湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1、公司簡介..........................................................1

2、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況......................................1

2.1公司的整體情況................................................1

2.2公司采購部門與人員配置........................................2

2.3公司采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)..............................................2

3、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題....................................2

3.1高層管理人員對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制不重視..........................3

3.2采購職責(zé)分工不明確............................................3

3.3商品采購盲目，過量堆積........................................3

3.4采購人員績效考核不規(guī)范........................................4

4、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)......................................4

4.1提高高層管理人員對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重視......................5

4.2加強(qiáng)采購人員職責(zé)分工的管理....................................5

4.3合理制定商品采購計(jì)劃..........................................6

4.4建立健全采購人員績效考核制度..................................6

5、總結(jié)..............................................................7

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部

控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1、公司簡介

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司成立于1997年05月22日，注冊地位

于衡陽縣西渡鎮(zhèn)人和路南面與合順路西面交接處，法定代表人為王朝陽，屬于

自然人投資或控股的公司，該公司的注冊資本是5000萬元，實(shí)繳資本是3000

萬元。湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司經(jīng)營范圍的許可項(xiàng)目為：食品銷售；

食品生產(chǎn)、餐飲服務(wù)、煙草制品零售、住宿服務(wù)、房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營、道路貨物

運(yùn)輸（不含危險(xiǎn)貨物）等等；目前，湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司已經(jīng)

對外投資了5家公司，其中包括農(nóng)村商業(yè)銀行、房地產(chǎn)開發(fā)、食品生產(chǎn)配送、

信用合作聯(lián)社，還擁有16處分支機(jī)構(gòu)。

2、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制基本情況

2.1公司的整體情況

圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖

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經(jīng)過一段時(shí)間的研究分析，我發(fā)現(xiàn)湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司在

本地區(qū)的主要經(jīng)營項(xiàng)目是連鎖超市。實(shí)地的走訪和網(wǎng)絡(luò)上查詢超市的相關(guān)資料，

截止至2022年，湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司一共擁有8家連鎖超市和

一家服裝店。這8家連鎖超市的占地有大的也有小的，大的超市有兩層，商品

種類豐富；而小一些的超市就只有一層，只有果蔬零食和洗護(hù)用品之類的，像

現(xiàn)在每家每戶都在置辦年貨，要想置辦完整是很難的。這也就給了其他的超市

和百貨店機(jī)會(huì)，它們雖然只開設(shè)了一家，但門店大、商品種類齊全，那么消費(fèi)

者就會(huì)選擇別家超市，導(dǎo)致連鎖超市有些商品不能及時(shí)售出，甚至有些待售商

品是一年以前生產(chǎn)的，隨之而來的便是倉庫里商品積壓。

2.2公司采購部門與人員配置

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的采購部門人員由一位部門經(jīng)理、九

位采購員和一位采購文員組成。采購經(jīng)理負(fù)責(zé)對本部門人員進(jìn)行培訓(xùn)、管理、

監(jiān)督、審核與總結(jié)以及與部門間的工作協(xié)調(diào)，收集市場信息制定采購計(jì)劃等等；

采購員負(fù)責(zé)采購所需商品并且跟蹤商品采購的到位、驗(yàn)收相關(guān)事務(wù)性工作，建

立供應(yīng)商檔案信息與維護(hù)等等。采購文員負(fù)責(zé)采購的日常性工作，收發(fā)文件、

會(huì)議記錄、檔案管理等紙質(zhì)類資料，還有匯總整理和更新供應(yīng)商的消息資源。

2.3公司采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的采購業(yè)務(wù)在其目前的內(nèi)部控制下，

