辦公軟件操作培訓(xùn)

OFFICE2007入門培訓(xùn)

2016-11-162021/6/271OFFICE20072021/6/272EXCEL20072021/6/273EXCEL

2021/6/274OFFICE2007新特性2021/6/275

工作界面

整體布局介紹：2021/6/276功能區(qū)布局功能區(qū)有三個部分組成。選項卡功能區(qū)頂部有七個選項卡。組每個選項卡都包含一些組。命令命令是指按鈕、用于輸入信息的框或菜單。2021/6/277“開始”選項卡

“開始”選項卡包含七個組：剪貼板、字體、對齊方式、數(shù)字、樣式、單元格、編輯。其中樣式組中套用格式和單元格樣式都提供了豐富的格式樣本。

在編輯組中提供了常用函數(shù)、排序和篩選、查找和選擇等常用功能命令，便于用戶使用。

2021/6/278“插入”選項卡“插入”選項卡包含六個組：表、插圖、圖表、鏈接、文本、特殊符號。其中插圖組中SmartArt圖形是您的信息的視覺表示形式，您可以從多種不同布局中進行選擇，從而快速輕松地創(chuàng)建所需形式，以便有效地傳達信息或觀點。

2021/6/279“頁面布局”選項卡“頁面布局”選項卡包含五個組：主題、頁面設(shè)置、調(diào)整為合適大小、工作表選項、排列。頁面布局主要用于打印時進行格式的調(diào)整。2021/6/2710“公式”選項卡“公式”選項卡包含四個組：函數(shù)庫、定義的名稱、公式審核、計算?！昂瘮?shù)庫”對各種類別的函數(shù)進行了一個分類，使用戶能夠方便快捷的找到所需函數(shù)，excel2007較2003版本提供一些新函數(shù)，如countifs，sumifs等。2021/6/2711“數(shù)據(jù)”選項卡“數(shù)據(jù)”選項卡包含五個組：獲取外部數(shù)據(jù)、連接、排序和篩選、數(shù)據(jù)工具、分級顯示。在數(shù)據(jù)選項卡中，提供了排序和篩選，數(shù)據(jù)合并計算，組合，分類匯總等常用功能。2021/6/2712“審閱”選項卡“審閱”選項卡包含四個組：校對、中文繁簡轉(zhuǎn)換、批注、更改。在審閱選項卡中，提供了一些文字處理功能。2021/6/2713“視圖”選項卡“視圖”選項卡包含五個組：工作薄視圖、顯示/隱藏、顯示比例、窗口、宏。在窗口組中，提供了凍結(jié)、拆分等功能。2021/6/2714

使用鍵盤操作功能區(qū)例如，在EXCEL中可使用按鍵提示居中對齊文本。1.按Alt可以顯示鍵提示。2.然后按H選擇開始選項卡。3.按A，然后在“對齊”組中按C以居中對齊所選文本。2021/6/2715OFFICE按鈕

通過使用“office按鈕”可以打開或創(chuàng)建excel工作薄。點擊右下方的EXCEL選項可以對工作表進行各項設(shè)置。

2021/6/2716

更豐富的模板新建EXCEL2007時有更加豐富的模板以供下載選擇。2021/6/2717

另存為功能

點擊office按鈕，另存為，可保存為PDF或XPS格式。同時也可以保存為EXCEL97-2003等版本。2021/6/2718

快速訪問工具欄Excel2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕，方便用戶使用。單擊快速訪問工具欄中的按鈕，可以執(zhí)行相應(yīng)的功能，也可以在后面的下拉菜單中自定義快速訪問工具。2021/6/2719

輸入與編輯數(shù)據(jù)2021/6/2720數(shù)據(jù)的快速填充方法填充一系列數(shù)字、日期或其他項目。

在同一行或列中填充數(shù)據(jù)。2021/6/2721

同步錄入1、選中工作表中需要錄入相同內(nèi)容的單元格2、錄入內(nèi)容3、按住ctrl鍵，單擊回車2021/6/2722

選擇性粘貼的應(yīng)用粘貼值：1.選擇需要復(fù)制的單元格，復(fù)制2.選擇需要復(fù)制的目的單元格3.在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“粘貼值”2021/6/2723

