家佳歡超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1家佳歡超市基本情況....................................................................................................1

1.1基本概況.............................................................................................................1

1.2采購的商品.........................................................................................................2

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀............................................................................................2

2.1采購商品的渠道..................................................................................................2

2.2采購商品的流程..................................................................................................3

2.2.1建立相應(yīng)的商品采購機(jī)構(gòu).......................................................................3

2.2.2指定商品經(jīng)營目錄....................................................................................3

2.2.3合理選擇采購渠道、尋找合適的供應(yīng)商：............................................4

2.2.4購貨洽談并且簽訂合同............................................................................4

2.2.5商品檢驗(yàn)以及驗(yàn)收...................................................................................4

3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題....................................................................................6

3.1采購計(jì)劃不合理..................................................................................................6

3.2家佳歡超市人員分工不明確..............................................................................7

3.3物流配送不及時(shí)..................................................................................................8

3.4商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理..........................................................................................8

4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化........................................................................................9

4.1合理規(guī)劃采購計(jì)劃..............................................................................................9

4.2優(yōu)化內(nèi)部采購人員管理制度..............................................................................9

4.3建立良好物流配送體系....................................................................................10

4.4制定驗(yàn)收環(huán)節(jié)....................................................................................................10

參考資料.........................................................................................................................11

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

家佳歡超市采購環(huán)節(jié)內(nèi)部優(yōu)化控制設(shè)計(jì)

1家佳歡超市基本情況

1.1基本概況

圖1家佳歡超市正面圖

家佳歡超市始于2002年，目前占地420多平方米，只有一層，位于湖南省

岳陽市平江縣浯口鎮(zhèn)上。坐落于鎮(zhèn)上最熱鬧繁華的地方，十字路口正中心位置，

來往車輛行人多，交通便利。家佳歡超市是一家小本經(jīng)營，完全本土的超市。

隨著生意越做越大，將舊樓推翻建了一棟新樓。起初家佳歡超市只是一個(gè)面積68

平方米的小型超市，位于鎮(zhèn)中心位置，只有一位收銀員和老板倆夫妻總共三名

從業(yè)人員。在建新樓期間，家佳歡將超市搬到了路邊租的門面，這時(shí)面積大約112

平方米，門面在鎮(zhèn)上主車路往后一條街，服務(wù)人員招了兩個(gè)。新樓建成后，超

市面積達(dá)到了420平方米，回到了鎮(zhèn)中心。從業(yè)人員的數(shù)目變成了八到十二人。

新樓總共兩層，超市在一樓，二樓開了一家KTV。在同一年，外來資本介入在它

附近開了一家連鎖分店，且面積比家佳歡更大，里面裝修的比家佳歡更加的豪

華和氣派。目前在小鎮(zhèn)上有四家這么大的超市，可見競(jìng)爭壓力多么的大。家佳

歡超市主要是以物美價(jià)廉，商品比較齊全且開業(yè)時(shí)間久從而使所售商品受鎮(zhèn)上

人的喜愛。

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1.2采購的商品

家佳歡超市主要是根據(jù)鎮(zhèn)上所有人的基本消費(fèi)以及情況考慮進(jìn)行的，所以

商品比較全而且符合鎮(zhèn)上的要求，滿足了小鎮(zhèn)人民的需要。超市也進(jìn)行了分區(qū)

采購，方便顧客購物。分為以下幾個(gè)區(qū)：飲料區(qū)、煙酒區(qū)、休閑食品、家居用

品、日用百貨、新鮮水果、糧油區(qū)、調(diào)味品、洗護(hù)日化、文體玩具。下表是家

佳歡超市主要采購的商品品種及明細(xì)（這里不一一列出具體商品）：

表1家佳歡超市主要采購的商品分類的表格

品種飲料類煙酒休閑食品家居用品日用百貨

純凈水國產(chǎn)煙膨化食品床上用品塑料制品

果汁類進(jìn)口煙餅干家具裝飾品清潔用品

碳酸類葡萄酒干果電器用品廚房用品

茶飲類烈酒果脯廚衛(wèi)用具竹木制品

明細(xì)

