房地產(chǎn)公司行政辦公管理制度匯編模版

《會(huì)議管理制度V1.1》

1.目的：

為規(guī)范總部及所屬各項(xiàng)目公司會(huì)議管理，建立良好的會(huì)議秩序與

風(fēng)氣，提高效率；充分發(fā)揮會(huì)議在總部及所屬各項(xiàng)目公司管理中的作

用，確保總部各項(xiàng)會(huì)議決議能夠得到充分的貫徹執(zhí)行而制定。

2.范圍：

2.1適用范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

3.名詞解釋?zhuān)?/p>

3.1會(huì)議是公司行政辦公的一種重要形式，是一種有組織有目的地把員工聚

集起來(lái)商討問(wèn)題及落實(shí)解決的工作方式。

4.職責(zé)：

4.1總部行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的制定修改及解釋?zhuān)⒍綄?dǎo)各項(xiàng)目公司執(zhí)

行。

4.2各公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，同時(shí)項(xiàng)目公司具有對(duì)

本制度修改的建議權(quán)。

4.3會(huì)議提擬人或主辦部門(mén)（含各中心/部門(mén)）負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有

權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1會(huì)議分類(lèi)

序

號(hào)會(huì)議名稱(chēng)召開(kāi)周期主持人參加人員

1董事長(zhǎng)辦公會(huì)每月一次董事長(zhǎng)指定的相關(guān)人員

項(xiàng)目公司中層

2項(xiàng)目公司例會(huì)每半月一次項(xiàng)目總經(jīng)理

（含）以上人員

會(huì)議提擬人確定

3經(jīng)營(yíng)工作專(zhuān)題會(huì)臨時(shí)性會(huì)議高管層人員

參會(huì)人員

5.1.1總部各中心、各項(xiàng)后公司應(yīng)按期召開(kāi)公司要求的各類(lèi)會(huì)議。

5.1.2各公司行政管理部門(mén)為本公司會(huì)議的協(xié)調(diào)部門(mén)，各項(xiàng)會(huì)議的舉行應(yīng)提

前以書(shū)面形式通知行政管理部門(mén)，行政管理部門(mén)根據(jù)工作需要，有權(quán)

列席會(huì)議并就會(huì)議中需落實(shí)的問(wèn)題進(jìn)行跟蹤和反饋，同時(shí)也可根據(jù)實(shí)

際需要要求相關(guān)部門(mén)一同列席，確保會(huì)議中各項(xiàng)重要議題能夠得到貫

徹實(shí)施。

5.1.3總部年度工作大會(huì)按照領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)項(xiàng)要求，組織召開(kāi)。

5.2公司會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服

從例會(huì)。各類(lèi)會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋嚎偛坷龝?huì)、臨時(shí)性行政會(huì)議、部門(mén)

例會(huì)。因處置突發(fā)性事件而緊急召開(kāi)的會(huì)議不受此限制。

5.3會(huì)議準(zhǔn)備

5.3.1公司級(jí)會(huì)議由會(huì)議所屬公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織與通知，其他各類(lèi)會(huì)

議按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行，《會(huì)議通知書(shū)》（附件8.1）應(yīng)

提前一個(gè)工作日以上，由會(huì)議組織部門(mén)負(fù)責(zé)通知相關(guān)單位及參會(huì)人

員。

5.3.2總部各中心組織本系統(tǒng)會(huì)議的《會(huì)議通知書(shū)》由主管副總簽發(fā)生效；

項(xiàng)目公司《會(huì)議通知書(shū)》由項(xiàng)目總經(jīng)理簽發(fā)；同時(shí)會(huì)議組織部門(mén)須于

《會(huì)議通知書(shū)》發(fā)放當(dāng)日將通知原件報(bào)本公司行政管理部門(mén)備案存

檔。

5.3.3《會(huì)議通知書(shū)》（附件8.1）應(yīng)說(shuō)明會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人

員、會(huì)議議題及要準(zhǔn)備的會(huì)議資料等；涉及多個(gè)部門(mén)或參加人數(shù)眾多

的大型會(huì)議，組織部門(mén)還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃并通知相關(guān)部門(mén)。

5.3.4需視頻的應(yīng)提前30分鐘準(zhǔn)備、確保會(huì)議按期進(jìn)行。

5.3.5會(huì)議的其他準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：

5.3.5.1會(huì)議提擬部門(mén)應(yīng)提前做好會(huì)前工作：準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料（如會(huì)議議

程、議題、提案、匯報(bào)資料、計(jì)劃草案等，需要與會(huì)人員對(duì)相關(guān)議題

進(jìn)行討論的會(huì)議，提擬部門(mén)應(yīng)提前一個(gè)工作日將所需討論議題資料發(fā)

給各參會(huì)人員。）

5.3.5.2總部、項(xiàng)目公司召開(kāi)會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作由對(duì)口的行政管理部門(mén)統(tǒng)一

協(xié)調(diào)、安排。

5.4會(huì)議組織

5.4.1會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。

5.4.2會(huì)議主持人遵守以下規(guī)定：

5.4.2.1會(huì)議主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始前，將會(huì)議的議題、議程及議程推進(jìn)中

的注意事項(xiàng)等進(jìn)行必要的說(shuō)明。

5.4.2.2會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適

時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以

確保議程的順利推進(jìn)及會(huì)議效率。

5.4.2.3討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議做出結(jié)論。對(duì)需要時(shí)間

決議的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述；對(duì)未決議事項(xiàng)還應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)

議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。

5.4.3與會(huì)人員遵守以下規(guī)定：

5.4.3.1按時(shí)到會(huì)。

5.4.3.2會(huì)上發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣會(huì)議議題。

5.4.3.3遵循會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議議程控制的要求。

5.4.3.4屬于工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。

5.4.3.5遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)，原則上不允

許接聽(tīng)電話。

5.4.3.6做好會(huì)議記錄。

5.4.4多個(gè)部門(mén)參加的臨時(shí)性行政會(huì)議原則上由總部領(lǐng)導(dǎo)主持，總部領(lǐng)導(dǎo)另

有授權(quán)的，由被授權(quán)人主持。

5.4.5總部、項(xiàng)目公司例會(huì)、臨時(shí)性行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以?xún)?nèi)，根

