《Office高級應用教程》課件-第2章 Excel電子表格的制作

Office2010實戰(zhàn)篇學習目標：工作簿和工作表的創(chuàng)建、修改等基本操作

對工作表進行美化理解常用的函數(shù)并能夠靈活應用

根據(jù)需求創(chuàng)建圖表對數(shù)據(jù)進行綜合分析熟練使用透視圖和透視表第2章Excel電子表格的制作學習難點：絕對地址和相對地址的引用常用函數(shù)的使用，包括sumif()，sumifs()，countif()，countifs()，if()，vlookup()數(shù)據(jù)的高級篩選

數(shù)據(jù)的分類匯總數(shù)據(jù)透視表和透視圖的創(chuàng)建

Excel2010和以往的版本相比，界面布局上有了比較明顯的調(diào)整，同時提供了全新的分析和可視化工具，具有更多的計算、管理和共享信息功能，幫助用戶跟蹤和突出顯示重要的數(shù)據(jù)趨勢。Excel2010可以使用單元格內(nèi)嵌的迷你圖及帶有新迷你圖的文本數(shù)據(jù)獲得數(shù)據(jù)的直觀匯總，使用新增的切片器功能快速、直觀地篩選大量信息，并增強了數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖的可視化分析，用戶也可以將文件上傳到網(wǎng)站與其他人協(xié)同工作。不論是一般的數(shù)據(jù)統(tǒng)計或是財務報表生成，Excel2010都可以更高效、更靈活地實現(xiàn)目標。2.1認識Excel20102.1.1Excel2010工作界面

在功能區(qū)、選項卡、實時預覽、增強的屏幕提示、快速訪問工具欄等處，都有比較大的變化，如圖2-1所示。圖2-1中①-④分別對應的是選項卡、功能區(qū)、組、對話框啟動器。

①

②④③

1.1.2Execl2010新增功能Word2010新增功能有：（1）迷你圖（2）改進的透視表（3）改進的篩選功能（4）共同協(xié)作的新方式（5）快速訪問工具欄1.1.2Execl2010新增功能（1）迷你圖

Excel2010新增了迷你圖功能，可以幫助用戶在工作表數(shù)據(jù)的基礎上進行數(shù)據(jù)展示并對趨勢做出比較。（2）改進的透視表1.1.2Execl2010新增功能

Excel2010中的透視表性能提高。當處理大量數(shù)據(jù)，例如進行排序和篩選數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)時，將得更快的結(jié)果。在Excel2010，可以向數(shù)據(jù)透視表中的標簽下填充，這樣更輕松地使用數(shù)據(jù)透視表，也可以重復數(shù)據(jù)透視表以顯示所有行和列中的項目字段標題的嵌套中的標簽等。1.1.2Execl2010新增功能（3）改進的篩選功能

Excel2010在篩選功能上也有一些改進，新的搜索篩選器篩選Excel表、數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖中的數(shù)據(jù)時，可以使用新的搜索框，幫助用戶找到所需的較長的列表中。1.1.2Execl2010新增功能（4）共同協(xié)作的新方式

Excel在2010版本中，有一個很大的特點是支持多人協(xié)作的辦公方式，可以支持不同的人從不同的位置同時編輯工作簿。大家只需是一種免費的WindowsLive帳戶就可以同時創(chuàng)作與其他人的工作簿。這為用戶實際的工作使用帶來了很大的便利。1.1.2Execl2010新增功能（5）快速訪問工具欄

Excel2010為用戶新增了快速訪問欄，位于標題欄的上部左側(cè)位置，默認狀態(tài)包括保存、撤銷、恢復三個基本的常用命令，用戶可以根據(jù)自己工作的需要，添加常用命令置于快速訪問工具欄中，方便使用，這也是快速工具欄的設置意義。2.2創(chuàng)建“學生檔案”工作簿學習目標：

掌握工作簿的新建、隱藏、保護的方法掌握工作簿的共享、修訂、批注的方法掌握工作表的新建、重命名和修改標簽的方法掌握工作表的復制、移動、保護和隱藏的方法對工作窗口的靈活控制區(qū)分工作簿和工作表的關(guān)系2.2.1工作簿的基本操作1.創(chuàng)建工作簿的方式創(chuàng)建空白工作簿：雙擊“空白工作簿”，可創(chuàng)建空白工作簿，默認工作簿有3張工作表，可以根據(jù)需要創(chuàng)建最多255個工作表。最近打開的模板：可以快速選擇最近打開的模板。樣本模板：樣本模板中是excel內(nèi)置的常用模板，比如，貸款分期付款模板、個人月預算模板、考勤卡模板等。我的模板：某些情況下，用戶經(jīng)常會使用固定格式的工作簿文件，為了提高工作效率，可以將使用頻率高的工作簿文件保存為模板，方便以后使用，這就是“我的模板”。根據(jù)現(xiàn)有內(nèi)容新建：首先選擇一個已有的模板，根據(jù)需要，在模板上繼續(xù)新建內(nèi)容。2.2.1工作簿的基本操作2.保存工作簿快速保存：“快速保存”按鈕位于快速工具欄最左側(cè)或者“文件”選項卡下。另存為：“文件”選項卡下的“另存為”按鈕，可以對文件名、保存類型、是否加密等常規(guī)選項進行設置。Tips：新建文件初次保存時，可直接點擊“快速保存”按鈕保存，并設置文件的保存名稱和存儲位置。非新建文件，如果不改變文件名稱和存儲位置，可選擇“快速保存”按鈕保存文件，如果要更改文件名稱和文件存儲位置，則要用“另存為”的方式保存，方可修改。2.2.1工作簿的基本操作3.設置工作簿密碼

如果Excel中的數(shù)據(jù)需要保密或者不允許修改，可以通過為工作簿設置密碼，來保護這些數(shù)據(jù)。工作簿的密碼分為“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”，設置方式如下：（1）打開“另存為”對話框，點擊“保存”左邊的“工具”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“常規(guī)選項”。（2）打開“常規(guī)選項”，用戶可以根據(jù)自己的實際情況，設置密碼。2.2.2對工作簿隱藏和保護1.隱藏工作簿隱藏工作簿：點擊“視圖”選項卡，在“窗口”組中，選擇“隱藏”按鈕，可以將當前工作簿隱藏起來。

2.2.2對工作簿隱藏和保護1.隱藏工作簿取消隱藏工作簿：點擊“視圖”選項卡，在“窗口”組中，選擇“取消隱藏”按鈕，會彈出一個“取消隱藏”對話框，用戶選擇需要取消隱藏的工作簿名稱即可。

2.保護工作簿2.2.2對工作簿隱藏和保護“結(jié)構(gòu)”復選框：禁止對工作簿的結(jié)構(gòu)進行修改。這里的結(jié)構(gòu)是指的對工作簿中包含的工作表的修改，比如修改工作表的名字、位置、移動工作表等。“窗口”復選框：禁止修改工作簿窗口的位置和大小。比如移動工作簿的位置等。密碼（可選）：此項可選擇設置或者不設置。不設置密碼時，任何人都可以取消對工作簿的保護；設置密碼以后，一旦工作簿設置了保護，如果想取消保護，必須要輸入密碼方可。

工作簿和工作表的關(guān)系:

工作簿和工作表的關(guān)系可以理解為一本書和書里的頁面，工作簿就是一本書，而工作表就是書里的一張張紙，一個工作簿（書）最多可以有255個工作表（紙）。2.2.3工作表的基本操作1.新建工作表

每個新建的空白工作簿會自動生成3張工作表，如若再新建工作表，執(zhí)行以下操作：（1）選定一張工作表，在其名稱上點擊鼠標右鍵，彈出的快捷菜單中選擇“插入”。2.2.3工作表的基本操作（2）在彈出的“插入”對話框中，選擇“工作表”，完成新建工作表的過程。新插入的工作表都是在當前選定工作表的左側(cè)。

2.工作表命名2.2.3工作表的基本操作

工作表默認的名稱都是“Sheet*”，星號“*”用阿拉伯數(shù)字表示，是工作表的序號。用戶如若需要對工作表重新命名，可以在工作表標簽上點擊鼠標右鍵，點擊“重命名”，輸入名稱后按“Enter”鍵確定；或者鼠標左鍵雙擊工作表標簽，標簽名稱將被選中，輸入新的名稱，按“Enter”鍵確定即可。3.工作表標簽的修改

