2023年OA檔案系統(tǒng)操作手冊 (一)

人保健康綜合辦公應(yīng)用系統(tǒng)

使用說明書（普通用戶）

0A檔案系統(tǒng)操作手冊

二。一。年十二月

檔案管理手冊目錄

1檔案系統(tǒng)使用概述............................................................3

2文書檔案系統(tǒng).................................................................4

2.1檔案歸檔方式設(shè)置.......................................................5

2.2檔案管理模塊功能.......................................................6

2.3檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)（檔案管理員）........................................7

2.3.1檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù).........................................................7

2.3.2檔案部門維護(hù).........................................................7

3檔案歸檔操作.................................................................11

3.1文書檔案庫管理（部門歸檔用戶）.......................................II

3.1.1文書檔案著錄........................................................13

3.1.2文書檔案文檔一體操作................................................17

3.1.3檔案庫..............................................................20

4檔案查詢借閱（全體用戶）...................................................26

4.1檔案查詢..............................................................26

4.2檔案借閱申請單........................................................29

1檔案系統(tǒng)使用概述

檔案管理模塊是辦公系統(tǒng)中的一個大型模塊，其功能齊全、方便，可操作性

強(qiáng)；涵蓋“文檔一體”和其他門類材料的歸檔。檔案利用、檔案統(tǒng)計等功能。檔

案管理模塊菜單項如下：檔案庫、文檔一體、檔案查詢借閱、歸檔部門設(shè)置、文

書檔案分類管理、年度基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、配置初始化，不同權(quán)限的用戶看到不同的部分。

q檔案管理

臼/文書檔案

檔案庫

文檔一體

年度基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

歸檔部門設(shè)置

檔案機(jī)關(guān)代字分類

臼其它檔案

照片檔案

聲像檔案

實物檔案

專業(yè)檔案分類

目,檔案借閱

卜口在辦借閱申請

己辦借閱申請

借閱申請單查詢

查詢借閱

（檔案管理員）

一檔案管理

白.多文書檔案

k[檔案庫

文檔一體

檔案移交接收

白/其它檔案

i--0照片檔案

聲像檔案

實物檔案

專業(yè)檔案分類

聯(lián)檔案借閱

在辦借閱申請

己辦借閱申請

借閱申請單查詢

查詢借閱

（分散檔案用戶，即各部門歸檔員〉

檔案庫和文檔一體：主要是對公文系統(tǒng)生成的各種公文按照年度、部門進(jìn)行

歸檔，主要由分散歸檔用戶（各部門歸檔員）按照一定的原則進(jìn)行歸檔，對檔案

進(jìn)行排號、裝盒最終移交給檔案管理人員（集中歸檔用戶）；電子公文系統(tǒng)之外

的檔案可通過著錄歸入檔案系統(tǒng)中。

檔案查詢：主要是供用戶對歸入檔案進(jìn)行查詢。

檔案借閱：主要是供用戶對公開標(biāo)題的檔案進(jìn)行借閱。

其它菜單項為系統(tǒng)的檔案管理員提供管理歸檔部門和歸檔分類及年度等基

礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2文書檔案系統(tǒng)

義書檔案以《中華人民共和國檔案法》、2006年第8號令正式施行《機(jī)關(guān)義

件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、最新DA/T系列檔案管理數(shù)字電子

規(guī)范（DA/T18檔案著錄規(guī)則，DA/T22歸檔文件整理規(guī)則）；《電子文件元數(shù)據(jù)

標(biāo)準(zhǔn)》和《電子文件管理細(xì)則》兩項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿中相關(guān)規(guī)定、《文書

檔案案卷格式》（GB9705-88）、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國檔發(fā)口987]27

號）、《檔案管理軟件或能要求暫行規(guī)定》（檔發(fā)[2001]6號）等法規(guī)性文件以及直

屬單位檔案管理的要求為基礎(chǔ)，涵蓋檔案的收集、整理、立卷、編目、保管、統(tǒng)

