檔案異地存放保管投標方案

檔案異地存放保管投標方案目錄TOC\o"1-3"\h\u22746第一章項目背景和需求分析 2014459第一節(jié)項目背景 2023501一、房地產檔案特點 206182二、房地產檔案歸檔要點 2126981三、房地產檔案的保管 2414136第二節(jié)檔案管理的發(fā)展前景 2519389一、無紙化、虛擬化檔案管理 263108二、數字化、微縮化檔案管理 2610550三、信息化、網絡化的檔案管理 2725159四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化 2811928五、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化 2815079第三節(jié)檔案寄存行業(yè)規(guī)范 2919626一、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的產生 305120二、我國商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)的現(xiàn)狀 319744三、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展趨勢分析 3324020四、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理 3414876第四節(jié)需求分析 3929246一、項目概況 397130二、服務內容 4015917三、服務人員 4131284四、檔案庫房要求 437119五、檔案庫房的溫、濕度要求 4714811六、其他服務要求 472889第二章項目整體服務方案 5014266第一節(jié)項目整體服務方案 509707一、項目概況 5016319二、服務內容 5018493三、服務人員 5125410四、庫房保障 534454五、檔案庫房的溫、濕度保證 5629523六、檔案保管服務和庫房監(jiān)管 562734七、檔案庫房監(jiān)控要求 5718094第二節(jié)檔案保管方法 578234一、檔案庫房的布局 5728718二、檔案架（柜）的排放和編號 587139三、檔案的存放和全宗排列 5829172四、建立全宗卷 597909五、溫、濕度調節(jié)和清潔衛(wèi)生管理 606807六、保衛(wèi)和保密管理 6012318七、防火的管理 6025889八、檔案在搬動中的保護 6130463九、檔案的安全檢查 6214755第三節(jié)檔案異地存放管理的思考 6310285第四節(jié)檔案流動過程中的安全保護 667070一、檔案流動過程中需進行安全防護的因素 677375二、檔案利用的登記與交接制度 6831902三、檔案使用行為的管理與限制制度 6923730四、利用方式及利用場所的限制制度 6911790五、對重要檔案的保護性措施 7028588第三章項目組織機構及人員配置 7122253第一節(jié)項目組織機構 7130025一、項目組織機構 7121644二、項目組織機構圖 719136第二節(jié)人員配置原則 7223467一、經濟效益原則 7216116二、任人唯賢原則 7216673三、因事?lián)袢嗽瓌t 723437四、量才使用原則 7227451五、程序化、規(guī)范化原則 726192六、因材起用原則 7321223七、用人所長原則 7324556八、動態(tài)平衡原則 7315251第三節(jié)項目管理措施 7412779一、目標的落實措施 7416038二、制度化管理措施 7526141三、質量管理措施 7528656四、進度管理措施 7522084五、安全、文明施工及環(huán)境保護管理措施 7619088第四節(jié)項目人員配備 768128一、項目負責人 7621027二、項目實施人員 773219第五節(jié)人員管理理念 8129231一、人才管理要與組織戰(zhàn)略保持一致 819606二、體現(xiàn)內部一致性原則 8113867三、將組織文化滲透到人才管理中 8216041四、積極參與人才開發(fā)和培養(yǎng) 821691五、利用品牌效應吸引人才 836260第六節(jié)人員管理方案 8415369一、目的 8417241二、準則 847920三、雇傭 858329四、管理體制 8525552五、招聘 8529239六、錄用 8627903七、人員異動 8616032八、績效管理 8610236九、薪酬管理制度 879375十、升遷機制 8719012十一、培訓 8830104十二、權利和義務 884612第七節(jié)人員崗位職責 8918425一、項目負責人崗位職責 894377二、打包人員崗位職責 913761三、裝卸人員崗位職責 9132051四、運輸人員崗位職責 9225916五、檔案整理人員崗位職責 945672六、檔案管理員職責 9532057七、檔案資料管理員安全崗位職責 9531667第四章人員培訓 9716817第一節(jié)人員培訓服務 9722054一、培訓對象 979577二、培訓背景 974587三、培訓內容 9731994四、培訓特點 9811199五、培訓成果 982698六、培訓價值 9915371第二節(jié)檔案管理員培訓內容 9920562一、檔案的起源 998652二、檔案的定義 10010331三、檔案管理員職責 10029156四、檔案工作管理 10121270五、配備檔案管理基礎設施 10113772六、檔案業(yè)務工作 10231671七、從事檔案工作應注意的幾個問題 1037422第三節(jié)人員考核 10426757一、嚴格考核制度 1047826二、競爭上崗制度 10432371三、人性化內部管理 10513540第五章擬投入設施設備 10615044第一節(jié)擬投入本項目設備配置情況 1066790一、設施設備投入前的準備 10630147二、設施設備配備表 10626404第二節(jié)主要投入設施設備 1073683一、智能密集架 10722636二、檔案室專用防爆燈 11125907三、打包紙箱袋帶 11316296四、小型起重機 11410649五、運輸車輛 11519660六、檔案專用除濕機 1176485第三節(jié)運輸車輛管理 12017858一、目的 12011535二、范圍 1202392三、工作內容和程序 12030238四、駕駛員安全教育培訓 12116990五、車輛使用管理 1228086六、報歸 1225364七、車輛證件管理 12421746第四節(jié)檔案庫房空調設備的管理 1247969一、空調系統(tǒng)的組成 1248906二、空調系統(tǒng)設備房的環(huán)境要求 12512059三、空調系統(tǒng)的標識 12719061四、空調系統(tǒng)的管理要點 12725843五、空調系統(tǒng)的操作規(guī)程 1281930六、空調系統(tǒng)的運行管理 12925215七、空調系統(tǒng)的應急處理方案 13032414第五節(jié)監(jiān)控設備的常見故障及排除 131955第六章公司管理制度 1391708第一節(jié)公司管理大綱 13910992一、公司管理制度

13919213二、員工守則

14018281第二節(jié)檔案管理制度 14029166第三節(jié)保密制度 14212927第四節(jié)財務管理制度 1435022一、財務部門職責范圍 1437738二、會計崗位職責 14428975三、出納員崗位職責 14527107第五節(jié)投訴處理管理制度 1463390一、客戶溝通 1465175二、客戶投訴處理 1468159第六節(jié)員工服務制度 15128第七節(jié)人事管理制度 15226365一、員工入職 15210240二、試用期 1537860三、轉正 15332086第八節(jié)檔案庫房管理制度 1542405一、庫房管理制度 15423751二、檔案保管制度 15528062三、檔案收集制度 1561295四、檔案整理制度 15724586五、檔案修改補充制度 15711679六、檔案借閱制度 1588702七、檔案保密制度 158892八、檔案統(tǒng)計工作制度 15924931九、檔案鑒定銷毀制度 15917911十、檔案利用制度 16019731十一、檔案整理編目制度 16018985第九節(jié)檔案消毒滅菌管理制度 16118648第十節(jié)庫房防盜系統(tǒng)管理措施 1629057第十一節(jié)本項目消防檔案管理 1639908第十二節(jié)本項目設備技術檔案管理 16524545第七章檔案搬遷運輸服務方案 16814108第一節(jié)搬運作業(yè)注意事項 1681177第二節(jié)搬運服務原則 17020549一、減少環(huán)節(jié)，裝卸程序化

1701997二、文明裝卸，運營科學化 17011453三、兼顧協(xié)調，通用標準化

17118882四、巧裝滿載，安全效率化