工作表標簽默認為白色，為了突出顯示，用戶可以自行設置不同的顏色。選中標簽，點擊鼠標右鍵，在彈出的選項卡里選擇“工作表標簽顏色”，根據(jù)需要，選取適合的顏色。2.2.3工作表的基本操作4.刪除工作表

需要刪除工作表時，在工作表標簽右擊，點擊刪除，即可刪除選定的工作表.1.復制或移動工作表

光標定位在待復制或移動的工作表上，點擊鼠標右鍵，選擇“移動或復制”按鈕會彈出“移動或復制工作表”的對話框。

將選定工作表移至工作簿：用于確定當前選定的工作表移動或者復制到哪個工作簿，在下拉選框里，可以選擇對應已經(jīng)打開的工作簿的名稱。下列選定工作表之前：確定移動或者復制的工作表在工作簿中與其他工作表之間的位置。建立副本：勾選該復選框，表示對當前選定工作表進行復制操作；未勾選，表示對當前選定工作表不復制，只進行移動位置的操作。2.2.4對工作表的復制或移動、保護、隱藏2.保護工作表

其實，保護工作表和保護工作簿類似，都可以設置保護和取消保護，也可以設置密碼。但他們的區(qū)別也是很大的。保護工作簿保護的是工作簿的窗口或者結(jié)構(gòu)，工作表屬于工作簿的一個組成部分，也就是工作簿結(jié)構(gòu)的一部分。一旦設置了工作簿保護，那么就不能再添加刪除工作表，只有解除保護后，才能進行操作。但是即使在工作簿受保護的情況下，工作表里的數(shù)據(jù)卻是可以修改的。而工作表保護，保護的是工作簿里一個工作表中的數(shù)據(jù)，也就是說，一旦工作表的某個區(qū)域被保護，那么這個區(qū)域里的數(shù)據(jù)就不能被編輯。2.2.4對工作表的復制或移動、保護、隱藏2.2.5工作窗口的視圖控制

在實際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一個問題，打開一張Excel表，數(shù)據(jù)量很大，一個窗口很難全部顯示出來，這時，如果合理地運用窗口視圖控制，將對我們觀看Excel數(shù)據(jù)有很大的幫助。在Excel“視圖”選項卡下，有一個“窗口”的組合，包含“新建窗口”、“全部重排”、“凍結(jié)窗口”等命令。2.2.5工作窗口的視圖控制l新建窗口：打開一個包含當前文檔視圖的新窗口。新建窗口，實際就是建了一個原窗口的副本，一個原工作簿的副本。不同在于新建窗口和原窗口的名稱不同。為“學生檔案”創(chuàng)建新建窗口，則會生成“學生檔案：2”的新窗口。l全部重排：可以由用戶自己設定窗口的排列方式，同時查看所有打開的窗口。l凍結(jié)窗格：當工作表的數(shù)據(jù)量很大，需要不斷滑動水平或垂直滾輪才能看到數(shù)據(jù)。隱藏窗口：隱藏當前窗口，使其不可見。若要重新顯示該窗口，單擊“取消隱藏”按鈕即可。2.2.4對工作表的復制或移動、保護、隱藏

其中凍結(jié)窗口有三個選項：“凍結(jié)拆分窗格”、“凍結(jié)首行”、“凍結(jié)首列”。①“凍結(jié)拆分窗格”，首先需要用戶選定某個單元格，而該單元格上方的行和左側(cè)的列將被鎖定在范圍內(nèi)；②“凍結(jié)首行”，是將工作表的首行凍結(jié)，鼠標滾輪的滑動不會影響首行的數(shù)據(jù)顯示，這適合使用有很多行數(shù)據(jù)的情況下，第一行數(shù)據(jù)顯示的是諸如“學號”、“姓名”這樣的行標題，當進行“首行凍結(jié)”后，行標題可以始終顯示，用戶對數(shù)據(jù)就能始終看到對應的信息。③“凍結(jié)首列”，是將工作表的首列凍結(jié)，鼠標滾輪的滑動不會影響首列的數(shù)據(jù)顯示，適合用在列標題固定的情況下，方便用戶使用獲得列標題的信息。2.3美化“學生檔案”工作簿學習目標：能快速手動輸入數(shù)據(jù)掌握從外部導入數(shù)據(jù)的方法掌握數(shù)據(jù)格式化和表格外美化的方法掌握Excel中迷你圖的創(chuàng)建方法2.3.1手動輸入數(shù)據(jù)1.快速填充數(shù)據(jù)利用填充柄快速填充數(shù)據(jù)新建序列（1）直接輸入。打開“自定義序列”，在“輸入序列”輸入新的序列項“春天，夏天，秋天，冬天”，點擊“添加”即可。（2）從外部導入。在工作表中連續(xù)的單元格內(nèi)，分別輸入新的序列項“計算機1班，計算機2班，計算機3班，計算機4班”，點擊“從單元格中導入序列”右邊的區(qū)域圖標，選擇A1：D1區(qū)域，點擊“導入”，即可添加新序列。利用填充命令快速填充數(shù)據(jù)2.設置數(shù)據(jù)的有效性

在Excel的數(shù)據(jù)輸入中，為了避免輸入失誤，用戶可以通過數(shù)據(jù)有效性進行輸入規(guī)則設置，如果輸入信息時違反了規(guī)則，可以發(fā)出提示，這樣用戶就可以及時改正錯誤，提高數(shù)據(jù)輸入的準確性。2.3.1手動輸入數(shù)據(jù)2.設置數(shù)據(jù)的有效性（1）選定“數(shù)據(jù)”選項卡，在“數(shù)據(jù)工具”組中，選擇“數(shù)據(jù)有效性”的右下角倒三角圖標，彈出的下拉條中有三個選項，分別是“數(shù)據(jù)有效性”、“圈釋無效數(shù)據(jù)”、“清除無效數(shù)據(jù)標識圈”。（2）選擇“數(shù)據(jù)有效性”，彈出數(shù)據(jù)有效性對話框，該對話框有四個選項卡，分別是對輸入規(guī)則的設置，包括輸入數(shù)據(jù)的規(guī)則是什么，輸入的信息是什么，輸入錯誤時，發(fā)出什么警告。分別設置完成后，點擊確定，數(shù)據(jù)有效性的設置就完成了，當數(shù)據(jù)輸入沒有按照規(guī)則執(zhí)行，即會提出警示。2.3.1手動輸入數(shù)據(jù)2.3.2外部數(shù)據(jù)的導入1.導入文本數(shù)據(jù)分隔符號：說明數(shù)據(jù)源.txt文件中的各列用什么符號分隔開的，在向?qū)У诙揭x擇分隔的符號，比如逗號、分號、制表符等；固定寬度：說明數(shù)據(jù)源.txt文件中各列之間的寬度，在向?qū)У诙娇梢赃x擇固定寬度的大小?！肮潭▽挾取焙汀胺指舴枴辈粫瑫r被選擇。“固定寬度”一般被用在指定列與列之間的分隔中。導入起始行：將數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)從第幾行開始導入。學生基本信息表是從數(shù)據(jù)源的第一行數(shù)據(jù)開始獲取，因此，在這里選擇默認行數(shù)“1”。文件原始格式：確定數(shù)據(jù)源的文件格式。1.數(shù)據(jù)格式化2.3.3設置單元格格式常規(guī)型：不包含任何特定的數(shù)據(jù)類型。系統(tǒng)會根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動設置數(shù)據(jù)格式。數(shù)值型：能夠參與數(shù)值計算的數(shù)字，比如表示分數(shù)的“100、90”。數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中靠右顯示。日期型：將日期和時間系列數(shù)數(shù)值顯示為日期值。表示日期類型數(shù)據(jù)的格式。如“2017/9/4”，表示2017年9月4日。貨幣型：用于表示一般的貨幣數(shù)值。如￥500，表示人民幣500圓。1.數(shù)據(jù)格式化2.3.3設置單元格格式文本型：字符串或者不參與數(shù)值計算計算機的數(shù)字，比如中文字符“你好”、英文字符“HI”或者“用阿拉伯數(shù)字表述的身份證號碼、學號”等都是屬于文本型數(shù)據(jù)。文本型數(shù)據(jù)在單元格中居左顯示。如果要輸入數(shù)字型文本，可以在數(shù)字左上角添加單引號“’”。如要表示字符串“2017”，可以在單元格中輸入“2017”。2.對齊方式設置文本對齊方式：文本對齊分為水平對齊和垂直對齊。水平對齊是單元格中的文本從水平方向的對齊方式，常用的有居左、居中、居右；垂直對齊是單元格中的文本垂直方式的對齊方式，常用的有頂端、居中和底端。文本控制方式：通過文本控制，讓單元格自動適合文本的大小，當文本的大小超出單元格大小時候，可以采用“文本自動換行”、“縮小字體填充”、“合并單元格”的方式，讓文本在單元格中顯示完全。2.3.3設置單元格格式1.添加表格邊框的方法通過“設置單元格格式”對話框添加。選中需要添加框線單元格，右擊鼠標，點擊“設置單元格格式”，在“邊框”選項卡中設置框線，單擊“線條”、“顏色”、“預置”、“邊框”可以對框線的外表進行設置。通過“添加框線”按鈕設置邊框。打開“開始”選項卡，在“字體”組中，找到“添加框線”按鈕，點擊按鈕的右下角箭頭，會彈出邊框添加的樣式，選擇需要添加的邊框樣式即可。鼠標繪制邊框。點擊“添加框線”按鈕，彈出的浮動面板上有一個“繪制邊框”組，這里可以用鼠標繪制邊框，擦出邊框，設置邊框的顏色和線型等。選擇繪制邊框，鼠標會變成一個簽名，就可以在選定區(qū)域范圍內(nèi)設置邊框。2.3.4設置表格外觀2.添加底紋的具體操作（1）選中B3：B62區(qū)域，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格”選項，在彈出的對話框中，選擇“填充”選項卡。（2）在“填充”選項卡中，設置背景色為藍色，點擊確定，底紋顏色設置完成。2.3.4設置表格外觀3.套用表格樣式

