用內(nèi)控機(jī)制防范欺詐

作者：未知"千里之堤，潰于蟻穴"，很多公司因?yàn)楸O(jiān)控不力，資產(chǎn)被內(nèi)部的員工監(jiān)守自盜，造成不可估量的損失。而除了財(cái)務(wù)的損失外，這種事件的發(fā)生使得員工對(duì)于公司的信心和管理層的能力、誠(chéng)信都產(chǎn)生懷疑和動(dòng)搖，這種負(fù)面影響對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都是不利的。本文列舉了公司資產(chǎn)被盜竊的幾種常見(jiàn)途徑，以及如何制定相應(yīng)的管理措施來(lái)防范這些漏洞被心懷不軌的員工利用。作者還特別強(qiáng)調(diào)，公司要制定能夠防范資產(chǎn)流失的內(nèi)控機(jī)制并且加以悉心維護(hù)。畢竟，我們不能僅僅依靠人的道德自律，只有規(guī)范的制度才是強(qiáng)化員工道德和使公司的安全得到保障并運(yùn)作良好的基石。辦公室用品被夾在手提袋和公文包中大搖大擺地帶回家；開(kāi)支報(bào)告中列有從未消費(fèi)的餐費(fèi)和小費(fèi)；存貨無(wú)端地消失或者壓根就沒(méi)有被送出去；耐用物品、原材料以及包括計(jì)算機(jī)在內(nèi)的大件物品，在下班以后或在周末被工人一起合謀搬回了家；資金被挪用、支出從未登記入帳或進(jìn)入公司銀行帳戶。這看起來(lái)并不妙，不是嗎？這里，并不是指所有員工都不誠(chéng)實(shí)。然而，如果沒(méi)有合適的手段控制員工行為的話，那么，一旦有合適的機(jī)會(huì)，許多員工會(huì)認(rèn)為其錯(cuò)誤的行為是合理的。畢竟我們都是人，有判斷上的弱點(diǎn)，在誠(chéng)實(shí)方面也偶有閃失。任何一家公司，無(wú)論其規(guī)模大小，都需要一個(gè)行之有效的內(nèi)部控制機(jī)制來(lái)保護(hù)其資產(chǎn)。那些沒(méi)有內(nèi)控機(jī)制的公司，將面臨其資產(chǎn)慢慢流失的危機(jī)，如果不及時(shí)加以阻止將造成巨大的損失。這對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況極為不利，同時(shí)也會(huì)對(duì)員工的道德水準(zhǔn)和管理層的威信產(chǎn)生負(fù)面影響。并且，這種危害可能會(huì)比你預(yù)料的要大得多。整個(gè)工作應(yīng)從制定詳盡的安全計(jì)劃入手，同時(shí)管理層的要求和支持對(duì)整個(gè)計(jì)劃的實(shí)施是非常重要的。如果公司里有經(jīng)驗(yàn)豐富并且誠(chéng)實(shí)、正直的人員，那么，他們可能會(huì)指出該計(jì)劃中的"軟肋"和薄弱環(huán)節(jié)。最好的辦法是從各部門員工處獲取支持，以使計(jì)劃能夠覆蓋所有主要的職能部門，這是保護(hù)公司資產(chǎn)的關(guān)鍵所在。財(cái)務(wù)管理控制員工偷盜行為嚴(yán)重?fù)p害公司的資產(chǎn)價(jià)值，由于不道德員工的巧妙處理，盜用公款行為使得公司應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款極易受到攻擊。會(huì)計(jì)控制是公司內(nèi)控機(jī)制的最重要部分。但是會(huì)計(jì)系統(tǒng)，特別是與其它業(yè)務(wù)（比如存貨管理）相關(guān)的系統(tǒng)，其本質(zhì)是提供內(nèi)部控制機(jī)制，以跟蹤資產(chǎn)并對(duì)有疑問(wèn)的行為進(jìn)行交叉核查。