17217380第三節(jié)搬運作業(yè)流程 17317375第四節(jié)檔案搬運人員制度 1764858一、作習時間要求 17610738二、紀律要求 17717379三、操作及安全要求 17722130四、搬運工的責任制度 17818132五、請假制度 17825073第五節(jié)檔案搬運質量控制措施 17824187第八章檔案庫房管理 1811834第一節(jié)檔案庫房基本要求 18123144第二節(jié)檔案庫房“十防”措施 18616446一、防火 18622974二、防水 18612066三、防濕 186123四、防塵 18712883五、防鼠 1877118六、防光 18720550七、防蟲 18822103九、防高溫 18814122十、防污染 18825421第三節(jié)檔案消毒方法 18915357一、建立小型消毒殺蟲室 18932726二、低溫技術害蟲 18923296三、氮氣殺蟲 18925620四、co2殺滅檔案害蟲 1903340五、DAX型檔案文件電子消毒柜 19018876六、檔案電子消毒柜 1908281七、“玻璃體”生物效應與實用冷凍殺蟲柜 19130903第四節(jié)檔案消毒工作制度 19117993第五節(jié)檔案館消防安全管理 19331300一、檔案館消防安全工作特點 19329929二、檔案館消防安全管理要求 19515144第六節(jié)檔案庫房管理流程 1986159第九章庫區(qū)硬件設施管理 20015328第一節(jié)檔案架密集柜拆卸 2001165一、手動式密集柜 2008981二、拆卸過程 20124322第二節(jié)檔案庫區(qū)空調設計 2018479一、需要分析 201973二、設計原則 204158三、方案設計 20531694第三節(jié)檔案室空調拆卸 21421706一、拆空調流程 21419422二、必備工具 21431604三、拆空調步驟 2147533第四節(jié)手動檔案密集架安裝流程 2156086第五節(jié)雙柱普通密集柜拆卸 21928835第六節(jié)檔案庫區(qū)消防器材配備標準 2215184第七節(jié)項目設備拆卸原則 22319704第八節(jié)設備卸載注意事項 22528053一、機械的拆卸 22519233二、機械的拆卸的基本原則 22621827三、機械的裝配 22727581四、機械密封拆卸、裝配 22829215第九節(jié)檔案室設備拆卸服務 2302099一、檔案室設備拆卸規(guī)程 23030265二、堆碼操作規(guī)章 23122419三、搬運操作規(guī)程 23215539四、搬遷質量保證承諾 2323967第十章檔案庫區(qū)系統(tǒng)管理 23330596第一節(jié)檔案館溫濕度監(jiān)控系統(tǒng) 23310602一、智能溫濕度監(jiān)測是檔案管理發(fā)展的必然與趨勢 23429769二、智能溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)設計法律法規(guī)依據 23422184三、監(jiān)測系統(tǒng)中關于溫濕度監(jiān)測點數 23530854四、智能溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)設計需要注意的事項 23616934五、檔案庫房綜合監(jiān)控系統(tǒng)功能介紹 23630986六、檔案庫房基本情況列表 24129894第二節(jié)檔案館消毒凈化系統(tǒng) 24419791一、新建檔案館消毒系統(tǒng)的建立方法 2446574二、做好檔案消毒工作的措施 25018194第三節(jié)檔案館防火監(jiān)控系統(tǒng) 2522579一、開式系統(tǒng) 2536008二、閉式濕式系統(tǒng) 2531087三、閉式預作用系統(tǒng) 25330324第四節(jié)檔案館防盜監(jiān)控系統(tǒng) 25420454一、系統(tǒng)概述 25426190二、系統(tǒng)原理 25425095三、系統(tǒng)主要功能介紹 25431870第五節(jié)檔案館漏水監(jiān)控系統(tǒng) 25525830一、用戶需求 2568756二、漏水檢測的設計 25827887第六節(jié)檔案館空氣質量監(jiān)控系統(tǒng) 2634671一、設計依據 26310615二、設計原理 26518242三、日常維護 2666328第七節(jié)自動化恒溫恒濕消毒凈化系統(tǒng) 26725671一、設計參數 26716505二、空調系統(tǒng) 26713106三、檔案庫恒溫恒濕空調系統(tǒng) 26814665四、檔案室恒溫恒濕空調設計標準 26928590第八節(jié)智能檔案管理系統(tǒng)方案 2702098一、系統(tǒng)部署 2702685二、硬件作用 27125415三、主要業(yè)務功能 27112376四、系統(tǒng)優(yōu)勢 2738072第十一章檔案保管服務方案 27430913第一節(jié)檔案保管服務管理規(guī)范 2741142一、服務原則 27419316二、組織與人員 27420582三、基礎設施 2749472四、業(yè)務規(guī)程 27526960五、事故賠償 27620659第二節(jié)檔案保管基本要求及流程 27619841一、檔案室基本要求 2763685二、保管期限 27730019三、保管要求 2785567第三節(jié)檔案安全工作保密標準 27832760一、范圍 27815729二、檔案人員安全保密職責 27813061三、檔案庫房技術管理要求 2808445四、檔案利用制度 2818424五、檔案保密制度 28225059第四節(jié)檔案館檔案保密制度 28218232第十二章服務質量保障措施 28422339第一節(jié)服務質量控制措施 28422252第二節(jié)檔案運輸質量控制 28524831一、服務質量方針 2857758二、服務質量目標 28519335三、駕駛員要求 28617234四、服務監(jiān)督 2862089五、運輸要求 28619434第三節(jié)服務承諾書 28817673第四節(jié)服務質量承諾 28923289第十三章應急預案 29127121第一節(jié)應急處理人員配置 2913232第二節(jié)應急疏散預案 29212281一、制定應急疏散預案的目的 29225472二、應急預案管理主體及職責 29215267三、應急疏散小組及職責 29229473四、應急疏散物資 29520835五、應急疏散方法 2956935六、應急疏散善后工作 29530849七、預案演練 29614565八、應急疏散流程圖 2965439第三節(jié)檔案庫房設施設備故障應急處理 29829007一、電梯困人應急預案處理 29827834二、空調系統(tǒng)的應急預案 30025300三、消防系統(tǒng)的應急預案 30416867四、照明系統(tǒng)的應急預案 30912626五、電氣系統(tǒng)的應急預案 3112852第四節(jié)防震應急預案 31523421一、職責 3153697二、目的 3164426三、適用范圍 31624206四、工作程序 31614980第五節(jié)檔案庫房火災應急預案 31719407一、組織機構及職責 3175914二、應急處置程序 31811172第六節(jié)檔案室觸電應急預案 31828405一、目的 31813736二、適用范圍 31913645三、職責 31927155四、應急預案 31925559五、預防措施 32521684第七節(jié)突發(fā)跑水應急預案 32513387一、目的 32522765二、職責 32521253三、應急物資和裝備 32622074四、應急響應 32615315五、其他應急處理 32912878六、事故處理記錄、善后 33014905第八節(jié)檔案安全事故應急預案 33031955一、工作原則 3314261二、適用范圍 3319834三、組織領導 3313696四、工作目標 33123167五、工作重點 33225820六、應急保障措施 33218776七、應急預案 33325502八、非工作時間責任人及責任 3351611九、災后工作 33612210第九節(jié)新冠病毒、流感等傳染性疾病應急預案 3363429一、工作原則 33631753二、成立領導小組 3366295三、應急物資準備 33619051四、應急處理程序制定 3377078五、預防預警行動 33715423六、應急預案的啟動和響應程序 338溫馨提示：本方案目錄中的內容在word文檔內均有詳細闡述，如需查閱，請購買后下載。說明一、如招標文件評分標準要求“項目背景和需求分析”詳情可見本文第一章。二、如招標文件評分標準要求“項目整體服務方案”詳情可見本文第二章。三、如招標文件評分標準要求“項目組織機構及人員配置”詳情可見本文第三章。四、如招標文件評分標準要求“人員培訓”詳情可見本文第四章。五、如招標文件評分標準要求“擬投入設施設備”詳情可見本文第五章。六、如招標文件評分標準要求“公司管理制度”詳情可見本文第六章。