xxxx大學儀器設備檔案管理辦法

XXXX大學儀器設備檔案管理辦法第一章

總

則第一條

為進一步加強學校儀器設備檔案的管理，更好地為學校教學、科研、管理等各項工作服務，充分發(fā)揮儀器設備檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校儀器設備檔案工作規(guī)范》和《XXXX大學檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學校實際情況，特制定本管理辦法。第二條

本辦法所稱的儀器設備檔案是指作為學校固定資產(chǎn)的設備、儀器，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體以及隨機資料。第三條

儀器設備檔案是學校儀器、設備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)，實行集中統(tǒng)一管理。第四條

儀器設備檔案工作納入學校設備管理工作之中，與設備計劃管理、設備采購供應和設備使用等工作緊密結(jié)合，保證設備文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。第二章

儀器設備檔案歸檔范圍第五條

根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合學校儀器設備管理的實際情況，單價在50萬元以上的儀器設備均需建立檔案。第六條

儀器設備檔案歸檔的主要內(nèi)容包括：綜合管理文件、項目審批和執(zhí)行階段的管理性文件以及具體設備在申購、驗收、安裝、調(diào)試運行等環(huán)節(jié)形成的各種載體的文件材料（詳見附件）。第七條

儀器設備檔案歸檔的重點是儀器設備在各個環(huán)節(jié)形成的各種載體的文件材料，包括設備采購文件、隨機技術(shù)文件、使用資料等。設備采購文件包括：請購報告，可行性論證及評審文件，主管部門和主管校領導批示及有關(guān)部門的批復文件，中標設備的招投評標文件，采購合同，與廠商洽談記錄，備忘錄及與購置設備有關(guān)的來往信件等。隨機技術(shù)文件包括：合格證，使用說明書，裝箱單，附件及備件清單，進口設備的證書，安裝調(diào)試、培訓、測試、驗收記錄，隨機帶來的所有技術(shù)文件、圖紙等。使用資料包括：設備驗收報告，索賠資料，精密儀器設備技術(shù)檔案，檢修記錄，使用記錄，故障報告，重大事故的調(diào)查分析處理意見，在日常使用維護中產(chǎn)生的圖紙和文件材料等。第三章

儀器設備檔案形成和歸檔第八條

學校檔案管理部門、資產(chǎn)管理部門和各級設備使用單位共同構(gòu)成儀器設備檔案工作系統(tǒng)，互相配合完成儀器設備檔案管理工作。各級設備使用單位負責及時收集、整理設備的技術(shù)性文件，對設備的使用、維修、改造應留有記錄，確保設備文件的完整、系統(tǒng)、準確。資產(chǎn)管理部門應建立健全有關(guān)儀器設備管理制度，確保儀器設備檔案工作全面納入設備計劃、采購、管理工作之中，負責收集、匯總儀器設備從申購到驗收完畢、安裝、調(diào)試運行過程中的全部管理性文件。學校檔案管理部門負責指導、監(jiān)督、檢查、協(xié)助資產(chǎn)管理部門及設備使用單位做好設備文件材料的形成、積累和預立卷工作，負責儀器設備檔案的接收、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。第九條

儀器設備檔案建檔工作應與設備投資項目建設進程同步，從設備項目規(guī)劃開始時建檔。第十條

各級設備使用單位是儀器設備的保管單位，開箱驗收后，要及時將合格證、使用說明書等技術(shù)文件原件移交學校資產(chǎn)管理部門（設備使用單位留存復印件），在儀器設備使用中產(chǎn)生的使用、檢修、故障事故記錄等也應以年度為單位移交學校資產(chǎn)管理部門。第十一條

學校資產(chǎn)管理部門是儀器設備檔案的立卷單位，應明確儀器設備檔案分管領導，配備專（兼）職檔案員，指定專人負責收集、整理、匯總項目執(zhí)行過程中形成的文件材料，待設備驗收完成后整理組卷于次年4月底前集中移交至學校檔案管理部門。第十二條

移交儀器設備檔案時，資產(chǎn)管理部門檔案員應提供學校年度新采購50萬元以上儀器設備清單和年度儀器設備檔案歸檔移交清單，一式二份，雙方各執(zhí)一份，作為移交憑證，以備查考。雙方應對歸檔的文件材料進行認真清點、核對，做到準確無誤、齊全完整。第四章

儀器設備檔案歸檔要求第十三條

儀器設備歸檔文件一般應為原件。第十四條

歸檔的文件材料必須真實準確、全面系統(tǒng)反映儀器設備項目建設和購置使用的全過程。為便于保管和利用，儀器設備文件材料應按其自然形成順序和有機聯(lián)系排列。第十五條

歸檔的儀器設備文件材料應字跡工整，圖樣清晰。禁止使用易褪色的書寫材料和紙張書寫、繪制。第五章

儀器設備檔案管理和利用第十六條

學校檔案管理部門對已接收的儀器設備檔案進行整理、編目、建賬，編制檢索工具，妥善保管。儀器設備檔案應排列有序，便于查找和利用。第十七條

存放儀器設備檔案的庫房要采取防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等措施，定期進行安全檢查，最大限度地延長檔案壽命，確保檔案安全。第十八條

學校檔案管理部門應統(tǒng)一保管儀器設備電子檔案。隨機光(U)盤，不能與紙介質(zhì)檔案同卷混放，應按保管要求單獨存放。第十九條

查閱儀器設備檔案需按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。儀器設備檔案主要提供本校人員利用，若校外人員查閱儀器設備檔案，須經(jīng)資產(chǎn)管理部門領導、校辦分管領導和檔案分管校領導審批。第二十條

儀器設備檔案原則上不外借。如需借出，須經(jīng)資產(chǎn)管理部門領導、校辦分管領導和檔案分管校領導批準，并按規(guī)定時間歸還。造成儀器設備檔案丟失者，將追究當事人責任。第二十一條

嚴禁篡改和損壞儀器設備檔案。查閱人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，不得涂改抽換、攜帶外出，未經(jīng)批準不得復制原件。第二十二條

對超過保管期限的儀器設備檔案，應按規(guī)定進行鑒定銷毀。由學校檔案管理部門組織有關(guān)業(yè)務部門的成員組成鑒定小組，對已失去保存價值的檔案資料提出銷毀意見，經(jīng)分管檔案工作校領導批準后，登記造冊進行銷毀。第二十三條

對已歸檔的儀器設備檔案，確實有錯誤需要更改時，必須提交檔案更改申請，經(jīng)資產(chǎn)管理部門領導、校辦分管領導和檔案分管校領導同意后方可更改。未經(jīng)批準，嚴禁更改已歸檔的任何儀器設備檔案材料。第六章

附

則第二十四條

本辦法自發(fā)布之日起施行，由學校檔案管理部門負責解釋。附件儀器設備檔案歸檔范圍和保管期限表綜

合序號類

目

名

稱保管期限1上級有關(guān)儀器、設備的政策、業(yè)務管理工作文件30年2本校儀器、設備管理的規(guī)章制度30年3本校儀器、設備管理工作計劃、總結(jié)、調(diào)研報告10年4本校儀器、設備年度購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案30年5本校儀器、設備移交清冊及設備儀器報廢、調(diào)撥報告和批復30年6本校有關(guān)儀器、設備業(yè)務工作的年度綜合性統(tǒng)計材料30年儀器設備項目序號類

目

名

稱保管期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）30年2上級或主管領導批復和準購批示30年3中標材料、定購合同（復印件）和會談紀要、記錄等30年4進口設備過程中有關(guān)的技術(shù)商務文件30年5開箱記錄及裝箱單30年6安裝、調(diào)