功能性啤酒雪米餅室內(nèi)配飾消耗性商品

牛奶果酒偶然性商品

健康飲料藥酒玻璃器皿

茶日用陶瓷

品種新鮮水果糧油區(qū)調(diào)味品洗護(hù)日化文體玩具

蘋果類米食鹽化妝品文化用品

梨類面白糖洗滌用品體育用品

瓜類油味精口腔用品戶外用品

柑橘橙類白醋香味劑兒童玩具

明細(xì)

東南亞水醬油驅(qū)蟲滅害產(chǎn)品

果

葡萄類料酒除臭劑

櫻桃五香粉其他日化產(chǎn)品

2采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

2.1采購商品的渠道

家佳歡超市有多年的開店經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過長時(shí)間的積累在開超市的過程中，通

過電話聯(lián)系生產(chǎn)廠家或者親自去長沙批發(fā)市場(chǎng)考察，最后確定最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。

家佳歡超市目前的采購地址主要是長沙市馬王堆批發(fā)市場(chǎng)以及紅星水果批發(fā)市

場(chǎng)，再通過供應(yīng)商進(jìn)行貨物的配送。例如水果的采購渠道有：

一是批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)貨：紅星批發(fā)市場(chǎng)是當(dāng)?shù)卮蠖鄶?shù)水果店進(jìn)貨的地方，水果種

類齊全，應(yīng)有盡有。二是果園批發(fā)進(jìn)貨：從十里長坡果香小鎮(zhèn)果園進(jìn)貨，不僅

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距離近而且物美價(jià)廉。

2.2采購商品的流程

商品采購是超市主要業(yè)務(wù)活動(dòng)之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對(duì)路的商品，

必須認(rèn)識(shí)了解采購過程，做好采購業(yè)務(wù)決策，加強(qiáng)對(duì)商品采購過程的監(jiān)督，確

保采購工作的圓滿完成。像家佳歡這樣的中小型超市，采購的流程主要分為五

個(gè)方面，具體為：建立相應(yīng)的商品采購機(jī)構(gòu)、指定商品經(jīng)營目錄、合理選擇采

購渠道、尋找合適的供應(yīng)商，購貨洽談并且簽訂合同、商品檢驗(yàn)以及驗(yàn)收。一

次采購當(dāng)然不僅僅這五個(gè)方面，還會(huì)有一些細(xì)微的方面需要我們注意，但是這

五個(gè)是主要的關(guān)鍵控制點(diǎn)?，F(xiàn)在以家佳歡超市某一次采購水果為例，進(jìn)行具體

分析：

2.2.1建立相應(yīng)的商品采購機(jī)構(gòu)

對(duì)于家佳歡這樣的中小型超市采用的采購機(jī)構(gòu)是非正式的采購組織，不設(shè)

專職采購部門。主要由老板進(jìn)行決策，分配給兩名老員工進(jìn)行采購。

2.2.2指定商品經(jīng)營目錄

按照家佳歡超市水果銷售的狀況，進(jìn)行水果采購計(jì)劃的擬定。表3是某個(gè)

月超市的水果進(jìn)貨清單：

表2家佳歡超市某月水果進(jìn)貨清單

序號(hào)品名單位進(jìn)貨量（斤）進(jìn)貨價(jià)金額合計(jì)庫存

（元）（元）

陜西水

1元/斤303.91173

晶富士

山東水

2元/斤304.51350

晶富士

紅富士

3元/斤2541004

蘋果

4雪梨元/斤201.5300

5香梨元/斤303.61085

6貢梨元/斤152300

黑美人

7元/斤301.6480

西瓜

3

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有籽西

8元/斤201.6320

瓜

無籽西

9元/斤101.6516.50

瓜

10金桔元/斤503．51755

11冰糖桔元/斤102200

越南火

12元/斤305.51650

龍果

泰國榴

13元/斤5063000

蓮

泰國龍

14元/斤3551755

眼

國產(chǎn)紅

15元/斤40520010

提

國產(chǎn)青

16元/斤154600

提

17……

2.2.3合理選擇采購渠道、尋找合適的供應(yīng)商：

家佳歡超市與經(jīng)常聯(lián)系的業(yè)務(wù)伙伴，經(jīng)過多年的市場(chǎng)交往，對(duì)這些單位的

商品質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等比較熟悉了解，對(duì)方也愿意與超市合作，遇到困難相