計、檢索、提供利用等項工作。系統(tǒng)提供以件為單位的立卷方式。

根據(jù)職能的劃分系統(tǒng)將用戶分為：集中歸檔用戶（檔案管理員）、分散歸檔

用戶、i般用戶三個類型。

1、集中歸檔用戶（檔案管理員）：負(fù)責(zé)全公司案管理工作，即辦公室負(fù)責(zé)檔

案管理的人員，其職責(zé)是負(fù)責(zé)檔案基礎(chǔ)信息的設(shè)置和維護(hù)；進(jìn)行檔案的著錄和整

理；負(fù)責(zé)檔案的借閱審批、清退以及銷毀等。

2、分散歸檔用戶：即部門歸檔人員，主要負(fù)責(zé)本部門檔案的歸檔工作，對

本部門的公文進(jìn)行歸檔，對0A系統(tǒng)外重要檔案進(jìn)行著錄整理.，最終將電子檔案

和紙質(zhì)檔案移交給檔案室管理員。

3、一般用戶：即部門一般人員，只能查詢和借閱檔案信息。

文書檔案管理系統(tǒng)雖然針對不同的用戶劃分天同的功能，但是，就系統(tǒng)本身

而言主要分為：文檔一體、檔案著錄、檔案利用、匯總統(tǒng)計、編目打印和檔案基

礎(chǔ)信息等幾個方面。

另外需要說明的是對于0A公文系統(tǒng)以外的其它檔案數(shù)據(jù)，可以通過“檔案

著錄”納入辦公系統(tǒng)中（紙制檔案可以通過掃描轉(zhuǎn)為電子文檔后，進(jìn)行檔案著

錄）。

2.1檔案歸檔方式設(shè)置

在同一個歸檔年度內(nèi)，按照“年度一部門一期限（永久、長期、短期），這

種歸檔方式，在期限下增加了文件盒號。如下圖:

歸檔年度?2008▼?

邰門

▼&2008

▼電產(chǎn)品開發(fā)部

」永久

長期

□1001盒

□1002盒

」短期

口耳它

J故略發(fā)展部

」辦公室僮事會辦公室

▼匕人力資源部

▼已永久

口601盒

二6。2盒

2.2檔案管理模塊功能

用戶登錄系統(tǒng)后選擇“檔案管理”菜單，進(jìn)入檔案管理子模塊。

4檔案宣理☆苕案叁謂⑦鵬助口

e”文書檔票

翼案用m21g?

文一二體

年度基礎(chǔ)敷據(jù)檔案借閱查詢

歸檔部門設(shè)置

檔案機(jī)關(guān)代宇分類類型：i,,

但多其它格索標(biāo)題：___________________________________________________________________

SA檔案借閱

文號：（______）_______

日期：.年［一月至［、年［—一月

部門：

2.3檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)（公司級檔案管理員）

2.3.1檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要是對每一個年度檔案的保管期限進(jìn)行定義，檔案管理員可

以根據(jù)最新發(fā)布的文書檔案保管期限規(guī)定靈活維十?dāng)?shù)據(jù)。

4檔莢宜理

sj文書檔案

檔案庫

年度基礎(chǔ)數(shù)據(jù)名稱值順序

文檔一體

*

年反夏杷般悵2010AM3俁存（H跺

西居而行/直

2010卿長期2俁存m跺

永久

同R其它檔案2010wn1俁存朋跺

囹3檔莢借閨2009mH它4俁存刪除

查詢僭闋

||2009唧tin3俁存州琮

2009nm長期2保存口而！

2009期用永久1俁存HI%

12008

卿其它4爆存

|2008

呷短即3次行HI先

2008期不長期2保存的蹤

2008期部永久1儻在印源

2007期即Me4佻存陰既

2007明用紀(jì)期3保存陰落

2007明第長期2俁存（H除

2007期第4tA1保存H1陰

每頁顯示U~—~;~-20行共31項，笫1頁/共2頁?H______

點擊I添加」按鈕添加每一年度的期限，填寫年度、順序、選擇保管期限,

點擊L朝」即可。

年度

2.3.2檔案部門維護(hù)

歸檔部門設(shè)置功能是管理每一個需要歸檔的年度及其這個年度內(nèi)所有需要

歸檔的部門，并指定部門的歸檔人員。

4檔案豆理

華筋J|jmt/w]{M?anjitffj|IWHBJ”門?[從Wfaaatiffi省人」2009鹵

B4文書檔案

楞案摩

名稱年度排序J開放歸檔人球作

文檔一體

年僮卻蛾據(jù)

