集團(tuán)停車場業(yè)務(wù)稽核管理制度

集團(tuán)停車場業(yè)務(wù)稽核管理制度1．目的為規(guī)范和完善停車場業(yè)務(wù)管理稽核制度，確保停車場管理過程中各項(xiàng)工作的有效落實(shí)，相關(guān)記錄、數(shù)據(jù)具有可追溯性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于美好集團(tuán)下屬各區(qū)域、分公司、物業(yè)服務(wù)中心。職責(zé)3.1集團(tuán)安全督察部3.1.1負(fù)責(zé)本規(guī)定的編制、修訂、完善工作。3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)停車場業(yè)務(wù)稽核管理制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。3.2區(qū)域安全督察部3.2.1聯(lián)合分公司客戶及品質(zhì)部、財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)持續(xù)監(jiān)督分公司停車場業(yè)務(wù)稽核管理工作的落實(shí)，安全督察部負(fù)責(zé)督導(dǎo)、協(xié)助并確保分公司規(guī)范執(zhí)行停車場業(yè)務(wù)管理工作要求。3.2.2負(fù)責(zé)分公司、項(xiàng)目停車場業(yè)務(wù)稽核管理結(jié)果的驗(yàn)證，每季度不少于1次對(duì)所轄分公司、項(xiàng)目停車場業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行稽核，并按季度形成分公司項(xiàng)目稽核檢查報(bào)告提報(bào)集團(tuán)安全督查部，抄送集團(tuán)客戶及品質(zhì)部、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部。3.2.3負(fù)責(zé)對(duì)停車場業(yè)務(wù)管理體系文件的審核，檢視修訂管理制度，同步會(huì)簽財(cái)務(wù)管理部、客戶及品質(zhì)部，制度相關(guān)范疇包括但不限于停車場收費(fèi)管理、停車場品質(zhì)安全管理等。3.3分公司安全督察部3.3.1聯(lián)合分公司客戶及品質(zhì)部,財(cái)務(wù)管理部每季度不少于1次對(duì)所轄項(xiàng)目停車場業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行稽核，并按季度形成分公司整體停車場管理稽核檢查報(bào)告提報(bào)至區(qū)域安全督查部，抄送區(qū)域客戶及品質(zhì)部、區(qū)域財(cái)務(wù)管理部。安全督察部負(fù)責(zé)組織現(xiàn)場稽核、協(xié)助項(xiàng)目規(guī)范執(zhí)行停車場業(yè)務(wù)管理工作要求。3.3.2負(fù)責(zé)對(duì)停車場收費(fèi)管理、手動(dòng)開閘、免費(fèi)卡辦理、停車場設(shè)施設(shè)備、線上收費(fèi)、特殊情況現(xiàn)金收費(fèi)、人員權(quán)限設(shè)置等業(yè)務(wù)管理過程進(jìn)行稽核。3.4物業(yè)項(xiàng)目3.4.1秩序負(fù)責(zé)人每周不少于2次對(duì)停車場收費(fèi)管理、手動(dòng)開閘、免費(fèi)卡辦理、停車場設(shè)施設(shè)備、線上收費(fèi)、特殊情況現(xiàn)金收費(fèi)等業(yè)務(wù)管理過程進(jìn)行稽核，形成內(nèi)控周報(bào)表。3.4.2客服負(fù)責(zé)人每周對(duì)免費(fèi)卡辦理進(jìn)行檢查，并做好每月存檔及檔案管理，形成內(nèi)控周報(bào)表。3.4.3財(cái)務(wù)專員每周針對(duì)停車場系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、思源收費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及銀行系統(tǒng)流水進(jìn)行檢查核對(duì)，同時(shí)核對(duì)停車場系統(tǒng)的免費(fèi)卡與審批單上（辦理資料、客服登記臺(tái)賬）是否一致，形成內(nèi)控周報(bào)表。