互支持。因此，供應(yīng)商一般都是長期合作的。且家佳歡屬于中小型超市，所經(jīng)

營的商品種類相對(duì)比較多，所以貨源地是距離較遠(yuǎn)的省會(huì)城市—長沙，因此水

果的貨源地也在長沙。家佳歡的水果采購在紅星水果批發(fā)市場(chǎng)，其它日貨的采

購在長沙市馬王堆批發(fā)市場(chǎng)，再通過貨運(yùn)運(yùn)送到浯口鎮(zhèn)上。

2.2.4購貨洽談并且簽訂合同

這個(gè)是對(duì)買賣雙方的約束，雙方的義務(wù)。比如對(duì)方不能完成合同中規(guī)定的

要求義務(wù)，有權(quán)要求對(duì)方賠償終止合作。例如：供貨商提供的食品，必須符合

食品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，供貨時(shí)應(yīng)出示檢驗(yàn)合格證，如無檢驗(yàn)合格證，超市可無條件退

貨。

2.2.5商品檢驗(yàn)以及驗(yàn)收

對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，包括數(shù)量，品質(zhì)甚至是供貨時(shí)間等

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等，只有經(jīng)過了驗(yàn)收的產(chǎn)品才能收納入庫，否則與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商解決，避免

以后不必要的麻煩。

表3家佳歡超市采購產(chǎn)品驗(yàn)收表格

序號(hào)品名實(shí)際進(jìn)貨數(shù)量實(shí)際到貨數(shù)量損壞數(shù)量（斤）

（斤）（斤）

1陜西水晶富30282

士

2山東水晶富30273

士

3紅富士蘋果25223

4雪梨20182

5香梨30273

6貢梨15141

7黑美人30300

西瓜

8有籽西20200

瓜

9無籽西10100

瓜

10金桔50455

11冰糖桔10100

12越南火30282

龍果

13泰國榴蓮50500

14泰國龍35305

眼

15國產(chǎn)紅40373

提

16國產(chǎn)青15141

提

17……

根據(jù)表中損失到紅星水果批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行對(duì)換。

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3采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購計(jì)劃不合理

