美術(shù)教育品牌加盟商經(jīng)營操作手冊-行政分冊

第三章行政專員崗位職責(zé)

一、崗位要求

工作細(xì)致、負(fù)責(zé)，擁有較強(qiáng)的責(zé)任心。同時(shí)必須具備一定財(cái)務(wù)管理知識，熟悉EXCEL

運(yùn)用，并能適應(yīng)和服從突發(fā)狀況時(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的加班或者調(diào)班。

二、日常行為準(zhǔn)則

a）工作時(shí)間必須穿著公司提供的工作服，并保持工作服的干凈整潔，需在工作服左

上角佩戴胸牌。我們建議化淡妝，但不能佩戴夸張的首飾，不得涂抹亮麗顏色指

甲油，夏天時(shí)不能穿超短裙/熱褲和拖鞋；

b）無遲到、脫崗、緊急請假等情況發(fā)生；如因病請假，必須提供病假單、病歷卡等

一系列人事部要求提供的單證；

c）工作時(shí)間內(nèi)不聽音樂、不看閑書；聊天工具只限工作用途，不瀏覽與工作內(nèi)容無

關(guān)的網(wǎng)站，例如開心網(wǎng)等：

d）公司內(nèi)部有月度考核，你的主管會根據(jù)當(dāng)月的工作表現(xiàn)進(jìn)行綜合打分，人事部將

根據(jù)月度考核表決定是否通過試用期。

e）每口上班請保持良好心情，并時(shí)刻保持微笑，家長和孩子進(jìn)門，一律起身，并微

笑說：“您好!

三、作息時(shí)間

做六天休一天（休周一），每天工作8.5小時(shí)（含午餐時(shí)間），具體上班時(shí)間由上級

主管視當(dāng)月情況安排，每月末主管告知下月的排班情況，沒有特殊原因，不得隨意

換班或調(diào)整上下班時(shí)間。

四、崗位職責(zé)

一）內(nèi)部日常管理工作

1.在主管領(lǐng)導(dǎo)下，保證中心能順利正常開展（定期檢查中心內(nèi)部的各項(xiàng)設(shè)施是否完好）；

2.負(fù)責(zé)中心內(nèi)部的口用品、辦公用品的采購，每周定期外出采購口常用品及訂購辦公用

品，購買任何物品都需開據(jù)發(fā)票，并登記到備用金月報(bào)銷表格中；對于大型辦公家具，中心

內(nèi)部固定資產(chǎn)采購，請按照公司關(guān)于固定資產(chǎn)申購流程進(jìn)行（附件一）；

3.負(fù)責(zé)中心內(nèi)部的辦公用品、畫材顏料的領(lǐng)用、登記工作；（詳見附件二：畫材領(lǐng)用流

程）

4.配合其他各部門1如：教務(wù)部、銷售部）做好各項(xiàng)服務(wù)；

5.成本控制觀念，（如：回收單面紙），強(qiáng)化思想教育，從自身做起,養(yǎng)成節(jié)儉良好習(xí)慣；

二）對外協(xié)調(diào)管理工作

1.負(fù)責(zé)收費(fèi)，并開據(jù)收據(jù)給家長，做到現(xiàn)金不過夜，當(dāng)天存入銀行。按照財(cái)務(wù)部給予

規(guī)定的收據(jù)，請按一單一收據(jù)原則進(jìn)行開單，收據(jù)金額必須與實(shí)際付款金額一致，收據(jù)用完

之后與出納聯(lián)系。一般情況下，中心只開立收據(jù)，如若家長要求開具發(fā)票，必須要求家長寫

清發(fā)票抬頭，發(fā)票內(nèi)容一-律為“咨詢費(fèi)”，同時(shí)收回收據(jù)。發(fā)票開立后請?jiān)诎l(fā)票開立明細(xì)表

中進(jìn)行登記，并由領(lǐng)用人（家長）簽字。

2.協(xié)助中心主管協(xié)調(diào)與各部門與本部門之間關(guān)系，協(xié)助處理臨時(shí)性與突發(fā)性事情；

3.中心內(nèi)部各項(xiàng)設(shè)施出現(xiàn)問題，突發(fā)事件找物業(yè)衿忙解決，處理好中心內(nèi)部與物業(yè)之

間關(guān)系，其他問題請按公司報(bào)修流程執(zhí)行（第四大點(diǎn)第2小點(diǎn)）；

三）文書工作

1.負(fù)責(zé)制作各項(xiàng)表格:

