瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1瀏陽金利煙花有限公司背景.....................................................................................1

2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報(bào)銷流程制度.....................................................1

3瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程制度中存在的問題.....................................2

3.1出差報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不符合實(shí)際......................................................................3

3.2出差報(bào)銷流程中審核環(huán)節(jié)不規(guī)范..................................................................3

3.3出差員工未正確執(zhí)行流程制度......................................................................4

4瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化建議.....................................................4

4.1優(yōu)化出差報(bào)銷范圍和金額標(biāo)準(zhǔn)......................................................................4

4.1.1交通費(fèi)報(bào)銷說明...................................................................................5

4.1.2住宿費(fèi)報(bào)銷說明...................................................................................5

4.1.3伙食費(fèi)報(bào)銷說明...................................................................................6

4.2嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)..................................................................................................6

4.3規(guī)范員工出差前申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)的程序......................................................6

5優(yōu)化設(shè)計(jì)效果評(píng)估.....................................................................................................7

參考資料........................................................................................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1瀏陽金利煙花有限公司背景

瀏陽金利煙花有限公司成立于2011年12月30日，公司位于湖南省瀏陽市

太子湖村。公司設(shè)立在花炮之鄉(xiāng)——瀏陽，南臨醴陵，地理位置具有得天獨(dú)厚的

優(yōu)勢(shì)，其公司法定代表人為何明江。該公司擁有煙花爆竹倉(cāng)庫(kù)數(shù)十棟，均達(dá)到國(guó)

家一級(jí)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)。公司還設(shè)立了新產(chǎn)品研發(fā)中心和安全研究所，且擁有一支高學(xué)

歷的現(xiàn)代化管理團(tuán)隊(duì)和一支高素質(zhì)的科研型技術(shù)團(tuán)隊(duì)。公司研發(fā)的銷售經(jīng)營(yíng)范圍

包括組合煙花、套餐焰火、各類鞭炮、煙花混合包、噴花類和玩具類等。瀏陽金

利煙花有限公司還對(duì)外投資了三家公司，具有一處分支機(jī)構(gòu)，是聚集科研、生產(chǎn)

和銷售為一體的企業(yè)。

瀏陽金利煙花有限公司

董事長(zhǎng)

總經(jīng)理

研發(fā)部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部研發(fā)部銷售部行政部

圖1-1瀏陽金利煙花有限公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)

2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報(bào)銷流程制度

瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行的出差報(bào)銷制度主要由公司財(cái)務(wù)部制定，他們結(jié)

合公司實(shí)情制定出《瀏陽金利煙花有限公司差旅費(fèi)報(bào)銷制度》，該制度適合公司

所有員工。其出差費(fèi)用主要指當(dāng)行業(yè)內(nèi)有科研交流會(huì)舉辦，需要派遣研發(fā)人員出

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差進(jìn)行交流，且常有煙花產(chǎn)品評(píng)比比賽等賽事活動(dòng)，經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)需要銷售煙花，員

工需要出差洽談合作，為系列活動(dòng)提供煙花燃放服務(wù)。外出出差產(chǎn)生一系列與工

作相關(guān)的住宿費(fèi)、行程費(fèi)、伙食費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)和會(huì)議費(fèi)等支出都屬于出差的差旅費(fèi)，

符合相關(guān)規(guī)定的費(fèi)用可以報(bào)銷。

出差報(bào)銷費(fèi)用屬于公司的一筆重要支出，該筆費(fèi)用能夠保障出差人員的工作

及生活需求。公司如果進(jìn)行合理化且科學(xué)化的出差報(bào)銷流程制度能夠節(jié)約一筆開

支，減少對(duì)公司財(cái)產(chǎn)的損害，同時(shí)能保護(hù)員工的切身利益，來減輕員工經(jīng)濟(jì)壓力。

填寫填寫經(jīng)理財(cái)務(wù)

出差申請(qǐng)單報(bào)銷單審核結(jié)算

圖1-1瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報(bào)銷流程制度

圖2-2瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)用差旅費(fèi)報(bào)銷單

3瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程制度中存在的問題

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3.1出差報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不符合實(shí)際

