深圳建設工程公司資料管理制度

深圳建設工程公司資料管理制度為規(guī)范公司資料管理,有效地利用和保護資料,全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,維護公司的合法權益,并為今后決策科學化提供依據(jù),特制定本制度,各部門、項目部必須按本制度認真做好資料管理工作;1、資料范圍本規(guī)定所指的資料是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門和員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、技術資料、電腦盤片、膠卷、榮譽實物、書籍、證件等不同形式的歷史記錄,公司各種資料必須立卷、歸檔;其中文件包括：計劃、技術資料、項目資料、財務資料、人力資源資料、會議紀要、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等;2、資料歸檔本公司資料面廣量大,項目部分散,故實行統(tǒng)一領導,分級管理;2.1、項目部資料歸檔原則2.1.1符合國家相關法規(guī)技術標準和設計文件等規(guī)定；2.1.2工程資料的形成和積累納入建設管理各個環(huán)節(jié)和全過程,并由專人資料員負責；2.1.3隨工程進度同步收集整理,項目工程竣工驗收時,各項目部應將資料作為結束工作的重要組成部分,認真清點,交公司辦公室；2.1.4確保各自形成的文件真實、有效、完整和齊全,嚴禁涂改、偽造、隨意抽換和損毀、丟失;2.2、平時立卷2.2.1公司各部門、各項目部做好平的案卷的預立工作,匯編成冊,每季度上報辦公室;2.2.2辦公室根據(jù)各部門上報的資料登記,由辦公室保管的資料,及時收集;2.2.3辦公室進行定期和不定期的檢查,督促各部門和項目部資料的管理工作;2.2.4財務資料、人力資源資料由部門自行立卷、歸檔、管理;2.2.5經(jīng)濟性文檔見“公司合同管理規(guī)定”;2.2.6人力資源資料的管理見“人力資源資料管理制度”;2.3、資料歸檔要求2.3.1機要資料按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級,機要資料須在資料編號后注明等級;絕密資料包括：公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同;機密資料包括：公司重要會議紀要；財務資料；人力資源資料、薪資性資料、勞動合同；重要技術資料；金額在10萬-100萬元的合同；客戶資料資料;秘密資料包括：1、重要項目資料、預算書；2、10萬元以下項目合同協(xié)議;2.3.2所有資料必須按照要求編號,資料編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號;2.3.3歸檔時須填寫資料登記表;2.3.4所有技術資料需制作成電子文檔磁盤或光盤,保存并建立檔案;3、資料保存及移交3.1、保存部門3.1.1工程圖紙、秘密級以上資料、公司行政文件等由辦公室統(tǒng)一保存;3.1.2財務專項機要資料由會計負責保管;3.1.3人力資源專項機要資料由人力資源部門負責保管;3.1.4其他部門性文件由各部門自行保存;3.2保存期限3.2.1永久保存：公司證照；各級批文；印鑒；單位工程竣工資料；公司年度經(jīng)營計劃、經(jīng)營總結；年度財務報表；技術資料；不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；人力資源資料；大型活動圖片、音像資料；其他核定須永久保存的文書;3.2.2十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書;其它財務資料的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行3.2.3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結后的項目普通方案、資料；其他經(jīng)核定須保存五年的文書;3.2.4一年保存：部門工作計劃及工作總結；完結后的部門請求報告；完結后無長期保存必要文書;3.2.5公司規(guī)章制度由行政人力資源部永久保存,使用部門視其有效期限予以保存;所有文件期滿銷毀后必須保留電子檔文件;3.3、資料移交3.3.1工程竣工驗收時,項目部須將竣工資料、施工資料及其他文件移交辦公室;3.3.2資料移交須填寫資料移交清單,資料移交清單一式二份,移交雙方各一份;4、資料調(diào)閱4.1因工作需要調(diào)閱資料時,須填寫資料調(diào)閱申請表,并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱;4.2合同協(xié)議、行政類資料、財務類資料、人力資源類資料的調(diào)閱須部門經(jīng)理簽字,辦公室主任核準后方可調(diào)閱,且僅僅限于資料的查閱、復??；項目類資料調(diào)閱須部門經(jīng)理核準;4.3調(diào)檔人必須是資料調(diào)閱申請表里注明的查閱人,資料調(diào)閱申請表由資料管理人員留存?zhèn)洳?4.4公司資料屬于公司財產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有和外泄;閱檔人對借閱資料原件必須妥善保管,不得私自復印、調(diào)換、涂改、污損、劃線等;4.5秘密級以上資料借閱時間最長不超過8個工作時,若借閱時間超過8個工作時,需特別注明并經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱;5、其他事項說明5.1各部門、各項目部新購技術類書籍須報經(jīng)辦公室備案批準,工程竣工驗收時一并移交辦公室長期保存;5.2資料管理人員應妥善保管,防蟲蛀、