表格名稱發(fā)送周期收件人備注

《學(xué)員信息表》每周一CEO\COO\CD\教務(wù)主管更新部分用顏色區(qū)分

《收款清單》每周一CEO\COO\CD\財(cái)務(wù)'出納每周一張工作表

《學(xué)員統(tǒng)計(jì)表》每周一COO每周一張工作表

月度《收款清單》每月底至次月第一天CEO\COO\CD\Wg-\f±l^匯總一個(gè)月

《中心材料盤點(diǎn)》每月底至次月5日前出納匯總當(dāng)月顏料使用情況

《創(chuàng)作服出庫表》每月底至次月5日前出納以累計(jì)形式登記

《中心員工考勤表》每月底前HR作為工資發(fā)放依據(jù)

《備用金報(bào)銷表》每月5、20日出納所有涉及費(fèi)用原件加上登

記的表格，非電子檔，先

由CD簽字確認(rèn)

2.負(fù)責(zé)打印各號W單據(jù)［如請假單、加班/i司休單、暫支單、付款單及個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷單等）

提供給中心員工使用；

3.登記好員工基本信息，并制定員工聯(lián)系表（內(nèi)部/外部聯(lián)系表）并做到及時(shí)更新；

四）其他

1.全面負(fù)責(zé)中心的資產(chǎn)管理工作，辦公用品的管理，以及行政口常經(jīng)費(fèi)的管理工作,

避免公司資產(chǎn)流失和浪費(fèi)，努力為公司做好勤檢節(jié)約的實(shí)務(wù)工作；同時(shí)做好登記

2.負(fù)責(zé)中心的后勤二作，（如；中心有燈泡不亮，要負(fù)責(zé)更換），有設(shè)備損壞或是電腦

發(fā)生問題，按照公司流程進(jìn)行報(bào)修（見附件三）；

3.加強(qiáng)員工的自身建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)意識和工作責(zé)任感，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，

搞好分工與合作，提高后勤服務(wù)質(zhì)量；

4.環(huán)境衛(wèi)生工作：監(jiān)督阿姨搞好中心衛(wèi)生工作，做到中心的干凈、整潔；每周進(jìn)行

環(huán)境評分，定期檢查，負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)區(qū)域不合格者扣分處理，每月評比打分：中心走廊區(qū)域

及衛(wèi)生間區(qū)域阿姨負(fù)責(zé)，其余區(qū)域由各部門細(xì)化到負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；

10、崗位調(diào)動或提升

公司給予每個(gè)員工發(fā)展機(jī)會和上升空間，也尊重每個(gè)員工的想法。如果工作一段時(shí)間后，

你發(fā)現(xiàn)自己更勝任其他崗位的工作，我們鼓勵你主動向你的主管或人事部門提出，經(jīng)由公司

討論決定后，會根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整你的崗位或給予提升。

11、辦公區(qū)域環(huán)境

請保持工作區(qū)域的環(huán)境整潔，合理妥善撰放各類與工作相關(guān)的物品，私人物品切忌隨意

丟放在公共區(qū)域，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)繳納相應(yīng)額度罰款。

12、工作匯報(bào)

每周日下班前以WORD附件形式將工作報(bào)告（附件四）發(fā)至CEO\COO\CD郵箱，郵件命名

方式英文名+日期（如:mary0712）

附件一

XX固定資產(chǎn)購買申請流程

一、流程圖

二、流程圖說明

1.《固定資產(chǎn)購買申請單》此處簡稱《申請單》；

2.由各中心申請人根據(jù)需要填寫《申請單》，此處的固定資產(chǎn)定義為一次性投入購買,

（根據(jù)產(chǎn)品生命周期）長久使用。包括電器、電子周邊產(chǎn)品、大型辦公家具（非耗

材）等，對固定資產(chǎn)定義有疑問可先與總部行政部溝通確認(rèn)；

3.《申請單》可以由2種形式遞交總部行政負(fù)責(zé)人：

1）原件或傳真：各中心申請人填寫的《申請單》需由中心主任、C00以及CEO簽

字后方可生效

2）電子郵件：關(guān)于《申請單》的郵件必須由中心主任、C00以及CEO以電郵方式

確認(rèn)后方可生效

4.申請人需明確并非所有提交的《申請單》均被批準(zhǔn)；

5.購買時(shí)間：《申請單》生效后的3個(gè)工作日內(nèi)（周一至周五，國定節(jié)假日除外）；

6.交貨時(shí)間：一般情況下以賣家具體交貨日為準(zhǔn)的前提下要求盡快送貨；緊急情況需

在《申請單》備注內(nèi)注明，否則一律視為一般情況；

7.收貨確認(rèn)：申請人或其指定收貨人在收貨后需即時(shí)通知行政負(fù)責(zé)人，并通知到貨情

況或溝通所發(fā)現(xiàn)的問題問題。到貨后的2個(gè)工作日后仍未通知行政負(fù)責(zé)人，一律默

認(rèn)為到貨并驗(yàn)收合格，行政將進(jìn)行備案并計(jì)入公司固定資產(chǎn)清單；

《固定資產(chǎn)購買申請單》

購買物品名稱（必填）數(shù)量（必填）

單價(jià)郵費(fèi)