隨著社會(huì)發(fā)展，生活水平的提升，舊的差旅費(fèi)報(bào)銷制度的資金已經(jīng)供應(yīng)不上

現(xiàn)在的物價(jià)發(fā)展水平。假設(shè)是前往北上廣的地區(qū)出差，報(bào)銷的金額有限，有時(shí)候

員工經(jīng)常墊付資金，久而久之，難免會(huì)將消極的情緒帶入工作中。報(bào)銷金額標(biāo)準(zhǔn)

是最高限額，并沒有細(xì)化具體，已經(jīng)不太符合現(xiàn)在社會(huì)的消費(fèi)行為標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)行最

高報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)如下表：

表3-1瀏陽金利煙花有限公司現(xiàn)行出差報(bào)銷金額最高限額標(biāo)準(zhǔn)（單位：元/人）

城市一線二線三線及

職務(wù)

城市城市以下城市

總經(jīng)理300020001000

部門經(jīng)理20001500800

主/p>

員工1000800300

公司只限定最高報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，沒有細(xì)化差旅費(fèi)報(bào)銷類別。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，出差

報(bào)銷金額也應(yīng)根據(jù)實(shí)際變化。沒有細(xì)分報(bào)銷類別，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算工作不準(zhǔn)確，

增加了許多不必要的成本。制定報(bào)銷類別可以從職務(wù)差別、出差方式不同、地域

經(jīng)濟(jì)差異等，制定出更合理的分類報(bào)銷方案。出差可選交通方式有很多可選，如

火車、飛機(jī)、自駕等，選擇出行方式不同，花費(fèi)的票價(jià)不同，可報(bào)銷金額也不同。

地域經(jīng)濟(jì)不同會(huì)導(dǎo)致消費(fèi)水平不同，可能職務(wù)越高的領(lǐng)導(dǎo)可能在低消費(fèi)城市并未

到達(dá)最高標(biāo)準(zhǔn)，而回公司報(bào)銷卻超過實(shí)際花費(fèi)金額。職務(wù)低的員工由于限制，可

能存在自掏腰包補(bǔ)貼情況。準(zhǔn)確劃分報(bào)銷類別，報(bào)銷金額貼合實(shí)際，才能保障出

差報(bào)銷流程制度的合理性。

3.2出差報(bào)銷流程中審核環(huán)節(jié)不規(guī)范

瀏陽金利煙花有限公司報(bào)銷差旅費(fèi)流程中存在些許紕漏，其中包括出差報(bào)銷

流程中審核制度不完善。員工直接被其他領(lǐng)導(dǎo)差遣出差，而沒有單位負(fù)責(zé)人的審

批簽字手續(xù)。領(lǐng)導(dǎo)出差，員工也不能及時(shí)找到出差的領(lǐng)導(dǎo)簽字，只能等領(lǐng)導(dǎo)回來

才開始報(bào)銷流程，存在事后審批補(bǔ)報(bào)現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)也不知道是哪次出差，就直接簽

字。財(cái)務(wù)部門也沒有針對(duì)他給的具體憑證發(fā)票進(jìn)行復(fù)核。員工有多報(bào)，謊報(bào)等現(xiàn)

象，例如虛增出差天數(shù)進(jìn)行增加費(fèi)用，在住宿費(fèi)，伙食費(fèi)，行程費(fèi)等報(bào)銷上增加

費(fèi)用。私人費(fèi)用公報(bào)處理一系列操作對(duì)出差報(bào)銷產(chǎn)生更多直接與間接的費(fèi)用，這

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些不存在的虛增報(bào)銷費(fèi)用并沒有被審核出來，被關(guān)系好的同事直接憑借人情關(guān)系

放過了。沒有按照正確的審核制度走流程，沒有按要求附票據(jù)，各部門的賬目對(duì)

不清就會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)混亂。報(bào)銷的隨意性較大，使得員工的工作辦事效率低下，在

經(jīng)濟(jì)上也增加了公司的負(fù)擔(dān)。

3.3出差員工未正確執(zhí)行流程制度

公司員工差旅報(bào)銷行為不規(guī)范，沒有正確遵守公司差旅報(bào)銷制度。員工未進(jìn)

行差前申請(qǐng)，沒有填寫“出差申請(qǐng)單”（如圖3-1所示），有員工甚至不知道要進(jìn)

