技術(shù)部會議管理制度范文

技術(shù)部會議管理制度范文第一章總則

一、目的與原則

技術(shù)部會議管理制度（以下簡稱“本制度”）旨在規(guī)范技術(shù)部會議的組織、召開和管理工作，確保會議的高效、有序進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。本制度遵循公開、民主、集中、高效的原則。

二、適用范圍

本制度適用于技術(shù)部各類會議，包括但不限于以下幾種：

1.部門例會

2.專項工作協(xié)調(diào)會

3.技術(shù)評審會

4.技術(shù)培訓(xùn)會

5.其他臨時性會議

三、會議類別及組織

1.部門例會：由技術(shù)部部長組織，每周召開一次，參會人員為技術(shù)部全體成員。

2.專項工作協(xié)調(diào)會：根據(jù)工作需要，由項目組長或相關(guān)責(zé)任人組織，參會人員為與會議主題相關(guān)的項目組成員。

3.技術(shù)評審會：由技術(shù)部部長或項目組長組織，針對重大技術(shù)問題或項目進行評審，參會人員為技術(shù)部相關(guān)人員及外部專家。

4.技術(shù)培訓(xùn)會：由技術(shù)培訓(xùn)負責(zé)人組織，針對新技術(shù)、新工具等進行培訓(xùn)，參會人員為技術(shù)部全體成員或相關(guān)人員。

5.其他臨時性會議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)人員組織，參會人員根據(jù)會議主題確定。

四、會議紀律

1.會議應(yīng)嚴格按照預(yù)定時間和議程進行，參會人員應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，準(zhǔn)時參加會議。

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，避免影響會議正常進行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)認真聆聽，積極參與討論，遵守會議紀律，不得隨意離場。

4.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議紀要發(fā)送給相關(guān)人員，以便跟蹤落實。

五、本制度的解釋權(quán)歸技術(shù)部所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，技術(shù)部可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)部門工作計劃或項目需求，明確會議目的、議題和預(yù)期成果。

2.確定會議時間：結(jié)合參會人員的時間安排，選擇合適的會議時間，并提前通知。

3.確定會議地點：選擇合適的會議室，確保會議場地滿足需求，如座位、音響、投影等設(shè)備齊全。

4.發(fā)送會議通知：在會議前至少提前一天，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務(wù)人員負責(zé)簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人：由會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.會議議程：按照預(yù)定議程逐項進行，每個議題由相關(guān)責(zé)任人進行匯報、討論。

4.會議記錄：指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

三、會議決策

1.討論與表決：針對議題展開充分討論，參會人員可提出建議、意見和疑問，最后進行表決。

2.決策記錄：將會議決策結(jié)果記錄在案，明確責(zé)任人、完成時限等。

3.決策公示：將會議決策結(jié)果在一定范圍內(nèi)進行公示，確保相關(guān)人員了解決策內(nèi)容。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：由會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結(jié)。

2.意見征集：收集參會人員對會議組織、議題討論等方面的意見和建議。

3.會議紀要：整理會議記錄，形成會議紀要，發(fā)送給參會人員。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實：會議結(jié)束后，責(zé)任人按照會議決策要求，按時完成相關(guān)工作。

2.進度匯報：責(zé)任人在下次會議前，向會議主持人匯報工作進度。

3.評估與改進：根據(jù)會議效果和后續(xù)工作進展，對會議制度進行評估和改進。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由指定的記錄人根據(jù)會議內(nèi)容及時編制，確保紀要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀要編制完成后，應(yīng)由會議主持人審核確認，確保紀要內(nèi)容無誤。

4.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)，通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)責(zé)任人。

二、會議紀要的閱讀確認

1.接收到會議紀要的參會人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)認真閱讀，并對紀要內(nèi)容進行確認。

2.如有對紀要內(nèi)容的疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)向記錄人提出，以便及時澄清和更正。

三、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.相關(guān)責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀要中明確的任務(wù)分工和完成時限，制定詳細的工作計劃，并開始執(zhí)行。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或指定負責(zé)人匯報工作進展，確保決策事項的落實情況得到及時反饋。

3.會議主持人或指定負責(zé)人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對進展緩慢或遇到困難的事項提供必要的支持和協(xié)助。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)作為重要文件進行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.應(yīng)建立會議紀要的管理制度，規(guī)定紀要的保存期限、查閱權(quán)限等，確保紀要的安全和保密性。

3.對于涉及重大決策或長期項目的會議紀要，應(yīng)建立專門的檔案，記錄項目從啟動到完成的整個過程。

五、會議紀要的評估與改進

1.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析決策落實的效果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議紀要的編制、發(fā)布、執(zhí)行和跟蹤流程進行優(yōu)化和改進，提高會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前與行政部門或會議室管理人員聯(lián)系，填寫會議室預(yù)訂申請表。

2.預(yù)訂時應(yīng)明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政部門或會議室管理人員進行合理安排。

3.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更預(yù)訂，應(yīng)提前通知行政部門或會議室管理人員。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，不得隨意張貼或涂寫。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，正確使用會議室設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責(zé)檢查會議室，確保設(shè)備完好、場地干凈，及時關(guān)閉電源、門窗。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負責(zé)維護和管理，確保設(shè)備正常運行。

2.定期對會議室設(shè)備進行檢查、保養(yǎng)，及時更新耗材，保證會議順利進行。

3.會議組織者如需使用特殊設(shè)備，應(yīng)提前與行政部門或會議室管理人員溝通，確保會議前設(shè)備到位。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

2.會議期間，應(yīng)確保會議室門關(guān)閉，防止外部人員闖入，影響會議正常進行。

3.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，會議組織者應(yīng)采取保密措施，如使用保密協(xié)議、限制會議記錄外傳等。

五、會議室維護與優(yōu)化

1.定期對會議室環(huán)境、設(shè)施進行評估，根據(jù)需求進行調(diào)整和優(yōu)化。

2.鼓勵參會人員對會議室管理提出意見和建議，不斷改進會議室服務(wù)品質(zhì)。

3.遵循綠色環(huán)保原則，降低會議室能耗，提高資源利用率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸技術(shù)部所有，如有爭議，由技術(shù)部負責(zé)解釋。

二、本制度