3.4.4項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每周不少于1次對(duì)停車場業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行檢查，并每月形成項(xiàng)目停車場管理內(nèi)控稽核月報(bào)，內(nèi)控稽核月報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括但不限于《停車場管理稽核檢查表》（見附件1），并于每月15日前將上月內(nèi)控稽核月報(bào)提交至分公司及區(qū)域。分公司及區(qū)域?qū)徍舜_認(rèn)后形成分公司或區(qū)域?qū)用娴臋z查結(jié)果總結(jié)月報(bào)，報(bào)備至集團(tuán)安全督查部，抄送集團(tuán)客戶及品質(zhì)部、集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部。4.稽核檢查事項(xiàng)4.1停車場收費(fèi)檢查4.1.1查看停車場系統(tǒng)日?qǐng)?bào)，核對(duì)思源系統(tǒng)收費(fèi)金額是否與停車場系統(tǒng)登記收入一致。4.1.2查看核對(duì)發(fā)現(xiàn)的異常數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的相關(guān)記錄，核對(duì)異常數(shù)據(jù)記錄是否合理，是否存在管理漏洞。4.1.3查看停車場收費(fèi)崗現(xiàn)金繳交記錄，每天所收取現(xiàn)金于次日內(nèi)是否由領(lǐng)班統(tǒng)一收取并繳交至項(xiàng)目財(cái)務(wù)或前臺(tái)，交接人員是否簽字確認(rèn)。4.1.4核對(duì)項(xiàng)目使用的免費(fèi)停車劵，核對(duì)審批流程和審批文件，檢查是否按責(zé)權(quán)進(jìn)行審批，是否存在先干后報(bào)現(xiàn)象等。一般情況下，非商業(yè)項(xiàng)目嚴(yán)禁使用免費(fèi)停車劵（特殊情況需一事一報(bào)）。4.1.5核對(duì)收費(fèi)崗收取的紙質(zhì)停車劵、電子停車劵金額是否與系統(tǒng)記錄一致。4.1.6核對(duì)停車劵的有效性，核對(duì)內(nèi)容如下：停車劵版本是否與樣板一致；停車劵有效日期是否過期；停車劵是否加蓋公章，公章是否有效；停車劵免費(fèi)時(shí)段及免費(fèi)金額是否與登記一致。4.2手動(dòng)開閘檢查4.2.1檢查手動(dòng)開閘的無車牌車輛、非機(jī)動(dòng)車輛等類型與停車場系統(tǒng)攝像圖是否相符。4.2.2檢查停車場系統(tǒng)當(dāng)天手動(dòng)開閘數(shù)據(jù)與《停車場收費(fèi)崗手動(dòng)開閘情況登記表》（或稱，《異常手動(dòng)開閘登記臺(tái)賬》）進(jìn)行核對(duì)，記錄是否一致。4.2.3檢查《停車場收費(fèi)崗手動(dòng)開閘情況登記表》（或稱，《異常手動(dòng)開閘登記臺(tái)賬》）領(lǐng)班確認(rèn)簽名一欄領(lǐng)班授權(quán)簽名是否及時(shí)。4.2.4檢查手動(dòng)開閘數(shù)據(jù)是否出現(xiàn)手動(dòng)開閘次數(shù)異常情況，是否進(jìn)行說明并跟蹤處理。4.3免費(fèi)車輛檢查4.3.1檢查項(xiàng)目辦理的免費(fèi)車輛信息報(bào)批流程，是否存在免費(fèi)車輛信息與報(bào)批車輛不符的情況，報(bào)批免費(fèi)類別與流程是否按照公司規(guī)定的流程執(zhí)行，特別情況報(bào)批的申請(qǐng)理由是否客觀充分。4.3.2檢查免費(fèi)車輛辦理人員名下是否存在兩輛及以上免費(fèi)車輛，同一人名下不允許出現(xiàn)兩輛及以上免費(fèi)車輛存在。4.3.3檢查當(dāng)期項(xiàng)目辦理的免費(fèi)車輛的有效期，是否存在與公司規(guī)定期限不符的情況。4.3.4抽查當(dāng)期項(xiàng)目辦理的免費(fèi)車輛辦理資料，是否按照公司規(guī)定的要求提交，辦理資料是否進(jìn)行存檔。4.3.5抽查停車場系統(tǒng)免費(fèi)車輛數(shù)據(jù)與《免費(fèi)車輛登記表》登記的數(shù)據(jù)是否一致，是否出現(xiàn)漏登記、錯(cuò)登記、不登記的異常情況。