長沙市家佳福食品有限公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計長沙市家佳福食品有限公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化1長沙市家佳福食品有限公司簡介1.1業(yè)務(wù)范圍長沙市家佳福食品有限公司（本文簡稱家佳福公司）成立于2005年08月03日，注冊地位于湖南省長沙市岳麓區(qū)洋湖街道辦事處藍天村坪中路18號，法定代表人為鐘克元。經(jīng)營范圍包括糕點、面包、餅干及其他焙烤食品、速凍食品、熟食品的制造；預(yù)包裝食品、散裝食品、食品、冷凍食品、乳制品的銷售；米、面制品及食用油、糕點、糖果及糖的批發(fā)；糕點、面包、熟食、豆制品、瓶（罐）裝飲用水、進口食品的零售；烘焙食品制造（現(xiàn)場制售），旗下主要的零售店是明祖蛋糕店。1.2采購業(yè)務(wù)采購品種包括原材料采購品種包括原材料大致包括粉類，蛋類，牛奶類，油類以及其他等具體分類如下表1-1。表1-1采購原材料明細表種類內(nèi)容粉類蛋糕粉，面包粉，糯米粉，普通面粉，無鋁泡打粉，酵母粉等蛋類雞蛋，鴨蛋，咸鴨蛋，咸鴨蛋蛋黃等牛奶類純牛奶，奶油，奶粉等油類橄欖油，玉米油，黃油等其他肉松，沙拉醬，番茄醬等1.3采購流程家佳福公司主要的采購流程主要涉及到銷售部門，倉庫部門，采購部門，財務(wù)部門和質(zhì)檢部門。家佳福公司的采購流程為采購部門依據(jù)銷售部門和倉庫部門的情況制定采購計劃簽訂采購合同等具體采購流程如圖1-1所示。銷售部門倉庫部門采購部門財務(wù)部門質(zhì)檢部門驗貨付款制定采購計劃簽訂采購合同庫存情況銷售情況驗貨付款制定采購計劃簽訂采購合同庫存情況銷售情況原材料入庫 原材料入庫做賬做賬圖1-1采購流程圖2家佳福公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)存在的問題及原因分析2.1問題分析2.1.1原材料到貨不及時家佳福公司生產(chǎn)所需要的原材料量很大，平均一個星期采購2次原材料每月平均采購8次，但原材料經(jīng)常到貨不及時。比如1月份共采購8次，但有3次是沒有按照約定的時間到貨的，不及時的比率高達37.5%，具體到貨不及時比率見下表2-1,原材料到貨不及時會影響產(chǎn)品的生產(chǎn)進程，使得公司不能及時供貨，影響到公司的信譽和利潤。表2-1每個月份平均到貨不及時比率月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月不及時率(%)37.512.5252512.537.5252537.537.525原材料質(zhì)量存在問題表2-2產(chǎn)品生產(chǎn)的月平均成功率月份1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月成功率(%)92.589.787.285.680.478.277.474.373.273.370.869.9家佳福公司因為原材料的質(zhì)量存在問題導(dǎo)致生產(chǎn)的生產(chǎn)的月平均成功率逐月降低，從1到4月的產(chǎn)品生產(chǎn)成功率的降低幅度不是很大，但從第5月開始產(chǎn)品生產(chǎn)的月平均成功率下降越來越大，5月還有80.4%的成功率到了12月份只剩下69.9%，具體情況如上表2-2所示，有質(zhì)量的原材料會影響到公司的生產(chǎn)計劃，可能會導(dǎo)致生產(chǎn)生產(chǎn)不成功或生產(chǎn)的產(chǎn)品也有質(zhì)量問題，從而影響到公司的口碑和利潤。2.1.3賬實不符家佳福公司每次原材料到貨就會進行登記，而在6月份的15次賬實核對中，有平均10次賬面上的數(shù)和實際的數(shù)字對不上，有時候原材料入庫了，沒有及時的進行相關(guān)的登記，比如說面粉是6月6日入庫的，但實際賬上進行記錄的時間是6月20號，導(dǎo)致許多原材料實際的庫存要大于賬面的庫存，影響公司的采購業(yè)務(wù)。