選擇性粘貼的應(yīng)用粘貼運算：1.在任一空白單元格錄入1000，復(fù)制該單元格2.選擇需要運算范圍3.在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“選擇性粘貼”，選擇“運算”中的“除”，單擊確定。2021/6/2724

選擇性粘貼的應(yīng)用表格轉(zhuǎn)置：1.選擇原始數(shù)據(jù)表，復(fù)制2.選中要粘貼位置3.在“開始”選項卡的“剪貼板”組中，單擊“轉(zhuǎn)置”2021/6/2725

數(shù)據(jù)的分析和管理2021/6/2726排序?qū)?shù)據(jù)清單排序：如果按照單列的內(nèi)容進行排序，可以直接“開始”選項卡的“編輯”組中完成排序操作。如果要對多列內(nèi)容排序，則需要在“數(shù)據(jù)”選項卡中的“排序和篩選”組中進行操作。2021/6/2727數(shù)據(jù)的高級排序：

數(shù)據(jù)的高級排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進行排序，這是針對簡單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進行的一種排序方式。排序2021/6/2728

篩選自動篩選：自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合某種條件記錄的功能。2021/6/2729自定義篩選：使用Excel2007中自帶的篩選條件，可以快速完成對數(shù)據(jù)清單的篩選操作。但是當(dāng)自帶的篩選條件無法滿足需要時，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。篩選2021/6/2730篩選

數(shù)據(jù)的高級篩選：使用高級篩選功能，必須先建立一個條件區(qū)域，用來指定篩選的數(shù)據(jù)所需滿足的條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名與數(shù)據(jù)清單中的字段名必須完全一樣。2021/6/2731

刪除重復(fù)值

選擇單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項卡上的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“刪除重復(fù)項”。2021/6/2732分類匯總

在數(shù)據(jù)選項卡上的分級顯示組中，單擊分類匯總。在分類匯總框中單擊要計算分類匯總的列。在匯總方式框中，單擊要用來計算分類匯總的匯總函數(shù)。在選定匯總項框中，對于包含要計算分類匯總的值的每個列，選中其復(fù)選框。2021/6/2733創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表：

在Excel2007工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟大致可分為兩步：第一步是選擇數(shù)據(jù)來源；第二步是設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。

數(shù)據(jù)透視表2021/6/2734數(shù)據(jù)透視表

篩選數(shù)據(jù)表：單擊透視表標題旁邊的，可以按“標簽”和“值”兩種方式來篩選。2021/6/2735數(shù)據(jù)透視表

改變數(shù)據(jù)匯總方式：在想要的數(shù)據(jù)上點擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“值字段設(shè)置”改變數(shù)據(jù)匯總方式。在“值字段設(shè)置”中設(shè)置相應(yīng)函數(shù)即可。2021/6/2736按日期分組：

單擊報表中某個日期。然后在“選項”選項卡上“分組”組中單擊“將所選內(nèi)容分組”。在“組合”對話框中，可按月、季度、年份分組查看數(shù)據(jù)，可以多選。

數(shù)據(jù)透視表2021/6/2737

公式、函數(shù)2021/6/2738新增功能可調(diào)整的編輯欄：編輯欄會自動調(diào)整以容納長而復(fù)雜的公式，從而防止公式覆蓋工作表中的其他數(shù)據(jù)。2021/6/2739新增功能函數(shù)記憶式鍵入：使用函數(shù)記憶式鍵入，可以快速寫入正確的公式語法。2021/6/2740公式數(shù)組的操作：數(shù)組的操作方式以CTRL+SHIFT+回車來表示確認2021/6/2741函數(shù)函數(shù)名功能Sum求和Average平均值Count計數(shù)Counta計數(shù)Max最大值Min最小值Product連乘常用函數(shù)：2021/6/2742函數(shù)語法：=if（邏輯判斷式，真值，假值）說明：“邏輯判斷式”是進行判斷的條件；“真值”是當(dāng)判斷條件為真時的操作；“假值”是當(dāng)判斷條件為假時的操作。IF函數(shù)：2021/6/2743統(tǒng)計函數(shù)單條件計數(shù)：Countif函數(shù)語法：=Countif（條件范圍，條件）說明：“條件范圍”是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍。多條件計數(shù)：Countifs函數(shù)語法：=Countifs（條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2）說明：“條件范圍”是用來計數(shù)的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明需要的數(shù)據(jù)的類型或范圍。2021/6/2744統(tǒng)計函數(shù)單條件求和：Sumif函數(shù)語法：=Sumif（條件范圍，條件，求和范圍）說明：“條件范圍”是用來指定條件篩選的數(shù)據(jù)范圍；“條件”是指明篩選的條件；“求和范圍”用于指定與篩選條件相對應(yīng)的用于求和的數(shù)據(jù)范圍。多條件求和：Sumifs函數(shù)語法：=Sumifs（求和范圍，條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2）

