文書模板-《啟動(dòng)申請(qǐng)合同章刻制使用的告知函》

會(huì)計(jì)實(shí)操文庫文書模板-《關(guān)于啟動(dòng)申請(qǐng)合同章刻制使用的告知函》尊敬的[相關(guān)部門/領(lǐng)導(dǎo)名稱]：您好！隨著公司業(yè)務(wù)的持續(xù)拓展與合同簽訂數(shù)量的日益增多，為進(jìn)一步規(guī)范合同管理流程，提高合同簽訂效率，確保合同法律效力，現(xiàn)特向您發(fā)出本告知函，啟動(dòng)關(guān)于申請(qǐng)合同章刻制與使用的相關(guān)事宜。一、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求近年來，我公司在[業(yè)務(wù)領(lǐng)域，如產(chǎn)品研發(fā)制造、工程承包、貿(mào)易服務(wù)等]取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，與眾多合作伙伴建立了廣泛而深入的合作關(guān)系。目前，平均每月新增合同簽訂量達(dá)到[X]份以上，涉及金額總計(jì)高達(dá)[X]萬元。然而，現(xiàn)有的合同簽署方式僅依靠公司公章，由于公章使用審批流程相對(duì)復(fù)雜，需經(jīng)過多個(gè)部門層層把關(guān)，耗時(shí)較長(zhǎng)，在一定程度上影響了業(yè)務(wù)推進(jìn)速度，尤其是在面對(duì)一些緊急合同簽訂需求時(shí)，難以滿足時(shí)效性要求。二、合同章刻制的必要性刻制合同章并合理規(guī)范使用，將有效解決當(dāng)前合同簽署面臨的困境。一方面，合同章作為專門用于合同簽訂的印章，其使用范圍明確，可針對(duì)性地簡(jiǎn)化合同簽署審批流程，縮短合同簽訂周期，提高業(yè)務(wù)響應(yīng)速度，確保公司在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能夠迅速抓住商機(jī)；另一方面，合同章的啟用有助于進(jìn)一步明確合同管理責(zé)任，便于對(duì)合同簽訂環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)防控，降低因合同管理不善引發(fā)的法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)。三、申請(qǐng)刻制與使用計(jì)劃1.刻制規(guī)格：擬申請(qǐng)刻制的合同章為圓形，直徑[X]mm，材質(zhì)選用優(yōu)質(zhì)牛角或銅材，確保印章堅(jiān)固耐用、印跡清晰。印章中心刻有公司名稱全稱（[公司完整名稱]），環(huán)繞公司名稱刻有“合同專用章”字樣，下方標(biāo)注刻制日期，整體設(shè)計(jì)符合國(guó)家相關(guān)印章刻制規(guī)范要求。2.使用管理：在合同章使用過程中，將建立嚴(yán)格的管理制度。設(shè)立專門的合同章保管崗位，由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員需具備高度的責(zé)任心與保密意識(shí)，簽訂嚴(yán)格的保管責(zé)任書。使用合同章時(shí)，必須提前提交合同章使用申請(qǐng)單，詳細(xì)說明合同簽訂背景、對(duì)方當(dāng)事人信息、合同主要條款等內(nèi)容，經(jīng)公司合同管理部門、法務(wù)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)等多層級(jí)審批通過后，方可在合同指定位置加蓋合同章，并做好使用記錄，確保每一次蓋章行為都有跡可循，責(zé)任到人。四、告知與承諾本函旨在向您告知我公司啟動(dòng)合同章刻制與使用申請(qǐng)的相關(guān)情況，希望得到您的理解與支持。同時(shí)，我公司鄭重承諾，將嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及本告知函所確定的流程規(guī)范使用合同章，如因合同章使用不當(dāng)引發(fā)任何法律糾紛或問題，我公司愿意承擔(dān)全部責(zé)任。如