據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，由主持人決定。

5.4.6會(huì)議主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄人員負(fù)責(zé)。

5.5會(huì)議紀(jì)要的形成

5.5.1公司各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要必須嚴(yán)格按照總部規(guī)定的統(tǒng)一會(huì)議紀(jì)要格式要求進(jìn)

行排版（詳見(jiàn)《公文管理制度》相關(guān)規(guī)定格式）。

5.5.2會(huì)議記錄員確定遵守以下規(guī)定：

5.5.2.1各中心/部門(mén)應(yīng)常設(shè)一名兼職會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)本中心/部門(mén)會(huì)議及本

部門(mén)負(fù)責(zé)組織的會(huì)議記錄工作。

5.5.2.2會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，會(huì)議主持人可

根據(jù)會(huì)議議題的需要，也可向總部行政管理部門(mén)申請(qǐng)速錄員上會(huì)進(jìn)行

會(huì)議記錄。（申請(qǐng)程序見(jiàn)《會(huì)議速記管理制度》具體規(guī)定）

5.5.2.3總部高管層主持的例會(huì)、臨時(shí)會(huì)議由其專(zhuān)職秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并撰

寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。

5.5.3下列情況，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要：

5.5.3.1總部、項(xiàng)目公司例會(huì)及各類(lèi)臨時(shí)會(huì)議。

5.5.3.2需會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)并進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議。

5.5.3.3會(huì)議紀(jì)要在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)呈報(bào)主管副總審核簽發(fā)，項(xiàng)目公

司召開(kāi)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由項(xiàng)目總經(jīng)理進(jìn)行簽發(fā)。

5.5.3.4會(huì)議記錄員應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、全面性。

5.5.4總部各中心、各項(xiàng)目公司的會(huì)議紀(jì)要一律在下發(fā)的同時(shí)將原件報(bào)總部

行政管理部門(mén)備案存檔，并由總部行政管理部門(mén)上報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)閱知。

5.5.5會(huì)議紀(jì)要的備檔遵守以下規(guī)定：

5.5.5.1各項(xiàng)目公司會(huì)議紀(jì)要由本公司檔案管理人員統(tǒng)一歸檔備查,并按照會(huì)議

類(lèi)別及會(huì)議召開(kāi)時(shí)間先后進(jìn)行分類(lèi)排序。

5.5.5.2會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱按《檔

案管理制度》借閱相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6會(huì)議紀(jì)律

5.6.1遲到、早退、缺席“

5.6.1.1所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間未到的，記為遲到。

5.6.1.2凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)會(huì)議主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前離開(kāi)的，

視為早退。

5.6.1.3凡必須參加會(huì)議的人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未獲批準(zhǔn)而不

參加會(huì)議的，記為缺席。

6.獎(jiǎng)懲條例：

6.1對(duì)未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進(jìn)行相應(yīng)的處罰，其中扣罰分?jǐn)?shù)與

《獎(jiǎng)懲管理制度》中相應(yīng)金額對(duì)應(yīng)。

6.1.1無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退第一次給予相關(guān)責(zé)任人口頭警告，并按公司考

勤的遲到、早退的相關(guān)處罰標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；第二次起，每次給予相關(guān)責(zé)任

人行政扣罰2分。

6.1.2缺席會(huì)議人員第一次給予相關(guān)責(zé)任人口頭警告，并按公司考勤的曠工

相關(guān)處罰標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；自第二次起，每次給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰2

分。

6.1.3凡因通知原因造成參加會(huì)議人員遲到或缺席，給予負(fù)責(zé)會(huì)議通知的人

員行政扣罰2分/次。

6.1.4其他違反公司制度的行為，按《獎(jiǎng)懲管理制度》中相關(guān)規(guī)定或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)

批示意見(jiàn)執(zhí)行。

7.注意事項(xiàng)：

無(wú)

8.附件：

8.1《會(huì)議通知書(shū)》

《會(huì)議管理制度VL1》附件8.1

**房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公旬

會(huì)議通知書(shū)（黑體/加黑/三號(hào)/居）

會(huì)議名稱(chēng)簽發(fā)時(shí)間年月日

組織單位主持人

年月日點(diǎn)分至

會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)

年月日點(diǎn)分

參會(huì)人員（此文均為宋體/五號(hào)/靠左）

會(huì)

議

議

題

發(fā)文單位擬稿/會(huì)議記錄審核

會(huì)

議資料準(zhǔn)備：

要

求設(shè)備準(zhǔn)備：

參會(huì)紀(jì)律：

《會(huì)議速記管理制度V1.O

1.目的:

為建立總部及所屬各項(xiàng)目公司會(huì)議速記管理流程規(guī)范化、制度

化，使速記工作充分發(fā)揮其作用，提高會(huì)議工作效率而制定。

2.范圍：

2.1適用范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

3.名詞解釋?zhuān)?/p>

3.1速記：即對(duì)會(huì)議進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)記錄，形成會(huì)議原始資料，以便所需部門(mén)及

人員進(jìn)行摘錄。

4.職責(zé)：

4.1總部行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的制定修改及解釋并督導(dǎo)各項(xiàng)目公司執(zhí)

行。

4.2各項(xiàng)目公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的落實(shí)執(zhí)行，項(xiàng)目公司具有對(duì)本

制度修改的建議權(quán)。

4.3速記員負(fù)責(zé)指定性的日常性高管層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議及公司級(jí)別專(zhuān)題會(huì)議的速

記工作。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1審批手續(xù)

5.1.1召開(kāi)的日常性總部高管層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，如需速記應(yīng)由會(huì)議組織部門(mén)提前