2021/6/2745函數(shù)語法：=Vlookup（查詢值，數(shù)據(jù)源，顯示序列，匹配參數(shù)）說明：“查詢值”是用于指定查詢的條件；“數(shù)據(jù)源”是查詢的原始數(shù)據(jù)；“顯示序列”用于指定需要顯示的內(nèi)容，位于“數(shù)據(jù)源”的第幾列上，通常是一個數(shù)字；“匹配參數(shù)”用于指定查詢時使用精確匹配或大致匹配，只有“false”或者“true”兩個值。查找函數(shù)Vlookup：2021/6/2746

輔助功能2021/6/2747條件格式突出顯示單元格規(guī)則：選擇單元格區(qū)域，在“開始”選項卡的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“突出顯示單元格規(guī)則”。選擇所需命令，輸入要使用的值，然后選擇格式。2021/6/2748

限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置文本長度：選擇你想設(shè)置時間有效性的單元格，點擊“數(shù)據(jù)”選項卡，“數(shù)據(jù)工具”中“數(shù)據(jù)有效性”。在設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的對話框中，在“允許”下選擇“文本長度”。2021/6/2749

限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)定序列：在一個連續(xù)的單元格區(qū)域輸入列表中的項目。單擊“數(shù)據(jù)有效性”，在“允許”下選擇“序列”。在“來源”中選擇數(shù)據(jù)，單擊“確定”。2021/6/2750

限制輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)有效性設(shè)定出錯提示信息：在“數(shù)據(jù)有效性”對話框的“出錯警告”選項卡中，可以輸入在出錯時彈出的警告信息。2021/6/2751

數(shù)據(jù)的安全性

保護工作表：在“審閱”選項卡上的“更改”組中，單擊“保護工作表”。打開如下保護工作表對話框，輸入密碼即可。2021/6/2752

數(shù)據(jù)的安全性

保護工作薄：在“審閱”選項卡上的“更改”組中，單擊“保護工作薄”，選擇“保護結(jié)構(gòu)和窗口”。打開保護工作薄對話框，輸入密碼即可。2021/6/2753使用SmartArt獲得視覺效果在工作表中插入SmartArt圖形可便于演示流程、循環(huán)、關(guān)系以及層次結(jié)構(gòu)。在“插入”選項卡的“插圖”組中單擊SmartArt按鈕，即可打開“選擇SmartArt圖形”對話框。在對話框中選擇一種SmartArt圖形樣式，然后單擊“確定”按鈕，即可將其插入至當(dāng)前工作表中。2021/6/2754EXCEL常用快捷鍵一覽表序號快捷鍵功能1Tab在選定區(qū)域中從左向右移動2Shift+Tab在選定區(qū)域中從右向左移動3Ctrl+；輸入當(dāng)天日期4Ctrl+Shift+；輸入當(dāng)天時間5Ctrl+Enter用當(dāng)前輸入項填充選定區(qū)域6Alt+Enter在單元格內(nèi)換行7Ctrl+方向鍵定位數(shù)據(jù)表的方向8Ctrl+A選定整張工作表9Alt+向下鍵顯示下拉列表10Shift+F11插入工作表11Enter在選定區(qū)域中從上往下移動序號快捷鍵功能12F4或Ctrl+Y重復(fù)上一次操作13Ctrl+D向下填充14Ctrl+R向右填充15Ctrl+F3定義名稱16Ctrl+K插入超鏈接17Ctrl+Z撤銷上一次操作18F2在單元格內(nèi)容末尾編輯19F11或ALT+F1創(chuàng)建所選區(qū)域數(shù)據(jù)的圖表20Shift+Enter在選定區(qū)域中從下往上移動21Alt+；選取當(dāng)前區(qū)域的可見單元格