七、如招標文件評分標準要求“檔案搬遷運輸服務”詳情可見本文第七章。八、如招標文件評分標準要求“檔案庫房管理”詳情可見本文第八章。九、如招標文件評分標準要求“庫區(qū)硬件設施管理”詳情可見本文第九章。十、如招標文件評分標準要求“庫區(qū)系統(tǒng)管理”詳情可見本文第十章。十一、如招標文件評分標準要求“檔案保管服務”詳情可見本文第十一章。十二、如招標文件評分標準要求“服務質量保障措施”詳情可見本文第十二章。十三、如招標文件評分標準要求“應急預案”詳情可見本文第十三章。編制依據一、項目招標文件、補遺及設計文件等相關資料。二、國家現(xiàn)行技術規(guī)范、標準及有關的技術資料、規(guī)范、規(guī)程及技術標準。三、依照有關主要法律、法規(guī)：（一）《中華人民共和國政府采購法》（二）其他法律法規(guī)。四、行業(yè)規(guī)范、標準（以下內容根據項目實際情況修改）第一章項目背景和需求分析第一節(jié)項目背景（根據項目實際情況自行修改）一、房地產檔案特點（一）專業(yè)性，完整性房地產檔案具有專業(yè)性，不同于一般的歷史檔案，它是權屬管理中權利的代表，收集的是專業(yè)性的材料，并且由專業(yè)的房地產管理人才進行管理，主要記錄房地產的沿革變更，比一般的檔案更為的專業(yè)。房地產檔案的專業(yè)性同時也體現(xiàn)了完整性，該種檔案要求房地結合以及圖、檔結合。1.房地結合。房屋權屬登記應當遵循房屋的所有權和該房屋占用范圍內的土地使用權權利主體一致的原則。作為權屬管理記錄的房地產檔案也應緊密結合，要確保土地和房屋檔案的完整，不能人為地割裂房地產檔案之間的有機聯(lián)系。2.圖檔結合。房地產平面圖上注記丘號（地號），這種丘號，可當作為查找檔案的索引。圖上標志產權范圍，一目了然。鑒于上述特點，特別是權屬檔案的專業(yè)性和動態(tài)性，表明權屬檔案應由房地產管理部門統(tǒng)一管理并單獨進行保管。權屬檔案不宜與文書檔案、會計檔案等其他門類檔案相混淆。（二）動態(tài)性，價值性，法律性由于房地產作為一種財產在經濟社會中流通，因此可以被變更，被繼承甚至被轉移，因此它具有動態(tài)變化的特點，該特點也是房地產檔案的主要特征，可以說是活的檔案。也是由于房地產是作為一項財產，資本進入經濟社會的，因此它的存在具有價值性，這種價值性有趨向性，因此國家對這種利益性的經濟實體，采取法律約制，約制的根據就是房地產檔案，這和我們公民具有“身份證”是一個道理，房地產檔案就成了由記載房屋所有權歸屬的憑證材料組成的權屬檔案，具有法律效力，是房地產管理部門和人民法院確認房屋產權、處理房地產糾紛的重要依據。因此這三個特性是必然聯(lián)系在一起的。鑒于上述特點，特別是權屬檔案的專業(yè)性和動態(tài)性，表明權屬檔案應由房地產管理部門統(tǒng)一管理并單獨進行保管，這也對檔案的歸檔和保管提出了系列要求。二、房地產檔案歸檔要點必須建立歸檔制度，明確各類人員職責，保證產權檔案有序地移交到檔案館（室）。歸檔制度的內容包括歸檔范圍、歸檔要求和份數、歸檔手續(xù)和時間。（一）房地產檔案的歸檔范圍房地產產權檔案的歸檔范圍如下：1.房地產產權登記申請人、房地產權屬登記確權、房地產產權轉移、變更、抵押等有關的證明和文件：（1）房地產權利人（自然人或法人）的身份（資格）證明、法定代表人的身份證明、授權委托書等；（2）城市建設工程規(guī)劃許可證、建設用地規(guī)劃許可證、土地使用權出讓和轉讓合同，房屋拆遷批仲放補償安置協(xié)議書、聯(lián)建和統(tǒng)建合同、翻改擴建和周定資產投資批準文仲、房屋竣工驗收有關材料等；（3）房地產買賣合同書、房地產繼承書、房地產贈與書、房地產析產協(xié)議書、房地產交換協(xié)議書、房地產調撥憑證、有關房地產轉移的上級批件、法院判決（調解、仲裁）文書及有關公證文仲等；（4）設定房地產他項權利有關合同，文仲等。2.房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖：房地產分幅平而圖、分丘平面周、分層分戶平面圖等。3.房地產產權登記工作中記錄的各種文件材料：房地產登記申請書、收仲收據存根、產權變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房地產登記審批表、房地產登記收費收據存根，房地產權屬證書存根等。4.反映和記載房地產及權屬狀況的聲像制品、統(tǒng)計表報、數據、信息資料，包括攝影片、照片、錄音、錄像帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等。5.解放前的土地登記簿、土地登記臺賬等。6.涉外房地產登記所形成各種產權檔案資料。7.其他有關房地產產權的文仲資料，如：房地產產權凍結文仲，房屋產權代管文仲、歷史形成的各種房地產權證、契證、草卡、分戶卡等。（二）歸檔的原則和要求1.每件房地產權屬登記工作完成后，權屬登記人員應及時整理好有關文件材料，經登記負責人審查后，及時送交房地產權屬檔案部門立卷歸檔。2.歸檔的房地產權屬檔案應是原件或經房地產管理部門批準認定的復印、復制件。復印、復制件應由經辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件的存放處。3.歸檔的房地產權屬檔案，應當做到書寫材料質地優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰，數據準確，符合檔案保護的有關要求。4.房地產權屬檔案管理部門要按照檔案管理的有關要求對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予驗收、歸檔。（三）歸檔手續(xù)和歸檔時間1.歸檔手續(xù)移交產權檔案均應按宗編制移交清冊。清冊內容應包括歸檔號、丘號、坐落、姓名、材料數量。按丘（權）號順序排列。清冊二份，交接雙方點交后簽字，分別保存。移交后，發(fā)現(xiàn)不合格歸檔材料，應退回原交部門并在清冊上注銷，原交部門不得拒收。2.歸檔時間：（1）重要檔案，及時歸檔：登記檔案，按月或半月移交；房地產接（代）管檔案，按季移交：交易檔案并入登記檔案，一道移交。（2）房地產年報，每年三月中旬歸檔：發(fā)證記錄簿，屬于總登記的待結束后歸檔，屬于轉移變更登記的，待每本簿冊用完后歸檔；房地產平面圖，按期歸檔：拆遷檔案，不定期歸檔。三、房地產檔案的保管保管房地產檔案是維護房地產文件完整性、安全性，提供房地產檔案工作為客戶服務的基礎工作。保證房地產檔案的日常工作記錄，是記錄和土地記錄檔案存儲不可分割的一部分。（一）保持房地產檔案任務和內容的房地產檔案，是指根據房地產檔案存儲和安全保護的特點，采取內容記錄和保護的措施。房地產檔案的目的在于能夠長期使用，為房地產管理服務。因為隨著時間的推移，受自然和人為因素，房地產檔案在長期的過程中被損壞。因此，房地產檔案應該采取一切措施來防止損壞，延長使用壽命，維護檔案，檔案文件的完整性和完全。（二）房地產檔案保管工作的主要內容有：1.庫存建設和管理房地產檔案具有存儲、使用、頻繁流動的特征可以設計數據庫存儲，要求有良好的衛(wèi)生條件和保持適當的溫度、濕度，有防盜、防火、防曬、防塵、害蟲和污染防治和其他安全措施；定期清理檢查工作檔案統(tǒng)一的代碼；文件架（柜）排放整齊、采取和使用簡單的文件處理，符合要求的通風和安全技術。2.特殊保護檔案的措施為了延長房地產檔案的使用壽命，損壞或變質的檔案載體要及時修復和復制，一般的文件要用皮革盒子綁定、照片等使用特殊的設備存儲磁帶。存儲各種基礎圖修改時必須仔細檢查。修改、補充圖紙必須有批準程序；修改內容較少，可以直接用于繪圖和修改標有“修改標記”，修改內容多，應該重新繪圖，原始文件另存為原始數據。第二節(jié)檔案管理的發(fā)展前景檔案管理工作包含了兩個方面的內容，一個是檔案的保存和管理，另一個則是檔案的開發(fā)和利用。計算機和網絡技術在檔案管理中的應用讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，電子化、數字化檔案的增加讓企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了變化，面對著更多更大的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案部門應該要對計算機和網絡技術的應用引起重視，積極的引入使用。傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員手抄工作較多，能夠提供的檔案服務也比較有限。計算機應用于檔案管理之后，檔案管理人員的手工操作變得少了，服務效率更高，能夠提供的服務內容也更加豐富，這是跨越性的發(fā)展。所以，我們需要在進行日常檔案管理的時候，多積累信息應用經驗，學習信息技術，讓檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案可以是社會的發(fā)展記錄載體，保存的是社會信息，檔案管理工作隨著社會的發(fā)展，其信息量越來越大，單純的手工管理作業(yè)方式已經不能滿足其需求，計算信息化管理是未來的發(fā)展趨勢。