這樣就使得會(huì)計(jì)部門成為公司內(nèi)部控制計(jì)劃的關(guān)鍵部門。內(nèi)控計(jì)劃可能有不同形式，但都應(yīng)含有以下基本內(nèi)容：計(jì)劃要將運(yùn)營(yíng)職責(zé)在各部門間相互分離，特別是那些直接控制資產(chǎn)金的部門則負(fù)責(zé)將現(xiàn)金流量記入總帳中。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程，不僅操作員工應(yīng)能勝任所負(fù)職責(zé).負(fù)責(zé)管理公司內(nèi)控機(jī)制的人必須具備相應(yīng)的能力，即使他沒(méi)有受過(guò)專門的管理培訓(xùn)。而實(shí)際情況往小公司把這一任務(wù)交給了本已負(fù)擔(dān)過(guò)重的主管。所有交易記錄和資產(chǎn)監(jiān)管應(yīng)分開(kāi)管理。如果一位員工負(fù)責(zé)文件，而另一位負(fù)責(zé)簽署支票、記入貸方，或其它影響公司資產(chǎn)價(jià)值的事務(wù)。那么，對(duì)防范資產(chǎn)流失將是頗具成效的。盜竊的幾種途徑當(dāng)為操作運(yùn)營(yíng)設(shè)定目標(biāo)時(shí)，應(yīng)付帳款是會(huì)計(jì)系統(tǒng)中最容易和最經(jīng)常被鉆空子之處。即使沒(méi)有流動(dòng)資產(chǎn)，聰明的貪污者也會(huì)注意到在資金流出最大的地方，總是有機(jī)可乘。賣主為從未有的服務(wù)開(kāi)具帳單，而內(nèi)部人員則幫助其從公司獲得現(xiàn)外部同謀瓜分多付的部分。還有一些騙術(shù)專門欺騙那些易輕信的公司。他們聲稱有定單，但那是決不可能運(yùn)來(lái)的偽造的貨物定單，他們還要求為某個(gè)已離開(kāi)公司的人所定的貨物付款。為了爭(zhēng)取效率，那些無(wú)知的、或糊涂的、好意的員工往往給這些不實(shí)的定單付款，外面的騙子則帶著公司寶貴的資產(chǎn)合理的步驟是將付款職能分開(kāi)。如果有一人負(fù)責(zé)支付的審查和批復(fù)，另一人負(fù)責(zé)開(kāi)支票，那么出錯(cuò)和盜用的機(jī)會(huì)就會(huì)減少。一旦這一過(guò)程完成了，將所有應(yīng)付帳款和總帳以及供應(yīng)商明細(xì)帳對(duì)照起來(lái)，在已付發(fā)票上蓋上"已付"，將所有未用支票作廢。任何一個(gè)應(yīng)付帳款系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)就在于其記錄跟蹤，要利用這一優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)然，也不要忘了說(shuō)明各帳戶間的聯(lián)系。將收入登記入帳是另一處可乘之機(jī)。就象處理應(yīng)付帳款一樣，將付款和記帳職責(zé)分開(kāi)非常關(guān)鍵。負(fù)責(zé)銷售的人員不應(yīng)是將其計(jì)入總帳的人。如果你的公司還不是這樣做的話，那么就需要做一些改變。定期核實(shí)應(yīng)收帳款是否已收到以保持記錄的準(zhǔn)確性。有時(shí)銀行對(duì)此也有所要求，特別是當(dāng)應(yīng)收帳款用作擔(dān)保時(shí)更是如此。給隨機(jī)挑選的客戶寄信要求確認(rèn)欠款的數(shù)目是較為普遍的做法。薄弱環(huán)節(jié)存貨管理對(duì)盜竊行為來(lái)說(shuō)尤為敏感。