表格樣式是Excel自帶的一些格式集合。沒有套用樣式的區(qū)域為Excel的普通單元格區(qū)域，套用了樣式的區(qū)域為Excel的表區(qū)域，該區(qū)域可以直接用設置好的邊框和底紋，還可以進行快速的數(shù)據(jù)篩選運算。當為已有的表格添加新列時，Excel能自動套用已有格式，無需進行重新設置。2.3.4設置表格外觀3.套用表格樣式

（1）選擇需要套用表格樣式的數(shù)據(jù)區(qū)域。（2）點擊“開始”選項卡的“樣式”組，單擊“套用表格格式”按鈕。樣式庫里將已有的表格樣式分為淺色、中等深淺、深色三組，點擊一個樣式應用在所選擇的單元格區(qū)域。（3）選擇一個表格樣式后會彈出一個“套用表格樣式”對話框，如果勾選“表包含標題”，那么會在每個標題字段生成一個篩選，如果不勾選“表包含標題”，則標題行和非標題行呈現(xiàn)同樣的樣式，但是會在標題行上新生成一行作為數(shù)據(jù)篩選字段。2.3.4設置表格外觀2.3.4設置表格外觀

設定了樣式后，如果想取消樣式，可以點擊樣式區(qū)域，會出現(xiàn)“表格工具”選項卡，選擇“設計”下的“表格樣式”下拉箭頭，點擊“清除”按鈕，就可以清除樣式。默認的樣式選取后，都會生成篩選單元格，如果不想有篩選操作，可以點擊表格區(qū)域，這時會出現(xiàn)“表格工具”選項卡，找到“工具”組，選擇轉(zhuǎn)換為區(qū)域，這樣表格成為設計了樣式的普通區(qū)域。但是，一旦表格變成了普通區(qū)域，就不能再進行清除樣式操作了。2.3.4設置表格外觀如果已有的樣式不能滿足使用需要，用戶可以自己定義新的樣式。只要選擇“套用表格格式”下的“新建表”樣式，在其中進行設置即可。Tips：Excel在未運用表格樣式前，都是普通單元格區(qū)域，運用了表格樣式的區(qū)域為“表”區(qū)域，可以單獨設置該區(qū)域的表名。2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖（1）選擇“插入”選項卡的“迷你圖”組，該組中有三種迷你圖樣式，分別是直線圖、柱形圖、盈虧圖，三種樣式所呈現(xiàn)的圖案也在圖標的縮略圖上顯示出來，根據(jù)需要，選擇一種樣式。（2）選擇“折線圖”樣式后，會彈出“創(chuàng)建迷你圖”對話框。選擇要設置迷你圖的數(shù)據(jù)范圍和放置迷你圖的位置，點擊確定。（3）在存放迷你圖的單元格寫上需要的標題文字，讓用戶可以清晰的看到此迷你圖所顯示的內(nèi)容。1.新建迷你圖2.修改迷你圖

迷你圖設置完成后，點擊迷你圖，會在菜單欄上新增“迷你圖工具”選項卡，這個功能可以讓用戶對迷你圖進行外觀的修改等操作。包括迷你圖的類型修改、是否顯示標記點、顏色等。2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖2.修改迷你圖l編輯數(shù)據(jù)：點擊編輯數(shù)據(jù)的倒三角符號，可以重新設置迷你圖的數(shù)據(jù)范圍和迷你圖存儲位置。l類型：如果新建迷你圖時選的直線圖，發(fā)現(xiàn)效果不是很合適，這時可以在類型中修改成其他的折線圖類型。2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖2.修改迷你圖2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖顯示：“顯示”組中有六個端點，分別是“高點”、“低點”、“首點”、“尾點”、“負點”、“標記”，其中，“標記”是折線圖才有的選項?！帮@示”組的功能是給迷你圖的關(guān)鍵拐點著重顯示，讓用戶看到關(guān)鍵的信息。下面對比A、B、C三個迷你圖的外觀。三個迷你圖都采用同樣的數(shù)據(jù)源，區(qū)別在于A圖顯示“高點”和“低點”，B圖顯示“首點”和“尾點”，C圖無標記點對比效果如下：A圖B圖C圖2.修改迷你圖2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖樣式：迷你圖的外觀有折線或者柱狀圖的顏色以及標記點的顏色組成。樣式就是一個Excel自帶的迷你圖的外觀庫，用戶可以自己選擇自己喜歡的樣式直接使用，也可以在自定義迷你圖的顏色和標記的顏色。坐標軸：可以設置迷你圖橫坐標軸和中坐標軸的相關(guān)數(shù)據(jù)。2.3.5創(chuàng)建并編輯迷你圖3.刪除迷你圖

迷你圖的刪除需要進入“迷你圖工具”選項卡，在最后“分組”中點擊“清除”按鈕的右下角倒三角形，會彈出清除的內(nèi)容，選擇要清除的迷你圖即可。2.4計算“學生檔案”工作簿中的數(shù)據(jù)學習目標：區(qū)分絕對地址、相對地址的不同，合理引用絕對地址、相

對地址、混合地址掌握名稱定義的原則，能夠熟練應用理解常用的函數(shù)，能靈活應用2.4.1單元格引用Excel的單元格是行和列的交叉區(qū)域，是工作表組成的最基本單位。如果把每個單元格比作一個房子，每個房子都有可以讓我們找到他的地址，所以，每個單元格也有可以引用的地址。在引用單元格地址時，有兩種不同的方式，一種是絕對地址引用，一種是相對地址引用，還可以將絕對地址和相對地址混合起來引用。1.相對地址引用

引用的單元格地址不是固定地址，而是相對于所在單元格的相對位置。相對引用地址表示為“列標行號”，如A1。這就是類似于生活中我們要找某個地點，比如，在眼前有A、B、C、D四幢樓按順序在一條直線上，D樓的前一幢目標房子是C樓，C樓的前一幢目標房子是B樓，B樓的前一幢目標房子是A樓，目標房子隨著參照的房子變化而變化，這就是相對地址引用。

2.4.1單元格引用

相對地址引用舉例，在B1單元格輸入“=A1”，這表示在B1單元格中，以相對地址的方式引用A1單元格中的值，然后用填充柄向下拖動鼠標到第2行B2單元格，這時B2單元格自動復制B1單元格的公式，由于是相對地址引用，列標沒變，但是行數(shù)變了，所以，B2單元格的內(nèi)容變成“=A2”，引用的不再是A1單元格的內(nèi)容，而是變成了A2單元格內(nèi)容。如果此時選中B2，用填充柄向右拖動鼠標到B2右邊的單元格，也就是C2單元格，此時，由于行數(shù)沒變，列標變了，所以C2單元格就變成“=B2”。2.4.1單元格引用2.絕對地址引用

