實習生人事檔案管理制度

實習生人事檔案管理制度第一章總則為規(guī)范實習生人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本管理制度。實習生人事檔案是記錄實習生個人信息、實習經(jīng)歷、能力表現(xiàn)等重要資料，是公司人力資源管理的重要依據(jù)。第二章適用范圍本制度適用于公司所有實習生的檔案管理工作，包括實習生的招聘、入職、在職期間的表現(xiàn)記錄及離職后的檔案保存等環(huán)節(jié)。所有部門在處理實習生檔案時，均需遵循本制度的相關(guān)規(guī)定。第三章檔案的收集與歸檔實習生檔案的收集由人力資源部負責，具體內(nèi)容包括但不限于：實習生登記表、個人簡歷、實習協(xié)議、考核材料、培訓記錄、獎懲記錄、離職申請及其他相關(guān)材料。所有檔案材料需在實習生入職后一個月內(nèi)完成收集，并由人力資源部進行整理和歸檔。歸檔材料應確保字跡清晰、內(nèi)容完整，若發(fā)現(xiàn)不符合要求的材料，人力資源部有權(quán)要求實習生進行補充和修改。第四章檔案的保管實習生檔案由人力資源部專人負責保管，檔案應存放在專用檔案柜中，并采取防火、防潮、防盜等安全措施。檔案應逐一編號登記，每年進行一次全面檢查，確保檔案的完整性和安全性。檔案交接時需填寫交接清單，并由交接雙方簽字確認。檔案庫房應符合安全要求，非相關(guān)人員不得隨意進入。第五章檔案的查閱與借用實習生或其他相關(guān)人員如需查閱或借用檔案，需提前向人力資源部提出申請，并經(jīng)過審核批準。檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)部門負責人批準。查閱檔案時，需遵守保密規(guī)定，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃或拆換。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞檔案轉(zhuǎn)遞工作應嚴格按照規(guī)定進行。實習生在公司內(nèi)部調(diào)動時，檔案隨人轉(zhuǎn)遞，由人力資源部負責密封轉(zhuǎn)遞，禁止個人攜帶。轉(zhuǎn)遞檔案時需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機要途徑進行轉(zhuǎn)遞。對轉(zhuǎn)入的檔案，需及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)。第七章檔案的更新與維護實習生在實習期間，若有個人信息、實習表現(xiàn)等方面的變更，需及時向人力資源部報告。人力資源部應定期對檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和時效性。每年進行一次檔案信息的全面審核，確保所有檔案材料的完整性和有效性。第八章檔案的銷毀實習生檔案在保存期限結(jié)束后，需按照公司相關(guān)規(guī)定進行銷毀。銷毀前需進行審核，確保檔案中不含有重要信息。銷毀工作應由人力資源部負責，銷毀后需填寫銷毀記錄，并由相關(guān)人員簽字確認。第九章監(jiān)督與評估機制為確保本制度的有效實施，人力資源部應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和評估。評估內(nèi)容包括檔案的完整性、安全性、查閱效率等。評估結(jié)果應形成書面報告，并提出改進建議。公司管理層應定期召開會議，討論檔案管理工作中存在的問題及改進措施。附則本制度由人力資源部負