用印管理制度

用印管理制度1.前言為規(guī)范企業(yè)日常工作流程，保障信息安全和文檔管理的合規(guī)性，訂立本《用印管理制度》（以下簡稱“本制度”）。本制度適用于企業(yè)全部部門和員工，并對用印行為進(jìn)行明確管理，提高用印效率，減少用印風(fēng)險(xiǎn)。2.定義2.1用印用印是教唆用印章或其他可證明企業(yè)身份的物品對文件、合同、證明料子等進(jìn)行標(biāo)識(shí)、驗(yàn)證、認(rèn)可和確立的行為。2.2印章印章是指由企業(yè)特別制作，代表企業(yè)身份和授權(quán)的印刷物品。包含公章、法定代表人私章、財(cái)務(wù)專用章、合同章等。2.3用印人員用印人員是指企業(yè)授權(quán)的具有相應(yīng)職務(wù)和權(quán)限的員工，可以代表企業(yè)進(jìn)行文件用印的人員。3.用印流程3.1用印申請任何部門或員工在需要使用印章進(jìn)行文件用印時(shí)，應(yīng)依照規(guī)定的用印事項(xiàng)填寫《用印申請單》，并注明具體用途、用印數(shù)量、印章種類、用印文件等必需信息。申請人應(yīng)依據(jù)用印情況選擇相應(yīng)的印章種類。3.2用印審批3.2.1用印申請單提交后，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)，確保用印申請符合相關(guān)政策和規(guī)定。3.2.2對于特殊情況或緊要文件的用印申請，應(yīng)提交給高級管理層審批，確保用印決策的合理性和風(fēng)險(xiǎn)有限。3.3用印操作3.3.1審批通過的用印申請，由申請人將相關(guān)文件帶至授權(quán)人員面前，并在授權(quán)人員的見證下進(jìn)行用印操作。3.3.2用印人員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容與申請單信息的全都性，確認(rèn)無誤后，將印章依照相應(yīng)規(guī)定對文件進(jìn)行蓋章。3.3.3用印人員應(yīng)妥當(dāng)保管使用的印章，并確保僅在規(guī)定情況下使用，禁止將印章交付給未經(jīng)授權(quán)的人員使用。3.4用印登記與歸檔3.4.1完成用印操作后，用印人員應(yīng)填寫《用印登記表》，包含用印日期、印章種類、用印目的、用印人員、文件數(shù)量等信息，并由用印人員和授權(quán)人員簽字確認(rèn)。3.4.2用印文件應(yīng)依照文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，并保存相應(yīng)的備份和電子文檔，以備日后的審計(jì)和查閱。4.用印管理責(zé)任4.1部門負(fù)責(zé)人4.1.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專職人員負(fù)責(zé)用印管理工作，確保用印流程規(guī)范、透亮。4.1.2部門負(fù)責(zé)人對本部門用印工作的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任，需定期進(jìn)行用印情況的檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。4.2用印人員4.2.1用印人員必需具備相應(yīng)的崗位資質(zhì)和權(quán)限，嚴(yán)格依照用印流程操作，確保用印的規(guī)范性和有效性。4.2.2用印人員需妥當(dāng)保管和使用印章，嚴(yán)禁私自外借、轉(zhuǎn)讓或?yàn)E用印章。4.2.3用印人員應(yīng)及時(shí)填寫用印登記表，并妥當(dāng)保管用印文件，確保文件的安全和完整，搭配歸檔管理工作。4.3監(jiān)督部門監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對各部門的用印管理進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改要求。監(jiān)督部門可定期抽查和審計(jì)用印流程和用印文件，確保用印管理的有效性和合規(guī)性。5.懲罰與矯正5.1違反用印規(guī)定的行為5.1.1對于未經(jīng)審批使用印章、亂用印章或超出權(quán)限進(jìn)行用印的行為，將視情節(jié)輕重，依照企業(yè)相關(guān)紀(jì)律和行為準(zhǔn)則進(jìn)行懲罰，包含但不限于口頭警告、書面警告、扣減績效、降職等。5.1.2對于有意偽造、竄改用印文件或印章，進(jìn)行違法犯罪行為的，將移交司法機(jī)關(guān)處理，并承當(dāng)相應(yīng)法律責(zé)任。5.2整改要求5.2.1對于違反用印管理制度的行為，監(jiān)督部門或管理層將提出整改要求，并設(shè)定整改期限。5.2.2未定時(shí)整改或整改后再次發(fā)生同類問題的，將依照企業(yè)相關(guān)紀(jì)律和行為準(zhǔn)則進(jìn)行懲罰。6.附則6.1本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸企業(yè)管理層全部。6.2本制度自發(fā)布之日起生效，廢止以前相關(guān)規(guī)章制度的相關(guān)規(guī)定。6.3如本制度與其他規(guī)章制度存在沖突，以本制度為準(zhǔn)。6.4本制度未盡事宜，可由企業(yè)管理層依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行增補(bǔ)和修改。以上為《用印管理制度》的編寫內(nèi)容，旨在規(guī)范企業(yè)