湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1、公司簡介..........................................................1

2、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制基本情況......................................1

2.1公司的整體情況................................................1

2.2公司采購部門與人員配置........................................2

2.3公司采購業(yè)務特點..............................................2

3、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題....................................2

3.1高層管理人員對采購業(yè)務內(nèi)部控制不重視..........................3

3.2采購職責分工不明確............................................3

3.3商品采購盲目，過量堆積........................................3

3.4采購人員績效考核不規(guī)范........................................4

4、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計......................................4

4.1提高高層管理人員對采購業(yè)務內(nèi)部控制的重視......................5

4.2加強采購人員職責分工的管理....................................5

4.3合理制定商品采購計劃..........................................6

4.4建立健全采購人員績效考核制度..................................6

5、總結..............................................................7

參考資料.............................................................9

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湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司采購業(yè)務內(nèi)部

控制優(yōu)化設計

1、公司簡介

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司成立于1997年05月22日，注冊地位

于衡陽縣西渡鎮(zhèn)人和路南面與合順路西面交接處，法定代表人為王朝陽，屬于

自然人投資或控股的公司，該公司的注冊資本是5000萬元，實繳資本是3000

萬元。湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司經(jīng)營范圍的許可項目為：食品銷售；

食品生產(chǎn)、餐飲服務、煙草制品零售、住宿服務、房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營、道路貨物

運輸（不含危險貨物）等等；目前，湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司已經(jīng)

對外投資了5家公司，其中包括農(nóng)村商業(yè)銀行、房地產(chǎn)開發(fā)、食品生產(chǎn)配送、

信用合作聯(lián)社，還擁有16處分支機構。

2、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制基本情況

2.1公司的整體情況

圖1公司組織結構圖

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經(jīng)過一段時間的研究分析，我發(fā)現(xiàn)湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司在

本地區(qū)的主要經(jīng)營項目是連鎖超市。實地的走訪和網(wǎng)絡上查詢超市的相關資料，

截止至2022年，湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司一共擁有8家連鎖超市和

一家服裝店。這8家連鎖超市的占地有大的也有小的，大的超市有兩層，商品

種類豐富；而小一些的超市就只有一層，只有果蔬零食和洗護用品之類的，像

現(xiàn)在每家每戶都在置辦年貨，要想置辦完整是很難的。這也就給了其他的超市

和百貨店機會，它們雖然只開設了一家，但門店大、商品種類齊全，那么消費

者就會選擇別家超市，導致連鎖超市有些商品不能及時售出，甚至有些待售商

品是一年以前生產(chǎn)的，隨之而來的便是倉庫里商品積壓。

2.2公司采購部門與人員配置

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的采購部門人員由一位部門經(jīng)理、九

位采購員和一位采購文員組成。采購經(jīng)理負責對本部門人員進行培訓、管理、

監(jiān)督、審核與總結以及與部門間的工作協(xié)調(diào)，收集市場信息制定采購計劃等等；

采購員負責采購所需商品并且跟蹤商品采購的到位、驗收相關事務性工作，建

立供應商檔案信息與維護等等。采購文員負責采購的日常性工作，收發(fā)文件、

會議記錄、檔案管理等紙質類資料，還有匯總整理和更新供應商的消息資源。

2.3公司采購業(yè)務特點

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的采購業(yè)務在其目前的內(nèi)部控制下，

其采購業(yè)務有以下幾個特點:一、分銷網(wǎng)絡密集。公司的銷售網(wǎng)絡對消費者的需

求可以做到快速反應。運輸和路線管理幫助公司優(yōu)化資源配置。倉庫和物流管

理幫助企業(yè)降低存貨水平。二、生產(chǎn)多樣化。該公司對市場的變化很敏感，一

般采用批量采購和個別產(chǎn)品生產(chǎn)的方式，在物料管理方面，各類商品定期清查

其品質和數(shù)量，必需品和暢銷品定期按計劃采購數(shù)量，個別商品遇節(jié)假日特制

特銷。三、嚴格的質量管理。公司對產(chǎn)品的有效期和檢疫期要求很嚴格，對各

類商品提供相應的功能進行保期管理，并進行全過程的跟蹤，全面支持ISO9000

標準和食品行業(yè)標準。

3、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司在其所處地區(qū)的發(fā)展勢頭極好，是具

有較強競爭力的公司，但經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)該公司的采購業(yè)務內(nèi)部控制存在許多

