余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄44641余姚市百幫電器有限公司簡(jiǎn)介 余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程優(yōu)化設(shè)計(jì)余姚市百幫電器有限公司簡(jiǎn)介余姚市百幫電器有限公司是一家以家電起手的，線上線下模式同時(shí)經(jīng)營(yíng)的電器公司。公司主營(yíng)各類家用電器，生活小家電，包括熱水器、電風(fēng)扇、電熨斗、夏季小風(fēng)扇、冬季取暖器等。公司成立于2016年04月12日，注冊(cè)資本為10萬元人民幣（萬元），公司倡導(dǎo)全面發(fā)展，不僅僅局限于小家電市場(chǎng)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)需求及發(fā)展前景，在做好小家電的同時(shí)兼顧五金制品、建筑材料、日用百貨、辦公設(shè)備、文化體育用品、汽車配件、水暖器材、塑料制品、金屬制品、工藝禮品、紡織品、廚具的批發(fā)、零售及網(wǎng)上銷售。經(jīng)營(yíng)分類經(jīng)營(yíng)分類零售類家電類零售類家電類主打服裝主打熱水器主打服裝主打熱水器電商銷售電商銷售實(shí)體銷售電商銷售電商銷售實(shí)體銷售圖1余姚市百幫電器有限公司經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)圖余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用現(xiàn)狀分析及流程余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用現(xiàn)狀分析余姚市百幫電器有限公司的辦公用品主要分為耐用辦公用品和低值易耗品兩類，其中耐用辦公用品中主要包括了辦公室的拖把、垃圾桶、剪刀、電話機(jī)等；低值易耗品主要包括A4、A3紙、筆、膠水等用品，余姚市百幫電器有限公司的辦公用用品領(lǐng)取明細(xì)表如表1所示：表1余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)取明細(xì)表辦公用品分類明細(xì)產(chǎn)品耐用辦公用品拖把，垃圾桶，剪刀，電話機(jī)，票夾，文件夾，訂書機(jī)，計(jì)算器，掃帚，打印機(jī)低值易耗品A4紙，A3紙，筆，膠水，垃圾袋，衛(wèi)生紙，一次性杯子，訂書針余姚市百幫電器有限公司在領(lǐng)用辦公用品涉及到的相關(guān)人員有倉(cāng)管員，公司領(lǐng)用的所有員工，行政主管以及該公司會(huì)計(jì)人員。倉(cāng)管員在辦公用品負(fù)責(zé)日常的收發(fā)辦公用品處理，員工領(lǐng)用辦公用品后也需保管好辦公用品，行政主管在領(lǐng)用過程中主要審核領(lǐng)用單并對(duì)其簽字決策，辦公用品出入登記后會(huì)計(jì)要核對(duì)出庫(kù)記錄制作憑證。但公司管理意識(shí)薄弱，疏于對(duì)辦公用品的領(lǐng)用管理，針對(duì)實(shí)際辦公用品領(lǐng)用管理工作沒有一套行之有效的管理監(jiān)督制度，有些辦公用品重復(fù)購(gòu)買閑置浪費(fèi)，占用資金；有些辦公用品短缺無法及時(shí)供應(yīng)，從而影響正常工作。余姚市百幫電器有限公司辦公用品管理流程余姚市百幫電器有限公司的辦公用品由專門的倉(cāng)管員統(tǒng)一保管，領(lǐng)用辦公用品需有申領(lǐng)人簽字，不可代替他人申領(lǐng)。申領(lǐng)人領(lǐng)用辦公用品需填寫辦公用品領(lǐng)取單，同意領(lǐng)取，倉(cāng)管員需在領(lǐng)取單上簽字，對(duì)于金額較高的先請(qǐng)示行政主管，再進(jìn)行審核，審核通過后，由申領(lǐng)人攜帶領(lǐng)取單到倉(cāng)管員處進(jìn)行領(lǐng)取。出庫(kù)辦公用品倉(cāng)管員則需登記出庫(kù)記錄表，然后對(duì)辦公用品進(jìn)行發(fā)放，財(cái)務(wù)人員則需核對(duì)出庫(kù)數(shù)量以及金額，并根據(jù)領(lǐng)料單和倉(cāng)管員的出庫(kù)記錄表進(jìn)行核查，無誤后生成出庫(kù)憑證，并登記臺(tái)賬。具體流程如下圖所示：請(qǐng)示行政主管（金額較大）申領(lǐng)人填寫領(lǐng)料單請(qǐng)示行政主管（金額較大）申領(lǐng)人填寫領(lǐng)料單倉(cāng)管員簽字行政主管審核簽字倉(cāng)管員簽字行政主管審核簽字倉(cāng)管員登記出庫(kù)記錄辦公用品發(fā)放倉(cāng)管員登記出庫(kù)記錄辦公用品發(fā)放生成出庫(kù)憑證財(cái)務(wù)人員核對(duì)出庫(kù)明細(xì)生成出庫(kù)憑證財(cái)務(wù)人員核對(duì)出庫(kù)明細(xì)登記臺(tái)賬登記臺(tái)賬圖2余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用流程圖余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用存在的問題辦公用品領(lǐng)用無計(jì)劃辦公用品領(lǐng)用無分析、無計(jì)劃。