大學計算機基礎 課件 5.6.3 總結與提高

大學計算機基礎——基于計算思維（Windows10+Office2016）5.6.3總結與提高第5章Excel基本應用5.6制作成績通知單1.名稱的綜合應用

名稱是用來代表單元格、單元格區(qū)域、公式或常量的單詞和字符串。使用名稱的目的是便于理解和使用。在如下的情形下，通常會使用到名稱：（1）某一個單元格區(qū)域需要在多個公式中重復使用時，我們可以將該單元格區(qū)域命名為某個名稱，在公式中就可以通過定義的名稱來引用這些單元格區(qū)域了。（2）在公式復制時，如果引用的單元格區(qū)域需要是絕對地址，可將這些單元格區(qū)域定義成某一個名稱。如在成績排名中，可以將需要參與排位的數(shù)據區(qū)域定義成名稱“排名區(qū)域”，這樣，在公式復制時，就不會出現(xiàn)由于沒有將引用區(qū)域設置為絕對引用而導致排名結果錯誤的情況。（3）對于公式中需要重復調用的一些其他公式，也可以將被調用的公式定義成名稱。

2.合并域的正確顯示如果將“詹婷珊”的期末成績改為“緩考”，而在生成的每個同學的成績通知單中，可以發(fā)現(xiàn)：“詹婷珊”同學的期末成績顯示為0，而不是“郵件合并用數(shù)據區(qū)域”中的“緩考”。這是因為郵件合并時，以第一條記錄的數(shù)據類型來決定合并后的數(shù)據類型。在生成成績通知單時，默認“期末成績”數(shù)字型的，因此對應的“緩考”顯示為0。要解決上述問題，可以將期末成績數(shù)據設置為“文本”類型。①在數(shù)據源（成績單數(shù)據含圖片.xlsx）中，加入一列數(shù)據（等級照片），指示每位同學對應的等級照片的存放位置和名稱，如圖5-70所示。其中，名稱“郵件合并成績區(qū)域”指向B4:L41單元格區(qū)域。

3.將圖片作為合并域如果需要將總評等級不用A/B/C/D/F表示，而用圖片來替代，可以將圖片作為合并域插入到郵件文檔中。需要注意的是，圖片需要存放在與郵件合并主文檔的同一文件夾或下級文件夾中（如郵件合并主文檔所在文件夾的下一級文件夾photos中）。操作步驟如下

3.將圖片作為合并域②在郵件合并文檔（“成績通知單含圖片.docx”）中，打開數(shù)據源，插入點放在需要顯示照片的位置，單擊“插入”選項卡/“文本”組中/“文檔部件”按鈕，在彈出的列表中選擇“域”選項，打開“域”對話框。③在“域”對話框的“域名”列表框中選擇“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中輸入任意字符（如X），勾選“更新時保留原格式”復選框，單擊“確定”按鈕，完成照片域的插入。④選擇整個文檔，按下快捷鍵Shift+F9，切換為域代碼顯示方式。⑤選擇“IncludePicture”域中的“”X””，單擊“郵件”選項卡/“編寫和插入域”組/“插入合并域”按鈕，在彈出的合并域選擇列表中選擇“等級照片”。調整圖片成合適大小。⑥選擇整個文檔，按下快捷鍵Shift+F9，切換到域代碼顯示方式，可以看到插入的“照片域代碼變?yōu)椤皗INCLUDEPICTURE"{MERGEFIELD等級照片}"}”。

3.將圖片作為合并域⑦完成并合并生成結果，將結果保存到與主文檔“成績通知單含圖片.docx”的同一文件夾中（如“成績通知單（圖片）結果.docx”）。在“成績通知單（圖片）結果.docx”中選擇全部內容，按下F9