故路發(fā)展都200920未必棄HMM再他崛■

一第蜘下也

辦公室公辦公宣200930未逃薄劉玉俐

林森i關(guān)和字分類瑞僅8Hfe

RJ其它特察人力段海部200940開皎陳g瑞偈8H區(qū)

s5檔案信用

計劃時務(wù)或耶置部200950未戊界丁夕彳編僅船區(qū)

查詢fg闋

星家盲計酬法律合斑200965未&賽阻蘭鄴2留區(qū)

產(chǎn)品開發(fā)部200970未自賽路龍31鄴2留陣

睦面他也會雌;200980未成或王舞函0置建

個院由自部200981未戰(zhàn)我?海莪卿2圖眸

IH行自陽部200982fftt后0郅2

資金運言都200983開電未棄郅5BH屋

?5?200984未設(shè)?衍餐縝強(qiáng)

限:管迎鼠落戶解名f200985茶&S創(chuàng)胸瑁期除

信息技術(shù)部2009100茶檢8趙氏欣胸珥曲除

第事會辦公室2009126未嫡4c2MfStro

_L

每頁顯示㈠——：——:——：-----20行共1頻，第1頁/共1頁

圖：檔案部門維護(hù)

對杲一年度的檔案進(jìn)行歸檔之前，必須先為這個年度建立所有歸檔部門，添

加方式有兩種，一種是批量添加，一種是單個部門添加，下面分別介紹

批量添加部門：點擊I從系珠中復(fù)制J,填寫歸檔年度（如2008）,點擊“選

取”選擇添加的歸檔部門（所有），點擊確定，然后再點擊確定即可。

系統(tǒng)提示

是否復(fù)制所南部門!

[YesNo

圖：設(shè)置歸檔部門界面

添加單個部門：點擊I鎏加J按鈕,進(jìn)入添加部門頁面，填寫歸檔年度、歸

檔部門名稱、選擇系統(tǒng)部門等，點擊確定。如下圖

復(fù)制多個歸檔部門

年度2011

歸檔部門名稱戰(zhàn)略發(fā)展部

匕中國人民健康俁險旗有隈公司

u人俁集團(tuán)選取

」董事會

心監(jiān)事會

遂閉J

口總彗室

山故略發(fā)展部

」辦公室/董事會辦公室

口人力資源部

口計劃財務(wù)部

二監(jiān)察審計部/法律合規(guī)邰/監(jiān)事會辦公室

口產(chǎn)品開發(fā)部/精苴部共16n,粗頁小in

口市場部

圖：將單個組織機(jī)構(gòu)下部門增加為歸檔部門

點擊I同步部門順序I按鈕，使“歸檔部門”的前后順序與“組織機(jī)構(gòu)”順序

保持一致。

部門檔案缺省開放范圍

為每個歸檔部門的開放項選擇開放范圍，例如“人力資源部”，選擇“不開

放”則所有2008年的人力資源部的檔案都不允許被普通用戶查詢。

部門歸檔人設(shè)置

每一個歸檔部門都必須設(shè)歸檔人，一般由檔案室”檔案管理員”管理所有部

門檔案，但也有的部門的歸檔工作由本部門檔案管理員管理，例如：辦公室由

劉玉娟負(fù)責(zé)本部門檔案的歸檔，設(shè)置歸檔人點擊操作欄的編輯

可以如下圖設(shè)置,

匕孫豪

□尹宗哲

□張士芬

」劉玉娟

u穆塞

編輯歸檔靜門信息□王林

□王兵

年度2009

」劉津浩

歸檔部門名稱辦公室zg事W

匕王暉

歸檔人劉玉娟

□胡旭理

顯不順序30□3EK

確定??關(guān)閉□于立超

U丁然

a看建軍

?_J人力資源出

確定「關(guān)閉〕

圖：為歸檔部門指定歸檔人

在“歸檔人”處從組織機(jī)構(gòu)中選擇歸檔人。點確定按鈕，完成為歸檔部門指

定歸檔人。

刪除：可刪除相應(yīng)部門

從已有部門列表復(fù)制歸巷人1：可以在已經(jīng)設(shè)置好的年度復(fù)制歸檔人，如（）7

年已經(jīng)設(shè)置好歸檔人，08年還是這些人員歸檔，則可以選擇從已有年度部門列

表復(fù)制歸檔人選擇2007年，然后確定即可。

3檔案歸檔操作

3.1文書檔案庫管理（部門歸檔用戶）

部門或處室歸檔人員（檔案管理員）對公文系統(tǒng)中已經(jīng)辦結(jié)的公文進(jìn)行歸檔。

點擊檔案管理/檔案庫，進(jìn)入文書檔案庫，如下圖所示:

