亂賬之存貨篇

亂賬之存貨處理常常遇到從世界500強(qiáng)外企走出來(lái)的小伙伴們，曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)千篇一律的職務(wù)與權(quán)責(zé)相分離，內(nèi)控合規(guī)等一系列的熏陶，自帶外企“高大上”標(biāo)簽，可是一旦進(jìn)入民企或者是初創(chuàng)企業(yè)，真正能存活下來(lái)的英雄卻很少，聽(tīng)到小伙伴們抱怨最多的便是，我司財(cái)務(wù)流程太亂了，根本沒(méi)法下手，部門與部門之間協(xié)調(diào)太復(fù)雜了，心太累了。我想說(shuō)的是心累身體累總有一個(gè)在路上，誠(chéng)然大型跨國(guó)公司經(jīng)歷了歷史的沉淀，很多流程都非常的規(guī)范化，每個(gè)底層人員就是一臺(tái)大型操作機(jī)器里面的螺絲釘，日日不停的按照設(shè)計(jì)好的程序運(yùn)轉(zhuǎn)，在沒(méi)有新項(xiàng)目和大事情發(fā)生的時(shí)候，管理層最大的目標(biāo)并是維穩(wěn)，運(yùn)用流利的英文和一流的presentation技巧做好向上的呈現(xiàn)便是成功。而民企和初創(chuàng)企業(yè)啥都沒(méi)有，也許一次簡(jiǎn)單的外匯付款都能讓資金經(jīng)理苦不堪言。與其抱怨公司財(cái)務(wù)亂，有多少人能真正坐下來(lái)想一想財(cái)務(wù)為什么會(huì)這么亂，而我又能做些什么？今天想跟大家分享的是存貨篇。存貨是資產(chǎn)的重要組成部分，種類繁多，流動(dòng)性強(qiáng)，是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是一個(gè)企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)命脈。常聽(tīng)到小伙伴抱怨公司的存貨不清不楚，不知道領(lǐng)用了多少，無(wú)法合理計(jì)算成本，存貨盤點(diǎn)更是不可言之痛。我下面就從幾方面簡(jiǎn)單的跟大家講解一下存貨最重要的幾個(gè)財(cái)務(wù)控制點(diǎn)。公司內(nèi)部對(duì)存貨的定義財(cái)務(wù)小伙伴們不要天真的指望業(yè)務(wù)人員能神仙般的知道哪些能直接費(fèi)用化，哪些算作存貨，就像你們財(cái)務(wù)人員也沒(méi)辦法去車間搞生產(chǎn)一樣，這是一個(gè)道理，所謂聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻，我們能做的就是在一開(kāi)始的時(shí)候財(cái)務(wù)，生產(chǎn)還有采購(gòu)就要坐在一起定義好哪些是要做庫(kù)存管理，哪些是可以直接費(fèi)用化的。一般分為以下三種情況：1.生產(chǎn)用的原材料，經(jīng)生產(chǎn)還未完全完工的在產(chǎn)品，生產(chǎn)完工的產(chǎn)成品，我們是一定要做庫(kù)存管理的。（財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)上都算存貨）2.可以直接費(fèi)用化的東西，和生產(chǎn)沒(méi)有太大的直接聯(lián)系，或者即便是有實(shí)物形態(tài)，但是從價(jià)值上來(lái)看單價(jià)很低，并不值得去庫(kù)存管理。（財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)上都算費(fèi)用）3.其他一些低值易耗品，財(cái)務(wù)上算費(fèi)用，但是管理層覺(jué)得總的價(jià)值龐大，依然希望能夠進(jìn)行庫(kù)存管理。（財(cái)務(wù)上算費(fèi)用，業(yè)務(wù)上按照存貨來(lái)管理收發(fā)領(lǐng)用）對(duì)于第3種情況，不管管理好壞其實(shí)并不會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的呈現(xiàn)，庫(kù)存的收發(fā)最多就是一個(gè)“賬外賬”，但是做的好的財(cái)務(wù)從公司的利益出發(fā)也會(huì)定期去監(jiān)督這個(gè)“賬外賬“的真實(shí)性。一旦公司內(nèi)部定義好哪些做存貨管理，哪些不做，各個(gè)部門就要嚴(yán)格按照分類執(zhí)行。存貨的收發(fā)記錄存貨的收發(fā)其實(shí)聽(tīng)起來(lái)是非常淺顯簡(jiǎn)單的，就是買入存貨要根據(jù)實(shí)物和發(fā)票真實(shí)入賬，發(fā)出存貨要及時(shí)有領(lǐng)用記錄。