部分辦公用品采購(gòu)數(shù)量過多，導(dǎo)致占用資金過多，辦公用品存放在倉(cāng)庫(kù)過久，極易影響辦公用品質(zhì)量問題；部分辦公用品如A4紙、膠水、墨水等采購(gòu)過少，造成資源短缺，影響公司辦事效率。公司對(duì)于領(lǐng)用辦公用品的數(shù)量、時(shí)間也沒有進(jìn)行規(guī)定，通常都是各個(gè)部門每月月初自行根據(jù)部門的需求量進(jìn)行領(lǐng)取，但經(jīng)過調(diào)查發(fā)展，公司有些部門在月末時(shí)都剩了很多辦公用品沒有用完，在月初時(shí)仍然領(lǐng)取與上月相同的辦公用品數(shù)量；有些部門經(jīng)常出現(xiàn)辦公用品不夠用的情況，每月并沒有固定的時(shí)間申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品，這就可以看出余姚市百幫電器有限公司各個(gè)部門并沒有對(duì)辦公用品的領(lǐng)用進(jìn)行計(jì)劃。導(dǎo)致余姚市百幫電器有限公司的辦公用品一定程度上的資源浪費(fèi)，再加上倉(cāng)管員在出庫(kù)時(shí)沒有嚴(yán)格按照先進(jìn)先出的原則，先出庫(kù)最先采購(gòu)的辦公用品，而是隨意進(jìn)行出庫(kù)，容易造成辦公用品損耗。倉(cāng)管員在每月沒有及時(shí)向行政部門反映庫(kù)存使用情況，公司不了解辦公用品在該月領(lǐng)用與以往月份領(lǐng)用的對(duì)比情況，不能最大程度上設(shè)計(jì)出領(lǐng)用優(yōu)化方案。辦公用品存在賬實(shí)不符的情況余姚市百幫電器有限公司由于規(guī)模不大，因此公司在各個(gè)環(huán)節(jié)都采用了簡(jiǎn)易程序來處理各項(xiàng)辦公事宜，因此在倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)方面也存在很多問題，而公司的各個(gè)環(huán)節(jié)又相互關(guān)聯(lián)，例如公司的采購(gòu)部門需要庫(kù)存數(shù)據(jù)作為參考，但由于公司在之前的盤點(diǎn)環(huán)節(jié)存在問題，其盤點(diǎn)數(shù)據(jù)就經(jīng)常出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致帳實(shí)不符的情況發(fā)生，同時(shí)也影響采購(gòu)計(jì)劃和辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。余姚市百幫電器有限公司辦公用品帳實(shí)不符的問題主要有以下幾點(diǎn)原因：（1）在入庫(kù)和發(fā)出的過程中，由于清點(diǎn)不準(zhǔn)確而發(fā)生數(shù)量的差錯(cuò)，倉(cāng)管員在辦公用品出入庫(kù)沒有仔細(xì)檢查產(chǎn)品數(shù)量以及辦公用品的完好性，倉(cāng)管員的疏忽和計(jì)量工具的誤差都導(dǎo)致了賬本和實(shí)際數(shù)量不符。（2）在保管過程中，受到氣候等自然因素影響而發(fā)生的數(shù)量和質(zhì)量上的變化，首先倉(cāng)庫(kù)的環(huán)境應(yīng)保持干凈整潔，倉(cāng)庫(kù)漏水或是因梅雨季地面潮濕導(dǎo)致的辦公用品的質(zhì)量問題，沒有及時(shí)檢查辦公用品的情況或未及時(shí)登記導(dǎo)致與賬面不一致。（3）由于保管不善或是管理人員失職發(fā)生的殘損、變質(zhì)與短缺，倉(cāng)管員擅自離開自己的職位導(dǎo)致辦公用品缺失，以及對(duì)于員工小件辦公用品不及時(shí)登記出庫(kù)而造成數(shù)量不符的情況。辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)內(nèi)部控制不健全余姚市百幫電器有限公司在對(duì)于辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制中存在著很多制度上的不完善問題，公司沒有嚴(yán)格的管理制度，所有職工在領(lǐng)用辦公用品時(shí)沒有實(shí)行有效的領(lǐng)用管理方案，例如個(gè)別員工需要領(lǐng)用一只紅筆或是一卷垃圾袋也會(huì)直接向倉(cāng)管員領(lǐng)取，由于金額太小，領(lǐng)用的辦公用品數(shù)量少，在登記方面以及會(huì)計(jì)人員做賬也較為繁瑣這樣會(huì)增加倉(cāng)管員和會(huì)計(jì)人員的工作量。