檔案管理人員應該要明確檔案管理的發(fā)展方向，能夠提升自己的危機能力，提高管理水平，讓檔案管理更加科學、規(guī)范。一、無紙化、虛擬化檔案管理計算機技術在各行各業(yè)的應用發(fā)展讓其成為了本世紀的主導力量，無紙化辦公和虛擬檔案是現(xiàn)代檔案管理的新方向。無紙化辦公和自動化辦公為檔案管理帶來了較大的變化，文件使用網絡進行傳輸，報告也可以通過網絡來傳遞，在文件的收發(fā)過程中，步驟被精簡，文件的傳遞快速、便捷，這是自動化辦公和無紙化辦公的優(yōu)勢，這種優(yōu)勢同時也是對檔案管理工作的更高要求。檔案資源共享是檔案管理的一個目標，該目標需要一定的檔案館藏來支持，虛擬化可以讓館和館之間可以通過網絡進行連接，增加彼此的館藏。假如整個世界的檔案信息都能夠并入互聯(lián)網，那么檔案資源則會變?yōu)闊o限大，連接全球，在短時間內可以獲得你所需求的所有信息，這樣就讓傳統(tǒng)檔案管理的問題得到了解決，無需大的空間來存儲，投入小，使用便捷。二、數字化、微縮化檔案管理微縮攝影和數字影像技術讓數字化檔案管理得以實現(xiàn)。數字化檔案是借助現(xiàn)代先進的數字技術，使用計算機、掃描儀等設備來將館藏資料進行轉化，使其變?yōu)殡娮游募?。微縮攝影技術則是將紙質文件微縮在微縮品上，制作成電子文件，數字影像技術則是將各種檔案信息轉變成影像視頻，這些技術都是需要通過計算機設備來進行識別和管理的電子檔案。檔案信息數字化之后，使用計算機進行檢索了使用，讓其使用效率更高，可以拓展的服務也更多，讓紙質檔案利用率低，占空間大的缺點得到了解決。尤其是這些技術的結合，讓檔案管理中的褪色圖片得到了修復，可以進行保存和復制，并且提供圖文并茂的信息，讓檔案的利用價值更高。三、信息化、網絡化的檔案管理現(xiàn)代社會中信息化和網絡化是一個標志，計算機和網絡技術的使用讓人與人之間的距離變得更小，信息的利用效率更快更高，國界越來越小，不用出門也能夠掌握天下事。這是促進了社會辦事效率的提升，同時也讓整個社會之間的聯(lián)系更加緊密，讓檔案管理信息化和網絡化得以實現(xiàn)?，F(xiàn)在從中央到地方，從企業(yè)到機關，都有大小不同的局域網，目的是讓網內進行檔案信息的快速傳遞和利用，一些資料具有保密性，因此不允許接入外網，部分還是單機操作，采取物理隔離的方式?？墒怯嬎銠C技術和網絡技術不斷發(fā)展，密碼技術和各種識別技術的使用，讓電子文件的安全性有了較大的提升，對于電子文件的真?zhèn)舞b別提供了幫助，提高了電子文件的真實性和可靠性。網絡傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著這一技術的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實現(xiàn)信息化、網絡化的目標已為期不遠。四、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化隨著新技術的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。計算機技術特別是未來語音識別技術的開發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。五、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化其一，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。其二，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。其三，檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數據庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。兩者的關系是相互依存的，讓檔案資源的市場化管理有了條件，對于解決檔案經費不足的問題提供了幫助，讓檔案管理事業(yè)可以健康的發(fā)展。第三節(jié)檔案寄存行業(yè)規(guī)范商業(yè)性檔案寄存行業(yè)是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務而獲取盈利的企業(yè)。近年來，這個行業(yè)發(fā)展很快，在我國檔案管理尤其是企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了一定的作用。但就其現(xiàn)狀而言，也出現(xiàn)了一些不協(xié)調的現(xiàn)象。如，作為一項檔案保管的特殊行業(yè)，還沒有納入檔案行政管理部門的管理視野之內，沒有一套行之有效的創(chuàng)辦規(guī)范，沒有建立行業(yè)協(xié)會，等等。一、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的產生1.我國檔案工作實際情況的需要隨著改革不斷深化，市場經濟逐步建立，經濟成分由單一性向多元化發(fā)展。一些國有企業(yè)在改制、聯(lián)合、兼并、破產過程中，企業(yè)檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現(xiàn)隨意銷毀的現(xiàn)象；很多外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)不愿意在企業(yè)內部投入較多的人、財、物力，設置專門的檔案保管部門或專職人員；一些企業(yè)即使設立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現(xiàn)象也時有發(fā)生。事實上，隨著檔案信息數量的爆炸式增長以及政府機構改革和企業(yè)降低成本的需要，對于一些每年都會產生大量業(yè)務類憑證的企業(yè)來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經難以適應企業(yè)發(fā)展的需要。2.國外商業(yè)性檔案寄存理念的影響國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的名稱多為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經歷了半個多世紀的發(fā)展，在歐美等發(fā)達國家，現(xiàn)在已經成為一個比較成熟的文件管理機構。進入20世紀80年代后，商業(yè)性文件中心在數量、規(guī)模和技術水平上更是得到了迅猛發(fā)展，出現(xiàn)了以美國“鐵山”為代表的數千家檔案數據管理機構。同時，這種促進和提升我國檔案信息領域服務外包的理念對我國檔案工作發(fā)展實際的需要也產生了影響。3.外資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的登陸上世紀90年代末期，一些跨國跨地區(qū)檔案管理機構，由于看好中國內地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設立經營機構，拓展業(yè)務。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業(yè)管理的理念帶入中國的公司，于上世紀90年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。但是，由于受到國情、理念和我國有關檔案管理的法律、法規(guī)的影響，他們在拓展內資機構市場時，會遇到諸多困難，在短期內很難占據國內市場的主導地位。4.內資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的興起據查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司于1993年建立。從上海地區(qū)來看，內資的檔案寄存企業(yè)集中于2009年前后建立，目前已經發(fā)展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發(fā)展速度都很快。二、我國商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)的現(xiàn)狀1.商業(yè)性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據《中華人民共和國檔案法》第十六條的規(guī)定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務。這種形式雖然有設施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優(yōu)勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業(yè)、破產企業(yè)、社會團體的檔案寄存提供有償服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。