問題，主要問題為以下四個方面：公司高層管理人員不重視采購業(yè)務內(nèi)部控制

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這一方面，缺乏有效的監(jiān)督；采購人員的職責分工不明確，以及其專業(yè)知識培

訓的不合理；采購業(yè)務流程瑣碎，審批重復，滯銷的商品大量堆積；缺乏科學

合理的采購人員績效考核程序和相關制度。

3.1高層管理人員對采購業(yè)務內(nèi)部控制不重視

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的高層管理人員不重視其采購業(yè)務的

內(nèi)部控制，只是將采購業(yè)務內(nèi)部控制視為采購業(yè)務的一個微小的部分，沒有制

定適合自己的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，進而沒有創(chuàng)造良好的管理環(huán)境和缺乏科

學合理的理論支持，導致其根本上就沒有打牢基礎，這是其采購業(yè)務內(nèi)部控制

水平低下的重要原因之一。采購業(yè)務在公司模塊中處于十分重要的一個部分，

采購業(yè)務內(nèi)部控制又是采購業(yè)務中一個極為重要的內(nèi)容，湖南中南富森實業(yè)發(fā)

展有限責任公司沒有制定合理的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，導致采購業(yè)務流程未

得到準確地執(zhí)行，容易出現(xiàn)程序混亂和重復的情況，造成較大的沉沒成本。

3.2采購職責分工不明確

湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司沒有合理的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，

導致采購人員的職責分工不明確，出現(xiàn)一個崗位三、四個人擔任的情況，沒有

分配好各自的工作任務，使得有些工作被人爭著做，而有一些工作卻無人問津，

工作效率不高，采購某一商品只管買，不管商品質量的好壞，例如某種商品分

幾次發(fā)貨，有些批次的商品質量不過關需要進行退貨處理，需要判斷出哪些批

次中的商品質量過關無需退貨，采購人員嫌累不愿意做，推給別人去做，使得

這一工作遲遲未動。采購部門沒有對采購人員進行充分的培訓，采購人員對采

購業(yè)務的一些基本知識不了解，不知道各類商品價格的市場行情，不會收集同

一商品在不同的供應商處進貨時其價格有差異的信息，沒有做到貨比三家，選

擇物優(yōu)價廉的供應商，導致采購成本過高。

3.3商品采購盲目，過量堆積

采購內(nèi)部控制的不到位，使得采購業(yè)務混亂，采購人員隨意進行商品采購，

一周內(nèi)或近段時間內(nèi)銷售速度較快的商品被大量采購，例如學校開學那段時間，

學生需要購買被褥、枕頭、水壺之類的物品，采購部門見其銷量好，等這段時

間過去之后也沒有調(diào)整采購方案，結果此類商品一時間采購太多，不能及時售

出。采購人員不關注市場上各類商品的價格波動情況，當某種商品的進價與上

次的采購價格相比低很多時，仍然大量采購，也沒有進行市場調(diào)研分析這類商

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品進價降低的原因，商品品牌方可能被爆出丑聞，其品牌下的商品受到消費者

的抵制，銷售不暢，結果就出現(xiàn)了商品大量堆積在倉庫這一情況，最后只能低

價處理或者作為其他商品的贈品一起出售。采購業(yè)務與存貨業(yè)務密切相關，湖

南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的存貨倉庫管理混亂，倉管員沒有按照采購

計劃在與供應商約定的時間和采購部門與供應商商談計劃好的采購量進行商品

的驗收簽單，甚至有時根本不清點商品的數(shù)量。有的供應商分現(xiàn)這一漏洞就大

量的送貨，一次次的累積下來就使得商品的庫存過多。

3.4采購人員績效考核不規(guī)范

采購業(yè)務內(nèi)部控制有四大基本原則，分別是相互牽制原則、成本效應原則、

崗位責任原則和協(xié)調(diào)配合原則，而湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的采購