半天通知速記員，并就議題、時(shí)間、地點(diǎn)，進(jìn)行明確，速記員即進(jìn)入

會(huì)議準(zhǔn)備階段。

5.1.2召開(kāi)的公司級(jí)別專(zhuān)題會(huì)議，如需速記組織部門(mén)應(yīng)提前一個(gè)工作日填寫(xiě)

《速記上會(huì)申請(qǐng)表》（附件8.1）由申請(qǐng)部門(mén)主管授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字，報(bào)

總部授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，速記員進(jìn)入會(huì)議準(zhǔn)備階段。

5.2速記準(zhǔn)備工作

5.2.1速記員事先應(yīng)了解會(huì)議的議題及議程；提前十分鐘進(jìn)入會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安

裝連接速錄設(shè)備并調(diào)試。

5.3速記資料整理要求

5.3.1在原始記錄基礎(chǔ)上增補(bǔ)遺漏、糾正錯(cuò)誤、核實(shí)決議，糾正語(yǔ)法錯(cuò)誤，

合理劃定段落。

5.4速記資料移交手續(xù)及權(quán)限

5.4.1原則上會(huì)議完畢后，一個(gè)工作日內(nèi)速記員對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行校對(duì)整理后

經(jīng)該會(huì)議主持人審核簽字后辦理電子版記錄移交手續(xù)。

5.4.2速記資料移交手續(xù)，即速記員與參與會(huì)議部門(mén)秘書(shū)進(jìn)行移交，并填寫(xiě)

《會(huì)議速記資料移交表》（附件8.2）,經(jīng)雙方碓認(rèn)后，即完成此次

移交。

5.4.3速記資料移交權(quán)限，即速記員只對(duì)本次會(huì)議組織部門(mén)主持人或參與會(huì)

議部門(mén)秘書(shū)進(jìn)行移交。

5.5速記資料保管

5.5.1速記資料要根據(jù)不同職能部門(mén)進(jìn)行電子版的分類(lèi)保管。

5.5.2保管的速記資料要做到不丟失，不損壞，保持速記資料完整性。

5.6速記檔案移交

5.6.1建議移交電子版，按照《檔案管理制度》備案移交相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

5.7速記資料借閱

5.7.1借閱會(huì)議速記資料時(shí)必須遵守《檔案管理制度》借閱的相關(guān)規(guī)定。

6.獎(jiǎng)懲條例：

6.1對(duì)未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進(jìn)行相應(yīng)的處罰，其中扣罰分?jǐn)?shù)與

《獎(jiǎng)懲管理制度》中相應(yīng)金額對(duì)應(yīng)。

6.1.1會(huì)議組織部門(mén)未按規(guī)定提前告知速記員會(huì)議議題及議程的，造成不必要

工作影響的，給予相關(guān)責(zé)任人口頭警告，并予以行政扣罰2分。

6.1.2私自泄露會(huì)議內(nèi)容造成不良影響，但未給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相

關(guān)責(zé)任人口頭警告，并予以行政扣罰2分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，

予以相關(guān)責(zé)任人行政扣罰5分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰

力度。

6.1.3其他違反公司制度的行為，按《獎(jiǎng)懲管理制度》中相關(guān)規(guī)定或授權(quán)領(lǐng)

導(dǎo)批示意見(jiàn)執(zhí)行。

7.注意事項(xiàng)：

7.1會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議速記管理制度申報(bào)會(huì)議相關(guān)手續(xù)。

7.2速記資料僅作為支持性資料，不作為執(zhí)行性文件資料；相關(guān)會(huì)議精神

及工作安排以下發(fā)文件為準(zhǔn)。

8.附件：

8.1《速記上會(huì)申請(qǐng)表》

8.2《會(huì)議速記資料移交表》

《會(huì)議速記管理制度VI.O附件8.1

速記上會(huì)申請(qǐng)表

會(huì)議名稱(chēng)申請(qǐng)部門(mén)

會(huì)議文號(hào)**房（X紀(jì)）字［XXXX］第XXX號(hào)

申

請(qǐng)

速（此文均為宋體/五號(hào)/靠左，開(kāi)頭空兩格）

記

原

由

申請(qǐng)部門(mén)

授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字

簽字

備注：

1.請(qǐng)附公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會(huì)議通知。

《會(huì)議速記管理制度VI.O附件&2

會(huì)議速記資料移交表

會(huì)議名稱(chēng)

會(huì)議文號(hào)**房（X紀(jì)）字［XXXX］第XXX號(hào)主持人

年月日點(diǎn)分至

會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)

年月日點(diǎn)分

參會(huì)人員

會(huì)議議題：

（此文均為宋體/五號(hào)/靠左，開(kāi)頭空兩格）

會(huì)議內(nèi)容：共X頁(yè)

速記員簽字移交人簽字

移交時(shí)間審核

會(huì)議速記資料移交表

會(huì)議名稱(chēng)

會(huì)議文號(hào)**房（X紀(jì)）字［XXXX］第XXX號(hào)主持人

年月日點(diǎn)分至

會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)

年月日點(diǎn)分

參會(huì)人員

會(huì)議議題：

（此文均為宋體/五號(hào)/靠左，開(kāi)頭空兩格）

會(huì)議內(nèi)容：共X頁(yè)

速記員簽字移交人簽字

移交時(shí)間審核

《行政類(lèi)檔案管理制度V1.O

1.目的：

為使總部及所屬各項(xiàng)目公司的文件資料能夠得到科學(xué)及時(shí)的分類(lèi)

2.范翻1檔整理，并有效傳遞使用，提高檔案管理的質(zhì)量與效率而制定。

2.1適用范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

2.2發(fā)布范圍：總部及所屬各項(xiàng)目公司

3.名詞解釋?zhuān)?/p>

3.1檔案是指公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、工程建設(shè)、科學(xué)技術(shù)、營(yíng)

