合同簽訂與履約跟蹤制度

合同簽訂與履約跟蹤制度一、前言合同是企業(yè)與合作伙伴之間的一項(xiàng)緊要法律文件，用于確定雙方權(quán)利和義務(wù)，保障合作的順利進(jìn)行。為了確保合同的簽訂和履約過程的規(guī)范性及時性和可追溯性，訂立本合同簽訂與履約跟蹤制度，以引導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的操作行為，加強(qiáng)合同管理，提高合同履約的效率和質(zhì)量。二、適用范圍本制度適用于全體公司員工，包含合同部門、采購部門、銷售部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等各相關(guān)部門的員工。三、合同簽訂流程1.合同申請（1）合同申請人員將填寫合同申請表格，供應(yīng)合同的基本信息和相關(guān)附件，如合同草案、商務(wù)談判記錄等，并向上級主管部門提交申請。（2）上級主管部門依據(jù)業(yè)務(wù)需要和合同金額等因素進(jìn)行審批，確定是否批準(zhǔn)合同簽訂。2.合同起草和修改（1）合同部門依據(jù)合同申請信息訂立合同草案。合同草案應(yīng)準(zhǔn)確、完整地包含合同的重要條款、義務(wù)和責(zé)任等。（2）合同起草人員將合同草案發(fā)送給相關(guān)部門和合作伙伴，征求看法和修改建議。（3）合同起草人員依據(jù)反饋看法進(jìn)行合同修改，并將修改后的合同版本重新發(fā)送給相關(guān)部門和合作伙伴確認(rèn)。（4）修改完成后，合同起草人員將經(jīng)過確認(rèn)的合同版本提交給上級主管部門審批。3.合同簽訂（1）經(jīng)上級主管部門審批通過的合同草案，確認(rèn)無誤后，合同起草人員將以書面形式發(fā)送給合作伙伴。（2）合同簽訂人員與合作伙伴進(jìn)行面對面的合同簽訂，并確保雙方在合同上簽字并加蓋公章。（3）合同簽訂后，合同簽訂人員將合同原件交給合同部門加蓋公司印章，并將電子合同存檔。4.合同備份與歸檔（1）合同部門負(fù)責(zé)將簽訂完成的合同進(jìn)行編號、備份和歸檔。合同歸檔應(yīng)依照統(tǒng)一的編碼規(guī)定進(jìn)行編號，確保合同的追溯性和檢索性。（2）合同部門及時將歸檔合同的信息錄入合同管理系統(tǒng)，并確保合同的電子存檔完整可信，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存檔。四、合同履約跟蹤1.履約信息登記（1）合同簽訂后，相關(guān)部門依據(jù)合同商定訂立履約計(jì)劃，并將計(jì)劃內(nèi)容錄入履約管理系統(tǒng)。履約計(jì)劃應(yīng)明確任務(wù)、責(zé)任人、執(zhí)行時間、履約要求等。（2）履約計(jì)劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生的緊要信息和資料，如履約報(bào)告、履約憑證等，應(yīng)及時歸檔和上傳至履約管理系統(tǒng)。2.履約監(jiān)督與評估（1）合同部門負(fù)責(zé)對履約情況進(jìn)行定期跟蹤和監(jiān)督，并協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，及時解決履約中顯現(xiàn)的問題和糾紛。（2）合同履約情況應(yīng)定期進(jìn)行綜合評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改措施，并與相關(guān)部門共同落實(shí)改進(jìn)措施。3.更改和解除合同（1）若在履約過程中需要對合同進(jìn)行更改或解除，相關(guān)部門應(yīng)依據(jù)合同商定和法律規(guī)定進(jìn)行合規(guī)操作，并及時通知合同部門進(jìn)行相應(yīng)的更改和歸檔。（2）合同部門應(yīng)及時記錄更改和解除合同的情況，并對合同相關(guān)信息進(jìn)行更新和調(diào)整。五、合同管理責(zé)任1.合同管理部門（1）合同管理部門負(fù)責(zé)訂立和監(jiān)督合同簽訂與履約跟蹤制度的實(shí)施，并對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和引導(dǎo)。（2）合同管理部門負(fù)責(zé)歸檔、管理和維護(hù)合同相關(guān)文件和資料，并定期進(jìn)行合同歸檔的檢查和審查。2.相關(guān)部門（1）各相關(guān)部門應(yīng)依照本制度規(guī)定的流程和要求，搭配合同管理部門的工作，確保合同簽訂和履約的質(zhì)量和效率。（2）各相關(guān)部門應(yīng)及時上報(bào)合同簽訂和履約情況，搭配合同管理部門進(jìn)行合同履約的跟蹤和評估。3.公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視合同管理工作，鼓舞和支持合同管理部門和相關(guān)部門的工作，確保合同簽訂和履約的順利進(jìn)行，并對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和評估。六、懲罰措施對于未依照本制度要求進(jìn)行合同簽訂和履約的違規(guī)行為，依據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，將采取相應(yīng)的懲罰措施，包含但不限于口頭警告、書面警告、記過、記大過、降職、解聘等。七、監(jiān)督與改進(jìn)公司將建立合同管理制度的監(jiān)督和改進(jìn)機(jī)制，定期對合同簽訂和履約過程進(jìn)行評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議，不絕完善合同管理制度的執(zhí)行效果和效率。八、附則本制度自頒布之日起執(zhí)