業(yè)務內(nèi)部控制活動十分薄弱，特別是協(xié)調(diào)配合原則沒有得到恰當?shù)淖袷?，采?/p>

人員與其他部門及其人員之間沒有做到協(xié)調(diào)同步、緊密銜接，工作完成的效率

不高，只從采購部門人員這一方面評價其人員的工作，過于片面，使得采購人

員的績效考核并不完全合理。湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司對采購業(yè)務

內(nèi)部控制并不重視，主要的關注點都在于銷售部門，過度在乎于商品如何售出、

以什么樣的方式在什么時候出售。采購業(yè)務與銷售業(yè)務沒有做到合作共贏，兩

個業(yè)務部門相關聯(lián)的工作沒有銜接好，采購人員不能及時得到商品的具體的銷

售數(shù)量和當前市場上銷量好的商品的信息，進而進行采購補充商品，這影響了

采購人員的工作效率，同時表明采購人員績效考核的項目不達標的原因不只是

由采購人員主觀上造成的，還有一些外在原因，目前的績效考核沒考慮到這一

情況，導致采購人員的績效考核不夠全面完整。同時因為湖南中南富森實業(yè)發(fā)

展有限責任公司沒有制定合理的采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，采購人員的上班和下

班打卡方式一直很簡單，只是使用機器在計時卡片上打印時間作為上下班的時

間，記錄的時間并不準確，有時采購人員由于一時忙于工作不記得打卡，或者

有時有些人委托他人代為打卡，導致采購人員的績效考核不真實，缺乏規(guī)范化。

4、公司采購業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化設計

就加強湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的采購業(yè)務內(nèi)部控制管理工作

這一方面，需要提高高層管理人員對采購業(yè)務內(nèi)部控制的重視，根據(jù)湖南中南

富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的實際經(jīng)營狀況指定一套適合該公司的采購業(yè)務內(nèi)

部控制制度，并且要落實到位，通過加強對采購人員職責分工的管理，還有需

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要進行多方商量討論做出合理的商品采購計劃，同時要建立一個規(guī)范健全的采

購人員績效考核制度，切實做到優(yōu)化采購業(yè)務的內(nèi)部控制。

4.1提高高層管理人員對采購業(yè)務內(nèi)部控制的重視

采購業(yè)務內(nèi)部控制的能否得到有效執(zhí)行，需要從企業(yè)管理層到具體的采購

業(yè)務部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個正確的認識,

是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。而且高層管理人員的對

公司采購業(yè)務內(nèi)部控制的人士和態(tài)度是尤為重要的。一家公司的發(fā)展壯大，得

益于公司的高層管理人員不斷地學習，拓寬視野，提高其對采購業(yè)務內(nèi)部控制

的重視需要高層管理人員緊跟時代發(fā)展的腳步，精益求精地去學習公司管理和

采購業(yè)務內(nèi)部控制方面的理論知識：一、可以在網(wǎng)上購買課程，看書自學；二、

可以去到大學校園里進行線下學習；三、也可以多向別的公司高層管理人員請

教，學習如何制定采購業(yè)務內(nèi)部控制制度，互相交流。從上至下的貫徹，高層

管理人員要營造一個良好的管理氛圍，將采購業(yè)務內(nèi)部控制的學習融入公司文

化當中，且要不限于采購業(yè)務內(nèi)部控制，通過獎勵的方式去激勵各個部門的人

員都積極主動地學習專業(yè)技能，精進業(yè)務能力。這樣就能讓企業(yè)的一切管理工

作,都遵循內(nèi)部控制管理要求；讓企業(yè)的一切決策,都要建立在完善的內(nèi)部控制

體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。如此才能達到完

善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,還有實現(xiàn)全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。

4.2加強采購人員職責分工的管理

采購業(yè)務要與銷售、生產(chǎn)、物控、品管、物流等不同部門打交道，這就需

要有專門的采購人員與其他部門的工作人員進行一對一的對接，每一個采購人

員都要有自己的工作任務，采購人員之間要各做各的事情。基于湖南中南富森

實業(yè)發(fā)展有限責任公司的主營業(yè)務是連鎖超市，那么在每一家超市都已經(jīng)需要

設置了一個專門管理采購業(yè)務的經(jīng)理職位的基礎之上，湖南中南富森實業(yè)發(fā)展

有限責任公司公司還要安排兩到三位的人員代替其向各個超市的采購經(jīng)理派發(fā)

采購任務，同時管理和監(jiān)督各個超市采購任務的安排情況和完成進度，從上而

下進行管理；每個月要親自到超市的采購部門進行視察，觀察是否有一些工作

任務呈飽和狀態(tài)，而有一些工作卻沒有人員完成的情況，還要檢查是否每一個

采購人員都有自己應當完成的工作任務，讓獎懲能準確到人。在安排專門人員

監(jiān)督各個超市的采購部門工作完成情況的同時，要為采購人員提供學習采購知

識的途徑，多多組織采購人員的培訓活動：一、公司可以聘請采購業(yè)務內(nèi)部控

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制管理良好的公司的專業(yè)人員來到公司，開展演講座談會；二、公司自己培養(yǎng)

