外貿(mào)英語函電課件

外貿(mào)英語函電入門外貿(mào)英語函電是外貿(mào)業(yè)務(wù)中必不可少的溝通工具，它涉及各種商務(wù)活動，例如詢盤、報價、訂單、合同等。函電常用格式標(biāo)題函電的標(biāo)題通常包括發(fā)函單位、發(fā)函時間、函電種類和發(fā)函主題等信息。收件人通常寫明收件單位和收件人姓名，以便函電能夠準(zhǔn)確送達(dá)。正文函電的正文是表達(dá)函電內(nèi)容的核心部分，一般采用段落式結(jié)構(gòu)，每個段落闡述一個主題。落款落款包括發(fā)函單位名稱、發(fā)函日期和發(fā)函人簽名等信息。開場白禮貌問候體現(xiàn)對對方的尊重，建立良好溝通基礎(chǔ)。公司介紹簡要介紹公司名稱、性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍。目的說明清晰表明寫信目的，引起對方關(guān)注。寒暄語問候?qū)Ψ奖磉_(dá)對對方的問候和尊重。介紹自己和公司簡要介紹自己或公司的背景和目的。表達(dá)友好創(chuàng)造友好的氛圍，為后續(xù)溝通奠定良好基礎(chǔ)。主體部分11.概述需求清楚描述目的、問題或請求。22.提供細(xì)節(jié)包含具體的信息，例如產(chǎn)品、數(shù)量、價格、日期等。33.表達(dá)期望明確表明希望對方做什么，如何回應(yīng)。44.禮貌結(jié)尾使用合適的結(jié)束語，表達(dá)感謝或期待回復(fù)。結(jié)尾語感謝感謝對方閱讀函件?？梢员硎緦Ψ降暮献骰驇椭硎靖兄x。期待回復(fù)期待對方盡快回復(fù)，例如“期待您的回復(fù)”或“期待您的早日回復(fù)”。簽名公司名稱公司名稱應(yīng)清晰且易于識別。聯(lián)系方式包含地址、電話號碼、電子郵件地址。職務(wù)明確發(fā)送函電人的職位，使收件人能夠了解其身份。簽署日期簽署日期是函電的重要組成部分，表明函電的生效時間。函電中的時態(tài)一般現(xiàn)在時描述經(jīng)常性或習(xí)慣性動作，或者陳述客觀事實。例如：Weusuallyshipthegoodsbysea.一般過去時描述過去某個時間發(fā)生的動作或狀態(tài)，以及過去經(jīng)常發(fā)生的動作。例如：Wereceivedyourorderon15thJune.一般將來時描述將來某個時間要發(fā)生的動作或狀態(tài)。例如：Wewillshipthegoodsnextweek.現(xiàn)在完成時描述從過去某個時間開始一直持續(xù)到現(xiàn)在的動作或狀態(tài)。例如：Wehavealreadyshippedthegoods.主動語態(tài)與被動語態(tài)11.主動語態(tài)主語是動作的執(zhí)行者，強調(diào)誰做了什么。22.被動語態(tài)主語是動作的承受者，強調(diào)發(fā)生了什么事。33.語態(tài)選擇根據(jù)強調(diào)重點，選擇合適的語態(tài)。44.常見用法主動語態(tài)用于描述動作，被動語態(tài)用于強調(diào)結(jié)果。函電中的冠詞用法不定冠詞不定冠詞a和an用于泛指，表示“一個”或“某一個”。定冠詞定冠詞the用于特指，表示“這個”或“那個”。零冠詞有些情況下，名詞前不需要使用冠詞。例如，不可數(shù)名詞表示泛指時，名詞前不需要冠詞。函電中的介詞用法介詞搭配介詞與動詞、名詞、形容詞的搭配關(guān)系很重要，需要掌握常用搭配。介詞的語義介詞表達(dá)時間、地點、方向、方式等，理解介詞語義有助于準(zhǔn)確表達(dá)。介詞短語介詞短語在句子中充當(dāng)狀語、定語或表語等成分，掌握介詞短語的語法功能很重要。