其采購業(yè)務(wù)有以下幾個(gè)特點(diǎn):一、分銷網(wǎng)絡(luò)密集。公司的銷售網(wǎng)絡(luò)對消費(fèi)者的需

求可以做到快速反應(yīng)。運(yùn)輸和路線管理幫助公司優(yōu)化資源配置。倉庫和物流管

理幫助企業(yè)降低存貨水平。二、生產(chǎn)多樣化。該公司對市場的變化很敏感，一

般采用批量采購和個(gè)別產(chǎn)品生產(chǎn)的方式，在物料管理方面，各類商品定期清查

其品質(zhì)和數(shù)量，必需品和暢銷品定期按計(jì)劃采購數(shù)量，個(gè)別商品遇節(jié)假日特制

特銷。三、嚴(yán)格的質(zhì)量管理。公司對產(chǎn)品的有效期和檢疫期要求很嚴(yán)格，對各

類商品提供相應(yīng)的功能進(jìn)行保期管理，并進(jìn)行全過程的跟蹤，全面支持ISO9000

標(biāo)準(zhǔn)和食品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

3、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司在其所處地區(qū)的發(fā)展勢頭極好，是具

有較強(qiáng)競爭力的公司，但經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)該公司的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在許多

問題，主要問題為以下四個(gè)方面：公司高層管理人員不重視采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

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這一方面，缺乏有效的監(jiān)督；采購人員的職責(zé)分工不明確，以及其專業(yè)知識(shí)培

訓(xùn)的不合理；采購業(yè)務(wù)流程瑣碎，審批重復(fù)，滯銷的商品大量堆積；缺乏科學(xué)

合理的采購人員績效考核程序和相關(guān)制度。

3.1高層管理人員對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制不重視

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的高層管理人員不重視其采購業(yè)務(wù)的

內(nèi)部控制，只是將采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制視為采購業(yè)務(wù)的一個(gè)微小的部分，沒有制

定適合自己的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，進(jìn)而沒有創(chuàng)造良好的管理環(huán)境和缺乏科

學(xué)合理的理論支持，導(dǎo)致其根本上就沒有打牢基礎(chǔ)，這是其采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

水平低下的重要原因之一。采購業(yè)務(wù)在公司模塊中處于十分重要的一個(gè)部分，

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制又是采購業(yè)務(wù)中一個(gè)極為重要的內(nèi)容，湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)

展有限責(zé)任公司沒有制定合理的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)流程未

得到準(zhǔn)確地執(zhí)行，容易出現(xiàn)程序混亂和重復(fù)的情況，造成較大的沉沒成本。

3.2采購職責(zé)分工不明確

湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司沒有合理的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，

導(dǎo)致采購人員的職責(zé)分工不明確，出現(xiàn)一個(gè)崗位三、四個(gè)人擔(dān)任的情況，沒有

分配好各自的工作任務(wù)，使得有些工作被人爭著做，而有一些工作卻無人問津，

工作效率不高，采購某一商品只管買，不管商品質(zhì)量的好壞，例如某種商品分

幾次發(fā)貨，有些批次的商品質(zhì)量不過關(guān)需要進(jìn)行退貨處理，需要判斷出哪些批

次中的商品質(zhì)量過關(guān)無需退貨，采購人員嫌累不愿意做，推給別人去做，使得

這一工作遲遲未動(dòng)。采購部門沒有對采購人員進(jìn)行充分的培訓(xùn)，采購人員對采

購業(yè)務(wù)的一些基本知識(shí)不了解，不知道各類商品價(jià)格的市場行情，不會(huì)收集同

一商品在不同的供應(yīng)商處進(jìn)貨時(shí)其價(jià)格有差異的信息，沒有做到貨比三家，選

擇物優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)商，導(dǎo)致采購成本過高。

3.3商品采購盲目，過量堆積

采購內(nèi)部控制的不到位，使得采購業(yè)務(wù)混亂，采購人員隨意進(jìn)行商品采購，

一周內(nèi)或近段時(shí)間內(nèi)銷售速度較快的商品被大量采購，例如學(xué)校開學(xué)那段時(shí)間，

學(xué)生需要購買被褥、枕頭、水壺之類的物品，采購部門見其銷量好，等這段時(shí)

間過去之后也沒有調(diào)整采購方案，結(jié)果此類商品一時(shí)間采購太多，不能及時(shí)售

出。采購人員不關(guān)注市場上各類商品的價(jià)格波動(dòng)情況，當(dāng)某種商品的進(jìn)價(jià)與上

次的采購價(jià)格相比低很多時(shí)，仍然大量采購，也沒有進(jìn)行市場調(diào)研分析這類商

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品進(jìn)價(jià)降低的原因，商品品牌方可能被爆出丑聞，其品牌下的商品受到消費(fèi)者