銷(xiāo)策劃、行政管理、文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文

字、圖表、圖紙、聲像、電子文檔等歷史記錄。

3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為檔

案保存的各種文件材網(wǎng)。

3.3件是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為

一件，征文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為

一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

4.職責(zé)：

4.1總部行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的制定修改及解釋?zhuān)⒍綄?dǎo)各項(xiàng)目公司執(zhí)

行。

4.2各項(xiàng)目公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)本制度的具體落實(shí)執(zhí)行，項(xiàng)目公司具有對(duì)

本制度進(jìn)行修改的建議權(quán)。

4.3總部行政管理部門(mén)檔案管理人員：

4.3.1對(duì)各級(jí)單位行政公文類(lèi)檔案形成、積累和整理歸檔工作實(shí)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、

監(jiān)督和檢查。

4.3.2組織開(kāi)展檔案的定期移交，并進(jìn)行檢查、核實(shí)、驗(yàn)收工作。

4.3.3組織開(kāi)展檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作。

4.3.4指導(dǎo)開(kāi)展檔案的使用工作，資料共享的協(xié)調(diào)工作。

4.3.5負(fù)責(zé)總部檔案的整理、歸檔、保管和使用工作。

4.3.6負(fù)責(zé)編制、完善檔案管理制度。

4.3.7負(fù)責(zé)總部檔案室的組織建設(shè)工作。

4.4各項(xiàng)目公司檔案管理人員及各中心兼職文檔員：

4.4.1負(fù)責(zé)本公司形成的資科檔案的收集、初步鑒定和整理歸檔工作。

4.4.2在指定時(shí)間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

4.4.3負(fù)責(zé)本中心/部門(mén)人員的檔案借閱使用工作及與其他各中心/部門(mén)的資料

共享的協(xié)調(diào)工作。

5.作業(yè)內(nèi)容：

5.1總部及項(xiàng)目公司檔案的歸檔范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及項(xiàng)目

運(yùn)作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。

包括：文書(shū)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，具體分類(lèi)見(jiàn)本制

度附件8.1、8.2、8.3、8.4的相關(guān)規(guī)定。

5.2總部各中心、項(xiàng)目公司的檔案管理人員應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸檔范圍及時(shí)鑒

別和收集本中心、公司的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

5.2.1質(zhì)量要求：

5.2.1.1紙制類(lèi)檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原稿

移交要保管好。對(duì)于已破損的文件應(yīng)及時(shí)予以修整，字跡模糊或易退

變的文件應(yīng)予以復(fù)制。

5.2.1.2聲像檔案應(yīng)確保聲像制品聲像清晰、完整無(wú)損，照片及底片無(wú)斑點(diǎn)、

劃傷、折痕及模糊不清等現(xiàn)象；同時(shí)要保證聲像制品為原版（照片不

分版）。

5.2.1.3電子檔案應(yīng)制作相應(yīng)的紙質(zhì)拷貝件，做好電子文檔的備份，確保文件

無(wú)病毒。

5.2.2檔案收集規(guī)則：

對(duì)于總部各中心/部門(mén)及項(xiàng)目公司下屬各部門(mén)的兼職文檔員及資料員

在收集資料時(shí)應(yīng)注意：

5.2.2.1嚴(yán)格登記。對(duì)來(lái)往的行文、會(huì)議文件等均逐件登記，做到有據(jù)可查。

不僅要對(duì)通過(guò)正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對(duì)外出開(kāi)會(huì)的相

關(guān)人員帶回本單位的文件資料也要進(jìn)行登記，避免出現(xiàn)漏洞。

5.2.2.2及時(shí)收集“對(duì)于辦理完畢、屬于歸檔范圍內(nèi)的檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行收

集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進(jìn)行收集歸檔。避免

因機(jī)構(gòu)變化、人事變動(dòng)、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。

文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化的過(guò)程中所產(chǎn)生的

過(guò)程文件資料。

5.2.2.3嚴(yán)格檢查。對(duì)于收集起來(lái)的各類(lèi)檔案資料，應(yīng)逐件針對(duì)以下方面進(jìn)行

檢查：此份文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件；這些文件材料是否是原

件，如是原件，應(yīng)注意下列文件資料是否齊全完整：每份文件的正

本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過(guò)程中所產(chǎn)生的文件資料

等。如不是原件，應(yīng)注明無(wú)原件的原因及原件存放地。

5.3檔案整理規(guī)則：

檔案整理工作的要求包括將收集到的文件資料，按照其規(guī)定和類(lèi)別進(jìn)

行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目和裝盒工作。

5.3.1裝訂：

5.3.1.1歸檔文書(shū)類(lèi)文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，副本在后；正文在

前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在

后；來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

5.3.1.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物，

對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊；裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁(yè)，不倒

頁(yè)，不損壞文件，不妨礙閱讀。

5.3.1.3對(duì)于不經(jīng)常使用的公文類(lèi)檔案資料可進(jìn)行整卷裝訂，采用三孔一線的

方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。

5.3.1.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料則裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

5.3.1.5對(duì)于特殊類(lèi)別的資料，如設(shè)計(jì)圖紙等，總部各中心、項(xiàng)目公司可根據(jù)

自身需要，進(jìn)行裝訂。

5.3.2分類(lèi)：

5.3.2.1對(duì)于總部行政管理部門(mén)的歸檔文件，可以按三級(jí)進(jìn)行分類(lèi)：

5.3.2.1.1以中心/部門(mén)及項(xiàng)目公司名稱(chēng)為關(guān)鍵詞進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)。

5.3.2.1.2根據(jù)檔案的不同進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，可分為：文書(shū)檔案，聲像檔案，電

子檔案，實(shí)物檔案。

5.3.2.1.3據(jù)檔案具體內(nèi)容進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)°如，法律資質(zhì)類(lèi)、管理制度類(lèi)、會(huì)

議紀(jì)要類(lèi)、公文類(lèi)等。

5.3.2.2公文類(lèi)文件在執(zhí)行過(guò)程中，按《公文管理制度》的分類(lèi)及編號(hào)方法進(jìn)