函電中的代詞用法人稱代詞人稱代詞指代人或事物，例如“我”、"你”、"他"。函電中常用人稱代詞代替公司或個人，以避免重復(fù)使用公司或個人名稱。指示代詞指示代詞用于指代上文提到的東西，例如“this”、"that"。函電中常用來指代之前的郵件內(nèi)容或文件。疑問代詞疑問代詞用于提出問題，例如“who”、"what"、"which"。函電中常用疑問代詞來詢問信息或確認(rèn)細(xì)節(jié)。不定代詞不定代詞指代不確定的人或事物，例如“some”、"any"、"all"。函電中常用來表示數(shù)量或范圍。函電中的連詞用法并列連詞并列連詞連接兩個并列的詞、短語或句子，表示并列、遞進或選擇關(guān)系。如“and”、“but”、“or”、“so”等。從屬連詞從屬連詞引導(dǎo)從句，用來連接主句和從句，表示時間、原因、結(jié)果、條件等關(guān)系。如“because”、“since”、“if”、“when”等。常見函電類型詢價函詢價函是向供應(yīng)商索取產(chǎn)品或服務(wù)價格信息的正式信函。它通常包含詳細(xì)的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量和交貨時間等信息。報價函報價函是對客戶的詢價函進行回復(fù)，提供產(chǎn)品或服務(wù)的報價，以及交貨期限、付款方式等信息。訂單函訂單函是客戶向供應(yīng)商發(fā)出正式的購買意向，確認(rèn)產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等信息。付款函付款函是客戶向供應(yīng)商發(fā)送的通知，確認(rèn)已付款項或支付貨款，并附上相關(guān)付款憑證。詢價函概述詢價函用于向供應(yīng)商索取產(chǎn)品或服務(wù)的報價，是外貿(mào)業(yè)務(wù)的初始環(huán)節(jié)。內(nèi)容包含產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)信息，例如數(shù)量、規(guī)格、交貨期限等。目的了解供應(yīng)商的價格、交貨時間、付款條件等信息，為下一步的決策提供依據(jù)。報價函11.概述產(chǎn)品和服務(wù)提供詳細(xì)的產(chǎn)品信息，包括規(guī)格、型號、材料、顏色等，以及相關(guān)的服務(wù)內(nèi)容。22.列出價格和付款方式給出清晰的價格清單，并說明具體的付款方式，比如銀行轉(zhuǎn)賬、信用證等。33.明確交貨時間和地點說明預(yù)計的交貨日期和地點，以便客戶安排后續(xù)工作。44.附加條款和條件如有特殊條款或條件，需要在報價函中明確說明，例如保修期、運輸責(zé)任等。訂單函確認(rèn)訂單信息訂單函用于確認(rèn)客戶的訂單信息，包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格、交貨時間等。付款方式和交貨方式訂單函應(yīng)明確告知客戶付款方式、交貨方式、運輸方式等，以確保雙方對交易達(dá)成一致。簽署日期訂單函應(yīng)包含簽署日期，以表明訂單的有效時間和雙方對訂單的認(rèn)可。付款函付款確認(rèn)確認(rèn)收款后，發(fā)函通知對方，表明已收到貨款，確保雙方信息一致，避免糾紛。銀行轉(zhuǎn)賬說明付款方式，如電匯、銀行轉(zhuǎn)賬等，并提供相關(guān)信息，例如銀行賬號、匯款金額等。付款時間明確付款時間和付款期限，以便對方及時了解付款進度，避免逾期付款。投訴函投訴函的用途用于向供應(yīng)商或客戶表達(dá)不滿，指出問題并要求解決。通常用于貨物質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不佳等情況。