于是，我國內資的商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業(yè)性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。2.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的特點（1）運作機制靈活。由于是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)，所以只要在不違背相關法律、法規(guī)的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業(yè)自身管理和寄存業(yè)務運作兩個方面來調動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環(huán)境。（2）服務對象面廣。可以為各種所有制、各種規(guī)模、各種業(yè)務類型的機構提供服務。從機構來看，除國家檔案部門接收的黨政機關、事業(yè)單位以外，破產企業(yè)、國有企業(yè)、外資企業(yè)、民營和私營企業(yè)等都可以納入其服務的范疇。當然，主要還是醫(yī)療保健行業(yè)、法律行業(yè)、金融服務業(yè)等在主要業(yè)務中會產生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經達到每年產生5000萬張～6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。（3）服務內容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。其次，從檔案內容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據的這部分憑證。最后，從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數字化、檔案和數據信息的安全銷毀等。（4）服務措施到位。商業(yè)性檔案寄存企業(yè)為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優(yōu)質服務。為了最大限度為客戶節(jié)約成本，最大化為客戶調閱提供便捷，往往會自主研發(fā)一系列配套軟件，只要是在該企業(yè)接收范圍內的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網絡的方式與企業(yè)聯(lián)系，客戶足不出戶即可調閱檔案。（5）服務結果雙贏。企業(yè)自身通過提供服務獲取利潤和發(fā)展壯大；服務對象可以節(jié)約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業(yè)工作。三、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展趨勢分析1.需要節(jié)約檔案保管成本的客戶源充足。從目前商業(yè)性檔案寄存行業(yè)明確的主要服務對象來看，潛在客戶面廣量大。分析產生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據。二是企業(yè)信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經不再適宜。四是原始憑證由專門機構集中保存安全可靠，客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。2.隨著商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展，客戶必將大為拓展。隨著實踐的發(fā)展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業(yè)性檔案寄存企業(yè)在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統(tǒng)、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發(fā)，從而不斷進入正式客戶的行列。四、商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理1.納入本地區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導。商業(yè)性檔案寄存行業(yè)在我國正處于起步階段，無論在規(guī)模和數量上，將會得到迅速發(fā)展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業(yè)，應當依據《中華人民共和國檔案法》第六條和第二十四條的規(guī)定，正視其存在和發(fā)展，因勢利導，對其進行有效監(jiān)管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的健康、科學發(fā)展。具體可從以下幾個方面入手：（1）要納入企業(yè)所在地行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系。既然社會上還有大量的業(yè)務檔案需要由檔案寄存企業(yè)來進行寄存服務，那么，檔案行政管理部門就要正視商業(yè)性檔案寄存服務企業(yè)的存在和發(fā)展，要將其作為本行政區(qū)域檔案事業(yè)的一個有機組成部分給予規(guī)范，納入本行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系之中。（2）對商業(yè)性檔案寄存企業(yè)實行全程監(jiān)管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規(guī)范適合我國國情需要的商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的運行機制和業(yè)務標準。具體可通過四個環(huán)節(jié)來實行：一是在企業(yè)設立時的把關。檔案行政管理部門要依據檔案保管的基本要求和企業(yè)開展寄存服務的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關。企業(yè)對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執(zhí)法檢查。將商業(yè)性檔案寄存企業(yè)納入執(zhí)法檢查的范圍，檢查合格者頒發(fā)“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業(yè)運行過程中要給予專門業(yè)務的指導和監(jiān)管。四是接受客戶有關檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業(yè)中產生的有關問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規(guī)的條文，勢必需要有當地的檔案行政管理部門出面給予依法解決。（3）指導商業(yè)性檔案寄存企業(yè)組建行業(yè)協(xié)會。行業(yè)協(xié)會是經依法批準成立，由同一行業(yè)經濟組織及相關單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業(yè)與政府之間的橋梁和紐帶。行業(yè)協(xié)會對一個行業(yè)的健康發(fā)展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業(yè)性檔案寄存領域的行業(yè)協(xié)會，為商業(yè)性檔案寄存企業(yè)搭建服務平臺，營造公平的競爭環(huán)境，制定行業(yè)規(guī)范，降低運作成本，這對于行業(yè)內成員提升管理水平、創(chuàng)新技術和提高人員素質，乃至商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的合法、科學發(fā)展都有十分積極的意義。2.符合科學規(guī)范的檔案保管硬件（1）符合檔案保管的一般要求。①檔案庫房：包括選址、建筑質量等。選址應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》關于選址的要求；建筑質量則要達到《檔案館建設標準》的相應要求。②安全保管設施：安全是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)強調的首要經營理念，也是其立身之本。安全保管設施包括消防（包括社會的和本企業(yè)的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎設施配置時，盡量采取專業(yè)各系統(tǒng)設備“一步到位”的配置方法，圍護結構應滿足“八防”的要求。