2021/6/2755WORD20072021/6/2756Word2007的基本操作Word2007是Microsoft公司最新推出的文字處理軟件。它繼承了Windows友好的圖形界面，可方便地進行文字、圖形、圖像和數(shù)據(jù)處理，制作具有專業(yè)水準的文檔。用戶需要充分掌握Word2007的基本操作，為以后的學(xué)習(xí)打下牢固基礎(chǔ)，使辦公過程更加輕松、方便。2021/6/2757Word2007的工作界面

啟動Word2007后，將打開如圖2-1所示的工作界面。該界面主要由Office按鈕、快速訪問工具欄、功能選項卡和功能區(qū)、標題欄、文檔編輯區(qū)及狀態(tài)欄和視圖欄等部分組成。2021/6/2758Office按鈕

Office按鈕是Word2007新增的功能按鈕，位于界面左上角。單擊Office按鈕，將彈出Office菜單(如下圖)，在其中選擇相應(yīng)命令后即可執(zhí)行相應(yīng)操作。Word2007的Office菜單中包含了一些常見的命令，例如新建、打開、保存和發(fā)布等。2021/6/2759快速訪問工具欄

Word2007的快速訪問工具欄中包含最常用操作的快捷按鈕，方便用戶使用。在默認狀態(tài)中，快速訪問工具欄中包含3個快捷按鈕，分別為“保存”按鈕、“撤銷”按鈕、“恢復(fù)”按鈕。快速訪問工具欄顯示在功能區(qū)下方2021/6/2760功能選項卡和功能區(qū)

每個選項卡對應(yīng)不同的功能區(qū)。在Word2007中，單擊功能選項卡中的某個選項卡可打開相應(yīng)的功能區(qū)。默認狀態(tài)下，功能選項卡主要包含“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”、“審閱”、“視圖”和“加載項”7個選項卡。下圖所示為“視圖”選項卡對應(yīng)的功能區(qū)。2021/6/2761圖片工具格式新特性之一：在文檔編輯欄內(nèi)插入或者粘貼圖片后，功能菜單會多出一個“圖片工具”格式功能欄，上面功能欄內(nèi)可以對圖片做出各種相對應(yīng)的操作處理。小提示：在office2007各種辦公軟件內(nèi)，都有這樣的新特性，凡是做一些特殊功能操作的時候，功能菜單欄內(nèi)會相對應(yīng)的多處功能欄給用戶方便操作。圖片功能欄選擇的圖片2021/6/2762標題欄標題欄位于窗口的頂端，用于顯示當(dāng)前正在運行的程序名及文件名等信息，如下圖所示。標題欄最右端有3個按鈕，分別用來控制窗口的最小化、最大化和關(guān)閉應(yīng)用程序。2021/6/2763文檔編輯區(qū)就是輸入文本、添加圖形、圖像以及編輯文檔的區(qū)域，用戶對文本進行的操作結(jié)果都將顯示在該區(qū)域。文檔編輯區(qū)文檔編輯區(qū)2021/6/2764

狀態(tài)欄和視圖欄位于Word窗口的底部，顯示了當(dāng)前文檔的信息，如當(dāng)前顯示的文檔是第幾頁、第幾節(jié)和當(dāng)前文檔的字數(shù)等，如圖2-7所示。在狀態(tài)欄中還可以顯示一些特定命令的工作狀態(tài)，如錄制宏、當(dāng)前使用的語言等，當(dāng)這些命令的按鈕為高亮?xí)r，表示目前正處于工作狀態(tài)，若變?yōu)榛疑?，則表示未在工作狀態(tài)下，用戶還可以通過雙擊這些按鈕來設(shè)定對應(yīng)的工作狀態(tài)。另外，在視圖欄中通過拖動“顯示比例滑桿”中的滑塊，可以直觀地改變文檔編輯區(qū)的大小。狀態(tài)欄和視圖欄2021/6/2765查找和替換文本在文檔中查找某一個特定內(nèi)容，或在查找到特定內(nèi)容后將其替換為其他內(nèi)容，是一項費時費力又容易出錯的工作。Word2007提供了查找與替換功能，使用該功能可以非常輕松、快捷地完成操作。2021/6/2766文檔格式化規(guī)范選擇文本或?qū)ο蠓椒ㄐЧp擊選擇一個單詞CTRL+鼠標單擊左鍵選擇一句話在文檔選擇區(qū)單擊左鍵選擇鼠標所在的一行文字在文檔選擇區(qū)雙擊左鍵選擇鼠標所在的一段文字在文檔選擇區(qū)三擊左鍵或CTRL+A全選整篇文檔CTRL+鼠標左鍵選擇間斷文字SHIFT+鍵盤左右鍵以字母為單位選擇SHIFT+鍵盤上下鍵以行為單位選擇ALT+鼠標左鍵選擇以列為單位選擇文字2021/6/2767文檔段落設(shè)置段落對齊格式