的抵制，銷售不暢，結(jié)果就出現(xiàn)了商品大量堆積在倉庫這一情況，最后只能低

價(jià)處理或者作為其他商品的贈(zèng)品一起出售。采購業(yè)務(wù)與存貨業(yè)務(wù)密切相關(guān)，湖

南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的存貨倉庫管理混亂，倉管員沒有按照采購

計(jì)劃在與供應(yīng)商約定的時(shí)間和采購部門與供應(yīng)商商談?dòng)?jì)劃好的采購量進(jìn)行商品

的驗(yàn)收簽單，甚至有時(shí)根本不清點(diǎn)商品的數(shù)量。有的供應(yīng)商分現(xiàn)這一漏洞就大

量的送貨，一次次的累積下來就使得商品的庫存過多。

3.4采購人員績效考核不規(guī)范

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有四大基本原則，分別是相互牽制原則、成本效應(yīng)原則、

崗位責(zé)任原則和協(xié)調(diào)配合原則，而湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的采購

業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)十分薄弱，特別是協(xié)調(diào)配合原則沒有得到恰當(dāng)?shù)淖袷兀少?/p>

人員與其他部門及其人員之間沒有做到協(xié)調(diào)同步、緊密銜接，工作完成的效率

不高，只從采購部門人員這一方面評價(jià)其人員的工作，過于片面，使得采購人

員的績效考核并不完全合理。湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司對采購業(yè)務(wù)

內(nèi)部控制并不重視，主要的關(guān)注點(diǎn)都在于銷售部門，過度在乎于商品如何售出、

以什么樣的方式在什么時(shí)候出售。采購業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)沒有做到合作共贏，兩

個(gè)業(yè)務(wù)部門相關(guān)聯(lián)的工作沒有銜接好，采購人員不能及時(shí)得到商品的具體的銷

售數(shù)量和當(dāng)前市場上銷量好的商品的信息，進(jìn)而進(jìn)行采購補(bǔ)充商品，這影響了

采購人員的工作效率，同時(shí)表明采購人員績效考核的項(xiàng)目不達(dá)標(biāo)的原因不只是

由采購人員主觀上造成的，還有一些外在原因，目前的績效考核沒考慮到這一

情況，導(dǎo)致采購人員的績效考核不夠全面完整。同時(shí)因?yàn)楹现心细簧瓕?shí)業(yè)發(fā)

展有限責(zé)任公司沒有制定合理的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，采購人員的上班和下

班打卡方式一直很簡單，只是使用機(jī)器在計(jì)時(shí)卡片上打印時(shí)間作為上下班的時(shí)

間，記錄的時(shí)間并不準(zhǔn)確，有時(shí)采購人員由于一時(shí)忙于工作不記得打卡，或者

有時(shí)有些人委托他人代為打卡，導(dǎo)致采購人員的績效考核不真實(shí)，缺乏規(guī)范化。

4、公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

就加強(qiáng)湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理工作

這一方面，需要提高高層管理人員對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重視，根據(jù)湖南中南

富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的實(shí)際經(jīng)營狀況指定一套適合該公司的采購業(yè)務(wù)內(nèi)

部控制制度，并且要落實(shí)到位，通過加強(qiáng)對采購人員職責(zé)分工的管理，還有需

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要進(jìn)行多方商量討論做出合理的商品采購計(jì)劃，同時(shí)要建立一個(gè)規(guī)范健全的采

購人員績效考核制度，切實(shí)做到優(yōu)化采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。

4.1提高高層管理人員對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重視

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的能否得到有效執(zhí)行，需要從企業(yè)管理層到具體的采購

業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對采購內(nèi)部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認(rèn)識(shí),

是保證內(nèi)部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。而且高層管理人員的對

公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的人士和態(tài)度是尤為重要的。一家公司的發(fā)展壯大，得

