訂貨標準及流程

訂貨標準及流程一、制定目的及范圍為提升公司訂貨管理的規(guī)范性與效率，確保各項物資的及時供應(yīng)，特制定本標準及流程。該流程適用于所有部門的物資訂購，包括但不限于原材料、辦公用品及設(shè)備等。二、訂貨原則1.訂貨應(yīng)遵循“合理、及時、經(jīng)濟”的原則，確保物資的質(zhì)量與價格相匹配。2.所有訂貨必須通過正規(guī)渠道進行，確保供應(yīng)商的合法性與信譽度。3.各部門需指定專人負責訂貨，申購人與采購人應(yīng)保持獨立，避免利益沖突。三、訂貨流程1.訂貨申請申購人需根據(jù)實際需求填寫“訂貨申請單”，并附上相關(guān)的需求說明。申請單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計到貨時間等信息。申購人需在申請前確認庫存情況，避免不必要的重復(fù)訂購。2.申請審批訂貨申請單提交至部門負責人進行審核。部門負責人需根據(jù)預(yù)算及實際需求進行評估，確保申請的合理性。審核通過后，申請單需轉(zhuǎn)交至采購部門。3.詢價與選擇供應(yīng)商采購部門根據(jù)申請單內(nèi)容進行市場調(diào)研，至少詢價三家合格供應(yīng)商。詢價時需關(guān)注物資的質(zhì)量、價格及交貨周期。采購部門應(yīng)對比各供應(yīng)商的報價及服務(wù)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.核價與審批采購部門需對所選供應(yīng)商的報價進行核價，參考歷史采購價格及市場行情，確保價格的合理性。核價完成后，需將結(jié)果填寫在申請單上，并提交至部門負責人進行最終審批。5.下單與合同簽署審批通過后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商確認訂單，并簽署相關(guān)合同。合同中應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間及售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。6.物資驗收與入庫物資到貨后，相關(guān)人員需對照合同及采購單進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量及外觀等。驗收合格后，物資應(yīng)及時入庫，并更新庫存管理系統(tǒng)。7.付款與報銷物資驗收合格后，采購部門需根據(jù)合同約定進行付款。付款后，采購人需在規(guī)定時間內(nèi)提交相關(guān)單據(jù)進行報銷，確保財務(wù)流程的順暢。四、特殊情況處理在實際操作中，可能會遇到特殊情況，如緊急采購、臨時變更等。對此，需設(shè)立應(yīng)急處理機制。緊急采購需由部門負責人審批，采購部門可在不進行詢價的情況下，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。五、備案與記錄所有訂貨流程結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)文件進行歸檔，包括訂貨申請單、合同、驗收單及付款憑證等。所有文件應(yīng)保存至少三年，以備后續(xù)審計及查詢。六、訂貨紀律1.采購人員職責采購人員需保持良好的職業(yè)道德，確保采購過程的公正與透明。不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴肅處理。2.申購人職責申購人需對所申請的物資負責，確保申請的合理性與必要性。不得隨意更改申請內(nèi)容，確保流程的規(guī)范性。七、反饋與改進機制為確保訂貨流程的持續(xù)優(yōu)化，需定期收集各部門對流程的反饋意見。采購部門應(yīng)根據(jù)反饋進行流程的調(diào)整與改進，確保流程的高效與適應(yīng)性。通過以上標準及流程