行詳細(xì)的分類(lèi)和編號(hào)。

5.3.2.3各部門(mén)不具備本制度附件8.1、8.2、8.3、8.4中所列的檔案項(xiàng)目，可

根據(jù)各部門(mén)實(shí)際情況分類(lèi)存檔所產(chǎn)生的文件資料。

5.3.3排列：

歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)目錄內(nèi)，按文件編號(hào)及時(shí)間順序依

次排列。

5.3.4編號(hào)：

5.3.4.1總部各中心及項(xiàng)目公司所有文件的歸檔編號(hào)應(yīng)按如下方案進(jìn)行：

5.3.4.1.1文書(shū)檔案、電子檔案

案卷目錄號(hào)編寫(xiě)規(guī)則：

法律資質(zhì)類(lèi)一一001

管理制度類(lèi)一一002

會(huì)議紀(jì)要類(lèi)一一003

上報(bào)類(lèi)公文---004

內(nèi)部公文類(lèi)一一005

通知聯(lián)絡(luò)單---006

其他類(lèi)公文一一007

5.3.4.1.2聲像檔案

照片檔案按產(chǎn)生時(shí)間、尺寸、制作材料等分類(lèi)，并組成保管單位

（卷）。

照片及底片可一并組卷保管，每張照片編一個(gè)照片號(hào)，并在照片

背面注明編號(hào)；每組照片都必須填寫(xiě)照片檔案說(shuō)明，包括：照片

的事由、攝影時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等。

錄音帶、錄像帶以每一盤(pán)為一個(gè)保管單位。錄音帶要在盒外貼上

標(biāo)簽注明題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人錄制時(shí)間、長(zhǎng)度（時(shí)

間）、保管期限等標(biāo)識(shí)；錄像帶要在盒上注明題名、攝制單位、

攝制日期、規(guī)格、制式、語(yǔ)種、長(zhǎng)度（時(shí)間）、保管期限等標(biāo)

識(shí)。

5.3.4.1.3實(shí)物檔案

每一個(gè)實(shí)物檔案可作為一個(gè)保管單位，制作實(shí)物檔案標(biāo)簽，注明

實(shí)物檔案名稱(chēng)、相關(guān)責(zé)任人、保管事由，保管時(shí)間及期限。

5.3.5編目：

5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來(lái)文與復(fù)文

為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

5.3.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

5.3.6裝盒：

5.3.6.1將歸檔文書(shū)類(lèi)檔案文件按頁(yè)號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、

盒脊及備考表項(xiàng)目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸C

5.3.6.2備考表

用于說(shuō)明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等

5.4檔案的保管和保護(hù)：

5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格登記，明碓資料在流動(dòng)過(guò)程中

的保管和保護(hù)責(zé)任人。

5.4.2對(duì)于重要的文件資料，應(yīng)設(shè)置復(fù)印件或電腦備份，作為借閱和備用。

對(duì)于聲像檔案應(yīng)設(shè)專(zhuān)柜保存并定期檢查聲像檔案，對(duì)長(zhǎng)期和永久保存

的影片、錄像片、錄音帶等聲像制品，每半年或一年倒帶（片）一

次，如有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)翻錄；對(duì)多次使用已污損的聲像制品，應(yīng)及時(shí)

采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。

5.4.3對(duì)電子檔案要及時(shí)做好備份，防止因電腦問(wèn)題而造成的文件丟失；定

期對(duì)電子文檔進(jìn)行檢查殺毒并確保電子文件格式有效，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)

采取恢復(fù)措施，保證所存電子文檔的安全有效。電腦運(yùn)行環(huán)境更新時(shí)

應(yīng)確認(rèn)原載體與新沒(méi)備的兼容性。如不兼容，應(yīng)法行電子檔案載體轉(zhuǎn)

換工作，原載體保留至少不低于3年。

5.4.4檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防塵

的要求。

5.4.5聲像檔案柜還要滿足防磁、防紫外線的要求，并保證室內(nèi)溫度為

13℃—20℃,相對(duì)濕度為35%—60%。

5.5檔案的移交：

5.5.1移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司的檔案管理人員

應(yīng)仔細(xì)檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要

求。

5.5.1.1文書(shū)檔案的移交

5.5.1.1.1總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司的會(huì)議紀(jì)要類(lèi)（含電子版）檔案原件報(bào)

總部行政管理部門(mén)存檔備案后無(wú)需單獨(dú)進(jìn)行移交，由總部行政管理

部門(mén)相關(guān)責(zé)任人每月定期進(jìn)行移交工作。

5.5.1.1.2需進(jìn)入總部進(jìn)行流轉(zhuǎn)的公文，完成流轉(zhuǎn)程序后，由總部行政管理部

門(mén)公文檔案主管自動(dòng)留存原件，詳見(jiàn)《公文管理制度》5.8相關(guān)規(guī)

定。

5.5.1.1.3總部各中心/部門(mén)以本中心/部門(mén)名義，對(duì)各項(xiàng)目公司及外單位發(fā)放

的文件，經(jīng)管理中心蓋章后方可生效，并自動(dòng)留存一份原件歸檔。

5.5.1.1.4項(xiàng)目公司以公司名義對(duì)內(nèi)發(fā)文以及外部收文，由項(xiàng)目公司檔案管理

人員于每月最后一日前向總部行政管理部門(mén)進(jìn)行移交；項(xiàng)目公司對(duì)

外發(fā)文，蓋章生效后，總部管理中心自動(dòng)留存一份原件歸檔。

5.5.1.2電子檔案的移交：

5.5.1.2.1由于各類(lèi)原因無(wú)法形成紙質(zhì)檔案的情況下，總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目

公司可以以電子版的形式進(jìn)行檔案的移交。

5.5.1.2.2總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司涉及到文字量大、內(nèi)容重要的文書(shū)類(lèi)檔

