，需要對(duì)采購(gòu)回來的原材料各方面都進(jìn)行監(jiān)管和保證，

另外可以增加財(cái)務(wù)部作為聯(lián)合驗(yàn)收的責(zé)任人，在驗(yàn)收的過程中需要有財(cái)務(wù)部的

人員在場(chǎng)，對(duì)原材料的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。倉(cāng)庫(kù)也要派出人員共同進(jìn)行原材料驗(yàn)收，

這樣在出現(xiàn)問題的時(shí)候就能更好追責(zé)，不存在采購(gòu)與倉(cāng)庫(kù)推卸責(zé)任的情況。、

在驗(yàn)收的過程中，倉(cāng)庫(kù)管理人員需要按要求填寫商品入庫(kù)單，并且商品入

庫(kù)單要一式三份，倉(cāng)庫(kù)留一份，另外兩份分別交給采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部。在商品入

庫(kù)時(shí)，填寫的入庫(kù)單如下表4-1所示。

表4-2湖南印味食品有限公司原材料入庫(kù)單

供貨單位名稱：日期：年月日

進(jìn)貨價(jià)格進(jìn)庫(kù)驗(yàn)收

貨號(hào)貨名及規(guī)格單價(jià)數(shù)量

單價(jià)金額日期數(shù)量

……

庫(kù)管簽字：采購(gòu)簽字：財(cái)務(wù)簽字：

在經(jīng)過優(yōu)化之后，原材料的采購(gòu)入庫(kù)流程如下圖4-2所示。

供應(yīng)商送商品到采購(gòu)、財(cái)務(wù)填寫入庫(kù)

貨達(dá)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)管聯(lián)合單

驗(yàn)收原材料入

庫(kù)

圖4-2湖南印味食品有限公司優(yōu)化后驗(yàn)收流程圖

4.4及時(shí)進(jìn)行往來賬款對(duì)賬工作

對(duì)于公司對(duì)賬時(shí)間長(zhǎng)、財(cái)務(wù)人員工作量大的情況，可以采取調(diào)整對(duì)賬周期

的辦法來進(jìn)行應(yīng)對(duì)，也就是要及時(shí)處理關(guān)于采購(gòu)應(yīng)付款的對(duì)賬工作。公司可以

與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，要求供應(yīng)商在每月月末提交本月的對(duì)賬單，財(cái)務(wù)人員在收

到供應(yīng)商發(fā)來的對(duì)賬單之后，每月進(jìn)行一次應(yīng)付賬款的對(duì)賬工作。這樣可以緩

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解每半年進(jìn)行一次對(duì)賬工作的業(yè)務(wù)壓力。在與供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬的時(shí)候，財(cái)務(wù)人

員要嚴(yán)格按照公司的規(guī)章制度，對(duì)于沒有加蓋公章或者賬單不規(guī)范的，可以拒

絕對(duì)賬。除了與供應(yīng)商對(duì)賬之外，財(cái)務(wù)人員也應(yīng)該在每月