益于公司的高層管理人員不斷地學(xué)習(xí)，拓寬視野，提高其對采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

的重視需要高層管理人員緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，精益求精地去學(xué)習(xí)公司管理和

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制方面的理論知識(shí)：一、可以在網(wǎng)上購買課程，看書自學(xué)；二、

可以去到大學(xué)校園里進(jìn)行線下學(xué)習(xí)；三、也可以多向別的公司高層管理人員請

教，學(xué)習(xí)如何制定采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，互相交流。從上至下的貫徹，高層

管理人員要營造一個(gè)良好的管理氛圍，將采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的學(xué)習(xí)融入公司文

化當(dāng)中，且要不限于采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，通過獎(jiǎng)勵(lì)的方式去激勵(lì)各個(gè)部門的人

員都積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)專業(yè)技能，精進(jìn)業(yè)務(wù)能力。這樣就能讓企業(yè)的一切管理工

作,都遵循內(nèi)部控制管理要求；讓企業(yè)的一切決策,都要建立在完善的內(nèi)部控制

體系之下;企業(yè)的一切活動(dòng),都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。如此才能達(dá)到完

善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,還有實(shí)現(xiàn)全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。

4.2加強(qiáng)采購人員職責(zé)分工的管理

采購業(yè)務(wù)要與銷售、生產(chǎn)、物控、品管、物流等不同部門打交道，這就需

要有專門的采購人員與其他部門的工作人員進(jìn)行一對一的對接，每一個(gè)采購人

員都要有自己的工作任務(wù)，采購人員之間要各做各的事情?；诤现心细簧?/p>

實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的主營業(yè)務(wù)是連鎖超市，那么在每一家超市都已經(jīng)需要

設(shè)置了一個(gè)專門管理采購業(yè)務(wù)的經(jīng)理職位的基礎(chǔ)之上，湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展

有限責(zé)任公司公司還要安排兩到三位的人員代替其向各個(gè)超市的采購經(jīng)理派發(fā)

采購任務(wù)，同時(shí)管理和監(jiān)督各個(gè)超市采購任務(wù)的安排情況和完成進(jìn)度，從上而

下進(jìn)行管理；每個(gè)月要親自到超市的采購部門進(jìn)行視察，觀察是否有一些工作

任務(wù)呈飽和狀態(tài)，而有一些工作卻沒有人員完成的情況，還要檢查是否每一個(gè)

采購人員都有自己應(yīng)當(dāng)完成的工作任務(wù)，讓獎(jiǎng)懲能準(zhǔn)確到人。在安排專門人員

監(jiān)督各個(gè)超市的采購部門工作完成情況的同時(shí)，要為采購人員提供學(xué)習(xí)采購知

識(shí)的途徑，多多組織采購人員的培訓(xùn)活動(dòng)：一、公司可以聘請采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控

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制管理良好的公司的專業(yè)人員來到公司，開展演講座談會(huì)；二、公司自己培養(yǎng)

專業(yè)的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理人員，教授采購人員專業(yè)的采購知識(shí)和技能，切

實(shí)提升采購人員的采購業(yè)務(wù)能力，讓采購人員的工作能力和工作效率提高的同

時(shí)，商品的存貨周轉(zhuǎn)率也得到提高。

4.3合理制定商品采購計(jì)劃

采購是企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以

保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，而有效的采購計(jì)劃可以

使公司的資金高效利用，不僅減少公司資金流出，還能有效控制庫存。湖南中

南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司采購的問題主要出現(xiàn)在采購業(yè)務(wù)和倉庫管理混亂