總價(jià)

第一次購買（必填）□是口否（前一次買的物品，目前使用情況

__________________________________________）

相關(guān)鏈接（淘寶地址、商店名稱等）

具體要求（如顏色，尺碼，材質(zhì)）

購買原因（必填）

送貨地址（必填）

備注

申請人簽字：申請口期:

中心主管簽字：批準(zhǔn)日期:

C00簽字:核準(zhǔn)日期：

CEO簽字：核準(zhǔn)日期

以下由行政部填寫

接收訂單日期：

采購日期：

采購商店（網(wǎng)店）地址：

是否簽訂合同：

送貨日期；

送貨地址：

備注：

附件二

XX畫材領(lǐng)用流程

一、各中心畫材領(lǐng)用流程圖

流程圖

采購

（行政部）

1.流程圖說明

1.由各中心申請人根據(jù)需要填寫《倉庫畫材申造單》，申請人將填寫完整的申請表以發(fā)郵

件和傳真形式交至行政負(fù)責(zé)人（傳真必須有相關(guān)人員簽字）。

2.行政、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人杳看并核對庫存，量足即調(diào)用庫存（如庫存量不足，各中心行政必須

向教務(wù)主管、中心主管、財(cái)務(wù)及C00提交《請購單》和《付款請款單》簽字確認(rèn)后方可

進(jìn)入采購環(huán)節(jié)）。

3.各中心提取畫材申請時(shí)間為每月20日（遇節(jié)假日順延），行政負(fù)責(zé)人收到申請單確認(rèn)無

誤情況下將單據(jù)傳真或交至配送人轉(zhuǎn)給倉庫管理員進(jìn)行配貨，倉庫管理員見行政負(fù)責(zé)人

簽字確認(rèn)后方可發(fā)貨（具體時(shí)間由倉庫管理員與配送人協(xié)調(diào)后三個(gè)工作口里需送到各中

心）。

4.各中心教務(wù)專人收到汜送物件，檢查無恙后在《配送表》上簽字簽收，行政部和財(cái)務(wù)部

各保留一份《配送表》備檔。

附件三

各類后勤設(shè)備報(bào)修流程

流程圖說明：

1.大樓公共設(shè)備報(bào)修可直接與中心大樓物業(yè)聯(lián)系

2.報(bào)修前請先按各類生活常識進(jìn)行自檢，排除使用不當(dāng)原因后，再行報(bào)修

3.除緊急報(bào)修外，其他普通報(bào)修將在2-3個(gè)工作日內(nèi)完成（不含報(bào)修當(dāng)天）

4.申請人需同時(shí)配合和監(jiān)督總務(wù)人員進(jìn)行維修，并對維修后的事物進(jìn)行再次檢驗(yàn)，確

保維修工作的順利進(jìn)行。

5.各中心行政在維修后應(yīng)立即與總部行政部取得聯(lián)系，反饋維修結(jié)果，若維修后2

個(gè)工作日內(nèi)沒有任何反饋，總部行政部?律視為維修完成。

第六章店內(nèi)管理

一、中心排班

1、排班模板

日期123456789101112131415161718192021222324252627282930

周周周周周周周周用周周周周周周周周周周周周周周拗周周周周周周

姓名

四Ti六□四五六□四Ti.六口四五六□四

100AAA0A00AAAAA00AAAAA00AAAAA00

2A0AMX00A0AMXA0A0I：MXA0A0AMXA0A0

30AAXM000AFXM0A0AAXM0A0AVXM0A0A

40!■'0▲▲0A01-A▲▲0A01-A▲▲0A0EA▲▲0A0!?

早班(M)9:00-17:30正常班(A)9:30-18:00：周六日(X)8:30-17:00

晚班(F)ll：30-20：00休息9)▲精售8：3018:00

2、排班原則

(1)周一至周五每天應(yīng)安排至少一人(課程顧問或行政客服)值早晚班

(2)周末雙休工作時(shí)間以營業(yè)時(shí)間為準(zhǔn)。

(3)中心員工周一至周五工作三天，周六日全體人員上班

(4)遇節(jié)假F1，排班將根據(jù)總部統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行調(diào)整

-、保沽員持班

1、排班模板

星期二四五六n—二三四五六H—二三四五六□一二三四五六H一二三四

序4

號降日

1231567891011121314151€1718192021222324252627282930

期

阿媯AFFMMFFVMMFFEMMFFEMMEF

況

A阿姨BFFMMFVMMVFFMMFFFMMFF

情阿姨AFMMFFMMAFFMMAVFMMAF

況

B兼職