，娜泰舞J揩丁|新http.//loc<lhost.6082；flex/Hairtjsp?noduleURL=bin/com/zotn/dangan/sw￡

文件任）編輻看看9收藏夾工具9幫助國）

主頁公文管理?

檔案管理

，多文書檔案個歸者文件目錄

歸檔年度2008▼,

皆取消[今著「I。自artfeg：

毒門

檔案移交接收|0打印]|蛤魚內(nèi)先考表J[◎光盤主

臼/其它檔案▼&2008

照片檔案盒號號標(biāo)題文1

▼已戰(zhàn)咯發(fā)展部□f

聲像檔案

300010關(guān)于中國人民健人保健

實物檔案▼已永久

康保險股份有限[2008

J300。瘟□公司山西分公司

國〃檔案借詢」3001盒（等）開業(yè)的清

查詢借閱3000關(guān)于中國人民健人保健

J3002盒

康保險股份有限[2008

」3003盒□公司內(nèi)鼓古分公

司（尊）開業(yè)的

▼白長期

300012關(guān)于籌建中國人人俁健

J301&

民健康保險股份[2008

1302盒□有限公司吉林分

公司等四家分公

300013關(guān)于地市級分支人俁健

□其它機(jī)構(gòu)籌建琶況的[2008

圖：文書檔案庫

在“歸檔年度”處選擇需要歸檔的年度，顯示該年度檔案歸檔機(jī)構(gòu)樹,點選

歸檔部門顯示該部門下檔案目錄，如下圖所示:

歸檔年度[2009Hj

處室司局2008

圖：部門文書檔案目錄

個日君文件目錄

歸檔年度2008?

匕..巨著錄J[Q?芍案J[0■/號

arn

「，打耳?，W內(nèi)I.比叁打也][顯示^井仲|(zhì)[0>示—詢條件,

▼02008

盒號4號標(biāo)題文號責(zé)任者文件日期密級期限借閱權(quán)限頁數(shù)挾作

▼已故略惠展窗U

關(guān)于中國人艮健人保健康發(fā)中田人艮隹商業(yè)秘永久開觸標(biāo)息

未久3000102008-02-3我情

▼C7ttj

□M保險股份有部[2008]50§康保的般伶29

」300口禽公司山西分公司研R公司眩洎

<）開幽值

口3001盒?

300011關(guān)于中醫(yī)1人民健人保健胺發(fā)中國人艮便2008-03-陶業(yè)秘永久開改后思3

J3002i5史

□康保隴般份有聞[2008）52號康倏及般伶03

J3003A公司內(nèi)58占分公有限公司段梢

司y）開場

▼△長期

300012關(guān)于號建中國人人像健康宜中國人民隹200803-陶業(yè)和永久開敢標(biāo)段1貨箱

Q301A

U民健Si板隱股份[2008）6（?12受

J3024部B公司K林分有限公司取梢

DSMQ公司等分公

300013關(guān)于地市或分支人像健朦發(fā)中12人民隹2008-03-永久開般標(biāo)題1身輯

U其它磯構(gòu)號建備況的[2008）614康保府.&伶12

UJB4O■yrM/ASl4n

圖：歸檔目錄

3.1.1文書檔案著錄

術(shù)語介紹

保管期限：檔案保管期限一般有永久、長期和短期。

年度：根據(jù)用戶處理檔案的年度自動確定（如“2002”），無需用戶鍵入。

件號：系統(tǒng)根據(jù)全宗、年度、部門、保管期限、盒自動排定文書檔案的序號。

一般情況下，用戶可根據(jù)實際裝盒情況自行調(diào)整。

標(biāo)題：一份有效的檔案其題名都是不可缺省的，如果沒有錄入題名，保存時

系統(tǒng)將給出提示信息。

文件日期：文件的形成時間，系統(tǒng)要求必須確認(rèn)年度、月、日

頁數(shù)：檔案文件材料的頁數(shù)，頁數(shù)不能缺省，用戶應(yīng)鍵入相應(yīng)的值。

對于未通過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的公文，需要手工著錄的方式進(jìn)行歸檔，例如2009