案除移交紙質(zhì)檔案外，必須進(jìn)行電子版的移交。

5.5.1.2.3總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司所移交的電子檔案需在本中心/部門(mén)、

本公司進(jìn)行備份存檔。

5.5.1.3聲像檔案的移交：

由聲像檔案的形成單位的檔案管理人員負(fù)責(zé)聲像檔案的形成、積累和

整理工作，在其全部或階段形成以后，按季度向總部行政管理部門(mén)進(jìn)

行移交，不得私自留存。未按時(shí)移交的，視具體情節(jié)予以相應(yīng)的行政

處罰。

5.5.1.4實(shí)物檔案的移交：

實(shí)物檔案形成單位需在檔案形成后的一周內(nèi)，向總部行政管理部門(mén)進(jìn)

行實(shí)物檔案移交。

5.5.1.5對(duì)于下列各項(xiàng)重要資料，各級(jí)責(zé)任單位應(yīng)在取得后的十工作日內(nèi)完成

移交工作，如不能按期移交需向總部行政管理部門(mén)書(shū)面說(shuō)明情況，并

確定延遲移交日期；外埠項(xiàng)目公司根據(jù)實(shí)際情況按季度進(jìn)行移交。

重要資料包括：

公司法律資質(zhì)類(lèi)文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程、審計(jì)

報(bào)

告、驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記證、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)備案表、企業(yè)代碼、企

業(yè)

暫定資質(zhì)證書(shū)等。

5.5.2移交要求：

5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。

若總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與

總

部行政管理部門(mén)進(jìn)行原件移交，再辦理借出手續(xù)。

5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、己生效的、且有保存價(jià)值和意義的文

件資料。

5.5.2.3資料應(yīng)按類(lèi)別、文號(hào)、時(shí)間順序進(jìn)行整理，整理完畢后方可移交，整

盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。

5.5.2.4移交時(shí)移交人應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)《檔案移交收進(jìn)登記表》（附件8.5）,應(yīng)

確保填寫(xiě)內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰，并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)

確認(rèn)無(wú)資料缺少、遺漏等情況出現(xiàn)簽字確認(rèn)，即可進(jìn)行下一步正式移

交工作。

5.5.2.5正式進(jìn)行檔案移交時(shí)，總部檔案管理人員對(duì)移交資料進(jìn)行檢查核實(shí)，

并認(rèn)真核對(duì)檔案移交收進(jìn)登記表，雙方確認(rèn)無(wú)誤后簽字，最后將移交

目錄及資料上報(bào)總部行政管理部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后，移交工作完

成。移交雙方各留一份《檔案移交收進(jìn)登記表》（附件8.5）,以備

查考。

5.5.2.6移交資料前，各級(jí)單位應(yīng)將重要資料進(jìn)行備份存檔，以方便部門(mén)內(nèi)部

的資料借閱使用。

5.5.3移交時(shí)限：

5.5.3.1總部各中心/部門(mén)與總部行政管理部門(mén)需每月定期進(jìn)行一次內(nèi)部公文檔

案的移交工作，移交時(shí)間為次月1日至5日（遇節(jié)假日順延）；北京

地區(qū)項(xiàng)目公司每半年與總部行政管理部門(mén)進(jìn)行一次內(nèi)部公文檔案的移

交工作，移交時(shí)間為7月1日至5日、次年1月1日至5日（遇節(jié)假

日順延）；外埠項(xiàng)目公司每年移交一次，移交時(shí)間為次年1月1至10

日（遇節(jié)假日順延）。

5.6檔案的使用：

5.6.1公司工作人員及外單位人員借閱總部檔案文件的規(guī)定：

5.6.1.1公司工作人員因工作需要到總部檔案室借閱本部門(mén)檔案、資料，需辦

理借閱手續(xù)。

5.6.1.1.1借閱III級(jí)檔案文件只需在《檔案借閱查詢(xún)登記表》（附件8.8）登記即

可；

借閱特級(jí)、I級(jí)、II級(jí)的檔案文件需填寫(xiě)《檔案借閱審批表》（附件

8.6）,上報(bào)本單位第一負(fù)責(zé)人審核，按授權(quán)報(bào)總部主管領(lǐng)導(dǎo)審批

后，方可借閱。

5.6.1.1.2聲像檔案保存版一般不借用。如有特殊需要，需經(jīng)總部主管領(lǐng)導(dǎo)審

批方可借用。

5.6.1.2借閱人如需到總部行政管理部門(mén)調(diào)閱其他部門(mén)的檔案時(shí)，也需填寫(xiě)

《檔案借閱審批表》（附件8.6）,不同級(jí)別的檔案審批簽字程序同

5.6.1.1條款的規(guī)定。

5.6.1.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信（要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名

及聯(lián)系方式），經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱，不同級(jí)別的檔案審批簽

字程序同5.6.1.1.1條款的規(guī)定。

5.6.1.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司。

5.6.1.5檔案借閱人應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有

監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無(wú)缺，不得發(fā)生檔案的丟

失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損現(xiàn)象。

5.6.1.6檔案借閱人無(wú)權(quán)將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

5.6.1.7借閱機(jī)密檔案時(shí)，借閱人須保證檔案的機(jī)密性，合理利用，不得自行

復(fù)制，不得向第三方泄露信息。

5.6.1.8電子檔案僅限借閱光盤(pán)版，借閱人無(wú)權(quán)復(fù)制、修改,

5.6.1.9借閱人需要復(fù)制檔窠時(shí)，應(yīng)提出申請(qǐng)，檔案人員按規(guī)定予以復(fù)制。復(fù)

制件用后應(yīng)及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買(mǎi)賣(mài)。

5.6.1.10借閱的檔案必須及時(shí)歸還：

5.6.1.10.1特級(jí)、I級(jí)檔案借閱期限不得超過(guò)一個(gè)月，其他級(jí)別檔案不得超過(guò)

三個(gè)月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。

5.6.1.10.2檔案管理人員應(yīng)在借閱期滿前兩個(gè)工作日向借閱人下達(dá)《閱檔催還

通知書(shū)》（附件8.7）,借閱人應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)意見(jiàn)。