在夜間消失的公司物品和存貨不難計(jì)算，這使公司遭受損失并導(dǎo)致其它欺詐性問(wèn)題的發(fā)生。解決這一問(wèn)題的方法非常簡(jiǎn)單：小心做好各項(xiàng)記錄，最好按照會(huì)計(jì)功能作一個(gè)詳細(xì)的電子備份，仔細(xì)處理公司貨物。而使用帶有合適的相互制衡機(jī)制的永久性存貨管理系統(tǒng)，則有助于你嚴(yán)密監(jiān)視所有行此外，無(wú)論是成品或原材料，在整個(gè)生命周期過(guò)程中是不斷變化的。蹤了解存貨狀況，而且有助于更好地管理存貨運(yùn)轉(zhuǎn)，減少損失。工資單是另一個(gè)薄弱之處。盜竊工資不僅指武裝搶劫運(yùn)鈔車，更多的是指員工偽造時(shí)間表，或是某位員工已經(jīng)離職多日，卻仍在為其打卡上班，從而導(dǎo)致工資慢慢地流失。偽造員工名字或是將已經(jīng)離開(kāi)公司的員工名字仍然保留在工資單上則是另外一種偷取資金的方式。如果未加密切注意，你公司的資金就會(huì)快速流失。定期對(duì)工資單進(jìn)行審計(jì)，能夠確保拿錢的人就是實(shí)際干活掙錢的人。這包括對(duì)上班考勤卡與職員工作表進(jìn)行核查以發(fā)現(xiàn)彼此間的不符保所述上班時(shí)間屬實(shí)。最后的一種方法是定期進(jìn)行對(duì)帳，對(duì)在不同班次間輪換的領(lǐng)薪人員要予以充分說(shuō)明。多余的現(xiàn)金有時(shí)會(huì)被用于短期投資，這是另一個(gè)需要監(jiān)控的地方，因?yàn)樗赡軙?huì)被濫用。如果你的公司采用短期投資這種策略，那么負(fù)責(zé)投資的人不但要有能力和資質(zhì)，而且要值得信賴。由于濫用資的人員不應(yīng)是記錄交易的人。最后，要確保負(fù)責(zé)現(xiàn)金投資的人員不能與公司在同一家經(jīng)紀(jì)人公司中設(shè)有個(gè)人交易帳戶。因?yàn)檫@種雙重利益的存在會(huì)導(dǎo)致經(jīng)紀(jì)人做出你所不希望看到的事情。即使有適當(dāng)?shù)谋ｋU(xiǎn)措施也不必為此冒險(xiǎn)而付出更多安全措施然而，仍有一些掌握了關(guān)鍵技能的員工能夠破壞堪稱最好的、設(shè)計(jì)完善的保護(hù)系統(tǒng)。對(duì)此，你首先要保證以下措施已得到落實(shí)：通知員工公司已設(shè)置并使用內(nèi)控系統(tǒng)，但別告訴他們關(guān)于該系統(tǒng)的詳細(xì)內(nèi)容。因?yàn)樗麄冎赖脑蕉?，就越有可能發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的弱點(diǎn)并試著你已經(jīng)將記帳與現(xiàn)金（或帳戶）處理分開(kāi)，這樣你就隨時(shí)隨地有了一道天然的相互制衡屏障。這是影響內(nèi)控機(jī)制成功與否的關(guān)鍵之處。管理人員要承諾保持這些內(nèi)控機(jī)制的操作標(biāo)準(zhǔn)，并作為其日常工作的一部分。除此之外，還要建立一個(gè)各主要部門參與并支持的內(nèi)控系會(huì)計(jì)系統(tǒng)可以作為發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和違法行為的工具，而不僅僅只是用于說(shuō)明公司的財(cái)務(wù)狀況。如果你還沒(méi)有使用會(huì)計(jì)系統(tǒng)的這一一個(gè)強(qiáng)有力的工具正從你手中溜走。有些公司靠制定政策防范員工的欺詐行為