與當前的單元格位置無關(guān)。在復制公式時，如果不希望引用的位置發(fā)生變化，那么久要用到絕對引用，絕對引用是在引用的地址前插入符號“$”，表示為“$列標$行號”。同樣是在一條直線上的A、B、C、D四幢樓，我們指明去A樓，就是去A樓。絕對地址引用舉例比如，$A$1，表示單元格的列地址和行地址不隨著相對位置的改變而改變。絕對地址引用舉例，在B1單元格輸入“=$B$1”，這表示以絕對地址的方式引用B1單元格中的值，然后用填充柄向下拖動鼠標到第2行B2單元格，這時B2單元格自動復制B1單元格的公式，由于是絕對地址引用，雖然，行數(shù)變了，但是B2單元格顯示的是“=$A$1”，引用的還是A1單元格的內(nèi)容。2.4.1單元格引用3.混合地址引用

混合地址引用也是常用的一種單元格地址引用方式，即相對地址和絕對地址共同引用。比如，$A1就是混合地址引用，意思是列地址A不隨著相對位置的改變而改變，行地址1隨著相對位置的改變而改變?；旌系刂芬门e例，在B1單元格輸入“=$A1”，然后用填充柄向下拖動鼠標到第2行B2單元格，行數(shù)變了，而且行位置采用的是相對地址，所以B2單元格的內(nèi)容是“=$A2”；選中B2單元格，向右拖動鼠標到C2單元格，此時行數(shù)沒變，列數(shù)變了，但是由于列位置采用的絕對地址，所以C2單元格的內(nèi)容仍然是“=$A2”。2.4.1單元格引用

對Excel中單元格的引用，除了要區(qū)分是絕對引用和相對引用外，還要看看是否是當前工作表中的區(qū)域。如果是非當前工作表，需要指明被引用工作表的名稱，并在名稱前加“Sheet!”。比如，在當前學生成績表的B1單元格，絕對引用學生信息表A1單元格中的數(shù)據(jù)，那么，需要在學生成績表B1中寫“=Sheet!學生信息表$A$1”。4.非當前工作表中的單元格引用2.4.1單元格引用5.常見的單元格錯誤Excel單元格中常見的錯誤有幾種，可能是用戶在輸入時的失誤，或者在計算機數(shù)據(jù)時，沒有選擇正確的公式。單元格中顯示“#####”。說明單元格列寬不夠，輸入的數(shù)字、日期等數(shù)據(jù)長度超過了列寬。解決辦法是適當增加單元格列寬。單元格中出現(xiàn)“＃DIV/0！”錯誤信息。若輸入的公式中的除數(shù)為0，或在公式中除數(shù)使用了空白單元格（當運算對象是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值），或包含零值單元格的單無格引用，就會出現(xiàn)錯誤信息“#DIV/0！”。只要修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值即可解決問題。2.4.1單元格引用

單元格中出現(xiàn)“＃VALUE！”錯誤信息。此情況可能有以下幾個方面的原因之一造成：一是參數(shù)使用不正確；二是運算符使用不正確；三是當在需要輸入數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，由于Excel不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，也會出現(xiàn)該提示。這時應確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)是否正確，并且在公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。2.4.1單元格引用5.常見的單元格錯誤單元格中出現(xiàn)“#NAME？”錯誤信息。此情況可能是單元格中引用的地址名稱有錯或者公式名稱錯誤，將名稱修改正確即可。如下圖，sum函數(shù)名稱拼寫錯誤，所以報錯。2.4.1單元格引用5.常見的單元格錯誤2.4.2名稱的定義與引用

Excel中，數(shù)據(jù)引用是基礎，小到當前工作表的單元格數(shù)據(jù)引用，復雜到跨工作表某個區(qū)域的引用。如果只是引用當前工作表的某個單元格數(shù)據(jù)，用戶可以采用上文提到的單元格地址引用方式，如果需要引用某塊區(qū)域，就選中多個單元格。但是如果這塊區(qū)域被使用的頻率很高，每次都重新選取區(qū)域，會影響工作效率，這時，用戶可以采用名稱定義的方式，也就是將需要被多次引用的區(qū)域選中，設置一個名稱保存，今后每次使用這塊區(qū)域時，只要填選對應的區(qū)域名稱即可。Excel中對名稱的定義有嚴格的要求，只有按照如下規(guī)則命名，方可有效。名稱不能與單元格地址相同。名稱中不能包含空格。名稱字符不能超過255個字符。一般情況下，名稱應該便于記憶且盡量簡短，否則就違背了定義名稱的初衷。名稱中的字母不區(qū)分大小寫。名稱在其適用范圍內(nèi)必須始終唯一，不可重復。名稱中的第一個字符可以是漢子、字母，下劃線（_）或反斜杠（\）。名稱中的其余字符可以是字母、數(shù)字、句點和下劃線。1.名稱定義的規(guī)則2.4.2名稱的定義與引用2.為區(qū)域定義名稱

為選定區(qū)域定義名稱有三種常用的方式：第一種是通過“名稱框”快速創(chuàng)建所選區(qū)域的名稱；第二種最常用的是“名稱管理器”創(chuàng)建名稱；第三種是“根據(jù)所選內(nèi)容”創(chuàng)建名稱。2.4.2名稱的定義與引用2.為區(qū)域定義名稱通過“名稱框”快速創(chuàng)建名稱：“名稱框”位于編輯欄的左側(cè)，默認情況下，每個單元格都有一個名稱，比如選中A1單元格，在名稱框中就顯示“A1”，用戶可以在名稱框中雙擊修改名稱，輸入“_01”二字，輸入完成后，按“Enter”鍵，這樣名稱就修改完成后。修改前后如圖：名稱管理器創(chuàng)建：名稱管理器創(chuàng)建名稱是一種最常用的方法，在名稱管理器里，用戶可以看到之前創(chuàng)建的所有名稱，以及對應的區(qū)域。2.4.2名稱的定義與引用3.名稱的引用

對指定區(qū)域定義名稱之后，就可以通過使用名稱去引用這個名稱所表示的區(qū)域了。使用的方法如下：用戶若想選中某個名稱所引用的區(qū)域，可以點擊“名稱框”右邊的倒三角圖標，在彈出的已新建的名稱中，選中一個即可。如果在輸入公式時，需要引用某個名稱指定的區(qū)域，可以在選中單元格，在“公式”選項卡下點擊“用于公式”，選擇需要的區(qū)域名稱即可。2.4.2名稱的定義與引用4.名稱的修改和刪除

某個區(qū)域的名稱設置完成后，可以查看和修改，并且刪除。選擇“名稱管理器”，點擊“修改”或“刪除”按鈕，進行相應的操作即可。

2.4.2名稱的定義與引用公式是指在工作表中對數(shù)據(jù)進行分析計算的算式，可進行加、減乘、除等運算，也可以在公式中使用函數(shù)。公式從“=”號開始，根據(jù)運算符的優(yōu)先級，對數(shù)據(jù)進行計算，最后將運算結(jié)果返回到顯示結(jié)果的單元格中。2.4.3公式1.運算符算術(shù)運算符：參加數(shù)學運算的符號，包括加號（+）、減號（-）、乘號（*）、除號（/）、百分號（%）。如，3+2。文本運算符：將兩個或以上的字符串連接起來的符號。用“&”符號表示。如，“你”&“好”，連接之后的結(jié)果是“你好”。比較運算符：參與兩個數(shù)據(jù)之間比較的運算符。包括大于號（>）、小于號（<）、等于號（=）、大于等于號（>=）、小于等于號（<=）、不等號（<>）。通過比較運算符比較的兩個數(shù)據(jù)，最終結(jié)果是邏輯值，True或者False。如，3>2，判斷正確，返回True。2.4.3公式1.運算符引用運算符：是將單元格區(qū)域合并計算的符號，包括冒號（：）、逗號（，）。冒號是將兩個單元格之間的區(qū)域全部引用，如（A1:B5），表示選中A1到B5之間的全部單元格；逗號是將多個引用合并，如（A1，B5），表示選中A1和B5兩個單元格；空格是對單元格之間交叉的地方進行引用，如（A1:B5A1：B4），表示選中A1到B4之間的單元格。2.4.3公式2.運算符優(yōu)先級