要配置全系統(tǒng)聯(lián)動的消防系統(tǒng)，實現(xiàn)火災自動報警和全系統(tǒng)消防聯(lián)動；配置先進的攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、巡更系統(tǒng)相組合的安全保衛(wèi)設施；設置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。以上各項可分為不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應的寄存費用。（2）專業(yè)工作人員。一是具有管理專業(yè)素質的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規(guī)和檔案專業(yè)知識的培訓，以利于檔案保管業(yè)務的開展。二是具有檔案管理專業(yè)知識的業(yè)務人才。具體設置比例可以由當地檔案行政管理部門根據實際確定。專業(yè)知識的業(yè)務人才要通過檔案專業(yè)的系統(tǒng)培訓，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業(yè)人才。這類人才均需要經過相關部門組織的專業(yè)培訓，并取得上崗證。3.符合法律規(guī)范的運作機制（1）建立一套完整、規(guī)范的規(guī)章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環(huán)節(jié)都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的生存之基，保密工作做得好壞，既關系到客戶的切身利益，也關系到企業(yè)的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業(yè)商業(yè)機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現(xiàn)半點差錯。要嚴格遵守不經所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務原則。（2）明確收費標準。服務收費標準，是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)向客戶收取檔案管理費用的依據。在檔案寄存服務中，對不同的客戶對象、不同的寄存內容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關部門關于服務行業(yè)收費的有關規(guī)定和合理的價格，避免惡性競爭。服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內在特征，主要是根據檔案的來源和內容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、復制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經過允許的銷毀等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據庫房面積所需的費用。（3）明確寄存雙方的權利和義務。其中，檔案寄存企業(yè)的義務和權利：一是負責提供寄存檔案存放的場地、技術設備、管理人員；二是負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全；三是負責寄存檔案的管理、統(tǒng)計、查詢、檢索；四是擁有寄存檔案的管理權，有權查驗利用者的身份證明；五是對寄存期滿不取走的檔案有權進行處置。寄存方的權利和義務：一是寄存檔案應具有保存價值，經過整理，編目，也可委托提供有償整理編目服務；二是應按收費標準向寄存企業(yè)繳納費用；三是查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明（單位介紹信、身份證、工作證）；四是對寄存的檔案擁有所有權，寄存期滿，如不繼續(xù)寄存須在期滿后60天內取走所寄存的檔案；五是享有優(yōu)先利用權，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見；六是對因企業(yè)管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權要求賠償。第四節(jié)需求分析一、項目概況（一）項目工作量本項目的工作量為XX市XX新增登記檔案及存量登記檔案整理裝箱、異地存放保管服務，X年內完成XX萬卷檔案整理裝箱存儲服務。（二）項目工期成交供應商在正式簽訂合同后進場實施項目之日起X年內完成合同期內的工作量，具體由采購人與成交供應商協(xié)議安排。（三）項目工作時間成交供應商工作日應按采購人的工作需求調整工作時間，進行集中整理裝箱異地存放服務。（四）項目實施地點XX市XX本部，如有變動，以采購人指定地點為準。整理裝箱服務工作必須在采購人指定的工作場所內完成，房地產檔案資料、實體檔案不能帶出工作場所。二、服務內容（一）檔案安全及保密要求成交供應商需保證檔案實體和數據的安全。在整理過程中，不能丟失、損毀、污染、調換、抽取、污損、偽造、變造檔案資料和實體檔案，整理裝箱完成的檔案數據不得泄露，保證信息安全。成交供應商與采購人簽訂合同的同時必須簽訂保密協(xié)議，成交供應商必須嚴格遵守房地產檔案資料的保密制度，保證房地產檔案資料和檔案數據不泄露。成交供應商應對相關的技術情報和數據資料保密。成交供應商與本項目團隊所有人員簽訂保密協(xié)議、保密守則，要求本項目團隊所有人員嚴格遵守保密條款和保密制度，簽訂的保密協(xié)議、保密守則報采購人備案。（二）整理裝箱進度管理成交供應商各項工作進度必須滿足采購人的要求。在項目實施階段，成交供應商所有直接影響質量和進度的情況要及時與采購人溝通解決；否則，若因此影響質量或進度，產生不良后果，采購人有權解除與成交供應商的合同。（三）服務質量管理要求為確保移庫完成的檔案全部質量合格，在項目實施過程中，成交供應商應實行最嚴格的整理、裝箱質量檢查人員不得交叉使用、兼職使用，也不得兼任其他崗位工作。成交供應商應對生產過程進行質量檢驗，制定質檢流程和規(guī)范，在重點工作環(huán)節(jié)和節(jié)點設置質檢崗位，實行工作人員自檢和互檢的檢查模式，確保整理、裝箱過程的各項工作質量合格。三、服務人員成交供應商在整個項目運行期間，應派駐完整的項目團隊參與項目運行，包括不少于一名項目負責人，以保證項目系統(tǒng)的正常運轉，并隨時滿足采購人業(yè)務上對檔案移庫中產生的各種需求；其中項目負責人駐場后作為成交供應商的首席代表。成交供應商應在駐場第一日書面向采購人提交成交供應商項目團隊所有人員的基本情況（內容包括所有人員身份證號碼、簽名的身份證復印件、職務、職責等），并明確授權項目負責人有權與采購人簽訂關于本項目運行時的各類文件（成交供應商的上述情況發(fā)生改變的。應及時書面告知采購人，采購人以成交供應商的書面文件為準）。四、違約責任（一）檔案存放保管期內，導致庫存檔案損毀、污染的，供應商應給予采購人損毀、污染檔案評估損失金額5倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗10萬元賠償。檔案存放保管期內，導致庫存檔案滅失的，供應商應按滅失檔案卷數向采購人支付違約金和賠償金，每滅失一卷時，支付的違約金為合同總金額的2倍，給采購人和任何第三方造成損失的，還須據實賠償采購人和第三方遭受的一切損失。（二）采購人交給供應商保管的具體檔案明細，以雙方加密確認的光盤為準，光盤制作四份，雙方各持兩份。（三）檔案存放保管期內，檔案庫房的安全生產第一責任人為供應商，由于供應商對檔案庫房內消防設備、安防設備、裝具等設備出現(xiàn)故障和損壞沒有及時維修導致庫存檔案損毀的，供應商應給予采購人損毀檔案評估損失金額X倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗XX萬元賠償。（四）檔案存放保管期內，由于供應商防高溫、防潮濕、防盜、防火、防強光、防蟲、防霉變、防塵措施不力導致庫存檔案損毀的，供應商應給予采購人損毀檔案評估損失金額X倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗XX萬元賠償。（五）檔案損毀、污染、滅失的數量（卷數）以采購人檔案盒記載的卷數為準。（六）因房屋權屬產生爭議而導致采購人無法使用約定庫房的，供應商須按照雙方合同約定總價款的3倍向采購人支付違約金。四、檔案庫房要求成交供應商提供整個項目運行期間的檔案庫房，要求如下：（一）檔案庫房，面積不少于XXXX平方米，必須在XX市轄區(qū)內進行選擇。（二）必須確定專人管理，建立健全崗位責任制，明確工作任務和職責，并配備X名安保人員（具備保安類人員培訓證書）、X名檔案管理人員（接受過市級專業(yè)培訓且取得證書），X名消防安全員或消防設施操作員（具備消防類人員培訓合格證）。以上均提供相關管理制度及人員證書。安保人員每天不少X人，24小時全天候值守。（三）檔案庫房應單獨為采購人所使用，且供應商必須嚴格按照采購人的檔案管理制度要求使用檔案管理系統(tǒng)對所存儲的檔案進行科學管理，檔案業(yè)務管理系統(tǒng)需取得國家版權局頒發(fā)認證的計算機軟件著作權登記證書。