行差前申請(qǐng)，而直接申請(qǐng)報(bào)銷。在報(bào)銷流程中需要員工在多個(gè)部門交流奔波銷過

程中花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，導(dǎo)致員工有些怨言不滿，所以有些員工為了圖省事選擇忽

略中途步驟。有些員工怕麻煩領(lǐng)導(dǎo)，不愿意一次一次提交申請(qǐng)去簽字，就會(huì)積壓

小數(shù)額報(bào)銷，等積累一定額度或出差到一定次數(shù)才開始進(jìn)行報(bào)銷流程。積壓報(bào)銷

導(dǎo)致財(cái)務(wù)的工作也有所堆積，工作時(shí)間集中在一起，工作有所拖沓，不能及時(shí)發(fā)

放資金報(bào)銷。員工提供的發(fā)票單據(jù)不能夠證實(shí)報(bào)銷費(fèi)用，出差回來并未保存相關(guān)

發(fā)票，導(dǎo)致報(bào)銷混亂。公司員工對(duì)本公司報(bào)銷費(fèi)用事項(xiàng)并不知曉明確，對(duì)于哪些

能報(bào)銷項(xiàng)目，哪些不能報(bào)銷的項(xiàng)目不明晰，致使很多不同費(fèi)用混雜在一起，沒有

正確了解報(bào)銷范圍以及預(yù)算資金，使財(cái)務(wù)人員的工作更加繁瑣。

圖3-1瀏陽金利煙花有限公司出差申請(qǐng)單

4瀏陽金利煙花有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化建議

4.1優(yōu)化出差報(bào)銷范圍和金額標(biāo)準(zhǔn)

明確因公外出和出差的區(qū)別：當(dāng)天能返回的短途外出為因公外出，當(dāng)天不能

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返回的為出差。由于職位不同，出差事宜不同，出差地點(diǎn)等不同因素，會(huì)造成實(shí)

際差旅費(fèi)與預(yù)算存在差異。公司要節(jié)省出差費(fèi)用，需要對(duì)差旅費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則進(jìn)

行預(yù)算控制，有費(fèi)用超支均自身承擔(dān)?，F(xiàn)結(jié)合瀏陽金利煙花有限公司的部門分布

和人員職務(wù)細(xì)分，據(jù)實(shí)際情況制定新的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，如下表：（若有特殊情況

可向上申請(qǐng)說明）

表4-1出差費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

交通住宿伙食

飛機(jī)高鐵火車輪船一線二線三線一線二線三線

總經(jīng)商務(wù)商務(wù)軟臥一等4503502801008070

理艙座艙

部門經(jīng)濟(jì)一等軟臥二等400300200807060

經(jīng)理艙座艙

硬座

主管經(jīng)濟(jì)二等硬臥二等350280150756050

艙座硬座艙

員工經(jīng)濟(jì)二等硬臥三等300200100655540

艙座艙

硬座

4.1.1交通費(fèi)報(bào)銷說明

公司員工出差乘坐的交通工具應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)實(shí)效的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇，按級(jí)別劃分

乘坐類型。如果員工選擇坐火車出差，出差行時(shí)間在夜間，并且時(shí)長(zhǎng)超過六小時(shí)，

則可選擇臥鋪出行。自駕出行可補(bǔ)貼油費(fèi)，交通費(fèi)用金額均憑車票報(bào)銷，車票費(fèi)

外的其他費(fèi)用均不予報(bào)銷。市內(nèi)出差的交通費(fèi)用可實(shí)時(shí)報(bào)銷，關(guān)于市內(nèi)交通費(fèi)，

如果出差不在統(tǒng)一地點(diǎn)，且確需發(fā)生市內(nèi)交通費(fèi)的，可按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷市內(nèi)交通

費(fèi)，其他情況一般不報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)。

4.1.2住宿費(fèi)報(bào)銷說明

可能由公司統(tǒng)一進(jìn)行住宿安排，前提是出差人員較多，有大型的出差外務(wù)活

動(dòng)。如果需要自己訂住酒店，需要按照上表4-1的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，超出限額部分一律

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不予報(bào)銷。普通員工住宿原則上要求同性一個(gè)雙人標(biāo)間，且報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)按一人算。