Excel下，如果公式中只用了一種運算符，Excel會根據(jù)運算符的特定順序從左到右計算公式。如果公式中同時用到了多個運算符，Excel將按一定優(yōu)先級由高到低進行運算。另外，相同優(yōu)先級的運算符，將從左到右進行計算。運算優(yōu)先級從高到低依次是引用運算符、算術(shù)運算符、文本運算符，最后是比較運算符。若要更改順序，可將需要先進行運算的部分用“括號（）”括起來。2.4.3公式3.輸入公式的方法

Excel中，所有的公式要以“=”開頭，選中需要輸入公式的單元格，在單元格輸入數(shù)據(jù)、運算符、函數(shù)或者引用的單元格即可。輸入的公式必須是全英文狀態(tài)下的字符。如，現(xiàn)在要計算“學生成績表”中D1：K1單元格區(qū)域的和，具體的操作方法如下：2.4.3公式（1）選中“學生成績表”的L3單元格中，在編輯欄中輸入“=”（2）依次選中要求和的單元格D1、E1、F1、G1、H1、I1、J1、K1，單元格之間用“+”相連，公式為“=D1+E1+F1+G1+H1+I1+J1+K1”（3）點擊回車鍵，得到結(jié)果。公式和普通的數(shù)值一樣，可以通過填充柄的方式向下拖拽復制。4.復制公式的方法

Excel中公式的復制方法有很多種，常用的幾種包括拖動填充柄、復制粘貼等。拖動填充柄方式。這種情況類似填充柄填充數(shù)據(jù)，適合需要連續(xù)填充單元格的情況。操作方法如下：（1）選中要復制公式的單元格，將鼠標移動到單元格的有下角。（2）當鼠標變成“+”字狀時，按下鼠標左鍵拖動到指定位置即可。2.4.3公式復制粘貼方式。適合不連續(xù)的單元格公式復制，復制后，單元格引用位置不變。（1）點擊待復制的單元格，在公式編輯欄，選中待復制的公式，點擊鼠標右鍵，彈出的快捷菜單中，選擇“復制”。（2）點擊“Esc”鍵取消單元格選中。（3）點擊目標單元格，在公式編輯欄，點擊鼠標右鍵，彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”，復制之前的公式。2.4.3公式2.4.3公式Ctrl+C方式。適合不連續(xù)的單元格公式復制，復制后，單元格引用位置相對改變。（1）選擇待復制的單元格，按“Ctrl+C”鍵復制。（2）選擇目標位置單元格，按“Ctrl+V”鍵粘貼。Tips：如果只復制公式計算的結(jié)果，而不復制公式本身，可以選擇“數(shù)值粘貼”；如果Excel應用了表格樣式，只需在被計算列第一行的單元格輸入一次公式，即可將該公式運用在整列，可大大提高了數(shù)據(jù)處理效率。2.4.4

函數(shù)1.常用函數(shù)介紹簡單數(shù)學函數(shù)（1）絕對值函數(shù)：ABS(N)功能：求出參數(shù)的絕對值。參數(shù)說明：N表示需要求絕對值的數(shù)值或引用的單元格。應用：=ABS（-2）表示求-2的絕對值，返回結(jié)果是2（2）最大值函數(shù)：MAX(N1,N2,…)功能：求參數(shù)中的最大值。參數(shù)說明：參數(shù)至少一個，且必須是數(shù)值，最多可255個。應用：=MAX(A2:A6)返回值為6=MAX(A2:A6,1,8,9,10)，返回結(jié)果為102.4.4

函數(shù)（3）最小值函數(shù)：MIN(N1,N2,…)功能：求出各個參數(shù)中的最小值。參數(shù)說明：參數(shù)至少一個，且必須是數(shù)值，最多可包含255個。應用：如果A2：A4中包含數(shù)字3,5,6，則：=MIN(A2:A4)返回值是3=MIN(A2:A4,1,8,9,10)，返回結(jié)果是1，

如果參數(shù)中文本或邏輯值，則忽略（4）四舍五入函數(shù)：ROUND(N,num_digits)功能：按指定的位數(shù)num_digits對參數(shù)Number進行四舍五入。參數(shù)說明：參數(shù)N表示要四舍五入的數(shù)字；

Num-digits表示保留的小數(shù)位數(shù)。應用：=ROUND(227.568,2)，返回結(jié)果227.572.4.4

函數(shù)

（5）取整函數(shù)：TRUNC(N,[Num_digits])功能：將參數(shù)N的小數(shù)部分截去，返回整數(shù)。參數(shù)說明：將參數(shù)N的小數(shù)部分截去，返回整數(shù)；參數(shù)Num_digits為取精度數(shù)，默認為0應用：=TRUNC(227.568)，返回結(jié)果227

（6）向下取整數(shù)：INT(N)功能：將參數(shù)N向下取舍到最接近的整數(shù)，N為必需的參數(shù)。參數(shù)說明：N表示需要取整的數(shù)值或引用的單元格。應用：=INT(227.568)，返回結(jié)果為2272.4.4

函數(shù)求和函數(shù)（1）求和函數(shù)：SUM(N1,[N2],….)

功能：計算所有參數(shù)的和。

參數(shù)說明：至少包含一個參數(shù)N1,每個參數(shù)可以是具體的數(shù)值、

引用的單元格、數(shù)組、公式或另一個參數(shù)的結(jié)果。

應用：=Sum(A2:A10)是將單元格的所有數(shù)值相加

Tips：如果參數(shù)為數(shù)組或引用，只有其中的數(shù)字可以被計算，空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值將被忽略。2.4.4

函數(shù)（2）條件求和函數(shù)：SUMIF(Range,Criteria,[Sum_Range])功能：對指定的單元格區(qū)域中的符合一個條件的單元格求和。參數(shù)說明：Range必須的參數(shù)，條件區(qū)域，用于判斷的單元格區(qū)域；Cirteria必須的參數(shù),求和的條件,判斷哪些單元格將被用于

求和條件；Sum_Range可選參數(shù),實際求和區(qū)域,要求和的實際單元格、

區(qū)域或引用。應用：=SUMIF(B2:B10,”>5”)表示對B2:B10區(qū)域中大于5的數(shù)值求和=SUMIF(B2:B10,”>5”,C2:C10)表示在區(qū)域B2:B10中，查找大于5的單元格，并在C2:C10區(qū)域中找到對應的單元格進行求和2.4.4

函數(shù)（3）多條件求和函數(shù)：SUMIFS(Sum_Range,Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],….)功能：對指定單元格區(qū)域中的符合多組條件的實際單元格區(qū)域求和。參數(shù)說明：Sum_Range必須的參數(shù)，參加求和的實際單元格區(qū)域；Criteria_range1必須的參數(shù)，第一組條件中指定的區(qū)域；Criteria1必須的參數(shù)，第一組條件中指定的條件；Criteria_range2,Criteria2可選參數(shù)，第二組條件，還

可以有其他多組條件。應用：=SUMIFs(A2:A10,B2:B10,”>0”,C2:C10,”<5”)表示對A2:A10區(qū)域中符合以下條件的單元格的數(shù)值求和：B2:B10中的

對應數(shù)值大于0且C2:C10的相應數(shù)值小宇5。2.4.4

函數(shù)（4）積的函數(shù)：SUMPRODUCT(array1,array2,…)功能：先計算出各個數(shù)組或區(qū)域內(nèi)位置相同的元素之間的乘積，

然后再計算出他們的和。參數(shù)說明：可以是數(shù)值、邏輯值或作為文本輸入的數(shù)字的數(shù)組

常量，或者包含這些值的單元格區(qū)域，空白單元格

被視為0。應用：計算A、B、C三列對應數(shù)據(jù)乘積的和。2.4.4

函數(shù)求平均值函數(shù)（1）平均值函數(shù)：AVERAGE(N1,[N2],…)功能：對指定單元格區(qū)域求平均值參數(shù)說明：至少包含一個參數(shù)N1，每個參數(shù)可以是具體的數(shù)值、

引用的單元格、數(shù)組、公式或另一個參數(shù)的結(jié)果。應用：=AVERAGE（A2：A10）表示求A2：A10區(qū)域的平均值。2.4.4

