體系文件編寫(xiě)要求

體系文件編寫(xiě)要求2021/6/2712021/6/2722021/6/2732021/6/2742021/6/2752021/6/2762021/6/2772021/6/2782021/6/2792021/6/2710一、管理手冊(cè)的編寫(xiě)二、程序文件的編寫(xiě)2021/6/2711程序文件的編寫(xiě)4．1環(huán)境管理程序文件的作用、內(nèi)容和格式4．1．1環(huán)境管理程序文件的功能和作用1程序和程序文件的內(nèi)涵

程序是為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定的途徑，形成文件的程序我們稱其為“書(shū)面程序”或“文件化程序”。編寫(xiě)環(huán)境管理程序就是將組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中重復(fù)出現(xiàn)的與環(huán)境管理有關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的客觀要求規(guī)定為標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范的工作方法。程序文件是手冊(cè)的支持性文件，它使環(huán)境管理活動(dòng)程序化、文件化、規(guī)范化，使各項(xiàng)活動(dòng)處于良好的受控狀態(tài)，從而避免了由于缺乏文件指導(dǎo)而出現(xiàn)的經(jīng)驗(yàn)主義和偶爾得失。

程序文件包含環(huán)境管理體系中一個(gè)邏輯上相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)容，它既可以針對(duì)環(huán)境管理體系的一個(gè)要素，也可以針對(duì)要素中的一個(gè)部分，或是對(duì)幾個(gè)要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)進(jìn)行闡述。程序文件的側(cè)重點(diǎn)在于規(guī)范要素或活動(dòng)的職能和控制要點(diǎn)，一般不涉及純技術(shù)細(xì)節(jié)。在編寫(xiě)程序文件時(shí)，通常包括該項(xiàng)活動(dòng)的目的和范圍、做什么、由誰(shuí)來(lái)做、以及何時(shí)、何地、如何做，以及使用何種材料、設(shè)備和文件，如何進(jìn)行記錄等，即遵循所謂的“5W”和“1H”的原則，其最終的目的是作為組織實(shí)施環(huán)境管理的準(zhǔn)則，減少或防止各項(xiàng)活動(dòng)所造成的或可能造成的環(huán)境影響，確保組織環(huán)境方針和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。2021/6/27122021/6/27132程序文件的作用程序文件是環(huán)境管理體系文件的重要組成部分，其功能和作用概括如下：l

程序文件是對(duì)手冊(cè)的進(jìn)一步細(xì)化和展開(kāi)。環(huán)境管理手冊(cè)是體系的綱領(lǐng)性文件，其規(guī)定的內(nèi)容和要求往往比較原則和概括，是對(duì)環(huán)境管理體系概貌和輪廓的宏觀描述，一般操作性不強(qiáng)。而程序文件則是將手冊(cè)中不便詳述的對(duì)活動(dòng)和過(guò)程的要求，作出詳細(xì)規(guī)定，使其更具可操作性。l

程序文件的有效實(shí)施能夠充分體現(xiàn)組織環(huán)境管理體系的強(qiáng)大功能，直接影響到組織環(huán)境行為的最終改善，因而程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和詳略程度一般都由組織根據(jù)實(shí)際情況自行決定，應(yīng)充分考慮組織任務(wù)的復(fù)雜性、執(zhí)行活動(dòng)的人員的水平、能力、技術(shù)和培訓(xùn)情況，應(yīng)以確保環(huán)境因素和各項(xiàng)環(huán)境管理活動(dòng)準(zhǔn)確而有效的受控為宜。l

程序文件是組織內(nèi)部科學(xué)的管理制度，是各級(jí)各類人員必須遵照?qǐng)?zhí)行的法規(guī)性文件；同時(shí)，它也是組織對(duì)其員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核的基本內(nèi)容和指導(dǎo)、檢查、改進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)，另外還是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)實(shí)施外部審核的依據(jù)之一。2021/6/27144．1．2環(huán)境管理程序文件的內(nèi)容及格式要求組織編制環(huán)境管理程序文件時(shí)，由于其每一項(xiàng)活動(dòng)或要素的性質(zhì)、內(nèi)容和控制要點(diǎn)各不相同，因而程序的內(nèi)容也不盡相同。在格式要求方面，應(yīng)力求采用相同的格式編制每一個(gè)文件化的程序，這樣便于使用者熟悉體系每項(xiàng)要求的固定格式，也體現(xiàn)了體系的完整性和規(guī)范性。通常，程序文件的內(nèi)容包括以下項(xiàng)目：2021/6/2715l