（四）具有檔案存儲經驗。近三年有過的檔案存儲保管方面的業(yè)績經驗。（五）檔案庫房需經過檔案庫房所在地消防救援部門驗收（開標時需提供消防驗收證明掃描件）。（六）檔案庫房本著“安全保管、交通順暢、方便利用、厲行節(jié)約”的原則。1.選擇地質條件和水文地質條件較好，地勢較高、場地干燥，排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段。2.在交通干線附近、便于檔案安全運輸和利用，具備必要的市政公用設施。3.不得選在江河湖海的淤積灘涂、泄洪區(qū)、河流故道、土地有鹽堿、病害、高地下水位地區(qū)。4.不得設在有污染腐蝕性氣體源的下風向和工業(yè)區(qū)、危險品儲存區(qū)、高濕或有煙霧的區(qū)域。5.遠離斷裂帶、易燃、易爆場所，遠離油氣輸送管道、大功率電磁輻射源，高壓輸電線不得架空穿過庫區(qū)。6.供應商租用他人房產的，租用期原則上一般不得少于X年。7.租賃的房產必須產權關系明晰且合法有效、手續(xù)完備，房產的合法存續(xù)期必須長于租用期。（七）檔案庫房功能分區(qū)布局。庫房建筑按照功能分為庫房區(qū)、檔案消毒殺菌區(qū)、辦公區(qū)（檔案人員整理工作區(qū)）、調閱服務區(qū)。庫房設置應相對獨立，其他區(qū)域不得在庫房區(qū)域內套建。1.租用或寄存的庫房，需滿足采購人在獨立防火防盜管理期間的保管條件。2.附屬用房中變配電室等可能危及檔案安全的用房（設施）區(qū)域應與檔案庫房區(qū)保持安全距離，專門設置；盡量避免與其它建筑合用，預防次生災害對檔案庫房安全的威脅。3.庫區(qū)內的道路或停車場應與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案的遞送、裝卸。（八）檔案庫房設計1.檔案庫房建筑設計應符合相關國家建筑安全規(guī)范，并滿足庫內要配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫、防泄密十項防護措施的要求，方可使用。2.檔案庫房建設應構造堅固耐久。3.檔案裝具應滿足檔案存儲、保護及其使用功能的需求，需使用存放檔案的專用密集架或檔案專用貨架。4.檔案庫房要設置雙鎖門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。5.檔案庫房圍護結構應滿足保溫、隔熱、溫濕度控制、防潮、防水、防日光、防紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護要求，定期對庫內外進行消殺作業(yè)、庫內投放防蟲藥劑。6.附屬用房中變配電室等可能危及檔案安全的用房（設施）區(qū)域應與檔案庫房區(qū)保持安全距離，專門設置；盡量避免與其它建筑合用，預防次生災害對檔案庫房安全的威脅。7.檔案庫房重要電子檔案保管和利用場所應滿足安全屏蔽要求。同時為適應檔案信息化建設的要求，根據辦公自動化及安全、保密等要求綜合布線、預留接口，通訊與計算機網絡設施應滿足工作需要。8.檔案庫房供電應滿足設備和照明的需要，應實行雙路供電或配備UPS不間斷電源，緊急情況下確保業(yè)務操作不受影響。9.檔案庫房需滿足采購人檔案在獨立防火防盜管理期間的保管條件。（九）庫內設施配備1.檔案庫房硬件設施配備應滿足檔案長期存儲管理需求。2.檔案庫房區(qū)內應按照消防標準最大可能設給排水系統(tǒng)。不應設置除消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區(qū)。上下水立管不應安裝在與檔案相鄰的內墻上，更不可穿越檔案庫房。3.室內裝修設計首先應滿足各類用房使用功能的要求。二層及二層以上的檔案庫房應單獨設置垂直運輸設備，滿足使用機械化搬運的要求。4.檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應采取有效措施，嚴防漏水、漏氣，且采暖系統(tǒng)不應有過熱現(xiàn)象。5.檔案庫房內電氣設備及線路要經常檢查維護，維修時檔案保管人員不得離開，檔案工作人員離開庫房時，要關閉所有的電源開關，注意關好門窗；庫區(qū)電源總開關應設于庫區(qū)外，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護裝置。6.檔案庫燈具形式及安裝位置應與裝具布置相配合。7.庫房內應具備以下消防報警設備：煙感探測器、手動報警按鈕、聲光報警器、消防滅火設施裝置、消防電氣控制裝置、消防排煙設備等。8.庫房溫濕度設計要求。應采用變頻中央空調提供達標的溫度控制。檔案庫房的溫、濕度要求在選定溫、濕度后，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于±2℃、相對濕度不得大于±5%。五、檔案庫房的溫、濕度要求溫、濕度范圍采暖期夏季溫度14℃～24℃≥14℃相對濕度45%～60%≥45%六、其他服務要求（一）檔案異地存放前需用專門的裝具（標準檔案箱）封裝檔案。標準檔案箱應采用防潮A級箱板紙箱內板含高強度瓦楞紙，尺寸長不得小于41厘米，寬不得小于32厘米，高不得小于30厘米。1.供應商對檔案進行清點裝箱，記錄編輯裝箱檔案明細（電子版和紙質版），生成檔案箱和封箱扣的編號，檔案箱號須用對應編號的封箱扣進行密封。2.供應商簽署檔案明細，經采購人確認后，檔案方能裝車出庫。3.供應商將檔案遞送到存放保管地點后，須按照檔案明細核對清點無誤，全部進行臭氧消毒，按照操作程序放入檔案庫房，并導入檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案保管服務和庫房監(jiān)管1.檔案存放保管期內，供應商須保障該庫房及其附屬設施處于安全、良好的運行狀態(tài)，采購人、供應商雙方發(fā)現(xiàn)該庫房及其附屬設施有損壞或故障時，供應商應在4小時內及時修復。2.供應商應安排專業(yè)管理人員每天24小時對檔案庫房進行監(jiān)管。3.采購人進入庫房出入庫和調閱檔案時，供應商應做好對庫房出、入庫的登記工作。4.供應商須運用庫房管理軟件系統(tǒng)和條形碼掃描方式進行檔案管理服務。5.供應商應每月不少于兩次對庫房內的衛(wèi)生進行清理。6.檔案存放保管期間，采購人有權對供應商的檔案保管和庫房管理相關工作進行檢查。7.保管期間投標需提供8次/月的免費調閱及遞送服務。送、取檔案的過程中，應遵守“庫房至庫房”的原則，未經采購人同意，途中不得隨意停車、更改路線或地點。8.供應商編制投標文件時，應制定相應的保管和監(jiān)管管理制度。（三）檔案庫房監(jiān)控要求1.攝像機采用網絡攝像機，所有點位必須做到無縫覆蓋。2.硬盤錄像主機，存儲要求保存在三個月以上。3.攝像頭達到130萬像素，具有紅外線夜視功能。4.所有監(jiān)控圖像均可由采購人查看，也可以在采購人場所查看。第二章項目整體服務方案第一節(jié)項目整體服務方案一、項目概況（一）項目工作量本項目的工作量為XX市XX新增登記檔案及存量登記檔案整理裝箱、異地存放保管服務，X年內完成XX萬卷檔案整理裝箱存儲服務。（二）項目工期我方在正式簽訂合同后進場實施項目之日起X年內完成合同期內的工作量，具體由采購人與我方協(xié)議安排。（三）項目工作時間我方工作日應按采購人的工作需求調整工作時間，進行集中整理裝箱異地存放服務。（四）項目實施地點XX市XX本部，如有變動，以采購人指定地點為準。整理裝箱服務工作必須在采購人指定的工作場所內完成，房地產檔案資料、實體檔案不能帶出工作場所。二、服務內容（一）檔案安全及保密要求我方需保證檔案實體和數據的安全。在整理過程中，不能丟失、損毀、污染、調換、抽取、污損、偽造、變造檔案資料和實體檔案，整理裝箱完成的檔案數據不得泄露，保證信息安全。我方與采購人簽訂合同的同時必須簽訂保密協(xié)議，我方必須嚴格遵守房地產檔案資料的保密制度，保證房地產檔案資料和檔案數據不泄露。我方應對相關的技術情報和數據資料保密。我方與本項目團隊所有人員簽訂保密協(xié)議、保密守則，要求本項目團隊所有人員嚴格遵守保密條款和保密制度，簽訂的保密協(xié)議、保密守則報采購人備案。（二）整理裝箱進度管理我方各項工作進度必須滿足采購人的要求。在項目實施階段，我方所有直接影響質量和進度的情況要及時與采購人溝通解決；否則，若因此影響質量或進度，產生不良后果，采購人有權解除與我方的合同。（三）服務質量管理要求為確保移庫完成的檔案全部質量合格，在項目實施過程中，我方應實行最嚴格的整理、裝箱質量檢查人員不得交叉使用、兼職使用，也不得兼任其他崗位工作。我方應對生產過程進行質量檢驗，制定質檢流程和規(guī)范，在重點工作環(huán)節(jié)和節(jié)點設置質檢崗位，實行工作人員自檢和互檢的檢查模式，確保整理、裝箱過程的各項工作質量合格。三、服務人員我方在整個項目運行期間，應派駐完整的項目團隊參與項目運行，包括不少于一名項目負責人，以保證項目系統(tǒng)的正常運轉，并隨時滿足采購人業(yè)務上對檔案移庫中產生的各種需求；其中項目負責人駐場后作為我方的首席代表。