函數(shù)（2）條件平均值函數(shù)：ERAGEIF(range,Criteria,[Average_range])功能：對指定單元格區(qū)域中符合條件的單元格求平均參數(shù)說明：Range必須的參數(shù)。進行條件對比的單元格區(qū)域；

Criteria必須的參數(shù)。求平均的條件；

Average_range可選的參數(shù)。要求平均值的實際單元格

區(qū)域。如果省略，會對從參數(shù)中指定的單元格求平均值。應用：=AVERAGEIF(B2:B10，“<4000”)表示對區(qū)域中小于4000的

數(shù)值求平均值。

2.4.4

函數(shù)（3）多條件平均值函數(shù)：AVERAGEIFS(Average_range,Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2]….)功能：對指定單元格區(qū)域中符合多組條件的單元格求平均值。參數(shù)說明：Average_range必須的參數(shù)，參加求平均的實際單元格區(qū)域。Criteria_range1必須的參數(shù)，第一組條件中指定的區(qū)域。Criteria1必須的參數(shù)，第一組條件中指定的條件；Criteria_range2,Criteria2可選參數(shù)。第二組條件，還可以有其

他多組條件。應用：=Averageifs(A2:A10,B2:B10,”>0”,C2:C10,”<5”)表示對A2:A10區(qū)

域中符合以下條件的單元格的數(shù)值求平均值：B2:B10中的相應數(shù)值大于

0、且C2:C10中對應的數(shù)值小于5。2.4.4

函數(shù)計數(shù)函數(shù)（1）計數(shù)函數(shù)：Count(V1,[V2]…)

功能：統(tǒng)計指定區(qū)域中包含數(shù)值的格式，只對包含數(shù)字的單元格

進行計數(shù)。

參數(shù)：至少包含一個參數(shù)，最多255

應用：=Count(A2:A10)表示統(tǒng)計單元格區(qū)域A2到A10中包含數(shù)值的

單元格的個數(shù)。（2）計數(shù)函數(shù)：CountA：(V1,[V2],…)功能：統(tǒng)計指定區(qū)域中不為空的單元格個數(shù)，可以對包含任何類型信息

的單元格進行計數(shù)。參數(shù)說明：至少包含一個參數(shù)，最多255應用：=CountA(A2:A10)表示統(tǒng)計單元格區(qū)域A2到A10中非空單元格的個

數(shù)。2.4.4

函數(shù)（3）條件計數(shù)函數(shù)：COUNTIF(RANGE,Criteria)功能：統(tǒng)計指定單元格區(qū)域中符合單個條件的單元格的個數(shù)。參數(shù)說明：Range必須的參數(shù)，計數(shù)的單元格區(qū)域。Criteria必須的參數(shù)，計數(shù)的條件，形式可以是數(shù)

字、表達式、單元格地址或文本。應用：=Countif(B2:B10,”>50”)，統(tǒng)計單元格區(qū)域B2:B10中

值大于50的單元格的個數(shù)。2.4.4

函數(shù)（4）多條件計數(shù)函數(shù)：

Countifs(ranege1,Criteria1,[ranege2,Criteria2])功能：統(tǒng)計指定單元格區(qū)域中符合多組條件的單元格的個數(shù)；參數(shù)說明：ranege1必須的參數(shù)。第1組條件中指定的區(qū)域；Criteria1必須的參數(shù)，第1組條件中指定的條件，

條件的形式可以為數(shù)字、表達式、單元格地址或文本；ranege2,Criteria2可選參數(shù)。應用：=COUNTIFS(A2:A10,”》50”,B2:B10,’’<100”)表示統(tǒng)

計同事滿足以下條件的單元格所對應的行數(shù)：A2：A10區(qū)

域中大于50的單元格且B2:B10區(qū)域中小于100的單元格。2.4.4

函數(shù)日期時間函數(shù)（1）當前日期和時間函數(shù)：Now()

功能：返回當前系統(tǒng)日期和實踐

參數(shù)說明：不需要參數(shù)

應用：=Now（）（2）當前日期函數(shù)today（）

功能：返回當前日期

參數(shù)說明：不需要參數(shù)

應用：=today（）2.4.4

函數(shù)（3）年份函數(shù)YEAR(N)功能：返回指定日期或者單元格中對應的年份應用：=Year（”2015/12/25”）（4）月份函數(shù)Month(N)功能：返回月份應用：=month(“2015/12/25”)2.4.4

函數(shù)文本函數(shù)（1）截取字符串函數(shù)：MID(Text,start_N,Num_cahras)

功能：從文本字符串指定位置開始，截取指定數(shù)目的字符。

參數(shù)說明：Text必須參數(shù)，代表截取字符。

start_N必須參數(shù)，代表其實位置

Num_cahras必須參數(shù)，代表截取字符個數(shù)。

應用：=MID(“hello”,2,2)結(jié)果el（2）左側(cè)截取字符串函數(shù)left(Text,[Num_chars])功能：從文本字符串的最左邊開始，截取指定數(shù)目的字符。參數(shù)說明：Text,代表要截取的文本字符串；Num_chars表示要截取的字符個數(shù)應用：=Left(“Hello”,2)，返回結(jié)果為“He”。2.4.4

函數(shù)（3）右側(cè)截取字符串函數(shù)right(Text,[Num_chars])功能：從文本字符串的最右邊開始，截取指定數(shù)目的字符。參數(shù)說明：Text,代表要截取的文本字符串；Num_chars表示要截取的字符個數(shù)應用：=right(“Hello”,2)，返回結(jié)果為“l(fā)o”。（4）刪除空格函數(shù)：TRIM(Text)功能：刪除文本中的空格參數(shù)說明：Text必須參數(shù)。代表刪除空格字符串。應用：=Trim(“hello”)，返回結(jié)果為“hello”。2.4.4

函數(shù)（5）字符個數(shù)函數(shù)LEN(text)功能：統(tǒng)計并返回指定文本字符串中的字符個數(shù)參數(shù)說明：Text必須參數(shù)，代表要統(tǒng)計長度的文本，空格也將

作為字符進行計數(shù)。應用：=Len(“hello”)，返回結(jié)果為5。

（6）文本合并函數(shù)Concatenate(Text1,[Text2],…)功能：文本合并參數(shù)說明：至少一個，最多255。應用：=CONCATENATE("你","好")。返回結(jié)果為“你好”。

2.4.4

函數(shù)（2）垂直查詢函數(shù)：VLOOKUP(Lookup_Value,Table_array,col_index_num,[Range_lookup])功能：搜索指定單元格區(qū)域的第一列，然后返回該區(qū)域相同

行商任何指定單元格中的值。參數(shù)說明：Lookup_value必須的參數(shù)。查找目標，即要在表格或區(qū)域的

第1列中搜索到的值；查找目標必須位于查找范圍的一列。Table_array：查找范圍。查找范圍的第一列必須

與Lookup_value查找目標列的數(shù)據(jù)類型相同。col_index_num：返回值的列數(shù)。Range_lookup：可選參數(shù)。取值為TRUE或者FALSE。TRUE為模糊查找，F(xiàn)ALSE為精確查找，如果此參數(shù)

為空，則默認為模糊查找。2.4.4

函數(shù)應用：=VLOOKUP(1,A2:C10,2)要查找的區(qū)域為A2:C10,因此A列為

第一列，B列為第二列，表示使用近似匹配搜索A列中的值，

如果再A列中沒有1，則近似找到A列中與1最接近的值，然

后返回同一行中B列的值。Tips：vlookup函數(shù)在模糊查找時（即默認情況或TRUE），查找區(qū)域第一列必須先按升序排列，精確查找則不需要（即FLASE）；用vlookup函數(shù)返回值的單元格類型不能是“文本”，否則不會顯示結(jié)果。2.4.4

函數(shù)2.插入函數(shù)的方法手動鍵入函數(shù)：選中需要輸入公式的單元格，以“=”號開始，輸入函數(shù)，通過“插入函數(shù)”對話框：點擊插入函數(shù)“”，會彈出插入函數(shù)對話框。通過“函數(shù)庫”插入函數(shù)：點擊“公式”選項卡下“函數(shù)庫”插入函數(shù)。2.5分析“學生檔案”工作簿中的數(shù)據(jù)學習目標：掌握條件格式的應用，為特定的數(shù)據(jù)強調(diào)顯示掌握合并計算功能，對格式相同的表格數(shù)據(jù)進行合并計算掌握數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總的方法掌握圖表的新建、編輯、移動和刪除方法掌握透視表和透視圖的創(chuàng)建和使用能夠進行常用的工作表打印任務2.5.1條件格式