文件編號(hào)和標(biāo)題程序文件的編號(hào)應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)體系要素的編號(hào)以及組織活動(dòng)的層次進(jìn)行編排，同一層次的程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便標(biāo)識(shí)。標(biāo)題應(yīng)明確體現(xiàn)組織開(kāi)展的活動(dòng)及其特點(diǎn)，例如：“環(huán)境監(jiān)測(cè)和測(cè)量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相關(guān)方環(huán)境行為控制程序”等，使活動(dòng)的性質(zhì)一目了然。l

目的和適用范圍簡(jiǎn)要說(shuō)明開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)的目的以及該項(xiàng)程序的適用范圍。l

術(shù)語(yǔ)和定義對(duì)本程序中所使用的專用名詞術(shù)語(yǔ)給出明確的定義和解釋。l

職責(zé)和權(quán)限結(jié)合實(shí)際工作業(yè)務(wù)流程，指明實(shí)施該項(xiàng)程序的主管部門(mén)、參與配合部門(mén)各自的職責(zé)和權(quán)限以及相互之間的接口關(guān)系。l

工作程序這是程序文件的核心內(nèi)容，應(yīng)列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的具體步驟，保持合理的編排順序，明確活動(dòng)的輸入、轉(zhuǎn)化和輸出；明確各項(xiàng)關(guān)聯(lián)活動(dòng)之間的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)要素由誰(shuí)來(lái)干，何時(shí)、何地干什么、如何干以及最終要達(dá)到的效果，對(duì)于所形成的記錄和報(bào)告也應(yīng)加以明確，此外，對(duì)一些例外情況下須采取的措施也應(yīng)作出規(guī)定。使用業(yè)務(wù)流程圖、信息傳遞圖或物流圖等方式是一種較好的方法，這樣做往往比單純的文字?jǐn)⑹龈訙?zhǔn)確和易于理解。l

相關(guān)文件指明或引用與本程序相關(guān)聯(lián)的文件，明確接口和查詢路徑。l

相關(guān)記錄和報(bào)告明確實(shí)施該程序時(shí)所產(chǎn)生的記錄表式和報(bào)告，包括其名稱和編號(hào)；規(guī)定記錄的保存方式、保存部門(mén)和保存期限等。2021/6/2716在編寫(xiě)程序文件時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：l

充分利用現(xiàn)有程序首先應(yīng)清理和分析組織現(xiàn)有的管理制度和操作規(guī)范。因?yàn)榻M織原有的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章中有很多是長(zhǎng)期以來(lái)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是行之有效的慣例和做法，這些都是制定程序文件的可選素材，應(yīng)該本著吸收和接納的態(tài)度充分加以應(yīng)用。當(dāng)然不可避免也會(huì)存在一些不足，因此，對(duì)原有組織的各種管理文件在保證環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的前提下，按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行分類、整理和分析，取其有用、刪除無(wú)關(guān)、改寫(xiě)并補(bǔ)充不完善是十分必要的，應(yīng)摒棄那種拋開(kāi)原有、一切從零開(kāi)始或是缺乏必要策劃，上來(lái)就胡亂編寫(xiě)文件的做法。l

全面策劃、通盤(pán)考慮，把握程序文件之間的系統(tǒng)性和相關(guān)性編寫(xiě)程序文件時(shí)，應(yīng)對(duì)程序文件的數(shù)量、每個(gè)程序文件的詳略程度、篇幅及其內(nèi)容進(jìn)行全面的策劃，應(yīng)保證在能夠?qū)崿F(xiàn)控制的前提下，使程序文件數(shù)量越少越好，每個(gè)程序的描述篇幅越精練越好。程序文件重在程序化，強(qiáng)調(diào)闡明要素運(yùn)行的職責(zé)和方法即可，同時(shí)應(yīng)具備可操作性和可檢查性，還要提出明確的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)力求簡(jiǎn)潔明了，容易判斷和理解，不應(yīng)追求過(guò)于繁瑣的文件形式，應(yīng)保證每個(gè)程序之間有必要的銜接，避免相同的內(nèi)容在不同程序之間有較大重復(fù)。因此，編寫(xiě)文件開(kāi)始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推薦的做法。l

注意可操作性應(yīng)廣泛征求各