上，那么就需要制定一份商品采購流程圖（如圖2所示），首先根據(jù)超市銷售

部門提供的商品銷售情況，制定采購計(jì)劃，與商品供應(yīng)商商議一個(gè)合理的價(jià)格

和付款與交貨相關(guān)問題后擬定合同，交由采購部門經(jīng)理審核同意后，簽訂采購

合同，然后等商品入庫。采購人員要嚴(yán)格按照此流程進(jìn)行商品采購，同時(shí)要遵

守崗位責(zé)任原則，采購人員不得擔(dān)任驗(yàn)收職務(wù)。商品倉庫的管理中，倉管員也

不擔(dān)任驗(yàn)收職務(wù)，而是由專門的驗(yàn)收人員去進(jìn)行，避免舞弊行為；也可以采用

在倉庫的四個(gè)角落裝設(shè)攝像頭的方法，既起到限制和監(jiān)督倉管員的作用，也可

以遠(yuǎn)程監(jiān)控倉庫內(nèi)的情況。監(jiān)控視頻也能作為評價(jià)倉管員工作的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn)。

100

80

60東部

西部

40

北部

20

0

第一季度第三季度

圖2采購業(yè)務(wù)的流程圖

4.4建立健全采購人員績效考核制度

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湖南中南富森實(shí)業(yè)發(fā)展有限責(zé)任公司的記錄上下班時(shí)間的方法太過傳統(tǒng)，

不夠靈活，可以采購一臺(tái)人臉識(shí)別打卡機(jī)器，必須本人親自才能打卡記錄，防

止別人代替打卡的情況發(fā)生，也可以再設(shè)計(jì)一個(gè)功能，在采購人員錯(cuò)過打卡時(shí)

間時(shí)，能說明原因，申請補(bǔ)打卡，一定程度上保護(hù)采購人員的合法利益。公司

對所有的部門應(yīng)當(dāng)一視同仁，不過度重視或忽略某一部門，對各部門人員的績

效考核時(shí)要從主觀和客觀兩方面進(jìn)行。根據(jù)公司的實(shí)際情況，制定一套適合公

司采購人員的績效考核方案，每月一次考核采購人員月度工作完成情況，再由

人力資源部門及相關(guān)部門組成考評小組，每季度進(jìn)行一次綜合能力考核，最后

參考考核結(jié)果做出獎(jiǎng)懲。

表3績效考核表

部門：被考核人：崗位/職務(wù)：填表日期：

考核序考核目標(biāo)考核評定（得分及扣

考核內(nèi)容考核依據(jù)數(shù)據(jù)來源自評（得分及描述）評分

項(xiàng)號(hào)分值分或加分事例）

工作1基本能力成本意識(shí)與價(jià)值能力、表達(dá)能力，以及良好溝通協(xié)調(diào)能力采購部5

責(zé)任

（10

分）2基本職責(zé)與供應(yīng)商價(jià)格、交貨期限、付款方式、質(zhì)量、商品推遲的采購部5

談判和溝通；合理選擇供應(yīng)商等

工作1采購出錯(cuò)次無錯(cuò)訂、漏訂（出錯(cuò)扣1分/此），嚴(yán)重者視情況而定）采購部

5

業(yè)績數(shù)

（40

分值）2采購的及時(shí)因采購部自身因素或供應(yīng)商問題造成欠料、錯(cuò)料的扣1分采購部5

性和完整性/次，導(dǎo)致停產(chǎn)或改產(chǎn)的扣5分/次嚴(yán)重者視情況而定

3采購合同/訂更新檢查整理起草自有合同并提交管理員，并建立合同清采購部5

單回簽單，未更新過期合同每份扣1分，未及時(shí)簽訂新采購合同

每份扣1分

4商品售賣進(jìn)每周統(tǒng)計(jì)商品售賣量并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，未按時(shí)報(bào)告商品售賣情采購部10

度況的扣5分

5報(bào)表提交1.每周五提交本周工作總結(jié)及下周工作計(jì)劃，未提交每次采購部5

扣5分；2.每月3號(hào)前提交kpi指標(biāo)月報(bào)，未提交扣5分

6投訴其他部門正式書面或郵件投訴和顧客投訴，經(jīng)確認(rèn)每次扣采購部10

5分，扣完為止

7上下班打卡本月內(nèi)上下班正常打卡，無未打卡記錄（因上班遲到未打采購部30（根據(jù)

情況卡扣1分/天，特殊原因遲到說明情況后經(jīng)查屬實(shí)不扣分）一個(gè)月實(shí)

有天數(shù)計(jì)