2.2原因分析2.2.1采購管理不健全家佳福公司目前的采購管理體系中，對于采購的情況沒有進行詳細的登記也沒有及時的跟進原材料的物流情況，對于相關(guān)的采購人員的權(quán)責(zé)進行詳細的規(guī)定，比如說簽訂采購合同后，采購人員就覺得自己已經(jīng)完成任務(wù)了，而沒有對后續(xù)的貨物是否如期到貨，如期發(fā)貨去催促商家或者是采取相關(guān)的措施。對于采購人員沒有相關(guān)的詳細的管理規(guī)定。2.2.2質(zhì)量檢測體系不完善家佳福公司目前的質(zhì)檢體系大致是原材料到貨后，對原材料進行抽樣檢測，但沒有形成相關(guān)的質(zhì)檢報告，目前的檢驗方式比較簡單，只是大概對原材料外觀進行觀察，而家佳福公司采購的原材料品種多，類型多，質(zhì)量檢測難度較大。不同的原材料沒有不同的標準，不同的檢測規(guī)定。導(dǎo)致原材料的質(zhì)量檢測不能達到篩選出不合格的原材料的目的，從而影響后續(xù)產(chǎn)品的生產(chǎn)。2.2.3入庫記錄不完善，賬務(wù)處理不及時目前在原材料的在出入庫記錄中對于原材料入庫數(shù)量是整體的數(shù)量，而沒有做到對每一個入庫原材料的數(shù)據(jù)進行詳細的記錄，從而影響到會計對原材料數(shù)量的記錄，庫存原材料的數(shù)量不對，將會直接影響到采購計劃。在原材料入庫時，沒有對倉庫管理人員權(quán)責(zé)進行詳細的規(guī)定導(dǎo)致倉庫管理的人員沒有進行認真的登記。相關(guān)的出入庫記錄也沒有及時交給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3家佳福公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程優(yōu)化3.1采購商品管理優(yōu)化3.1.1優(yōu)化采購商品流程銷售部門倉庫部門采購部門質(zhì)檢部門財務(wù)部門倉庫部門進行入庫登記結(jié)清貨款做賬制定采購計劃庫存情況進行質(zhì)量檢測形成質(zhì)檢報告銷售情況合格進行入庫登記結(jié)清貨款做賬制定采購計劃庫存情況進行質(zhì)量檢測形成質(zhì)檢報告銷售情況選定供應(yīng)商簽訂采購合同選定供應(yīng)商簽訂采購合同不合格登記采購情況，跟進物流情況登記采購情況，跟進物流情況 退貨退貨退款收款做賬退款收款做賬圖3-1采購流程圖新的采購流程中，在簽訂合同后采購部門需派專人時時刻刻關(guān)注供應(yīng)商的發(fā)貨動態(tài)，對包括商家出貨速度，發(fā)貨時間，到貨時間，進行跟進管理，以及到貨后原材料的質(zhì)量檢測也需質(zhì)檢部門根據(jù)規(guī)定進行質(zhì)量檢測，形成相關(guān)的質(zhì)檢報告，在原材料質(zhì)檢合格后，倉庫管理人員需及時對原材料的入庫時間，入庫數(shù)量進行登記，并及時報告給財務(wù)人員進行賬務(wù)登記具體流程如上圖3-1。3.1.2明確相關(guān)人員權(quán)責(zé)與采購相關(guān)的主要部門有采購部門，質(zhì)檢部門，財務(wù)部門，倉庫部門等，采購部門的人員對于對整個采購的過程負責(zé)，從選定廠商到簽訂合同，再到貨物的到貨情況，在采購這個環(huán)節(jié)中出了什么問題，采購人員都有不可推卸的責(zé)任，具體的采購人員的權(quán)責(zé)如下表3-1部門權(quán)責(zé)采購部及時跟進原材料物流情況，登記原材料采購情況表質(zhì)檢部入庫的原材料的質(zhì)量檢測，形成質(zhì)檢報告?zhèn)}庫部門原材料出入庫及時登記，并及時給財務(wù)人員提供原材料庫存數(shù)據(jù)財務(wù)部結(jié)清貨款，及時做好相關(guān)的賬務(wù)處理表3-1相關(guān)部門人員權(quán)責(zé)3.2品控管理流程優(yōu)化3.2.1明確質(zhì)檢標準家佳福公司是一家食品加工的企業(yè)，要保證最終做出來的產(chǎn)品沒有質(zhì)量問題，最重要的就是保證原材料的質(zhì)量問題。為了防止不合格的原材料入庫，需要質(zhì)檢人員按照質(zhì)檢標準在入庫前按抽樣檢測的方法進行檢驗，然后形成相關(guān)的品質(zhì)記錄，對于不同的原材料大致分為乳制品類，粉類，冷凍類等有不同的檢驗方法具體情況如下表3-2。