年戰(zhàn)略發(fā)展部有一未經(jīng)過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件需要歸檔，點擊上圖中①著錄

按鈕，進(jìn)入如下圖所示的檔案“著錄”界面：

歸檔年度I2008▼J個日省文件目錄

3TJ

▼&2008

▼已故潞十展部

▼為永久

J30004

」3001盒

J3002^

J5003A

▼已長期

J3oia

D302A

□姮期

□Xt

圖：文書檔案著錄

公￡1苕文件目錄口著錄新苕案

［日保存］|it關(guān)網(wǎng)［用件］［E||JB關(guān)文件二掃文件,

題名*_________________________________________________________________________________

文號（0）0號類別

部門［戰(zhàn)略發(fā)展部I一處室［戰(zhàn)略發(fā)展部

文件日期*頁數(shù)0

責(zé)任者_(dá)________________________________________________________________________________

盒號0件號0

詩密皺（［］保管期限短期▼檔號

紙質(zhì)9有。無電子0有O無

主題詞_________________________________________________________________________________

備注_________________________________________________________________________________

圖：文書檔案著錄

填寫該文件的檔案要素（題名、文號、文件日期等），點擊【口保存一按鈕,

完成檔案基本條目信息的著錄。進(jìn)入檔案編輯頁面，如有電子文件（掃描的正文、

附件等）可上傳相關(guān)文件，如下圖。

金日省文件目錄日關(guān)于注銷泉州香銅服務(wù)雷的批復(fù)

||用件j［gj（相關(guān)文件）（二掃文件）目關(guān)閉j

關(guān)于注銷泉州營銷服務(wù)部的批復(fù)

上傳正文名*關(guān)于注銷泉州營銷服務(wù)部的批復(fù)

點擊“正文”，彈出如下頁面:

點擊選擇文件，可以選擇一個或多個文件，點擊打開

多文件上傳

文林名男

造界文件<*?BR

JMVfIX

圖：選擇文件

打開文件后上傳按鈕、清除按鈕等由不可用狀態(tài)變?yōu)榭捎脿顟B(tài)，然后點擊

I上慢」按鈕把打開的文件上傳，用鼠標(biāo)選擇文件點擊清除可以刪除上傳的文

件。

圖：檔案編輯，上傳電f文件

已經(jīng)上傳的電子文件如下圖所示:

J刑乂U僧：嗝計W、甲罔。ZUUK-ULUZ18：g：I0

9正文

@）關(guān)于注銷泉州營銷服務(wù)部的批復(fù)圖查看日下或回城賒

名文稿

鳴關(guān)于注銷泉州營銷服務(wù)部的批復(fù)同查看日下載?冊除

圖：上傳正文的檔案

除正文外還可以上傳附件、文稿、相關(guān)文件、s92文件等，方法同上傳正文。

至此，該文件的手工著錄歸檔工作完成，用戶可點擊色芝受J按鈕接著進(jìn)行

下一個文件的著錄，或點擊“關(guān)閉”按鈕回到“歸檔目錄”。如下圖

歸檔年度2008,公nerffH?

9*'勺h?Qc”件號

帖H*][Qj[”■!?j0

▼02008

盒號件號?標(biāo)題文號責(zé)任看文件日期期泯借閱颼頁數(shù)操作

▼。故?凌■■□

▼□未久11關(guān)于**…fiWo.人435震故石戔底?2006-01-021???

12009]111號

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【IX它

圖：著錄完成，在歸檔目錄批量調(diào)整件號、頁數(shù)、盒號、公開信息

如上圖所示，在歸檔目錄中，可以對已有檔案的件號、頁數(shù)、盒號批量直接

修改。

3.1.2文書檔案文檔一體操作

對于已經(jīng)通過辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)并辦