家佳歡超市在采購過程中，大多由采購員自己的想法而做，采購情況都是

由采購員自行決定的。一般是根據(jù)上期銷售情況大致的進(jìn)行采購訂貨。而且采

購的商品種類多，采購工作繁瑣細(xì)小，采購員在長期工作過程中對(duì)工作松懈，

在采購方面會(huì)有失誤，從而影響家佳歡超市的銷售收入。

表42021家佳歡超市銷售比例表

商品種類銷售量所占比例

飲料類8%

煙酒16%

休閑食品17%

家居用品9%

日用百貨6%

新鮮水果15%

糧油區(qū)6%

調(diào)味品9%

洗護(hù)日化9%

文體玩具5%

表4為家佳歡超市在2021年銷售比例，從表中我們可以得出在家佳歡超市的銷

售過程中，煙酒、休閑食品和新鮮水果所占的銷售比例很高，家居用品、調(diào)味

品、洗護(hù)日化和飲料類銷售比例居中，日用百貨、糧油區(qū)和文體玩具所占比例

較低。由于采購員沒有將各個(gè)區(qū)銷售的比例了解清楚，就導(dǎo)致了進(jìn)貨極度不合

理。

表5家佳歡超市采購員自行擬定的采購計(jì)劃單

商品種類各商品采購量所占比例

飲料類7%

煙酒16%

休閑食品22%

家居用品8%

日用百貨5%

新鮮水果20%

6

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糧油區(qū)5%

調(diào)味品7%

洗護(hù)日化7%

文體玩具3%

表5為采購員憑自己的想法制定的采購計(jì)劃單，與實(shí)際不相符。從表5可以看

出休閑食品和新鮮水果采購過多，而水果比其它產(chǎn)品更容易壞會(huì)造成損失，造

成了某些區(qū)的部分商品賣不出去，就會(huì)造成損失。而有些商品的采購量低于正

常銷售量，所以消費(fèi)者需要的東西買不到，那么超市就會(huì)丟失掉這個(gè)銷售機(jī)會(huì)，

就會(huì)導(dǎo)致由于缺貨而虧損。

3.2家佳歡超市人員分工不明確

家佳歡超市建在鎮(zhèn)上且員工與老板之間相互熟知，熟人之間管理起來相對(duì)

麻煩。其中人員分布比較混亂，負(fù)責(zé)采購的人不單單只是負(fù)責(zé)采購，同樣還能

進(jìn)行貨物的清點(diǎn)、檢驗(yàn)以及各種事情。每個(gè)人沒有自己固定的工作，各個(gè)職位

沒有相分離開，每個(gè)人都按照自己的想法來做事。這樣一下來，家佳歡超市中

的人員分工中會(huì)存在很多的問題。人員之中會(huì)混亂在一起，各個(gè)負(fù)責(zé)人發(fā)揮自

己的想法會(huì)浪費(fèi)掉時(shí)間和人力，這樣會(huì)導(dǎo)致做事的效率降低，這樣會(huì)間接影響

到家佳歡超市的正常運(yùn)營。

表6家佳歡超市采購過程所需時(shí)間的表格

卸貨分類檢驗(yàn)

理論上所需時(shí)間及人數(shù)2至2.5小時(shí)（兩人）2小時(shí)（兩人）1小時(shí)（一人）

實(shí)際所花時(shí)間及人數(shù)3至3.5小時(shí)（三人）3小時(shí)（三人）1小時(shí)（兩人）

從表6可以看出，增加了超市工作人員，卸貨時(shí)間變長并且分類時(shí)間也增加，

雖然檢驗(yàn)時(shí)間是一樣的，但是所需要的員工增加了，相當(dāng)于效率降低了。由于

家佳歡超市的服務(wù)人員沒有合理安排，導(dǎo)致所有的事情安排的極不合理，從而

降低效率。最重要的是超市的人員安排不合理，沒有得到統(tǒng)一安排會(huì)使得超市

中部分員工鉆空子從而利用這些而滿足自己的利益，超市的工作得不到保證。

表7是超市員工采購以及清點(diǎn)部分飲料的數(shù)量，可以看出，由于超市分工不明

確采購和倉儲(chǔ)工作人員混淆在一起，工作人員就會(huì)從中獲取利益，久而久之，

所有員工加起來的利益會(huì)是一筆大的損失，因此，家佳歡超市必須優(yōu)化內(nèi)部采

購人員管理制度。

表7家佳歡超市清點(diǎn)部分飲料數(shù)量

商品實(shí)際數(shù)量清點(diǎn)數(shù)量

7

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可口可樂150145

百事可樂150147

果粒橙10097

3.3物流配送不及時(shí)

家佳歡超市的物流配主要是兩種情況，一是由批發(fā)市場(chǎng)負(fù)責(zé)從批發(fā)市場(chǎng)直

接配送到家佳歡超市門店，還有就是由家佳樂超市自己選擇物流公司進(jìn)行配送。

家佳樂超市的物流配送選擇的是當(dāng)?shù)氐奈锪鞴荆捎谛℃?zhèn)交通并不十分便利

而且配送總會(huì)有延遲所以經(jīng)常配送不及時(shí)，從而引起超市缺貨，超市就會(huì)流失

銷售機(jī)會(huì)，會(huì)降低了超市的盈利能力。表8是某次采購的蔬菜為例，從表中我

們可以看出由于配送不及時(shí)而造成的損失：

表8家佳歡超市某次水果配送不及時(shí)損失金額

物流配送推遲時(shí)間（天）損失金額（元）

0.5500

1700

1.51300

21500

3.4商品驗(yàn)收環(huán)節(jié)不合理

驗(yàn)收是采購環(huán)節(jié)中的重要環(huán)節(jié)，如果只注重采購環(huán)節(jié)前期的過程而忽視驗(yàn)