4.3.6抽查停車場系統(tǒng)免費(fèi)金額與《免費(fèi)車輛登記表》中免費(fèi)金額是否一致，是否存在異常數(shù)據(jù)。4.3.7抽查停車場系統(tǒng)免費(fèi)卡內(nèi)部員工是否符合制度員工免費(fèi)規(guī)定。4.4停車場設(shè)施設(shè)備檢查4.4.1檢查當(dāng)天停車場系統(tǒng)監(jiān)控圖像是否清晰，查看車輛出入口的監(jiān)控角度是否全覆蓋，確保車輛進(jìn)出快速識(shí)別。4.4.2檢查當(dāng)期停車場系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，是否按照保養(yǎng)計(jì)劃實(shí)施，確保停車場系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備處于完好狀態(tài)。4.4.3查看停車場管理體系文件中是否制定有針對(duì)停車場系統(tǒng)出現(xiàn)故障后發(fā)臨時(shí)卡或紙質(zhì)卡的工作流程規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，是否存在管理漏洞。4.4.4檢查當(dāng)期停車場故障期間臨時(shí)卡或紙質(zhì)卡的應(yīng)收金額數(shù)據(jù)與實(shí)收金額數(shù)據(jù)是否一致。4.5線上收費(fèi)檢查4.5.1檢查當(dāng)天線上繳費(fèi)金額數(shù)據(jù)與停車場系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否匹配，核對(duì)異常數(shù)據(jù)相關(guān)記錄，是否存在管理漏洞。4.5.2檢查線上繳費(fèi)的二維碼是否存在無標(biāo)識(shí)、過期、更換、破損、涂改等異常情況。4.5.3檢查停車場現(xiàn)場配置的線上繳費(fèi)設(shè)施設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等是否存在故障、損壞等情況。4.5.4檢查修改車牌的合理性檢查，避免崗?fù)す室庑薷能嚺剖召M(fèi)。4.6停車場車位品質(zhì)檢查4.6.1每月更新車位基礎(chǔ)信息（含人防車位數(shù)量、已售車位數(shù)量、月租車位數(shù)量、免費(fèi)車位數(shù)量、臨停車位數(shù)量），形成《停車場車位數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》郵件報(bào)備分公司安全督察部、客戶及品質(zhì)部。4.6.2檢查現(xiàn)場車位編碼標(biāo)識(shí)是否齊全、清晰，核查車位編碼臺(tái)賬與實(shí)際劃線車位是否一致，核查現(xiàn)場車位信息與停車場系統(tǒng)是否一致。4.6.3檢查停車場邊角區(qū)域是否有私自劃車位情況，核查規(guī)劃車位數(shù)量與實(shí)際車位數(shù)量是否一致（見附件2）。4.6.4人防車位，根據(jù)項(xiàng)目當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)分為兩種情況：4.6.4.1屬于不可租賃的，檢查現(xiàn)場人防車位是否有經(jīng)營行為；4.6.4.2屬于可租賃的，檢查人防車位經(jīng)營是否有人防主管部門審批手續(xù)，月租金及臨停收費(fèi)是否符合當(dāng)?shù)厝朔乐鞴懿块T出臺(tái)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。4.7稽核管理4.7.1內(nèi)控稽核事項(xiàng)細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)參考《佳兆業(yè)美好集團(tuán)項(xiàng)目停車場收費(fèi)管理工作制度》、《佳兆業(yè)美好停車場管理制度》最新要求。4.7.2停車場管理稽核結(jié)果質(zhì)量納入所屬管理主體（區(qū)域、分公司、項(xiàng)目）的動(dòng)態(tài)計(jì)劃運(yùn)營考核范疇，計(jì)劃運(yùn)營考核工作由集團(tuán)、區(qū)域、分公司財(cái)務(wù)管理部計(jì)劃運(yùn)營職能督導(dǎo)、相關(guān)部門參與配合制定，并由財(cái)務(wù)管理部計(jì)劃運(yùn)營職能最終核定后報(bào)批。