表3-2質(zhì)檢標準表產(chǎn)品類型檢驗標準乳制品類外觀無破塤色澤呈乳白色在保質(zhì)期內(nèi)無沉淀無絮狀物無異物粉類無結(jié)塊無異味無異物在保質(zhì)期內(nèi)外觀無破損冷凍類是否冷凍保存無異味保質(zhì)期類外觀無破損3.2.2質(zhì)檢人員權(quán)責(zé)家佳福公司每次原材料到達時，質(zhì)檢部門及時根據(jù)不同的原材料質(zhì)檢標準進行質(zhì)量檢測，然后進行登記形成質(zhì)檢報告，對于不合格的原材料及時通知采購部門進行退貨處理，對于確認沒有質(zhì)量問題的原材料通知倉庫部門進行原材料入庫處理。3.2.3獎懲制度優(yōu)化如果質(zhì)檢部門質(zhì)量檢驗出現(xiàn)了紕漏，導(dǎo)致在生產(chǎn)產(chǎn)品時應(yīng)原材料問題，影響產(chǎn)品的生產(chǎn)進程，產(chǎn)品質(zhì)量，質(zhì)檢部門需要負相對應(yīng)的責(zé)任，具體獎懲制度如下表3-3所示。表3-3獎懲制度詳細實施表出現(xiàn)紕漏嚴重程度懲罰方式普通失誤，無重大影響口頭警告處分,罰款20元一般失誤，小范圍影響進行過失登記，罰款50較大失誤，影響比較大進行處分記錄，依據(jù)造成影響的金額進行罰款重大失誤開除，并對造成的損失進行賠償3.3入庫流程優(yōu)化3.3.1規(guī)劃入庫流程，做好相關(guān)登記原材料入庫規(guī)范填寫入庫登記表檢驗數(shù)量量，質(zhì)量，保質(zhì)期等原材料到貨做好標記何種物料倉庫管理部門質(zhì)檢部門倉庫管理部門采購部門財務(wù)部門原材料入庫規(guī)范填寫入庫登記表檢驗數(shù)量量，質(zhì)量，保質(zhì)期等原材料到貨做好標記何種物料結(jié)清貨款做賬合格結(jié)清貨款做賬 退貨退款收款不合格退貨退款收款圖3-2入庫流程圖倉庫管理人員做所有入庫的數(shù)目，種類的統(tǒng)計，并且要質(zhì)檢部門做好入庫前的檢查形成質(zhì)檢報告，有不合格商品及時反饋給供應(yīng)商，還要財務(wù)人員做好關(guān)的入庫數(shù)額的登記，并且結(jié)算相關(guān)的貨款具體流程如上圖3-2。3.3.2明確相關(guān)人員權(quán)責(zé)表3-4相關(guān)人員權(quán)責(zé)表人員權(quán)力責(zé)任倉庫部門安排原材料出入庫，做好相關(guān)記錄，及時向財務(wù)人物匯報出入庫情況采購部門采購計劃的制作，采購合同的簽訂，退貨的處理財務(wù)部門及時進行賬務(wù)處理，進行原材料臺賬的登記和出入庫相關(guān)的人員主要有采購部門，倉庫部門人員，財務(wù)人員。倉庫部門的人員主要是對于原材料入庫進行詳細入庫記錄并及時將記錄情況情況提供給財務(wù)人員，具體相關(guān)人員權(quán)責(zé)如上表3-4。3.4規(guī)范賬務(wù)處理規(guī)范賬務(wù)處理，主要是為了提高會計工作的質(zhì)量。保證會計的數(shù)據(jù)的真實性，能為采購部門提供準確的原材料庫存數(shù)據(jù)，保證原材料能及時采購，保證產(chǎn)品的生產(chǎn)。在采購業(yè)務(wù)中主要是原材料的到貨登記后及時將在途物資轉(zhuǎn)為原材料，在原材料出入庫時，及時對原材料增減變化進行賬務(wù)處理詳細情況如下表3-5。表3-5不同時段的賬務(wù)處理流程會計分錄貨款已支付，發(fā)票賬單已到，材料已驗收入庫借：原材料貸：銀行存款貨款尚未支付發(fā)票賬單已到，材料已驗收入庫借：原材料貸：\o"應(yīng)付賬款"應(yīng)付賬款貨款尚未支付發(fā)票賬單未到材料已驗收入庫借：原材料貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付賬款貨款已經(jīng)支付發(fā)票賬單已到材料尚未驗收入庫借：在途物資貸：銀行存款原材料后來檢驗合格并入庫借：原材料貸：在途物資4總結(jié)目前食品行業(yè)競爭壓力大，對于家佳福公司來說，在采購中的問題是會影響到產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，從而影響到公司的利潤的。本設(shè)計主要針對家佳福公司的采購中到貨不及時，出入庫