用戶可以根據(jù)條件使用數(shù)據(jù)條、色階和圖標集、以突出顯示相關(guān)的單元格，強調(diào)異常值，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的可視化效果。除了Excel自帶的規(guī)則外，用戶還可以自定義規(guī)則，來完成個性化的顯示效果?！皸l件格式”位于“開始”選項卡下的“樣式”組，有兩類既定規(guī)則和三類已經(jīng)設定好的外觀樣式。2.5.1條件格式突出顯示單元格規(guī)則：可以針對一個單元格或者一個區(qū)域，根據(jù)設定的參照值，強調(diào)顯示符合規(guī)則的單元格。比如“大于”，就是當單元格數(shù)據(jù)大于某個設定值時，可以強調(diào)顯示。同時，可以設置，強調(diào)顯示時的顏色。項目選取規(guī)則：針對一組數(shù)據(jù)，選取這組數(shù)據(jù)中的最大10項、最小10項、前10%項、后10%項、高于平均值的項或者低于平均值的項。2.5.1條件格式數(shù)據(jù)條：通過漸變色或者實心顏色填充的方式顯示數(shù)據(jù)的大小。單元格中數(shù)據(jù)越大，數(shù)據(jù)條越長。如，A1：A10單元的數(shù)據(jù)分別是100-0。選擇“藍色填充”的“實心數(shù)據(jù)條”顯示方式，最后效果如圖所示。色階：色階和數(shù)據(jù)條相似，也是單元格對數(shù)值大小的顯示。根據(jù)數(shù)據(jù)的大小，可以在單元格中看到數(shù)據(jù)呈不同顏色表示出來。圖標集：也是單元格數(shù)據(jù)的一種可視化效果，有方向、形狀、標記、等級四種可選外觀。2.5.1條件格式用戶除了用“條件格式”自帶條件規(guī)則和外觀顯示外，還可以按照需求，個性化設置規(guī)則和顯示效果。在“條件格式”下有“新建規(guī)則”，用戶可以點擊三角箭頭，逐一設置單元格顯示的規(guī)則和樣式。2.5.2合并計算

合并計算功能是一種統(tǒng)計方法，主要用于處理不同工作表間大量數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。通過合并計算可以匯總一個或多個源區(qū)域中的數(shù)據(jù)。在合并計算時，可以將合并計算鏈接到數(shù)據(jù)源區(qū)域，數(shù)據(jù)源區(qū)域有變化，合并計算顯示的結(jié)果也會有變化。2.5.2合并計算

合并計算有兩種方式：按位置合并，這個對不同數(shù)據(jù)區(qū)域有嚴格要求，要求數(shù)據(jù)單元格在相同的位置存儲的是相同類型的內(nèi)容，此時在合并計算時可以不勾選標簽位置。通過分類來進行合并，此時需要勾選標簽位置，最左列或者首行，或者全部勾選，勾選后，勾選對應行、列不必排序、合并時會以行列相同單元格作為分類對同行列數(shù)據(jù)匯總。2.5.2合并計算

根據(jù)“學生成績表”，分別統(tǒng)計1班、2班、3班學生獲獎學金的情況，現(xiàn)在要統(tǒng)計全部學生的獲獎情況，用合并計算的功能實現(xiàn)這個目的。（1）雙擊“2.5.1學生檔案（條件格式）”文件，打開“成績分析表”，選中A10單元格，點擊“數(shù)據(jù)”選項卡下“數(shù)據(jù)工具”組，點擊“合并計算”按鈕。（2）在彈出的對話框中進行設置。2.5.2合并計算

函數(shù)：函數(shù)中是選擇合并計算進行的操作類型，有“求和”，“計數(shù)”、“平均值”、“最大值”等選項，這里，張帥要進行求和的操作，選擇“求和”。

引用位置：選擇需要參加運算的區(qū)域，選中一個區(qū)域后，需要點擊“添加”按鈕，方可有效。張帥分別選定了A2：B6、D2：E6、G2：H6三個區(qū)域。

所有引用位置：這里可以看到已經(jīng)引用的所有區(qū)域，如果不需要某個區(qū)域，選中該區(qū)域，點擊“刪除”按鈕即可。2.5.2合并計算

標簽位置：如果待合并數(shù)據(jù)有共同的列標簽或者行標簽，對應勾選“首行”或“最左列”。

創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接：如果創(chuàng)建的合并后的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)源不在同一張表，需要選中該選項。張帥創(chuàng)建的合并表與數(shù)據(jù)源在同一張表中，故此復選框不用選中。全部設置完成后，點擊確定即可。2.5.3數(shù)據(jù)的篩選1.篩選

在待篩選的區(qū)域，單擊任意單元格，點擊“篩選”按鈕，這時，“篩選”會呈選中狀態(tài)，同時該區(qū)域每一列的列標題右下角均顯示一個倒三角圖標。點擊倒三角圖標，會出現(xiàn)篩選的條件。用戶可以對數(shù)據(jù)的顏色、數(shù)字范圍或者文本范圍進行篩選：對數(shù)值范圍或是文本范圍的篩選取決于待篩選列的數(shù)據(jù)類型，Excel會自動根據(jù)該列的數(shù)據(jù)類型，顯示是數(shù)字篩選或者是文本篩選。2.5.3數(shù)據(jù)的篩選2.高級篩選高級篩選和普通篩選不同之處在于可以把篩選結(jié)果復制到其他區(qū)域或表格中；可以完成多列聯(lián)動篩選；可以篩選非重復的數(shù)據(jù)，重復的只保留一個；可以用函數(shù)完成非常復雜條件的篩選。在使用高級篩選時，需具備三個條件，第一個是篩選的區(qū)域，第二個是篩選的條件，第三個是篩選結(jié)果存放的位置。選擇“數(shù)據(jù)”選項卡下“排序與篩選”組，其中有一個“高級”選項，點擊該按鈕，會彈出“高級篩選對話框”，可以開始設置高級篩選。2.5.4數(shù)據(jù)的排序單條件排序：單條件排序也是一種快速排序，當多列數(shù)據(jù)只按照某一列進行排序時，適合用單條件排序。排序按鈕位于“數(shù)據(jù)”選項卡下的“排序與篩選”組，分為“A-Z↓”和“Z-A↓”，前者表示將所選內(nèi)容按照數(shù)字從小到大、字符從A到Z升序排列；后者表示將所選內(nèi)容按照數(shù)字從大到小、字符從Z到A降序排列。

2.5.4數(shù)據(jù)的排序

單條件排序時，用戶選擇待排序列的任意一個單元格，點擊排序按鈕即可；用戶也可以將待排序的列全部選中，這時，如果該選定區(qū)域旁邊沒有數(shù)據(jù)，點擊快速排序按鈕，該區(qū)域會被直接排序；如果該區(qū)域旁邊有數(shù)據(jù)，點擊快速排序按鈕，會彈出一個下圖所示的“排序提醒”。要求用戶指定排序依據(jù)，“擴展選定區(qū)域”表示在排序時，對當前選中區(qū)域進行排序，旁邊的數(shù)據(jù)隨著刷新；“以當前選定區(qū)域排序”表示，只對當前區(qū)域進行排序，旁邊的數(shù)據(jù)不隨之刷新。2.5.4數(shù)據(jù)的排序多條件排序：在排序時，也可以根據(jù)多個條件的先后順序排序。多條件排序位于“排序和篩選”組中的“排序”按鈕下。點擊“排序”，會彈出排序設置對話框，如下圖所示。默認是按列排序，點擊“選項”按鈕，在彈出的“排序選項”中設置排序方法。2.5.4數(shù)據(jù)的排序排序條件是對“主要關(guān)鍵字”、“排序依據(jù)”和“次序”三個內(nèi)容的設置。主要關(guān)鍵字：確定當前條件對哪個列有效，選擇一個列標題。排序依據(jù)：在“數(shù)值”、“單元格顏色”、“字體顏色”、“單元格圖標”中選一個作為排序的依據(jù)。次序：排序方式，數(shù)據(jù)除了可以升序和降序外，還可以按照自定義序列的方式排序。2.5.5創(chuàng)建并編輯圖表1.新建圖表