投訴函的結(jié)構(gòu)開頭：簡單介紹公司和投訴事項。主體：詳細(xì)描述投訴內(nèi)容，提供證據(jù)。結(jié)尾：明確要求對方采取措施，并設(shè)定時間期限。致歉函真誠道歉真誠道歉是解決問題的關(guān)鍵，表達(dá)歉意并提供解決方案。重建信任誠懇道歉可以修復(fù)受損的信任關(guān)系，重建雙方合作基礎(chǔ)。積極行動致歉函應(yīng)包含具體的解決方案，表明行動意愿，消除客戶疑慮。推薦函11.個人信息推薦信應(yīng)包含推薦人的姓名、職位和聯(lián)系方式。22.被推薦人信息推薦信應(yīng)包含被推薦人的姓名、職位、工作經(jīng)歷等相關(guān)信息。33.推薦內(nèi)容推薦信應(yīng)詳細(xì)描述被推薦人的優(yōu)點、能力、工作表現(xiàn)等。44.結(jié)尾語推薦信應(yīng)簡潔明了，并表達(dá)對被推薦人的期望和祝福。感謝函表達(dá)感謝感謝對方提供的幫助，合作或支持。禮貌措辭使用正式禮貌的語言，表達(dá)真誠的謝意。建立關(guān)系增進彼此的友誼和合作關(guān)系。邀請函11.邀請目的明確說明邀請的目的是什么，例如參加會議、展覽、晚宴等。22.邀請對象準(zhǔn)確地指明被邀請人的姓名、職位或身份。33.邀請時間和地點清楚地標(biāo)明邀請的時間和地點，包括日期、時間和地址。44.聯(lián)系方式提供聯(lián)系電話、郵箱或其他聯(lián)系方式，方便被邀請人進行確認(rèn)或咨詢。函電寫作技巧措辭得當(dāng)選擇準(zhǔn)確、簡潔、易懂的語言，避免使用生僻詞語或過于口語化的表達(dá)。語句簡練避免冗長、繁瑣的句子，盡量使用短句，使函電內(nèi)容清晰明了，易于理解。邏輯性強確保函電內(nèi)容邏輯清晰，條理分明，并保持前后一致，避免出現(xiàn)邏輯錯誤。措辭禮貌使用禮貌的語氣，避免使用過于生硬或不友好的語言，體現(xiàn)對對方的尊重。措辭得當(dāng)正式場合使用正式的語氣和禮貌的措辭。避免使用俚語、縮略語或過于口語化的表達(dá)。非正式場合可以適當(dāng)使用一些較為輕松的措辭，但仍要保持專業(yè)和禮貌。避免使用過于親密的或不恰當(dāng)?shù)恼Z言。語句簡練避免冗長每句話表達(dá)一個意思，直截了當(dāng)。精煉表達(dá)使用簡潔的詞匯，避免重復(fù)和累贅。突出重點將重點內(nèi)容放在前面，避免無關(guān)信息干擾。邏輯性強清晰思路函電內(nèi)容邏輯清晰，易于理解，使收件人快速掌握信息要點。層次分明合理劃分段落，結(jié)構(gòu)完整，避免重復(fù)冗余信息。邏輯順序按照時間順序或邏輯順序排列內(nèi)容，使信息表達(dá)流暢自然。措辭禮貌禮貌用語使用禮貌用語，展現(xiàn)專業(yè)和尊重。語氣友好保持積極的語氣，避免使用命令式語言。正式用語避免使用口語化表達(dá)，確保專業(yè)性和正式性。專業(yè)術(shù)語熟練準(zhǔn)確性使用準(zhǔn)確的專業(yè)術(shù)語至關(guān)重要。例如，在談?wù)撠浳飼r，要使用"貨物"而不是"東西"，在談?wù)搩r格時，要使用"價格"而不是"費用"。準(zhǔn)確的專業(yè)術(shù)語使函電更清晰、更專業(yè)。一致性在整篇函電中保持一致的術(shù)語使用。例如，如果你在開頭使用了"貨物"，在后面就不要使用"商品"。一致的術(shù)語使用避免歧義，使函電更易讀。文書格式規(guī)范排版整齊使用標(biāo)準(zhǔn)的字體、字號和行距，確保文本清晰易讀。格式規(guī)范遵循特定的格式要求，包括頁面邊距、標(biāo)題樣式、段落縮進等。標(biāo)點符號