收的重要性，如果出現(xiàn)問題將會(huì)導(dǎo)致采購整個(gè)過程全部白費(fèi)。商品送到時(shí)，家

佳歡超市的工作人員沒有及時(shí)對(duì)商品進(jìn)行檢查，沒有專門登記的人員。導(dǎo)致出

現(xiàn)貨物與購物單不一致的情況，還會(huì)出現(xiàn)漏發(fā)、少發(fā)以及商品質(zhì)量不過關(guān)等情

況。但是對(duì)質(zhì)量不合格的或者是數(shù)量不正確的商品沒有及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，在

貨物送到的時(shí)候家佳歡超市工作人員并沒有及時(shí)的檢查而是疏于商品驗(yàn)收這一

重要的環(huán)節(jié)，這樣就會(huì)造成商品的不合格率大大增加，所以必須要加強(qiáng)商品驗(yàn)

收這一環(huán)節(jié)。例如蘋果的驗(yàn)收：上午蘋果送達(dá)門店→上午驗(yàn)收人員清點(diǎn)數(shù)量并

由驗(yàn)收人員進(jìn)行登記→倉庫員送入倉庫，如表9是家佳歡超市的驗(yàn)收表，沒有

實(shí)際購買數(shù)量，無法了解漏發(fā)的和壞果損失。最后統(tǒng)計(jì)時(shí)會(huì)出現(xiàn)損失，因此驗(yàn)

收環(huán)節(jié)不合理。

表9驗(yàn)收表

商品條碼名稱單位規(guī)格實(shí)收數(shù)量

1

……

8

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4采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度優(yōu)化

4.1合理規(guī)劃采購計(jì)劃

家佳歡超市可以建立一套完整的采購系統(tǒng)。第一，家佳歡超市需要慎重選

擇合格的供應(yīng)商。雖然供應(yīng)商都是合作多年，但工作人員必須要嚴(yán)抓品質(zhì)關(guān)。

第二，要選擇適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)和價(jià)格。超市需要根據(jù)鎮(zhèn)上的消費(fèi)水平確定采購的檔

次。結(jié)合這兩點(diǎn)然后分步進(jìn)行。第一步：對(duì)超市所出售的商品用專門的登記表

進(jìn)行登記，記錄商品的銷售情況，第二步：對(duì)商品進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，根據(jù)這些可

以制定初步的采購計(jì)劃。第三步：了解消費(fèi)者的喜好。

表10商品銷售登記表

商品種類采購數(shù)量實(shí)際銷量銷售百分比

飲料類

煙酒

休閑食品

家居用品

日用百貨

新鮮水果

糧油區(qū)

調(diào)味品

洗護(hù)日化

文體玩具

可以從表10中看出哪個(gè)品種銷量最好，可以對(duì)采購計(jì)劃有一定的幫助。

4.2優(yōu)化內(nèi)部采購人員管理制度

應(yīng)該將超市劃分幾個(gè)部門，每個(gè)員工都應(yīng)該有自己的部門所對(duì)應(yīng)的工作，

防止采購人員負(fù)責(zé)采購的同時(shí)又負(fù)責(zé)商品的驗(yàn)收或者其它的事情，造成混亂。

還可以設(shè)立一個(gè)獎(jiǎng)懲部門，用來監(jiān)督和管理各個(gè)部門并進(jìn)行評(píng)審。這樣可以營

造一個(gè)良好的環(huán)境，對(duì)采購的環(huán)節(jié)內(nèi)控制度的執(zhí)行進(jìn)行相關(guān)檢查，對(duì)采購控制

體系的有效性和持續(xù)性進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)審，使得內(nèi)部控制體系不斷地得到改善，

讓整個(gè)過程沒有空子可鉆，從而保障了超市的利益。具體可以分為以下三個(gè)部

門：