對(duì)于領(lǐng)用金額較大的辦公用品沒有統(tǒng)一的價(jià)格明確點(diǎn)?？赡茉谛枰?qǐng)示主管進(jìn)行審核的辦公用品，并未審核直接由倉(cāng)管員簽字出庫(kù)，對(duì)于金額上存在的問題，財(cái)務(wù)人員也沒有提出來。除此之外，公司也缺乏有效的辦公用品領(lǐng)用審批監(jiān)管體系。由于余姚市百幫電器有限公司的辦公用品領(lǐng)用都是各個(gè)部門自行領(lǐng)取，因此公司對(duì)于辦公用品的具體使用情況并不了解，倉(cāng)管員也只是簡(jiǎn)單記錄出庫(kù)的數(shù)量和名稱，對(duì)于辦公用品的流向和使用情況并沒有做好詳細(xì)的記錄，有些員工將辦公用品挪作私用，或是將其認(rèn)為破壞這些情況公司都無從查起，可見余姚市百幫電器有限公司的辦公用品領(lǐng)用監(jiān)管體系嚴(yán)重缺失。余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用處理流程優(yōu)化方案制定辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃針對(duì)公司各部門的辦公用品領(lǐng)用，應(yīng)該嚴(yán)格按照定額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行領(lǐng)用執(zhí)行。尤其是辦公用品的領(lǐng)用，設(shè)定明確的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于確定因?yàn)楣ぷ餍枰仨毘~領(lǐng)用的，相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人，需要進(jìn)行簽字確認(rèn)，方可領(lǐng)用。對(duì)于核定費(fèi)用實(shí)行過程中，出現(xiàn)人員增減、費(fèi)用增減的，對(duì)應(yīng)部分的費(fèi)用由綜合部門根據(jù)具體變動(dòng)情況進(jìn)行重新設(shè)定。對(duì)應(yīng)部門因?yàn)樽陨碓驅(qū)е沦M(fèi)用變更的，必須以書面申請(qǐng)的方式，由負(fù)責(zé)人報(bào)送，經(jīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核之后，由總經(jīng)理針對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行審批通過或者駁回。辦公用品的發(fā)放和使用，實(shí)行每月統(tǒng)計(jì)，之后年底結(jié)算的方式。每月最后一天以及年終的12月31日，作為時(shí)間節(jié)點(diǎn)，由倉(cāng)儲(chǔ)部門出具相應(yīng)的辦公用品使用明細(xì)，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。如果出現(xiàn)部門費(fèi)用超支的情況，對(duì)應(yīng)部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)支出；如果出現(xiàn)部門費(fèi)用沒有使用完，則節(jié)約的費(fèi)用計(jì)入該部門的下一年使用額度中。對(duì)于公司內(nèi)部各部門而言，辦公用品需統(tǒng)一申領(lǐng)，不可以私自采購(gòu)，如果出現(xiàn)私自采購(gòu)現(xiàn)象，費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)，財(cái)務(wù)部門沒有報(bào)銷權(quán)限。而在辦公用品領(lǐng)用過程中，必須遵循物品的實(shí)際使用需求，不可以無故申領(lǐng)，申領(lǐng)時(shí)需填寫《辦公用品的領(lǐng)用單》（如表2所示）。領(lǐng)用物品由倉(cāng)管部統(tǒng)一發(fā)放至部門負(fù)責(zé)人處或領(lǐng)用單上由部門負(fù)責(zé)人簽字。表2辦公用品領(lǐng)取單余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)取單序號(hào)辦公用品名稱規(guī)格單位數(shù)量用途申領(lǐng)人日期12345規(guī)范辦公用品的日常管理根據(jù)之前提到的余姚市百幫電器有限公司由于盤點(diǎn)環(huán)節(jié)導(dǎo)致帳實(shí)不符情況的發(fā)生，公司應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，公司對(duì)于領(lǐng)用的辦公用品盤點(diǎn)對(duì)象包括訂書機(jī)，垃圾桶，電話機(jī)，拖把等耐用辦公用品，在盤點(diǎn)時(shí)都需登記在冊(cè)；財(cái)務(wù)人員在每個(gè)季度季末實(shí)施盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)前制作好該季度的盤點(diǎn)表。