5.6.2總部檔案管理人員使用各項(xiàng)目公司及各中心的文件資料的規(guī)定：可復(fù)

制一份文件資料，填寫(xiě)《檔案移交收進(jìn)登記表》（附件8.5）,并將

復(fù)制件暫時(shí)保存在總部行政管理部門(mén)，待原件移交時(shí)，再用原件代替

復(fù)制件。

5.6.3同級(jí)不同部門(mén)之間文件資料的借閱規(guī)定：

可填寫(xiě)《工作聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

5.7檔案的鑒定：

5.7.1在移交資料時(shí)，進(jìn)行詳細(xì)檢查，對(duì)文件資料進(jìn)行初步鑒定，同時(shí)剔除

未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的無(wú)效文件。

5.7.2根據(jù)檔案文件內(nèi)容的機(jī)密等級(jí)程度，確定每份歸檔文件的保管期限。

5.7.3保管期限分類(lèi)

永久（縮寫(xiě)Y）

長(zhǎng)期16-50年（縮寫(xiě)C）分為兩種：16年（縮寫(xiě)為C16）,50年

（縮寫(xiě)為C50）

短期1-15年（縮寫(xiě)D）分為兩種：5年（縮寫(xiě)為D5）,15年

（縮寫(xiě)為D10）

5.7.4總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司檔案管理人員應(yīng)在每年的1月末完成對(duì)上

一年度內(nèi)登記存庫(kù)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析研究工作，并將其統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果

匯報(bào)至總部行政管理部門(mén)，總部行政管理部門(mén)的公文檔案主管負(fù)責(zé)檢

查、核實(shí)、匯總，并將匯總結(jié)果呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

5.8總部各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司檔案室應(yīng)每五年進(jìn)行一次檔案價(jià)值鑒定°

對(duì)于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實(shí)喪失了保存價(jià)

值，并將審核結(jié)果上報(bào)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.9檔案的處置

5.9.1檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后提出對(duì)部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)

領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對(duì)檔案進(jìn)行處置。

5.9.1.1如檔案尚存一定保存價(jià)值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

5.9.1.2如檔案已喪失保存價(jià)值的則應(yīng)予以銷(xiāo)毀。

5.9.2銷(xiāo)毀

5.9.2.1經(jīng)檔案管理人員鑒定銷(xiāo)毀的檔案須編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)（模板見(jiàn)附件

8.13),交部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后報(bào)總部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，簽

字確認(rèn)后方可銷(xiāo)毀。

5.9.2.2銷(xiāo)毀檔案的方法：

對(duì)于己批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可通過(guò)焚毀或采用碎紙機(jī)的方式進(jìn)行銷(xiāo)

毀，不得賣(mài)給廢品站或留做它用。

檔案的銷(xiāo)毀必須由兩名以上檔案管理人員共同進(jìn)行，銷(xiāo)毀人、監(jiān)毀

人要明確分工。

5.10檔案管理人員考核辦法：

5.10.1總部行政管理部門(mén)每半年對(duì)各中心/部門(mén)、項(xiàng)目公司的檔案管理情況進(jìn)

行檢查并對(duì)其檔案管理人員在資料移交、分類(lèi)歸檔、檔案管理等方面

進(jìn)行評(píng)比，檢查結(jié)果呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。

項(xiàng)目考核對(duì)象內(nèi)容指標(biāo)備注

1、編制檔案管理制度編制符合檔案管理基本要求及滿足

檔案制度建立、總部檔案管

2、檔案管理制度試行公司特殊要求的檔案管理制度，并

完善理人員

3、完善檔案管理制度不斷完善

1、收集準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，管理

能統(tǒng)一、有效、合理

2、移交工作能及時(shí)完成，且提供

1、檔案的收集及管理資料完整、清晰，無(wú)資料缺少

總部檔案管2、檔案資料的移交工作遺漏現(xiàn)象

理人員及各3、檔案的保管3、嚴(yán)格按照檔案的重要及機(jī)密程

檔案日常管理

中心/部門(mén)檔4、檔案的借閱利用度實(shí)行保管，保證檔案的安全

案管理人員5、檔案的統(tǒng)計(jì)4、檔案的借閱和共享利用能及

6、檔案的鑒定和處置時(shí)、有效

5、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確及時(shí)

6、有效保管有利用價(jià)值及參考價(jià)

值的檔案

1、符合公司的檔案室特點(diǎn)及檔案

1、建立檔案室的利用規(guī)則的管理要求

總部檔案管

檔案室建設(shè)2、存放和保管檔案2、檔案存放統(tǒng)一有序，保證檔案

理人員

3、檔案室的日常管理的安全

3、管理合理有效，便于利用

及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)信息，統(tǒng)一合理地管

1、項(xiàng)目公司檔案管理人員

對(duì)口管理和指導(dǎo)理檔案，管對(duì)本檔案管理辦法的對(duì)

總部檔案管2、各中心/部門(mén)文檔員

理人員口指導(dǎo)及培訓(xùn)

檔案管理工作流程圖

收集資料

各

級(jí)

責(zé)

任

單

位存入數(shù)據(jù)庫(kù)

裝盒

移交資料及目錄

審核、驗(yàn)收

檔

分類(lèi)歸檔

案

管

理

部編文件-號(hào)、案卷號(hào)

門(mén)

編目

存入數(shù)據(jù)庫(kù)

裝盒

借閱和利用

向上級(jí)移交或銷(xiāo)毀

處置

繼續(xù)保管

6.獎(jiǎng)懲條例：

6.1對(duì)未按制度規(guī)定執(zhí)行的人員每次進(jìn)行相應(yīng)的處罰，其中扣罰分?jǐn)?shù)與

《獎(jiǎng)懲管理制度》中相應(yīng)金額對(duì)應(yīng)。

6.1.1形成單位的檔案管理人員未按時(shí)向總部移交檔案資料的，給予相關(guān)責(zé)

任人行政扣罰2分。

6.1.2借閱人員在接到《閱檔催還通知書(shū)》（附件8.7）后，逾期不予回復(fù)

且未歸還檔案者，給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰2分。

6.1.3借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正

常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰2分；因保管不善造成檔案抽

拆、遺漏頁(yè)數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰5分；發(fā)生

丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給予相關(guān)責(zé)任人行

政扣罰10分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處置力度。

6.1.4私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰

5分；給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)

任人行政扣罰10分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰力度。

6.1.5借閱人員私自將所借檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息的，未給公司造

成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人行政扣罰5分；其行為導(dǎo)致后果嚴(yán)重并造

成經(jīng)濟(jì)損失的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給予行政扣罰10

分，并根據(jù)其造成損失的程度，加大處罰力度。

6.1.6對(duì)于能及時(shí)完成下表中檔案管理指標(biāo)的檔案管理人員，在評(píng)比中獲得

前三名者，予以公司內(nèi)部通報(bào)表?yè)P(yáng)，年度評(píng)比第一名可申報(bào)公司優(yōu)秀

員工評(píng)比，且予以記二分獎(jiǎng)勵(lì)。

6.1.7在資料移交過(guò)程中，對(duì)于未能在制度要求時(shí)限內(nèi)完成移交工作或完成

情況不符合要求，且無(wú)特殊原因而逾期一周仍未完成的人員，第一次

口頭警告，第二次書(shū)面警告，第三次予以通報(bào)其主管領(lǐng)導(dǎo)，超過(guò)三次

起，予以扣二分的行政處罰，扣減相應(yīng)薪金。年度累計(jì)超過(guò)記六分

者，酌情考慮調(diào)整其工作崗位。

6.1.8其他違反公司制度的行為，按《獎(jiǎng)懲管理制度》中相關(guān)規(guī)定或授權(quán)領(lǐng)

導(dǎo)批示意見(jiàn)執(zhí)行。

7.注意事項(xiàng)：

無(wú)

8.附件：

8.1文書(shū)檔案分類(lèi)

8.2聲像檔案分類(lèi)

8.3電子檔案分類(lèi)

8.4實(shí)物檔案分類(lèi)

8.5《檔案移交收進(jìn)登記表》

8.6《檔案借閱審批表》

8.7《閱檔催還通知書(shū)》

8.8《檔案借閱查詢(xún)登記表》

8.9《卷內(nèi)文件目錄表》

8.10《案卷目錄表》

8.11《卷末備考表》

8.12《閱檔催還通知書(shū)存根》

8.13《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》

《行政類(lèi)檔案管理制度VI.1》附件8.1

文書(shū)檔案分類(lèi)

序

重要及月密級(jí)別保管期限保管單位

號(hào)資料名稱(chēng)Q

特級(jí)I級(jí)II級(jí)HI級(jí)

公文：密級(jí)程度為機(jī)密V永總部

1公文：密級(jí)程度為機(jī)要V長(zhǎng)總部

公文：密級(jí)程度為普通V短總部

2會(huì)議紀(jì)要（紀(jì)要）V短總部

合同類(lèi)（合同）：其中涉及金額

V永總部

超過(guò)一千萬(wàn)的重要合同

3

其余合同V長(zhǎng)總部

4人事類(lèi)（人事）V長(zhǎng)總部

5組織機(jī)構(gòu)（組織）V永總部

6管理制度（制度）V永總部

法律、資質(zhì)文件（法資）：含營(yíng)

業(yè)執(zhí)照、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、V永總部

7銀行稅務(wù)登記等文件

公司章程等其余法律、資質(zhì)類(lèi)文

V永總部

件（法資）

8業(yè)務(wù)類(lèi)專(zhuān)業(yè)資料（專(zhuān)業(yè)）V長(zhǎng)各中心/項(xiàng)目公司

9媒體報(bào)道（剪報(bào)）V長(zhǎng)總部

10參考資料（參考）V短各中心/項(xiàng)目公司

11圖書(shū)、期刊、雜志（圖書(shū)）V短各中心/項(xiàng)目公司

12廣告宣傳資料（宣傳）V長(zhǎng)各中心/項(xiàng)目公司

13退件V短各中心/項(xiàng)目公司

14其他類(lèi)綜合文件資料（綜合）4短各中心/項(xiàng)目公司

《行政類(lèi)檔案管理制度VI.O附件8.2

聲像檔案分類(lèi)

重要級(jí)別

序號(hào)資料名稱(chēng)保管期限保管單位

I級(jí)II級(jí)III級(jí)

反映公司重大活動(dòng)、重大歷史面貌

1V永總部

的聲像材料

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本單位

2V永總部

重要公務(wù)活動(dòng)形成的聲像材料

公司組織或參加的重要外事活動(dòng)聲

3V永總部

像材料

4公司級(jí)別各種重要會(huì)議的聲像材料V永總部

記錄公司的重大事件、重大事故的

5V永總部

聲像材料

反映公司的重點(diǎn)工程項(xiàng)目、重大工

6V永總部

作成果的聲像材料

7反映公司工程項(xiàng)目進(jìn)度的聲像材料V永總部

公司先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的聲像

8V永總部

材料

10公司歷屆領(lǐng)導(dǎo)成員的照片V永總部

11榮獲各種榮譽(yù)性實(shí)物的照片V永總部

公司攝制的反映工作活動(dòng)的專(zhuān)題錄

12V長(zhǎng)總部

像，照片等

《行政類(lèi)檔案管理制度VI.O附件8.3

電子檔案分類(lèi)

重要級(jí)別

序號(hào)資料名稱(chēng)保管期限保管單位

I級(jí)n級(jí)in級(jí)

1項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)資料J永總部

2項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)策劃資料J永總部

3項(xiàng)目效果圖V永總部

4項(xiàng)目地形圖V永總部

5公司宣傳資料