住宿報(bào)銷需要憑借住宿發(fā)票，按照實(shí)際自理住宿天數(shù)報(bào)銷，超出部分自己承擔(dān)。

若客戶提供住宿則本公司不進(jìn)行報(bào)銷，因公外出而非出差不得申請(qǐng)報(bào)銷住宿費(fèi)。

4.1.3伙食費(fèi)報(bào)銷說明

按照出差目的地級(jí)別劃分伙食報(bào)銷金額，報(bào)銷金額詳情見表4-1。出差產(chǎn)生

的應(yīng)酬費(fèi)用算進(jìn)業(yè)務(wù)招待費(fèi)，報(bào)銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)而不報(bào)銷此次伙食費(fèi)。若是客戶招

待提供餐食，也不報(bào)銷此次伙食費(fèi)?；锸迟M(fèi)報(bào)銷需要憑發(fā)票報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)間按天

數(shù)計(jì)算，沒有票據(jù)不予報(bào)銷，超出部分需要自己承擔(dān)。

4.2嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)

應(yīng)該嚴(yán)格遵守并履行審核的標(biāo)準(zhǔn)流程。第一看審核內(nèi)容，看審核單據(jù)的經(jīng)辦

人員是否簽字，部門領(lǐng)導(dǎo)是否簽字，填寫是否規(guī)范，特別注意日期填寫。第二看

審核單據(jù)真實(shí)性，附件是否齊全，是否有相關(guān)發(fā)票的證明。第三看審核是否超出

預(yù)算，嚴(yán)格按照出差預(yù)算規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不符合報(bào)銷規(guī)定且不按流程的處理均

不予受理。禁止白條入賬，必須根據(jù)發(fā)票真實(shí)準(zhǔn)確并及時(shí)審核。

公司需要對(duì)經(jīng)常處理報(bào)銷業(yè)務(wù)的員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)公司的財(cái)務(wù)人員對(duì)

報(bào)銷流程熟練應(yīng)用，檢查金額是否一致，日期填寫是否規(guī)范，大小寫是否一致，

所有填寫不能涂改，有錯(cuò)誤需要重新填寫，防止有心之人鉆漏洞。減少基礎(chǔ)錯(cuò)誤

發(fā)生才能讓流程走得更加順利，也可以增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的透明性。

4.3規(guī)范員工出差前申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)的程序

員工要加強(qiáng)對(duì)公司出差報(bào)銷制度學(xué)習(xí)，明確清晰可報(bào)銷內(nèi)容。要清楚這一

趟出差需要填寫什么單據(jù)，找什么領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，審核的單據(jù)最后要交給哪個(gè)部

門的哪個(gè)職位的人。加強(qiáng)出差前的申請(qǐng)程序?qū)W習(xí)，填寫該企業(yè)正規(guī)的“出差申請(qǐng)

單”，提前明確出差任務(wù)，出差人員，出行方式，出差時(shí)間等問題，以及是否需

要預(yù)支費(fèi)用等信息，交由相關(guān)部門核實(shí)，必須要與行政部門確認(rèn)出差信息，出差

申請(qǐng)單必須要交給財(cái)務(wù)部門留存。如果需要預(yù)知費(fèi)用就填寫“借支單”，也需要

審核報(bào)批再到出納處領(lǐng)取，借支單也需要交給財(cái)務(wù)部留存做賬務(wù)處理。要求員工

及時(shí)報(bào)銷，保障出差報(bào)銷的時(shí)效性，公司可以設(shè)置報(bào)銷時(shí)間。在出差回來的兩個(gè)

月內(nèi)員工必須完成報(bào)銷手續(xù)，逾期將視為放棄報(bào)銷，即使金額小也不能堆積，做

到一次一報(bào)。在報(bào)銷后，明確規(guī)范會(huì)計(jì)要每月對(duì)往來借款業(yè)務(wù)進(jìn)行清理核對(duì)，督

促各部門進(jìn)行銷賬處理，明晰賬目。若未在準(zhǔn)許范圍內(nèi)進(jìn)行銷賬處理可扣工資獎(jiǎng)

金，且在銷賬前不能對(duì)后續(xù)借款業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理。流程清晰才能提高效率，員工需

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要將流程銘記于心。

5優(yōu)化設(shè)計(jì)效果評(píng)估

出差人

員工填部門領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)人總經(jīng)理

員工填寫報(bào)找出納

寫出差審核批準(zhǔn)員審核審批簽