專業(yè)的采購業(yè)務內(nèi)部控制管理人員，教授采購人員專業(yè)的采購知識和技能，切

實提升采購人員的采購業(yè)務能力，讓采購人員的工作能力和工作效率提高的同

時，商品的存貨周轉率也得到提高。

4.3合理制定商品采購計劃

采購是企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以

保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動，而有效的采購計劃可以

使公司的資金高效利用，不僅減少公司資金流出，還能有效控制庫存。湖南中

南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司采購的問題主要出現(xiàn)在采購業(yè)務和倉庫管理混亂

上，那么就需要制定一份商品采購流程圖（如圖2所示），首先根據(jù)超市銷售

部門提供的商品銷售情況，制定采購計劃，與商品供應商商議一個合理的價格

和付款與交貨相關問題后擬定合同，交由采購部門經(jīng)理審核同意后，簽訂采購

合同，然后等商品入庫。采購人員要嚴格按照此流程進行商品采購，同時要遵

守崗位責任原則，采購人員不得擔任驗收職務。商品倉庫的管理中，倉管員也

不擔任驗收職務，而是由專門的驗收人員去進行，避免舞弊行為；也可以采用

在倉庫的四個角落裝設攝像頭的方法，既起到限制和監(jiān)督倉管員的作用，也可

以遠程監(jiān)控倉庫內(nèi)的情況。監(jiān)控視頻也能作為評價倉管員工作的一個參考標準。

100

80

60東部

西部

40

北部

20

0

第一季度第三季度

圖2采購業(yè)務的流程圖

4.4建立健全采購人員績效考核制度

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湖南中南富森實業(yè)發(fā)展有限責任公司的記錄上下班時間的方法太過傳統(tǒng)，

不夠靈活，可以采購一臺人臉識別打卡機器，必須本人親自才能打卡記錄，防

止別人代替打卡的情況發(fā)生，也可以再設計一個功能，在采購人員錯過打卡時

間時，能說明原因，申請補打卡，一定程度上保護采購人員的合法利益。公司

對所有的部門應當一視同仁，不過度重視或忽略某一部門，對各部門人員的績

效考核時要從主觀和客觀兩方面進行。根據(jù)公司的實際情況，制定一套適合公

司采購人員的績效考核方案，每月一次考核采購人員月度工作完成情況，再由

人力資源部門及相關部門組成考評小組，每季度進行一次綜合能力考核，最后

參考考核結果做出獎懲。

表3績效考核表

部門：被考核人：崗位/職務：填表日期：

考核序考核目標考核評定（得分及扣

考核內(nèi)容考核依據(jù)數(shù)據(jù)來源自評（得分及描述）評分

項號分值分或加分事例）

工作1基本能力成本意識與價值能力、表達能力，以及良好溝通協(xié)調(diào)能力采購部5

責任

（10

分）2基本職責與供應商價格、交貨期限、付款方式、質量、商品推遲的采購部5

談判和溝通；合理選擇供應商等

工作1采購出錯次無錯訂、漏訂（出錯扣1分/此），嚴重者視情況而定）采購部

5

業(yè)績數(shù)

（40

分值）2采購的及時因采購部自身因素或供應商問題造成欠料、錯料的扣1分采購部5

性和完整性/次，導致停產(chǎn)或改產(chǎn)的扣5分/次嚴重者視情況而定

3采購合同/訂更新檢查整理起草自有合同并提交管理員，并建立合同清采購部5

單回簽單，未更新過期合同每份扣1分，未及時簽訂新采購合同

每份扣1分

4商品售賣進每周統(tǒng)計商品售賣量并報告領導，未按時報告商品售賣情采購部10

度況的扣5分

5報表提交1.每周五提交本周工作總結及下周工作計劃，未提交每次采購部5

扣5分；2.每月3號前提交kpi指標月報，未提交扣5分

6投訴其他部門正式書面或郵件投訴和顧客投訴，經(jīng)確認每次扣采購部10

5分，扣完為止

7上下班打卡本月內(nèi)上下班正常打卡，無未打卡記錄（因上班遲到未打采購部30（根據(jù)

情況卡扣1分/天，特殊原因遲到說明情況后經(jīng)查屬實不扣分）一個月實

有天數(shù)計