我方應在駐場第一日書面向采購人提交我方項目團隊所有人員的基本情況（內容包括所有人員身份證號碼、簽名的身份證復印件、職務、職責等），并明確授權項目負責人有權與采購人簽訂關于本項目運行時的各類文件（我方的上述情況發(fā)生改變的。應及時書面告知采購人，采購人以我方的書面文件為準）。四、違約責任（一）檔案存放保管期內，導致庫存檔案損毀、污染的，我方應給予采購人損毀、污染檔案評估損失金額5倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗10萬元賠償。檔案存放保管期內，導致庫存檔案滅失的，我方應按滅失檔案卷數向采購人支付違約金和賠償金，每滅失一卷時，支付的違約金為合同總金額的2倍，給采購人和任何第三方造成損失的，還須據實賠償采購人和第三方遭受的一切損失。（二）采購人交給我方保管的具體檔案明細，以雙方加密確認的光盤為準，光盤制作四份，雙方各持兩份。（三）檔案存放保管期內，檔案庫房的安全生產第一責任人為我方，由于我方對檔案庫房內消防設備、安防設備、裝具等設備出現(xiàn)故障和損壞沒有及時維修導致庫存檔案損毀的，我方應給予采購人損毀檔案評估損失金額X倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗XX萬元賠償。（四）檔案存放保管期內，由于我方防高溫、防潮濕、防盜、防火、防強光、防蟲、防霉變、防塵措施不力導致庫存檔案損毀的，我方應給予采購人損毀檔案評估損失金額X倍的賠償，損失難以評估的則按照每個物理卷宗XX萬元賠償。（五）檔案損毀、污染、滅失的數量（卷數）以采購人檔案盒記載的卷數為準。（六）因房屋權屬產生爭議而導致采購人無法使用約定庫房的，我方須按照雙方合同約定總價款的3倍向采購人支付違約金。四、庫房保障（一）我方保證檔案庫房，面積不少于XXXX平方米，必須在XX市轄區(qū)內進行選擇。（二）我方保證必須確定專人管理，建立健全崗位責任制，明確工作任務和職責，并配備X名安保人員（具備保安類人員培訓證書）、X名檔案管理人員（接受過市級專業(yè)培訓且取得證書），X名消防安全員或消防設施操作員（具備消防類人員培訓合格證）。以上均提供相關管理制度及人員證書。安保人員每天不少X人，24小時全天候值守。（三）檔案庫房應單獨為采購人所使用，且我方必須嚴格按照采購人的檔案管理制度要求使用檔案管理系統(tǒng)對所存儲的檔案進行科學管理，檔案業(yè)務管理系統(tǒng)需取得國家版權局頒發(fā)認證的計算機軟件著作權登記證書。（四）具有檔案存儲經驗。近三年有過的檔案存儲保管方面的業(yè)績經驗。（五）檔案庫房需經過檔案庫房所在地消防救援部門驗收。（六）檔案庫房本著“安全保管、交通順暢、方便利用、厲行節(jié)約”的原則。（七）檔案庫房功能分區(qū)布局。庫房建筑按照功能分為庫房區(qū)、檔案消毒殺菌區(qū)、辦公區(qū)（檔案人員整理工作區(qū)）、調閱服務區(qū)。庫房設置應相對獨立，其他區(qū)域不得在庫房區(qū)域內套建。（八）檔案庫房設計1.我方保證檔案庫房建筑設計應符合相關國家建筑安全規(guī)范，并滿足庫內要配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫、防泄密十項防護措施的要求，方可使用。2.檔案庫房建設構造堅固耐久。3.檔案裝具滿足檔案存儲、保護及其使用功能的需求，需使用存放檔案的專用密集架或檔案專用貨架。4.檔案庫房設置雙鎖門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。5.檔案庫房圍護結構滿足保溫、隔熱、溫濕度控制、防潮、防水、防日光、防紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物和防盜等防護要求，定期對庫內外進行消殺作業(yè)、庫內投放防蟲藥劑。6.附屬用房中變配電室等可能危及檔案安全的用房（設施）區(qū)域應與檔案庫房區(qū)保持安全距離，專門設置；盡量避免與其它建筑合用，預防次生災害對檔案庫房安全的威脅。7.檔案庫房重要電子檔案保管和利用場所應滿足安全屏蔽要求。同時為適應檔案信息化建設的要求，根據辦公自動化及安全、保密等要求綜合布線、預留接口，通訊與計算機網絡設施應滿足工作需要。8.檔案庫房供電應滿足設備和照明的需要，應實行雙路供電或配備UPS不間斷電源，緊急情況下確保業(yè)務操作不受影響。9.檔案庫房需滿足采購人檔案在獨立防火防盜管理期間的保管條件。（九）庫內設施配備1.檔案庫房硬件設施配備應滿足檔案長期存儲管理需求。2.檔案庫房區(qū)內應按照消防標準最大可能設給排水系統(tǒng)。不應設置除消防以外的給水點，給、排水管道不應穿越庫區(qū)。上下水立管不應安裝在與檔案相鄰的內墻上，更不可穿越檔案庫房。3.二層及二層以上的檔案庫房單獨設置垂直運輸設備，滿足使用機械化搬運的要求。4.檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。5.檔案庫房內電氣設備及線路要經常檢查維護，維修時檔案保管人員不得離開，檔案工作人員離開庫房時，要關閉所有的電源開關，注意關好門窗；庫區(qū)電源總開關應設于庫區(qū)外，庫房的電源開關應設于庫房外，并應設有防止漏電的安全保護裝置。6.檔案庫燈具形式及安裝位置應與裝具布置相配合。7.庫房內應具備以下消防報警設備：煙感探測器、手動報警按鈕、聲光報警器、消防滅火設施裝置、消防電氣控制裝置、消防排煙設備等。8.庫房溫濕度設計要求采用變頻中央空調提供達標的溫度控制。檔案庫房的溫、濕度要求在選定溫、濕度后，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于±2℃、相對濕度不得大于±5%。五、檔案庫房的溫、濕度保證溫、濕度范圍采暖期夏季溫度14℃～24℃≥14℃相對濕度45%～60%≥45%六、檔案保管服務和庫房監(jiān)管1.檔案存放保管期內，我方須保障該庫房及其附屬設施處于安全、良好的運行狀態(tài)，采購人、我方雙方發(fā)現(xiàn)該庫房及其附屬設施有損壞或故障時，我方應在4小時內及時修復。2.我方應安排專業(yè)管理人員每天24小時對檔案庫房進行監(jiān)管。3.采購人進入庫房出入庫和調閱檔案時，我方應做好對庫房出、入庫的登記工作。4.我方須運用庫房管理軟件系統(tǒng)和條形碼掃描方式進行檔案管理服務。5.我方應每月不少于兩次對庫房內的衛(wèi)生進行清理。6.檔案存放保管期間，采購人有權對我方的檔案保管和庫房管理相關工作進行檢查。7.保管期間投標需提供8次/月的免費調閱及遞送服務。送、取檔案的過程中，應遵守“庫房至庫房”的原則，未經采購人同意，途中不得隨意停車、更改路線或地點。七、檔案庫房監(jiān)控要求1.攝像機采用網絡攝像機，所有點位必須做到無縫覆蓋。2.硬盤錄像主機，存儲要求保存在三個月以上。3.攝像頭達到130萬像素，具有紅外線夜視功能。4.所有監(jiān)控圖像均可由采購人查看，也可以在采購人場所查看。第二節(jié)檔案保管方法一、檔案庫房的布局庫房布局是指對庫房的使用安排及對庫房區(qū)間和保管區(qū)段的劃分。庫房區(qū)域應盡可能集中，同一基本大類的XX檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中；辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間；業(yè)務技術用房應盡量布置在庫房的一樓；利用頻率較高的XX檔案應放在靠近辦公室的房間里。庫房房間較多的XX檔案部門，應編制庫位號及庫位索引，進行定位管理。庫位號一般由房間號、柜架號及擱板號構成。其中柜架號自房間入口處計，從左到右依次編排；擱板號以一組檔案柜架為準，從上到下依次編排。確定了庫位號后，就應在此基礎上制成庫位索引。二、檔案架（柜）的排放和編號庫房中的檔案架（柜）的排放，應符合下列幾個要求：1.排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的架（柜）子，則應適當分類，盡可能做到整齊一致。2.有窗庫房的架（柜）子的排列，應與窗子垂直，以避免強烈光線直射；無窗庫房的架（柜）子的排列，縱橫均可，但應注意不要有礙通風。3.架（柜）子排列應最大限度地利用庫房的地面與空間，并要便于檔案的搬運和取放，不宜太松或太緊。三、檔案的存放和全宗排列檔案存放應按全宗進行，一個全宗內的檔案應集中在一起。庫房內各個全宗單位應進行系統(tǒng)排列。全宗排列法主要有兩種，即全宗順序號流水排列法和全宗分類排列法。前者對庫房空間和全宗實體的安排比較方便，后者對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。在安排一個全宗內的案卷的排列次序時，必須嚴格地按照全宗內既定的分類體系和案卷的順序號進行，以保持案卷之間的聯(lián)系。當確定了全宗和案卷的排放次序以后，就可以組織上架。上架的次序應根據檔案架（柜）及其“欄”、“格”的編號次序進行。檔案的存放通常采用豎放的方式，這樣做的好處是檢取和存放案卷比較方便。而對于那些珍貴檔案和不宜于豎放的檔案（如卷皮質軟、沒有裝訂的案卷、畫幅過大等，通常采用平放的方法，這樣使文件較舒展，有利于保護檔案。平放檔案時，為了取放方便和避免文件承擔過重的壓力，堆疊的高度以不超過四十厘米為宜。四、建立全宗卷在