4.7.3稽核結(jié)果將根據(jù)最終審批情況分別納入項(xiàng)目經(jīng)理月度考核指標(biāo)、項(xiàng)目財(cái)務(wù)專員的季度績效考核關(guān)鍵任務(wù)指標(biāo)。4.7.4項(xiàng)目經(jīng)理須同步考核項(xiàng)目崗?fù)ぶ刃蚴召M(fèi)員、客服專員、秩序領(lǐng)班。4.7.5相應(yīng)考核結(jié)果由集團(tuán)、區(qū)域、分公司行政及人力資源職能負(fù)責(zé)應(yīng)用至相應(yīng)人員的績效考核結(jié)果中。5.附則5.1本指引未盡事宜，按照國家法律、法規(guī)和公司的規(guī)章操作指引執(zhí)行。5.2本指引解釋權(quán)歸佳兆業(yè)美好集團(tuán)安全督察部、客戶及品質(zhì)部、財(cái)務(wù)管理部所有，自頒布之日起實(shí)施。附件1：停車場管理稽核檢查表檢查日期：檢查人：審批人：序號(hào)檢查內(nèi)容合規(guī)性判斷異常情況描述整改措施計(jì)劃完成時(shí)間備注1停車場收費(fèi)管理各崗位停車場系統(tǒng)權(quán)限要求設(shè)置并按責(zé)權(quán)走完審批□是□否2收費(fèi)二維碼粘貼在停車場內(nèi)部出入口、過道顯眼處及崗?fù)こ鋈肟凇跏恰醴?檢查期間月卡停車場系統(tǒng)充值記錄和思源系統(tǒng)月卡收入、銀行流水一致□是□否4停車劵報(bào)備流程規(guī)范性（商業(yè)項(xiàng)目）□是□否5秩序收費(fèi)員隨意修改系統(tǒng)車牌號(hào)□是□否6秩序班長核實(shí)手工抬桿和免費(fèi)放行的原因是否符合實(shí)際情況，并在登記表上簽名確認(rèn)□是□否7單次免費(fèi)金額超過50元是否合理合規(guī)□是□否8停車場崗?fù)がF(xiàn)金收款與《免費(fèi)車輛登記表》、《異常手動(dòng)開閘登記臺(tái)賬》（含手工抬桿信息）、《停車場臨停收費(fèi)交接表》以及思源系統(tǒng)現(xiàn)金停車費(fèi)收入是否合理相符□是□否9秩序收費(fèi)員用私人賬戶收費(fèi)□是□否10手動(dòng)開閘管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與記錄比對(duì)□是□否11手動(dòng)開閘記錄規(guī)范性□是□否12手動(dòng)開閘合理性□是□否13免費(fèi)車輛管理免費(fèi)車輛報(bào)批流程規(guī)范性□是□否14免費(fèi)車輛有效期規(guī)范性□是□否15免費(fèi)車輛辦理檔案規(guī)范性□是□否16系統(tǒng)數(shù)據(jù)與記錄比對(duì)□是□否17系統(tǒng)收費(fèi)金額與記錄比對(duì)□是□否18停車場設(shè)施設(shè)備管理入口監(jiān)控畫面是否清晰□是□否19入口監(jiān)控角度是否全覆蓋□是□否20設(shè)備維保計(jì)劃規(guī)范性□是□否21設(shè)備維保記錄規(guī)范性□是□否22設(shè)備故障管理措施規(guī)范性□是□否23紙質(zhì)卡存檔記錄規(guī)范性□是□否24停車場車位管理每月提報(bào)《停車場車位數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》□是□否25現(xiàn)場車位編碼齊全、清晰□是□否26車位編碼臺(tái)賬與實(shí)際劃線車位比對(duì)□是□否27停車場邊角區(qū)域劃線車位規(guī)范性，規(guī)劃車位數(shù)量與實(shí)際車位數(shù)量比對(duì)□是□否28人防車位經(jīng)營（人防主管部門審批手續(xù)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)）合規(guī)性□是□否注：1、分公司每季度對(duì)所轄項(xiàng)目停車場管理進(jìn)行稽核，并形成記錄；2、物業(yè)服務(wù)中心每周及月底對(duì)停車場管理進(jìn)行檢查，并形成記錄；3、審核人必須由項(xiàng)目及部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；4、集團(tuán)相關(guān)部門可據(jù)管理需求調(diào)整檢查表內(nèi)容形式，分公司及項(xiàng)目按最新通知表格執(zhí)行。附件2：停車場車位數(shù)量統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)日期：