對(duì)于公司員工和部門所涉及的辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，逐一登記在冊(cè)，標(biāo)記類型，規(guī)格及數(shù)量。財(cái)務(wù)人員在盤點(diǎn)完之后，需要由被盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字，完成結(jié)束后對(duì)盤點(diǎn)情況進(jìn)行匯總。未出庫(kù)的辦公用品盤點(diǎn)沒有具體的時(shí)間點(diǎn)，但每月月底倉(cāng)管員都需要進(jìn)行一次大盤點(diǎn)查明辦公用品數(shù)量，在平常倉(cāng)管員也應(yīng)進(jìn)行不定期盤點(diǎn)，減少出現(xiàn)庫(kù)存差錯(cuò)的幾率，以此來減少公司辦公用品帳實(shí)不符的現(xiàn)象。除此之外，余姚市百幫電器有限公司還應(yīng)當(dāng)在對(duì)辦公用品進(jìn)行日常管理時(shí)做到以下幾點(diǎn)：倉(cāng)管員在收、發(fā)環(huán)節(jié)需要對(duì)辦公用品進(jìn)行仔細(xì)的檢查，在收到貨物時(shí)要核對(duì)好貨物的數(shù)量及貨物的完好性，否則不予入庫(kù)，發(fā)現(xiàn)有貨物損壞的情況，應(yīng)及時(shí)和供應(yīng)商溝通，進(jìn)行退換貨物，確認(rèn)無誤后才簽字收貨、入庫(kù)，并登記臺(tái)賬；在發(fā)出環(huán)節(jié)同樣需要對(duì)辦公用品進(jìn)行仔細(xì)的檢查，并請(qǐng)申領(lǐng)人進(jìn)行核查，雙方確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取，并登記臺(tái)賬。要嚴(yán)格按照貨物的存放標(biāo)準(zhǔn)來管理倉(cāng)庫(kù)，例如貨物不能放在潮濕的地方，那么倉(cāng)庫(kù)則需要保持干燥通風(fēng)；貨物不能沾染灰塵或雜質(zhì)，那么倉(cāng)庫(kù)則需要保持干凈整潔，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)將貨物進(jìn)行分庫(kù)管理。如遇到貨物由于環(huán)境原因?qū)е碌钠茡p至無法使用的情況，倉(cāng)管員應(yīng)當(dāng)立即向財(cái)務(wù)人員申請(qǐng)報(bào)損，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行核查，無誤后簽字同意報(bào)損，并登記臺(tái)賬。倉(cāng)管員應(yīng)當(dāng)恪盡職守，不能擅自離崗，財(cái)務(wù)人員在例行盤點(diǎn)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)由于倉(cāng)管員操作不當(dāng)或管理不當(dāng)出現(xiàn)的帳實(shí)不符的情況，應(yīng)當(dāng)對(duì)倉(cāng)管員進(jìn)行相應(yīng)的懲罰措施，例如扣除相應(yīng)的工資，或者自行補(bǔ)充損壞和缺失的辦公用品。完善辦公用品領(lǐng)用內(nèi)部控制制度公司要結(jié)合自身的經(jīng)營(yíng)管理情況，在辦公用品領(lǐng)用流程建立有效的，明確的內(nèi)部控制制度，形成能有序運(yùn)轉(zhuǎn)，相互平衡內(nèi)部，制約規(guī)章健全的內(nèi)部控制體系。優(yōu)化后的辦公用品領(lǐng)用流程如下圖所示：總經(jīng)理財(cái)務(wù)部倉(cāng)管部各部門審批審批結(jié)束財(cái)務(wù)處理簽發(fā)出庫(kù)憑證審批審批結(jié)束財(cái)務(wù)處理簽發(fā)出庫(kù)憑證審批審批登記庫(kù)存明細(xì)賬核對(duì)領(lǐng)取單及出庫(kù)憑證，辦理出庫(kù)手續(xù)登記庫(kù)存明細(xì)賬核對(duì)領(lǐng)取單及出庫(kù)憑證，辦理出庫(kù)手續(xù)領(lǐng)取單嚴(yán)格審核辦公用品消耗定額制定領(lǐng)用計(jì)劃開始領(lǐng)取單嚴(yán)格審核辦公用品消耗定額制定領(lǐng)用計(jì)劃開始圖3優(yōu)化后的辦公用品領(lǐng)用流程圖優(yōu)化后的余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用流程能夠有效的解決之前存在的隨意領(lǐng)用、審批不嚴(yán)格等問題，新制定的領(lǐng)用流程首先從各個(gè)部門開始，由各個(gè)部門制定領(lǐng)用計(jì)劃，上報(bào)財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理審核，通過后反饋到各個(gè)部門嚴(yán)格審核辦公用品的消耗定額；需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，各個(gè)部門的工作人員需要到部門領(lǐng)導(dǎo)處領(lǐng)取辦公用品領(lǐng)取單，并上報(bào)財(cái)務(wù)部審批，審批通過后財(cái)務(wù)部簽發(fā)出庫(kù)憑證，申請(qǐng)人再持憑證到倉(cāng)管部，由倉(cāng)管員核對(duì)領(lǐng)取單和出庫(kù)憑證，通過后辦理出庫(kù)手續(xù)，申請(qǐng)人即可領(lǐng)取到辦公用品；領(lǐng)取之后，倉(cāng)管員需要登記庫(kù)存明細(xì)賬，財(cái)務(wù)人員也要進(jìn)行賬務(wù)處理。同時(shí)，余姚市百幫電器有限公司在完善辦公用品領(lǐng)用內(nèi)部控制制度的過程中還需要做到以下幾點(diǎn)：（1）健全分析制度采購(gòu)部門每月根據(jù)倉(cāng)管員的辦公用品領(lǐng)用記錄以及領(lǐng)用分析制定采購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)記錄采購(gòu)辦公用品的名稱，規(guī)格以及采購(gòu)數(shù)量。公司在辦公用品費(fèi)用要設(shè)立明確的控制金額，超出金額范圍則不允許領(lǐng)用。（2）健全內(nèi)部監(jiān)督制度在領(lǐng)用辦公用品填寫的辦公用品領(lǐng)用單確保真實(shí)有效且清晰，不得涂改。嚴(yán)格按照規(guī)章制度，設(shè)立金額限制最大點(diǎn)，當(dāng)辦公用品領(lǐng)用金額達(dá)到限制點(diǎn)時(shí)，必須征得行政主管同意，并簽字，否則不予發(fā)放。如若未嚴(yán)格按照規(guī)章制度，倉(cāng)管員將承擔(dān)罰款。財(cái)務(wù)人員在審核做賬時(shí)要根據(jù)領(lǐng)用相關(guān)的原始憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，如若發(fā)現(xiàn)有問題，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)和該環(huán)節(jié)涉及的相關(guān)人員聯(lián)系咨詢，確保憑證的正確性。各部門之間要相互配合相互監(jiān)督。（3）建立物資回收制度領(lǐng)用流程出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)，錯(cuò)領(lǐng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)，申領(lǐng)人或相關(guān)部門不得自行處理。也可采取以舊換新的方式，如計(jì)算器訂書機(jī)等，用舊辦公用品更換新的，同時(shí)倉(cāng)管員也要做好登記。（4）健全內(nèi)部控制管理制度公司對(duì)于職工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)制定一些有效的控制措施以及灌輸良好的意識(shí)，公司每位員工須本著節(jié)約的意識(shí)，勤于保管好辦公用品，避免浪費(fèi)。公司的辦公用品只限于員工在公司使用，不得私自帶回家中或是轉(zhuǎn)借給非本公司以外的員工使用，否則按規(guī)定進(jìn)行處罰。對(duì)于一些耐用辦公用品，在短時(shí)間內(nèi)重復(fù)領(lǐng)用多次時(shí)，倉(cāng)管員有權(quán)拒絕領(lǐng)用。總結(jié)本設(shè)計(jì)對(duì)余姚市百幫電器有限公司辦公用品領(lǐng)用存在的問題，進(jìn)行了認(rèn)真的分析，找出了在領(lǐng)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)的具體問題，在辦公用品管理方面問題，在盤點(diǎn)過程中的賬實(shí)不符，以及辦公用品領(lǐng)用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制問題。對(duì)于以上所述的問題，余姚市百幫電器有限公司也對(duì)其引起了重視。辦公用品在支出方面對(duì)公司來說占有一定的比例，超出計(jì)劃范圍勢(shì)必會(huì)對(duì)公司造成損失，所以在領(lǐng)用環(huán)節(jié)制定針對(duì)性的對(duì)策，能最大程度上優(yōu)化了公司資源，減少了費(fèi)用化支出，對(duì)該公司的發(fā)展前景起到了重要影響。

參考資料[1]江春