在“插入”選項卡下有一個“圖表”組，顯示了主要的圖表類型，包括柱形圖、折線圖、餅圖等?？梢灾苯狱c擊模板類型使用，也可以點擊該圖表組右下角圖標，在彈出“插入圖表”的對話框中，選擇一個圖表模板。2.5.5創(chuàng)建并編輯圖表2.修改圖表新建圖表后，點擊圖表，菜單欄會發(fā)生變化，多了一個“圖表工具”選項，這個選項提供了三個功能，分別是：設計、布局、格式。2.5.5創(chuàng)建并編輯圖表2.修改圖表設計：“設計”功能可以讓用戶重新選擇圖表的模板、或者重新選擇數(shù)據(jù)源，也可以將當前選中的圖表保存為模板，供以后使用。另外，可以修改圖表的外觀布局。布局：“設計”選項卡中的布局，是圖表的整體布局，而“布局”選項卡則是具體到每一個標題、坐標軸的設置，增加圖表的顯示數(shù)據(jù)，使圖表的信息更加豐富。包括給圖表設置圖表標題、坐標軸標題、圖例、數(shù)據(jù)標簽、設置圖表名稱等。布局的設置可以根據(jù)用戶的需要和喜好，讓圖表充滿個性化。格式：主要是為圖表進行更精細的外觀設置，包括各個部分的形狀填充顏色、輪廓填充顏色、圖表的寬度和高度等。2.5.5創(chuàng)建并編輯圖表3.移動和刪除圖表在新建圖表時，可以選擇在有數(shù)據(jù)源的工作表上新建圖表，也可以選擇新建一個工作表存放圖表，當新建完成后，也可以再次修改圖表的位置或者刪除圖表。

移動圖表：選中需要移動的圖表，依次點擊“圖表工具”→“設計”→“移動圖表”，在彈出的對話框中，可以選擇移動的位置。如果選擇“新工作表”，那么圖表會移動到單獨的工作表中。

刪除圖表：選中待刪除的圖表，按“delete”鍵刪除即可。2.5.6數(shù)據(jù)的分類匯總

現(xiàn)在有一張采購信息表，在素材文件夾中，如下圖所示，表中有每個季度不同供貨商的供貨量?，F(xiàn)在工作人員要統(tǒng)計每個季度的整體供貨量。這用Excel的分類匯總功能，可以快速解決問題。2.5.6數(shù)據(jù)的分類匯總1.創(chuàng)建分類匯總（1）點擊待分類匯總數(shù)據(jù)區(qū)域的任意一個單元格。（2）選中“數(shù)據(jù)”選項卡的“分級顯示”組，點擊“分類匯總”，會彈出一個“分類匯總”對話框。（3）依次將“分類字段”、“匯總方式”、“選定匯總項”等填寫完成。2.5.6數(shù)據(jù)的分類匯總1.創(chuàng)建分類匯總分類字段：分類字段的下拉列表會顯示待分類區(qū)域的全部列標題，用戶要選定一個標題作為分類項。如，統(tǒng)計每個季度的供貨商供貨產(chǎn)品總額，就選“時間”作為分類字段；如果統(tǒng)計每個供貨商一年內(nèi)供貨產(chǎn)品的總額，就選“供貨商”作為分類字段。匯總方式：根據(jù)匯總的要求，選擇一個匯總方式。Excel提供的匯總方式有六種，分別是求和、計數(shù)、求平均、求最大值、最小值和乘積。如，匯總每個季度供貨產(chǎn)品的總額，就選擇“求和”的匯總方式。2.5.6數(shù)據(jù)的分類匯總1.創(chuàng)建分類匯總選定匯總項：該選項中會顯示待分類區(qū)域的全部列標題，用戶需要選擇一個或多個待匯總的項目，如，匯總每個供貨商一年內(nèi)供貨產(chǎn)品的總額，那么求和項就是“產(chǎn)品”字段。替換當前分類匯總：對已設置了分類匯總的區(qū)域，再次進行分類匯總設置時，是否替換之前的分類匯總。每組數(shù)據(jù)分頁：分類匯總后，每一類數(shù)據(jù)是否分頁顯示。匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方：默認情況下，匯總的數(shù)據(jù)將顯示在每一類數(shù)據(jù)的上方，勾選此項，匯總結(jié)果將顯示在數(shù)據(jù)下方。全部刪除：刪除分類匯總，回到未分類匯總前的數(shù)據(jù)顯示。2.5.6數(shù)據(jù)的分類匯總2.查看分類匯總數(shù)據(jù)分類匯總的結(jié)果可以形成分級顯示，用戶還可以為數(shù)據(jù)列表自行創(chuàng)建分級顯示，最多可分為8級。使用分級顯示可以快速顯示摘要行和摘要列，或者顯示每組的明細數(shù)據(jù)。打開之前分類匯總的學生成績表，在數(shù)據(jù)區(qū)域的左側(cè)出現(xiàn)了分級顯示符號，如下圖所示，其中1、2、3表示分級的級數(shù)和級別，數(shù)字越大級別越小。2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖

數(shù)據(jù)透視表是Excel中的一種可交互表，可以進行求和、求平均等計算。通過數(shù)據(jù)透視表，用戶可以動態(tài)地改變數(shù)據(jù)的位置，以便按照不同的方式分析數(shù)據(jù)，如果數(shù)據(jù)源發(fā)生改變，數(shù)據(jù)透視表可以同時更新。2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖（1）單擊需要創(chuàng)建透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個單元格，選擇“插入”選項卡下最左側(cè)“數(shù)據(jù)透視表”，在彈出的“創(chuàng)建透視表”對話框中設置待創(chuàng)建透視表的數(shù)據(jù)源和透視表的存放位置；（2）為生成的空白透視表，添加行標簽和列標簽；（3）添加計算的字段，設置字段的計算方式。1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表Tips：透視表的行標簽和列標簽與表格的行標題與列標題類似，就是透視表的行和列的顯示內(nèi)容。透視表在顯示時，不需要顯示所有的數(shù)據(jù)源字段，只要根據(jù)需求，選擇需要的字段即可。2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖添加行標簽和列標簽的方式:直接選中字段前的復選框，即可以默認的方式將字段加入到行標簽、列標簽或者數(shù)值區(qū)域；手動拖動字段標題到指定的行標簽、列標簽或者數(shù)據(jù)區(qū)域；字段名上右擊，從快捷菜單中選擇相應的命令。如果要將添加到行標簽、列標簽或者數(shù)值區(qū)域的字段修改位置或者刪除操作，可以右擊該字段，在快捷菜單中選擇相應操作即可。

2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖數(shù)據(jù)透視圖是以圖形的形式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)，和普通圖表一樣，數(shù)據(jù)透視表可以更為形象化地對數(shù)據(jù)進行比較。一般插入透視圖的操作在插入了透視表之后，操作方法如下：（1）點擊透視表的任意單元格，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表工具”選項卡選中“工具”組，在該組中選擇“數(shù)據(jù)透視圖”（2）在彈出后的“插入圖表”對話框，選擇合適的圖表類型，點擊“確定”按鈕，插入透視圖。2.插入透視圖2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖（3）點擊新插入的透視圖區(qū)域，會出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視圖工具”選項卡，該選項卡下有“設計”、“布局”、“格式”、“分析”四個功能，比普通圖表多了一個“分析”功能。（4）透視圖的設置和普通功能類似，可以設置透視圖的外觀、數(shù)據(jù)源、橫坐標、縱坐標等。區(qū)別在于透視圖多了一個“分析”功能，可以對字段列表等進行設置。2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖現(xiàn)在要將之前建的透視表基礎上，新建一個透視圖，操作步驟如下：（1）點擊透視表的任意區(qū)域，依次點擊“數(shù)據(jù)透視表工具”→“選項”→“數(shù)據(jù)透視圖”。（2）在彈出的“插入圖表”對話框中選擇“簇狀柱形圖”，插入的透視圖如下圖所示。2.5.7數(shù)據(jù)透視表和透視圖（1）修改透視表。點擊透視表任意區(qū)域，會新增“數(shù)據(jù)透視表工具”選項卡，該選項卡下有“選項”和“設計”兩個功能，前者可以修改數(shù)據(jù)透視表的功能，包括修改數(shù)據(jù)源、修改透視表的名稱等。后者可以美化透視表的外觀。（2）修改透視圖。點擊透視圖的任意區(qū)域，會新增“數(shù)據(jù)透視