在工具欄上提供了四種對齊方式的選項按鈕，分別是：“兩端對齊”、“居中對齊”、“右對齊”、和“分散對齊”。

分散對齊與兩端對齊的區(qū)別是，使用分散對齊的時候，如果一行內(nèi)容不滿一行，它將拉開字符的間距，使該行的文本在一行內(nèi)均勻分布。而使用兩端對齊的時候，如果一行內(nèi)不滿，將靠左排版。2021/6/2768段落縮進格式首行縮進懸掛縮進段落縮進

段落縮進指定的是正文與頁邊距之間的距離，由標尺上的游標來控制。如圖所示：“首行縮進”控制段落的第一行的縮進“懸掛縮進”控制出了段落第一行以外的其他的行“段落縮進”控制整個段落的縮進，并保持“首行縮進”與“段落縮進”的相對位置不變。

使用段落縮進，只需要用鼠標選中相應(yīng)的縮進游標，用左鍵在標尺上移動即可。文檔段落設(shè)置2021/6/2769段落的行間距

行間距表示文本行之間的垂直間距，在默認情況下，WORD采用1倍行距，并且行距你的調(diào)整只對標準的五號字起作用。設(shè)置段落文字的行間距的時候，可以采用以下快捷鍵：CTRL+1:1倍行距CTRL+2:2倍行距CTRL+5:1.5倍行距文檔段落設(shè)置2021/6/2770長篇文檔的規(guī)范制作頁眉和頁腳是文檔中每個頁面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距（即頁面上打印區(qū)域之外的空白空間）中的區(qū)域，如圖所示。

可以在頁眉和頁腳中插入或更改文本或圖形。例如，可以添加頁碼、時間和日期、公司徽標、文檔標題、文件名或作者姓名。如果要更改已插入的頁眉或頁腳，在“頁眉和頁腳工具”下的“頁眉和頁腳”中可以找到更多的頁眉和頁腳選項。

頁眉頁腳的制作2021/6/2771在整個文檔中插入相同的頁眉和頁腳：

在“插入”命令標簽上的“頁眉和頁腳”組中，單擊“頁眉”或“頁腳”按鈕，如圖2所示，單擊所需的頁眉或頁腳設(shè)計，頁眉或頁腳即被插入到文檔的每一頁中。

2021/6/2772使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”瀏覽文檔文檔結(jié)構(gòu)圖可以顯示W(wǎng)ord文檔的標題結(jié)構(gòu)，可以幫助用戶快速掌握Word文檔的大致內(nèi)容。要想在文檔結(jié)構(gòu)圖中顯示文檔標題結(jié)構(gòu)，用戶首先需要設(shè)置Word文檔的各級標題。在Word2007中顯示文檔結(jié)構(gòu)圖的步驟如下所述：

第1步，打開Word2007窗口，切換到“視圖”功能區(qū)。在“視圖”功能區(qū)的“顯示/隱藏”分組中選中“文檔結(jié)構(gòu)圖”復(fù)選框，如圖1所示。

使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”瀏覽文檔2021/6/2773第2步，在打開的“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗格中可以看到文檔的標題結(jié)構(gòu)，如圖2所示。2021/6/2774自動生成目錄1、點右下方的大綱視圖按鈕，切換到大綱視圖。2、光標停在某個第一級標題上，左上角的下拉框拉開，選1級。同樣，光標停在某個第二級標題上，下拉框