而其實(shí)往往最難的就是如何做好領(lǐng)用記錄，領(lǐng)用的數(shù)據(jù)直接關(guān)系的成本的入賬基礎(chǔ)。真實(shí)的業(yè)務(wù)操作中，如何合理的做好領(lǐng)用其實(shí)是非常困難的。打個(gè)簡(jiǎn)單的比方，我曾經(jīng)去某工程塑料的生產(chǎn)車間倉(cāng)庫(kù)審計(jì)，生產(chǎn)線日夜不停運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)際操作中常常是一次先領(lǐng)用幾天的原材料堆在某生產(chǎn)車間的臨時(shí)存放區(qū)域，往往到了月底，倉(cāng)庫(kù)顯示已領(lǐng)用，但是實(shí)際上并沒(méi)有耗用，還有一大堆堆在臨時(shí)存放區(qū)。那你這個(gè)領(lǐng)用能不能算領(lǐng)用，當(dāng)然不能算，理論上它還是存貨，只是挪了個(gè)地方。再比如有的醫(yī)藥試驗(yàn)公司，一瓶小小的化學(xué)試劑，價(jià)格貴的嚇?biāo)廊耍缓蠛苡锌赡蹵部門做項(xiàng)目用了10毫升，B項(xiàng)目用了20毫升，C項(xiàng)目用個(gè)15毫升，然而人家是一瓶裝，不可能有人來(lái)領(lǐng)，我就倒個(gè)幾毫升給你。在這個(gè)時(shí)候業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的溝通就顯得十分重要，如何合理有效的記錄領(lǐng)用，并核算成本不是財(cái)務(wù)一個(gè)人埋頭計(jì)算就能解決的。當(dāng)年我們?cè)诠こ趟芰瞎就ㄟ^(guò)合理測(cè)算BOM從而預(yù)測(cè)生產(chǎn)原料的耗用量，進(jìn)而制定嚴(yán)密的領(lǐng)用計(jì)劃，并且在月底的時(shí)候設(shè)置一個(gè)卡點(diǎn)，將臨時(shí)區(qū)域的材料進(jìn)行盤點(diǎn)才能最終測(cè)算真實(shí)的存貨量。而有的醫(yī)藥公司通過(guò)產(chǎn)出比例最終和審計(jì)事務(wù)所設(shè)定好某化學(xué)試劑在各個(gè)項(xiàng)目之間的領(lǐng)用分配比例，最終測(cè)算成本。所以真實(shí)的領(lǐng)用情況千千萬(wàn)萬(wàn)，多了解業(yè)務(wù)，多溝通，才能最終找到合適你的那一個(gè)方法。存貨的盤點(diǎn)存貨盤點(diǎn)，生命中不可言之痛。我這里不想跟大家講什么永續(xù)盤點(diǎn)法，抽樣盤點(diǎn)法之類的，因?yàn)闀?huì)計(jì)書(shū)上都有。不管你用哪種辦法，盤點(diǎn)一定是耗時(shí)累人的，沒(méi)有輕松的盤點(diǎn)。我想跟大家講講盤點(diǎn)有關(guān)的舞弊。因?yàn)槎嗄甑膶徲?jì)經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的存貨舞弊都來(lái)自于操縱存貨盤點(diǎn)來(lái)掩蓋賬實(shí)不符合。例如通過(guò)大量報(bào)廢來(lái)掩蓋盜賣的存貨，通過(guò)虛增盤點(diǎn)數(shù)量或虛構(gòu)領(lǐng)用單等等來(lái)掩蓋挪用的存貨。所以以下幾點(diǎn)非常重要：1.獨(dú)立的監(jiān)盤人必須要有。試想一下倉(cāng)管人員自己管理倉(cāng)庫(kù)自己盤點(diǎn)，是不是和cashier自己付款自己盤點(diǎn)現(xiàn)金是一個(gè)道理，舞弊風(fēng)險(xiǎn)太大了。所以獨(dú)立的監(jiān)盤人十分的重要。2.存貨盤點(diǎn)后的差異處理非常重要。尤其是大量大金額的存貨缺失，一定要查明原因，寫清楚情況，最好還要有一定的審批流程和追責(zé)制度來(lái)約束這樣的情況，不是說(shuō)你短缺了，讓財(cái)務(wù)在賬上做個(gè)報(bào)廢就行了。3.全盤一定要有，也許做不到一個(gè)月一次全盤，但至少年度要有一次，而且最好不要拿著財(cái)務(wù)帶數(shù)量的賬目去盤，而是拿著空表去盤。這樣才可以發(fā)現(xiàn)不在財(cái)務(wù)賬上但是實(shí)際存在的存貨。后記：財(cái)務(wù)其實(shí)就是業(yè)務(wù)的賬面反映，我們的財(cái)務(wù)小伙伴最重要的一個(gè)觀點(diǎn)要轉(zhuǎn)變就是一定要和業(yè)務(wù)緊密溝通協(xié)作，而不是等著業(yè)務(wù)把好好的資料都交到你面